使用會議工作區安排會議

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

會議工作區網站是全部資訊與一個或多個會議所需的資料存放庫的網站。當您在Microsoft Outlook 2010中建立會議邀請時,您可以設定會議工作區網站。主旨、 出席者名稱、 日期、 時間及會議邀請中的位置會自動新增至會議工作區網站 outlook。

第一次建立會議工作區的會議,您必須將會議工作區] 命令 會議工作區命令圖示 新增至快速存取工具列(QAT) 或功能區。

我要如何新增命令?

請在開啟的會議邀請中,請執行下列其中一項:

  • 新增至 QAT] 命令     新增 [會議工作區] 命令的 [會議] 視窗快速存取工具列 若要新增至 QAT 的 [會議工作區] 命令,請執行下列動作︰

    1. 開啟會議項目。

    2. 按一下 [會議] 視窗中的 [自訂快速存取工具列] 箭號,然後按一下 [其他命令]

    3. 按一下 [由此選擇命令] 方塊中的 [不在功能區的命令]

    4. 在命令清單中,按一下 [會議工作區],然後按一下 [新增]

      [自訂快速存取工具列] 對話方塊及其他命令

  • 新增至功能區] 命令    若要新增至功能區的 [會議工作區] 命令,請執行下列動作︰

    1. 開啟會議項目。

    2. 按一下 [會議] 視窗中的 [檔案] 索引標籤。

    3. 按一下 [選項]

    4. 按一下 [自訂功能區]

    5. 按一下 [由此選擇命令] 方塊中的 [不在功能區的命令]

    6. 按一下命令清單中的 [會議工作區],然後在 [自訂功能區] 清單中,按一下您要在其中放置命令的索引標籤和群組,然後按一下 [新增]

這些步驟只需要執行一次。新增 [會議工作區] 命令一次以後,這個命令就會出現在您開啟的所有會議邀請中。

您想要做什麼?

建立會議工作區

連結至現有的會議工作區

更新的會議邀請] 和 [會議工作區

刪除會議工作區

建立會議工作區

  1. 在新的或現有的會議邀請中,按一下 [會議工作區 會議工作區命令圖示 ]。

  2. 請執行下列其中一項操作:

    • 設定第一次的工作區    您想要使用的伺服器的位址,才能建立會議工作區。

      1. 在 [會議工作區] 工作窗格中按一下 [變更設定]。

        附註: 如需每項設定的詳細資訊,請按一下工作窗格底部的 [其他資訊]。

      2. 在步驟 1 的工作窗格中,選取工作區的位置。如果沒看到所要的位置,請按一下 [其他],然後輸入伺服器位址。

      3. 在步驟 2 的工作窗格中,選取 [建立新的工作區],然後選取範本語言和類型。這些設定會成為您將來所建立之工作區的預設設定。

      4. 完成設定之後,按一下 [確定] 返回第一個工作窗格。

      5. 按一下 [建立]。

        附註: 按一下 [建立後,工作區中有您所指定的位置。如果您想要用於此工作區中的其他位置或範本,您必須以您想要的設定來建立另一個工作區。如果您不打算使用,您應該刪除其他工作區。

    • 設定其他的工作區   

      如果您之前已建立或連結至會議工作區,這些位置和範本設定就會成為預設設定,而且會顯示在第一個工作窗格中。請執行下列其中一項動作:

      1. 若要針對新的工作區使用預設設定,請在工作窗格中,按一下 [建立]。

      2. 若要變更預設值,請在工作窗格中,按一下 [變更設定],然後選取您想要使用的設定。完成設定之後,按一下 [確定] 返回第一個工作窗格,然後按一下 [建立]

        若要開啟瀏覽器並檢視工作區,請按一下工作窗格中的 [到工作區]。或者,您也可以按一下加入至會議邀請本文的連結。您可以立即或稍後加入資訊或自訂工作區。若要完成會議邀請,請按 ALT+TAB 鍵切換回去。

若要傳送會議邀請並邀請其他人參加會議及工作區,請按一下 [傳送]。如果這是之前已傳送過的會議邀請,請按一下 [傳送更新資料]。

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連結至現有的會議工作區

附註: 您無法連結到包含週期性事件的現有會議工作區。

  1. 在新的或現有的會議邀請中,按一下 [會議工作區 會議工作區命令圖示 ]。

  2. 在工作窗格底部的 [提示] 底下,按一下 [您也可以連結至現有的工作區] 這些文字。

  3. 在步驟 1 的工作窗格中,選取您想要連結之工作區的所在位置。

  4. 在步驟 2 的工作窗格中,選取 [連結至現有的工作區],然後選取您想要使用的工作區。如果您不確定所選取的工作區是否正確,請按一下 [檢視工作區] 加以確認。

  5. 完成設定之後,請按一下 [確定] 返回第一個工作窗格。

  6. 按一下 [連結]。

  7. 若要開啟瀏覽器並檢視工作區,請按一下工作窗格中的 [到工作區]。或者,您也可以按一下加入至會議邀請本文的連結。您可以立即或稍後加入資訊或自訂工作區。

  8. 若要完成會議邀請中,切換回Outlook 2010按下 ALT + TAB。

  9. 請執行下列其中一項:

    • 若要傳送會議邀請並邀請其他人參加會議及工作區,請按一下 [傳送]。如果這是之前已傳送過的會議邀請,請按一下 [傳送更新資料]。

    • 若要儲存會議邀請但不進行傳送,請按一下 [檔案] 索引標籤,然後按一下 [儲存]。雖然與會者資訊不會傳送至工作區,不過其他會議詳細資料 (主旨、標題、日期、時間及地點) 都會傳送。

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同時更新會議邀請與會議工作區

如果您必須變更會議的與會者、地點、日期或時間,可以傳送會議更新給與會者,會議工作區也會自動更新。若要變更會議工作區中的其他資訊,您必須從工作區進行變更。

  1. 開啟包含工作區之連結的會議邀請。

  2. 變更下列任何欄位中的資訊:[收件者]、[地點]、[開始時間] 或 [結束時間]。

  3. 若要將所有更新傳送至工作區和與會者,請按一下 [傳送更新資料]。

    附註: 

    • 如果您更新會議邀請,然後按一下 [儲存並關閉],則更新的資訊將不會傳送至會議工作區。若要套用更新至會議工作區,您必須按一下 [傳送更新資料]

    • 如需變更工作區中其他資訊的詳細資訊,請參閱工作區中的 [說明]。

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刪除會議工作區

您無法從Outlook 2010刪除會議工作區。從工作區或上層網站的工作區是子網站,您可以刪除網站。

如需如何刪除網站的詳細資訊,請參閱工作區中的 [說明]。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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