使用查詢加總資料

使用查詢加總資料

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

本文說明如何使用加總查詢結果集中的資料類型的函數呼叫彙總函數。本文也簡要說明如何使用其他彙總函數,例如字數統計平均計算或平均結果集中的值。另外,本文會說明如何使用 [合計] 資料列中Access您用來加總資料,而不必變更的查詢設計的功能。

您想要做什麼?

了解加總資料的方式

準備一些範例資料

使用 [合計] 列加總資料

使用查詢計算總計

群組總計使用來計算合計查詢

跨多個群組使用交叉資料表查詢的加總資料

彙總函數參考

了解加總資料的方式

您可以使用一種函數呼叫彙總函數來加總查詢中的數字的資料行。彙總函數計算的資料欄,並傳回單一值。Access 提供各種不同的彙總函數,包括SumCount平均(適用於計算平均)、 MinMax。您新增至您的查詢的Sum函數加總的資料,您使用Count函數計算資料等等。

此外, Access提供數種方式可新增至查詢的Sum和其他彙總函數。您可以︰

  • 在 [資料工作表檢視中開啟查詢,並新增 [合計] 列。[合計] 資料列中Access的功能可讓您在一或多個欄中的查詢結果集,而不必變更您的查詢設計使用彙總函數。

  • 建立合計查詢。合計查詢計算小計跨群組的記錄。[合計] 列會計算總計的一或多個欄 (欄位) 的資料。例如,如果您想要小計所有依縣/市或季的銷售額,您使用合計查詢群組您所要的類別,您的記錄,然後再加總銷售數字。

  • 建立交叉資料表查詢。交叉資料表查詢是查詢的一種特殊類型的方格類似 Excel 工作表中顯示其結果。交叉資料表查詢摘要值,然後將其分組事實兩組,有一個向下方 (列標題),而另一個設定上方 (欄標題)。例如,您可以使用交叉資料表查詢來顯示銷售量的各城市的前三年下, 表顯示為︰

城市

2003

2004

2005

輸入辦公室電話

254,556

372,455

467,892

雪梨

478,021

372,987

276,399

雅加達

572,997

684,374

792,571

...

...

...

...

附註: 這份文件中的使用方法章節強調使用Sum函數,但請記住,您可以使用其他彙總函數,在您的合計列和查詢中。如需有關使用其他彙總函數的詳細資訊,請參閱本文稍後的彙總函數參照一節。

如需有關使用其他彙總函式的方式的詳細資訊,請參閱顯示資料工作表中的資料行總計

下列各節中的步驟會說明如何新增 [合計] 列,使用加總資料合計查詢整個群組,以及如何使用交叉資料表查詢的小計資料群組以及時間間隔。繼續進行時,請記住,許多彙總函式只能用於設定為特定的資料類型] 欄位中的資料。例如, SUM函數只適用於設定數字、 小或貨幣資料類型的欄位。如需有關每個函數需要的資料類型的詳細資訊,請參閱本文稍後的彙總函數參照,一節。

一般資料類型的詳細資訊,請參閱文章修改或變更資料類型的欄位設定

頁面頂端

準備一些範例資料

本文中的相關各節提供的範例資料的資料表。相關步驟會使用範例資料表,以協助您瞭解彙總函數的運作方式。如果您想要的話,您可以選擇加入範例資料表至新的或現有的資料庫。

Access 提供數種方式可將這些範例資料表新增至資料庫。您可以手動輸入資料,您可以將每個資料表,複製到例如 Excel 試算表程式,然後再將工作表匯入 Access,或您可以將資料貼到 「 記事本 」 等文字編輯器,並從所產生的文字檔案匯入資料。

本節中的步驟會說明如何在空白資料工作表,手動輸入資料,以及如何複製範例資料表至試算表程式,並再將資料表匯入 Access。如需有關建立和匯入文字資料的詳細資訊,請參閱匯入或連結至文字檔案中的資料

本文中相關的步驟會使用下列表格。若要建立您的範例資料中使用這些資料表︰

[類別] 資料表中︰

類別

布偶

遊戲和謎題

圖案和框架

視訊遊戲

Dvd 與影片

模型和嗜好

運動

[產品] 資料表中︰

產品名稱

價格

類別

程式設計動作圖

$ 12.95

布偶

變化 C# (適合全家區遊戲)

$ 15.85

遊戲和謎題

關聯式資料庫圖表

$ 22.50

圖案和框架

魔術電腦晶片 (500 部分)

$ 32.65

遊戲和謎題

Access !遊戲 !

$ 22.95

遊戲和謎題

電腦玩家之間神獸

$ 78.50

視訊運動會

練習的電腦玩家 !DVD !

$ 14.88

Dvd 與影片

飛翔 Pizza ultimate

$ 36.75

運動

外部 5.25 英吋磁碟磁碟磁碟機 (1/4 小數位數)

$ 65.00

模型和嗜好

Bureaucrat 非動作圖

$ 78.88

布偶

暗影處看看

$ 53.33

視訊運動會

建立您自己的鍵盤

$ 77.95

模型和嗜好

[訂單] 資料表中︰

訂單日期

出貨日期

運送縣/市

傳送費用

2005 年 11 月 14 日

2005 年 11 月 15 日

Jakarta

$ 55.00

2005 年 11 月 14 日

2005 年 11 月 15 日

雪梨

$ 76.00

2005 年 11 月 16 日

2005 年 11 月 17

雪梨

$ 87.00

2005 年 11 月 17

2005 年 11 月 18

Jakarta

$ 43.00

2005 年 11 月 17

2005 年 11 月 18

巴黎

$ 105.00

2005 年 11 月 17

2005 年 11 月 18

Stuttgart

$ 112.00

2005 年 11 月 18

2005 年 11 月 19

維也納

$ 215.00

2005 年 11 月 19

2005 年 11 月 20 日

邁阿密

$ 525.00

2005 年 11 月 20 日

2005 年 11 月 21

維也納

$ 198.00

2005 年 11 月 20 日

2005 年 11 月 21

巴黎

$ 187.00

2005 年 11 月 21

2005 年 11 月 22 日

雪梨

$ 81.00

2005 年 11 月 23 日

2005 年 11 月 24

Jakarta

$ 92.00

[訂單詳細資料] 資料表中︰

Order ID

產品名稱

產品識別碼

單價

數量

折扣

1

建立您自己的鍵盤

12

$ 77.95

9

5%

1

Bureaucrat 非動作圖

2

$ 78.88

4

7.5%

2

練習的電腦玩家 !DVD !

7

$ 14.88

6

4%

2

魔術電腦晶片

4

$ 32.65

8

0

2

電腦玩家之間神獸

6

$ 78.50

4

0

3

Access !遊戲 !

5

$ 22.95

5

15%

4

程式設計巨集指令圖

1

$ 12.95

2

6%

4

飛翔 Pizza ultimate

8

$ 36.75

8

4%

5

外部 5.25 英吋磁碟磁碟磁碟機 (1/4 小數位數)

9

$ 65.00

4

10%

6

關聯式資料庫圖表

3

$ 22.50

12

6.5%

7

暗影處看看

11

$ 53.33

6

8%

7

關聯式資料庫圖表

3

$ 22.50

4

9%

附註: 請記住,一般資料庫中訂單詳細資料] 資料表會包含只有一個產品識別碼] 欄位,不產品名稱] 欄位。範例表格使用產品名稱] 欄位,讓資料更容易閱讀。

手動輸入範例資料

  1. [建立] 索引標籤的 [資料表] 群組中,按一下 [資料表]

    Access 會在您的資料庫中新增新的空白資料表。

    附註: 如果您開啟新的空白資料庫,則無需按照此步驟進行。不過,每當您需要在資料庫中新增資料表時,則要按照此步驟進行。

  2. 按兩下 [標題列的第一個儲存格,範例資料表中輸入欄位的名稱。

    根據預設,Access 會表示空白欄位標題列的文字新增欄位,就像這樣︰

    資料工作表中的新欄位

  3. 使用方向鍵移至下一個空白的標題儲存格,然後輸入第二個欄位名稱 (您也可以按下 TAB 或按兩下新的儲存格)。在您輸入所有的欄位名稱之前,請重複此步驟。

  4. 在範例資料表中輸入資料。

    當您輸入的資料時,Access 會推斷每個欄位的資料類型。如果您不熟悉關聯式資料庫,您應該設定特定的資料類型,例如數字、 文字或日期/時間、 每個表格中的欄位。設定資料類型可協助確保正確的資料輸入,也可協助避免錯誤,例如在計算中使用的電話號碼。這些範例資料表中,您應該讓推斷資料類型的存取權。

  5. 當您完成輸入資料時,請按一下 [儲存]。

    鍵盤快速鍵︰ 按下 CTRL + S。

    [另存新檔] 對話方塊隨即出現。

  6. 在 [表格名稱] 方塊中,輸入 [範例] 資料表中的名稱,然後按一下[確定]

    因為使用方法各節中的查詢使用的名稱,您可以使用每個範例資料表的名稱。

  7. 除非您建立的每個列在本節的開頭範例資料表,請重複這些步驟。

如果您不想要手動輸入資料,接下來的步驟,將資料複製到試算表檔案,請依照下列,然後將資料匯入從試算表檔案存取權。

建立範例工作表

  1. 啟動您的試算表程式,並建立新的空白檔案。如果您使用 Excel 時,它會依預設建立新的空白活頁簿。

  2. 複製提供的第一個範例資料表,並將它貼到第一個工作表,從第一個儲存格開始。

  3. 使用您的試算表程式所提供的技巧,重新命名工作表。範例表格相同的名稱為工作表。例如,如果範例資料表名稱為類別,讓您的工作表相同的名稱。

  4. 重複步驟 2 和 3,複製到空白工作表的每個範例資料表和重新命名工作表。

    附註: 您可能需要新增至試算表檔案的工作表。在上執行該任務的資訊,請參閱您試算表程式的說明。

  5. 將活頁簿儲存到您的電腦或網路中方便使用的位置,然後進行下一組步驟。

從工作表建立資料庫資料表

  1. 在 [外部資料] 索引標籤的 [匯入] 群組中,按一下 [Excel]。

    或者

    按一下 [更多],然後從清單中選取試算表程式。

    [取得外部資料 - 程式名稱試算表] 對話方塊隨即顯示。

  2. 按一下 [瀏覽],開啟您在先前的步驟,建立試算表檔案,然後按一下[確定]

    [匯入試算表精靈] 隨即啟動。

  3. 根據預設,精靈會選取活頁簿 (客戶工作表,如果照前一節中的步驟),並從工作表資料的第一張工作表會出現在精靈] 頁面的下半部。按一下 [下一步]。

  4. 在精靈的下一個頁面上,按一下 [第一列包含欄標題,,然後再按 [下一步

  5. 您也可以在下一個頁面上,使用將文字方塊和清單,在 [功能變數選項]底下,若要變更欄位名稱與資料類型或省略匯入作業的欄位。否則,請按一下 [下一步]。

  6. 保留讓 Access 新增主索引鍵選取選項,然後按一下 [下一步]。

  7. 依預設,Access 會套用到您的新資料表的工作表名稱。接受名稱或輸入另一個名稱,然後再按一下 [完成]

  8. 重複步驟 1 到 7,直到活頁簿中的每個工作表中建立表格。

重新命名主索引鍵欄位

附註: 當您匯入工作表時,Access 會自動新增至每個資料表主索引鍵資料行,然後根據預設,存取 「 識別碼 」 命名該資料行並將其設為自動編號資料類型。在此步驟會說明如何重新命名每個主索引鍵欄位。如此一來,因此可協助明確查詢中的所有欄位。

  1. 在 [功能窗格] 中以滑鼠右鍵按一下每個資料表中的上一個步驟所建立,然後按一下 [設計檢視]。

  2. 針對每個資料表中,找出主索引鍵欄位。根據預設,Access 會名稱每個欄位識別碼

  3. 在每個主索引鍵欄位的 [欄位名稱] 欄中新增資料表的名稱。

    例如,您想要重新命名 「 類別識別碼 」 類別表格的 [識別碼] 欄位和 [訂單] 資料表,以 「 訂單識別碼] 欄位[訂單詳細資料] 資料表中重新命名 「 ID 詳細資料 」 的欄位[產品] 資料表中,重新命名的 」 產品識別碼] 欄位

  4. 儲存變更。

每當範例資料表出現在本文中,這些工作包括主索引鍵欄位,並使用上述步驟所述,會被重新命名欄位。

頁面頂端

使用 [合計] 列加總資料

您可以新增至查詢的 [合計] 列在 [資料工作表檢視、 新增列,然後選取您想要使用彙總函數,例如 [加總MinMaxAvg開啟查詢。本節中的步驟說明如何建立基本選取查詢,並新增 [合計] 列。您不需要使用前一節所述的範例資料表。

建立基本選取查詢

  1. 在 [建立] 索引標籤的 [其他] 群組中,按一下 [查詢設計]。

  2. 在 [顯示資料表] 對話方塊中,按兩下您要在查詢中使用的資料表,然後按一下 [關閉]。

    選取的資料表會顯示為查詢設計工具] 的上半部區段中的視窗。

  3. 按兩下您想要使用您在查詢中的資料表欄位。

    您可以包含欄位包含描述性的資料,例如 [名稱與描述,但您必須包含的欄位,包含數字或貨幣資料。

    每個欄位會出現在設計格線中的儲存格。

  4. 按一下 [執行 按鈕圖像 執行查詢。

    查詢結果集會出現在資料工作表檢視中。

  5. 或者,您可以切換到 [設計] 檢視,然後調整您的查詢。若要這麼做,請以滑鼠右鍵按一下查詢的 [文件] 索引標籤,然後按一下 [設計檢視]。然後,您可以調整查詢,視需要新增或移除資料表欄位。若要移除欄位,請在設計格線中選取的資料行,然後按 DELETE。

  6. 儲存您的查詢。

新增 [合計] 列

  1. 請確定您的查詢資料工作表檢視] 中開啟。若要這麼做,請以滑鼠右鍵按一下查詢的 [文件] 索引標籤,然後按一下 [資料工作表檢視]。

    -或者-

    在 [功能窗格] 中按兩下該查詢。執行查詢,並載入資料工作表中的結果。

  2. 在 [常用] 索引標籤的 [記錄] 群組中,按一下 [合計

    新增[合計] 列會出現在資料工作表。

  3. 在 [合計] 列中,按一下您想要加總,欄位中的儲存格,然後從清單中選取 [加總

隱藏 [合計] 列

  • 在 [常用] 索引標籤中 [記錄] 群組中,按一下 [合計

如需有關如何使用 [合計] 列的詳細資訊,請參閱顯示資料工作表中的資料行總計

頁面頂端

使用查詢計算總計

總計是資料行中的所有值的總和。您可以計算數種類型的總計,包括︰

  • 簡單總計加總一欄中的值。例如,您可以計算總運費。

  • 計算的總計加總多個欄中的值。例如,您可以將相乘的項目排序,數字的多個項目,然後加總結果值計算總銷售額。

  • 總計,不包括一些記錄。例如,您可以僅適用於星期五計算總銷售額。

下列各節中的步驟說明如何建立總計的每個類型。這些步驟使用 [訂單] 和 [訂單詳細資料表格。

[訂單] 資料表

Order ID

訂單日期

出貨日期

運送縣/市

傳送費用

1

2005 年 11 月 14 日

2005 年 11 月 15 日

Jakarta

$ 55.00

2

2005 年 11 月 14 日

2005 年 11 月 15 日

雪梨

$ 76.00

3

2005 年 11 月 16 日

2005 年 11 月 17

雪梨

$ 87.00

4

2005 年 11 月 17

2005 年 11 月 18

Jakarta

$ 43.00

5

2005 年 11 月 17

2005 年 11 月 18

巴黎

$ 105.00

6

2005 年 11 月 17

2005 年 11 月 18

Stuttgart

$ 112.00

7

2005 年 11 月 18

2005 年 11 月 19

維也納

$ 215.00

8

2005 年 11 月 19

2005 年 11 月 20 日

邁阿密

$ 525.00

9

2005 年 11 月 20 日

2005 年 11 月 21

維也納

$ 198.00

10

2005 年 11 月 20 日

2005 年 11 月 21

巴黎

$ 187.00

11

2005 年 11 月 21

2005 年 11 月 22 日

雪梨

$ 81.00

12

2005 年 11 月 23 日

2005 年 11 月 24

Jakarta

$ 92.00

[訂單詳細資料] 資料表

詳細資料識別碼

Order ID

產品名稱

產品識別碼

單價

數量

折扣

1

1

建立您自己的鍵盤

12

$ 77.95

9

0.05

2

1

Bureaucrat 非動作圖

2

$ 78.88

4

0.075

3

2

練習的電腦玩家 !DVD !

7

$ 14.88

6

0.04

4

2

魔術電腦晶片

4

$ 32.65

8

0.00

5

2

電腦玩家之間神獸

6

$ 78.50

4

0.00

6

3

Access !遊戲 !

5

$ 22.95

5

0.15

7

4

程式設計巨集指令圖

1

$ 12.95

2

0.06

8

4

飛翔 Pizza ultimate

8

$ 36.75

8

0.04

9

5

外部 5.25 英吋磁碟磁碟磁碟機 (1/4 小數位數)

9

$ 65.00

4

0.10

10

6

關聯式資料庫圖表

3

$ 22.50

12

0.065

11

7

暗影處看看

11

$ 53.33

6

0.08

12

7

關聯式資料庫圖表

3

$ 22.50

4

0.09

計算簡單的總計

  1. 在 [建立] 索引標籤的 [其他] 群組中,按一下 [查詢設計]。

  2. 在 [顯示資料表] 對話方塊中,按兩下您要在查詢中使用的資料表,然後再按一下 [關閉]。

    如果您使用的範例資料,請按兩下 [訂單] 資料表。

    表格會出現在查詢設計工具] 的上半部區段中的視窗。

  3. 按兩下您想要加總的欄位。請確認] 欄位會設定為數字或貨幣資料類型。如果您嘗試在非數值的欄位,例如 [文字] 欄位中加總數值 Access 會在嘗試執行查詢時顯示的資料類型不相符,在準則運算式中的錯誤訊息。

    如果您使用的範例資料,按兩下 [貨運下行 [費用] 欄。

    如果您想要計算總計為這些欄位,您可以新增額外的數值欄位格線。合計查詢來計算多個資料欄的總計。

  4. 在 [設計] 索引標籤的 [顯示/隱藏]群組中,按一下 [合計按鈕圖像

    [合計] 列會顯示在設計格線中,群組依據會出現在 [傳送下行 [費用] 欄中的儲存格。

  5. 加總變更中 [合計] 列中的儲存格的值。

  6. 按一下 [執行 按鈕圖像 執行查詢,並在 [資料工作表檢視中顯示結果]。

    提示: 請注意,存取例子 「 SumOf 」 的欄位名稱的該您加總。若要變更變得更有意義,例如總送貨的欄標題,請切換回 [設計檢視],並在設計格線中的 [傳送費用] 欄的 [欄位] 列中按一下。將游標放旁送貨的費用,並輸入文字總貨運,後面接著冒號,就像這樣︰總貨運︰ 傳送費用

  7. 您也可以儲存查詢,並將其關閉。

計算排除部分記錄的總計

  1. 在 [建立] 索引標籤的 [其他] 群組中,按一下 [查詢設計]。

  2. 在 [顯示資料表] 對話方塊中,按兩下 [訂單資料表和 [訂單詳細資料] 資料表中,,然後按一下 [關閉] 關閉對話方塊。

  3. 從 [訂單] 資料表中新增訂單日期] 欄位至查詢設計格線的第一欄中。

  4. 在 [第一欄的 [準則] 列中,輸入date ()-1。運算式會計算總計中排除目前日期的記錄。

  5. 接下來,建立計算的每次交易的銷售數量的資料行。在格線的第二個資料行的 [欄位] 列中輸入下列運算式︰

    總銷售值: (1-[訂單詳細資料]。 [折扣] / 100) * ([訂單詳細資料]。 [單價] * [訂單詳細資料]。[數量])

    請確定您的運算式參照設定為 [數字或貨幣資料類型的欄位。如果您的運算式參照設定為其他資料類型的欄位,Access 會顯示資料類型不相符,在準則運算式中的訊息,當您嘗試執行查詢時。

  6. 在 [設計] 索引標籤的 [顯示/隱藏]群組中,按一下 [合計

    [合計] 列會出現在設計格線中,群組依據會出現在第一個] 及 [第二個欄。

  7. 在第二欄中,變更 [合計] 列的儲存格的值進行加總Sum函數加個別的銷售數字。

  8. 按一下 [執行 按鈕圖像 執行查詢,並在 [資料工作表檢視中顯示結果]。

  9. 每日銷售儲存查詢。

    附註: 下次當您在 [設計檢視] 中開啟查詢您可能會發現稍微變更在 [欄位合計列的總銷售值資料行中指定的值。運算式出現括號內Sum函數,並 [合計] 列顯示Expression ,而不是加總

    例如,如果您使用的範例資料,並建立查詢 (如上述步驟中所示),您看到︰

    總銷售值︰ Sum ((1-[訂單詳細資料]。Discount/100) * ([訂單詳細資料]。[單價] * [訂單詳細資料]。數量))

頁面頂端

群組總計使用來計算合計查詢

此區段中的步驟說明如何建立合計查詢會計算小計跨群組的資料。繼續進行時,請記住,根據預設,只有欄位或包含您的群組資料,例如 「 類別] 欄位中,並包含您想要加總,例如 「 銷售 」 欄位的資料欄位的欄位,可以包含合計查詢。合計查詢不能包含其他欄位,說明類別中的項目。如果您想要查看該描述性的資料,您可以建立第二個選取查詢,結合合計查詢中使用其他資料欄位的欄位。

本節中的步驟說明如何建立合計,並選取所需的識別每個產品的總銷售額的查詢。步驟假設使用這些範例資料表︰

[產品] 資料表

產品識別碼

產品名稱

價格

類別

1

程式設計動作圖

$ 12.95

布偶

2

變化 C# (適合全家區遊戲)

$ 15.85

遊戲和謎題

3

關聯式資料庫圖表

$ 22.50

圖案和框架

4

魔術電腦晶片 (500 部分)

$ 32.65

圖案和框架

5

Access !遊戲 !

$ 22.95

遊戲和謎題

6

電腦玩家之間神獸

$ 78.50

視訊遊戲

7

練習的電腦玩家 !DVD !

$ 14.88

Dvd 與影片

8

飛翔 Pizza ultimate

$ 36.75

運動

9

外部 5.25 英吋磁碟磁碟磁碟機 (1/4 小數位數)

$ 65.00

模型和嗜好

10

Bureaucrat 非動作圖

$ 78.88

布偶

11

暗影處看看

$ 53.33

視訊遊戲

12

建立您自己的鍵盤

$ 77.95

模型和嗜好

[訂單詳細資料] 資料表

詳細資料識別碼

Order ID

產品名稱

產品識別碼

單價

數量

折扣

1

1

建立您自己的鍵盤

12

$ 77.95

9

5%

2

1

Bureaucrat 非動作圖

2

$ 78.88

4

7.5%

3

2

練習的電腦玩家 !DVD !

7

$ 14.88

6

4%

4

2

魔術電腦晶片

4

$ 32.65

8

0

5

2

電腦玩家之間神獸

6

$ 78.50

4

0

6

3

Access !遊戲 !

5

$ 22.95

5

15%

7

4

程式設計巨集指令圖

1

$ 12.95

2

6%

8

4

飛翔 Pizza ultimate

8

$ 36.75

8

4%

9

5

外部 5.25 英吋磁碟磁碟磁碟機 (1/4 小數位數)

9

$ 65.00

4

10%

10

6

關聯式資料庫圖表

3

$ 22.50

12

6.5%

11

7

暗影處看看

11

$ 53.33

6

8%

12

7

關聯式資料庫圖表

3

$ 22.50

4

9%

下列步驟假設訂單] 資料表和訂單詳細資料的表格,使用關聯 「 一 」 端上的 [訂單] 資料表中的 [產品識別碼] 欄位之間的項目對多關聯性。

建立合計查詢

  1. 在 [建立] 索引標籤的 [其他] 群組中,按一下 [查詢設計]。

  2. 在 [顯示資料表] 對話方塊中,選取您想要使用,按一下 [新增],然後按一下關閉之後您完成新增資料表的資料表。

    -或者-

    按兩下您要使用的資料表,然後按一下 [關閉。每個資料表會顯示在查詢設計工具] 的上半部區段中的視窗。

    如果您使用先前所列的範例資料表時,您可以新增 [產品] 和 [訂單詳細資料表格。

  3. 按兩下您想要使用您在查詢中的資料表欄位。

    身為] 規則,為您新增只有 [群組] 欄位和 [值] 欄位至查詢。不過,您可以使用計算,而非數值欄位,接下來的步驟說明如何執行此作業。

    1. 從 [產品] 資料表的 [類別] 欄位新增至設計格線中。

    2. 建立欄會計算每次交易的銷售數量在格線的第二個資料行中輸入下列運算式︰

      總銷售值: (1-[訂單詳細資料]。 [折扣] / 100) * ([訂單詳細資料]。 [單價] * [訂單詳細資料]。[數量])

      請確認您在運算式中參照的欄位的數字或貨幣資料類型。如果您參考的其他資料類型欄位時,Access 會顯示資料類型不相符,在準則運算式中的錯誤訊息,當您嘗試切換至 [資料工作表檢視。

    3. 在 [設計] 索引標籤的 [顯示/隱藏]群組中,按一下 [合計

      [合計] 列會出現在設計格線中,並在該資料列,群組依據便會出現在第一個] 及 [第二個欄。

    4. 在第二欄中,變更 [合計] 列中的值進行加總Sum函數加個別的銷售數字。

    5. 按一下 [執行 按鈕圖像 執行查詢,並在 [資料工作表檢視中顯示結果]。

    6. 繼續下一節中用於開啟查詢。

      合計查詢中使用準則

      您在前一節中建立的查詢包含資料表為基礎的所有記錄。它不會排除任何順序時計算總計,, 並顯示所有類別的總計。

      如果您需要排除部分記錄,您可以新增準則至查詢。比方說,您可以忽略低於 $100 或只是某些的產品類別計算合計的交易。本節中的步驟說明如何使用三種類型的準則︰

    7. 計算合計時略過特定群組的準則。   例如,您會計算只視訊遊戲、 圖案及框架設定,以及運動類別的總計。

    8. 後計算它們隱藏特定合計的準則。   例如,您可以顯示只有大於 $150000 總和。

    9. 排除個別記錄總計中所包含的準則。   例如,您可以排除個別銷售交易時值 (單價 * 數量) 低於 $100。

      下列步驟說明如何新增準則一個接一個],然後在 [查詢結果中看到的影響。

      新增準則至查詢

    10. 從 [設計檢視] 中的前一節中開啟查詢。若要這麼做,請以滑鼠右鍵按一下查詢的 [文件] 索引標籤,然後按一下 [設計檢視]。

      -或者-

      在 [功能窗格] 中以滑鼠右鍵按一下查詢,然後按一下 [設計檢視]。

    11. 在 [類別目錄識別碼] 資料行的 [準則] 列中,輸入= 玩偶或運動或圖案] 和 [框架

    12. 按一下 [執行 按鈕圖像 執行查詢,並在 [資料工作表檢視中顯示結果]。

    13. 切換回 [設計] 檢視,並在 [總銷售值資料行的 [準則] 列中,輸入> 100

    14. 執行查詢,會看到的結果,然後再切換回到 [設計] 檢視。

    15. 現在新增至排除個別銷售交易小於 100 的準則。若要這麼做,您需要新增另一個資料行。

      附註: 您無法總銷售值資料行中指定的第三個條件。指定此欄中的任何準則適用於總計的值,不是以個別值。

    16. 複製第二欄的運算式第三個資料行。

    17. 在 [合計] 列的新欄中,選取位置,然後在 [準則] 列中,類型 > 20。

    18. 執行查詢,請參閱結果],然後再儲存查詢。

      附註: 您下次開啟查詢在 [設計檢視中,您可能會注意到稍微變更在設計格線中。在第二個欄中,[欄位] 列中的運算式會括號內Sum函數,且 [合計] 列中的值會顯示運算式,而不是加總

      總銷售值︰ Sum ((1-[訂單詳細資料]。Discount/100) * ([訂單詳細資料]。[單價] * [Orde r 詳細資料]。數量))

      您也會看到第四個資料行。此資料行是第二個資料行的複本,但您在第二欄中指定的條件實際會顯示為新的資料行的一部分。

頁面頂端

跨多個群組使用交叉資料表查詢的加總資料

交叉資料表查詢是查詢的一種特殊類型的 Excel 工作表類似方格中顯示其結果。交叉資料表查詢摘要值,然後將其分組事實兩組,有一個向下方 (一組的列標題),而另一個設定上方 (一組資料行標頭)。此圖說明個範例交叉資料表查詢的結果集的一部分︰

範例交叉資料表查詢

當您繼續,請記住,交叉資料表查詢永遠不會顯示結果集,因為您在查詢中使用的資料表永遠不包含每個可能的資料點的值中的所有欄位。

建立交叉資料表查詢,您通常包含資料從一個以上的資料表,而且您永遠包含三種類型的資料︰ 用來做為列名的資料、 用來做為欄名及您要加總或否則計算的值的資料。

本節中的步驟假設下列表格︰

[訂單] 資料表

訂單日期

出貨日期

運送縣/市

傳送費用

2005 年 11 月 14 日

2005 年 11 月 15 日

Jakarta

$ 55.00

2005 年 11 月 14 日

2005 年 11 月 15 日

雪梨

$ 76.00

2005 年 11 月 16 日

2005 年 11 月 17

雪梨

$ 87.00

2005 年 11 月 17

2005 年 11 月 18

Jakarta

$ 43.00

2005 年 11 月 17

2005 年 11 月 18

巴黎

$ 105.00

2005 年 11 月 17

2005 年 11 月 18

Stuttgart

$ 112.00

2005 年 11 月 18

2005 年 11 月 19

維也納

$ 215.00

2005 年 11 月 19

2005 年 11 月 20 日

邁阿密

$ 525.00

2005 年 11 月 20 日

2005 年 11 月 21

維也納

$ 198.00

2005 年 11 月 20 日

2005 年 11 月 21

巴黎

$ 187.00

2005 年 11 月 21

2005 年 11 月 22 日

雪梨

$ 81.00

2005 年 11 月 23 日

2005 年 11 月 24

Jakarta

$ 92.00

[訂單詳細資料] 資料表

Order ID

產品名稱

產品識別碼

單價

數量

折扣

1

建立您自己的鍵盤

12

$ 77.95

9

5%

1

Bureaucrat 非動作圖

2

$ 78.88

4

7.5%

2

練習的電腦玩家 !DVD !

7

$ 14.88

6

4%

2

魔術電腦晶片

4

$ 32.65

8

0

2

電腦玩家之間神獸

6

$ 78.50

4

0

3

Access !遊戲 !

5

$ 22.95

5

15%

4

程式設計巨集指令圖

1

$ 12.95

2

6%

4

飛翔 Pizza ultimate

8

$ 36.75

8

4%

5

外部 5.25 英吋磁碟磁碟磁碟機 (1/4 小數位數)

9

$ 65.00

4

10%

6

關聯式資料庫圖表

3

$ 22.50

12

6.5%

7

暗影處看看

11

$ 53.33

6

8%

7

關聯式資料庫圖表

3

$ 22.50

4

9%

下列步驟說明如何建立群組總銷售量縣/市交叉資料表查詢。此查詢會傳回格式化的日期和銷售的總使用兩個運算式。

建立交叉資料表查詢

  1. 在 [建立] 索引標籤的 [其他] 群組中,按一下 [查詢設計]。

  2. 在 [顯示資料表] 對話方塊中,按兩下您要在查詢中使用的資料表,然後按一下 [關閉]。

    每個資料表會顯示在查詢設計工具] 的上半部區段中的視窗。

    如果您使用範例資料表時,按兩下 [訂單] 資料表和 [訂單詳細資料] 資料表。

  3. 按兩下您想要使用您在查詢中的欄位。

    每個欄位名稱會出現在設計格線的 [欄位] 列中的空白儲存格。

    如果您使用範例資料表,請從 [訂單] 資料表中新增 [運送縣/市] 和 [出貨日期欄位。

  4. 在 [欄位] 列的下一個空白儲存格,複製並貼上或輸入下列運算式︰總銷售額︰ Sum (CCur ([訂單詳細資料]。 [單位 Price]*[Quantity]*(1-[Discount])/100)*100)

  5. [設計] 索引標籤上,按一下 [查詢類型] 群組中的 [交叉資料表]

    [合計] 列和交叉資料表] 列會出現在設計格線中。

  6. 按一下 [城市] 欄位中的 [合計] 列中的儲存格,然後選取 [群組依據。執行相同的 [出貨日期] 欄位。變更運算式中的 [總銷售額] 欄位的儲存格的值。

  7. 在 [交叉資料表] 列中,設定列標題以 [城市] 欄位中的儲存格、欄標題,將出貨日期欄位設和 [總銷售額] 欄位設為值。

  8. 在 [設計] 索引標籤上的 [結果] 群組中,按一下 [執行]。

    查詢結果會出現在資料工作表檢視中。

頁面頂端

彙總函數參考

下表列出並說明 Access 提供的合計列和查詢中的彙總函式。請記住,Access 會提供更多彙總函式查詢的 [合計] 列的一樣。此外,如果您使用 Access 專案 (存取前端連線到 Microsoft SQL Server 資料庫),您可以使用較大彙總函式的 SQL Server 提供一組。如需有關的一組函數的詳細資訊,請參閱 Microsoft SQL Server 線上活頁簿。

函數

描述

Us e 的資料類型

Average

計算資料行的平均值。欄必須包含數字、 貨幣或日期/時間資料。此函數會忽略 null 值。

數字,貨幣、 日期/時間

Count

計算資料行中的項目數。

複雜重複純量資料,例如多重值清單的資料行以外的所有資料類型。

如需多重值清單的詳細資訊,請參閱多重值欄位入門新增或變更查閱欄位,可讓您儲存多重值的文章。

最大值

傳回的最高值的項目。文字資料,最高值的最後一個字母的值,Access 就會略過的大小寫。此函數會忽略 null 值。

數字,貨幣、 日期/時間

最小值

傳回的最小值的項目。文字資料的最低值的第一個字母的值,Access 就會略過的大小寫。此函數會忽略 null 值。

數字,貨幣、 日期/時間

標準差

計算方式離散從的平均值 (平均數)。

如需有關如何使用此函數的詳細資訊,請參閱顯示資料工作表中的資料行總計

為數字、 貨幣

Sum

新增資料行中的項目。只在數字和貨幣資料的運作方式。

為數字、 貨幣

差異

計算資料行中的所有值的統計變異數。您可以使用此函數只在數字和貨幣資料。如果資料表包含小於兩個資料列,Access 就會傳回 null 值。

如需有關變異數函數的詳細資訊,請參閱顯示資料工作表中的資料行總計

為數字、 貨幣

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

擴展您的技能
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與其中一位 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×