使用會儲存多重值的清單

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

本主題將說明如何使用可在資料表欄位中選取並儲存多個值的下拉式核取方塊清單以及核取方塊清單。多重值清單是 Microsoft Office Access 2007 的新功能。此功能與一般清單類似,但是每個清單項目旁會提供核取方塊。只要選取核取方塊便可以選取至多 100 個項目。 

這個新的清單可以協助解決某些常見資料輸入與儲存的問題。例如,如果您使用 Access 追蹤工作指派,現在便可以從同一清單中選取多個使用者名稱,以指派多人到同一工作,這是在舊版 Access 中,如果沒有某些 Visual Basic for Applications (VBA) 程式設計就無法執行的動作。 

附註: 新的清單會從另一個名為多重值查閱欄位的資料庫元件中取得資料。您必須先在其中一個資料庫資料表中建立多重值查閱欄位,才能建立多重值清單。然而,如何建立多重值查閱欄位的說明超出本文的範圍。

建立多重值的查閱欄位的相關資訊,請參閱新增或變更查閱欄位,可讓您儲存多重值多重值欄位入門的文章。

您想要做什麼?

瞭解技術,核取方塊下拉式清單並核取方塊清單

在表單中使用多重值的清單

使用表格中的多重值的清單

放大顯示更多選項] 核取方塊下拉式清單

認識下拉式核取方塊清單及核取方塊清單的核心技術

下拉式核取方塊清單與核取方塊清單都使用稱為多重值欄位的新功能。簡單地說,多重值欄位允許將多個項目附加到資料表中的同一個欄位,這是在舊版 Access 中無法執行的動作。

Office Access 2007 使用多重值欄位來提供多種功能,包括下拉式核取方塊清單及核取方塊清單、多重值資料表欄位以及附件。這些清單與多重值資料表欄位可以讓您從同一個清單中選取多個項目,而附件則可以讓您將多項資料附加到同一個記錄中,就如同將圖像及其他檔案附加到電子郵件。

如需有關使用附件的詳細資訊,請參閱附加檔案與圖形以您的資料庫中的記錄

若要建立核取方塊的下拉式清單] 或 [清單] 核取方塊,開始您會使用多重值查閱欄位,資料表欄位使用查詢尋找資料庫中的其他位置所包含的值。說明如何建立多重值的查閱欄位的不在本文的範圍。

建立這些資訊,請參閱標題為 [新增或變更查閱欄位,可讓您儲存多重值多重值欄位指南的文章。

建立多值查閱欄位以後,便可以直接使用欄位,也可以將下拉式核取方塊清單或核取方塊清單繫結至欄位。下拉式核取方塊清單是設定支援多重值的下拉式方塊控制項。

下圖顯示關閉與開啟狀態的典型下拉式核取方塊清單。

關閉狀態的下拉式核取方塊清單

開啟的下拉式核取方塊清單。

附註: 一般下拉式方塊控制項可以讓您從清單中選取項目,或直接在控制項中輸入新的項目。但是如果將下拉式方塊控制項設為支援多重值,就只能選取清單中的項目,而不能輸入自己的值。

核取方塊清單是設定支援多重值的清單方塊控制項。

核取方塊清單

核取方塊清單與下拉式核取方塊清單不同之處在於不會在選取之後關閉,也不會提供 [確定] 或 [取消] 按鈕。

這兩個控制項都可以用於表單及報表,但是用於報表時,只會顯示您所選取的項目。根據預設,您無法使用報表上的控制項來變更資料。

此外,您可以按一下或選取資料表欄位,以直接使用多重值查閱欄位。當您這麼做時,Access 依預設只會套用下拉式核取方塊清單,因此您無法使用其他控制項。 

以下各節中的步驟說明如何從多重值查閱欄位中選取一個或多個選項。這些步驟會使用 Office Access 2007 所提供的「問題追蹤」資料庫範本。

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使用表單中的多值清單

這些步驟會假設您使用包含多值查閱欄位的資料庫資料表,以及包含下拉式核取方塊清單或核取方塊清單的表單。

如需有關如何建立查閱欄位的詳細資訊,請參閱標題為 [新增或變更查閱欄位,可讓您儲存多重值多重值欄位指南的文章。

使用多值清單

  1. 開啟包含下拉式核取方塊清單或核取方塊清單的表單。

    這兩類清單中的每個項目都附帶一個核取方塊。

  2. 按一下想要選取的核取方塊。如果您使用下拉式核取方塊清單,請按一下 [確定]

    如果您使用下拉式核取方塊清單,則控制項會關閉,並在以逗號分隔清單中顯示您的選擇,如下所示:

    表單中已關閉的下拉式核取方塊清單

    如果您無法看到所有您的選擇,您可以在 [設計] 或 [版面配置檢視中開啟表單,並放大清單控制項。在這樣的資訊,請參閱本文稍後的區段放大] 核取方塊下拉式清單中,以顯示更多選擇

附註: 

  • 請記住,每個多重值清單項目旁都會出現核取方塊,因此您可以輕易辨識這類清單。

  • 在這個範例中,範本資料庫的清單使用下拉式核取方塊清單控制項。核取方塊清單方塊控制項的功能也一樣,按一下核取方塊便可以選取項目,但是控制項不會提供 [確定] 或 [取消] 按鈕。  

    請注意,您最多只能選取 100 個核取方塊。

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使用資料表中的多重值清單

使用資料表中的多重值清單時,Access 只會提供下拉式核取方塊清單控制項,而且您無法變更該控制項。  

  1. 按兩下 [功能窗格] 中想要使用的資料表。如此會以 [資料工作表檢視] 開啟資料表。

  2. 將焦點放置在多值欄位上,然後按一下欄位旁的向下箭頭。

    附註: Windows [地區及語言設定] 會控制向下箭頭的位置。

  3. 按一下每個要選取項目旁的核取方塊,然後按一下 [確定]。

    清單會關閉,並且以逗號分隔顯示您的選擇,如下所示:

    資料工作表中的下拉式核取方塊清單

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放大下拉式核取方塊清單以顯示更多選擇

當您使用下拉式核取方塊清單選取大量的項目時,可能不會在關閉清單後看到所有選取的項目。資料庫設計工具使用下拉式清單 (下拉式方塊控制項) 以有效利用螢幕空間。下拉式清單會顯示使用者需要的選項,然後在使用者選取之後關閉。如果下拉式核取方塊清單的大小不足以顯示所有選取的項目,則可以將控制項放大。下列步驟說明如何放大控制項並測試變更。 

附註: 當清單超過控制項視窗大小時,會提供捲軸列,因此通常不需要重新調整核取方塊清單控制項的大小。

調整控制項的大小

  1. 在 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下想要變更的表單,然後按一下 [設計檢視][版面配置檢視]

    - 或 -

    [常用] 索引標籤的 [檢視] 群組中,按一下 [檢視],然後按一下 [設計檢視][版面配置檢視]

  2. 按一下下拉式核取方塊清單控制項,指向其中一個調整大小控點,然後將控制項邊緣拖曳至所需的高度或寬度,如下所示:

    調整多重值欄位的大小

    - 或 -

    在控制項上按一下滑鼠右鍵,然後按一下 [屬性]。按一下屬性表上的 [全部] 索引標籤,然後按一下 [高度] 或 [寬度] 屬性,並輸入大小。

    Access 會自動將所有相鄰的控制項向下、向左或向右移動。

  3. 儲存工作,然後切換到 [表單檢視],檢查這些變更是否適用。若要切換檢視,可以使用 Access 狀態列中的按鈕,或在表單的文件索引標籤上按一下滑鼠右鍵,並使用快顯功能表。

    在測試變更的同時,請思考下列問題:

    • 新的大小是否顯示足夠的資訊?

    • 您或一般使用者從清單中選取的項目是否足以填滿這個額外的空間?

    • 這個變更是否會影響表單的視覺化設計或使用性和工作流程?

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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