使用智慧文件

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智慧文件的檔案,例如設計用來提供說明當您使用的 Excel 活頁簿。數種類型的 Excel 檔案,例如表單和範本,也可以做為智慧文件中。

深入了解智慧文件

智慧文件為兩種企業問題提供了解決方案:控制商業程序工作流程以及資訊的再利用與共享。您可以將 XML 擴充套件加入 Excel 活頁簿,建立這類智慧文件方案。您可以下載這些方案,或者利用智慧文件軟體開發套件開發。

對於作為處理程序一部份的活頁簿,智慧文件尤其適用。文件或項目自動移動經過一系列特定動作或與商務流程相關的工作。工作流程可用來一貫地管理一般商業流程,如文件的核准或檢閱。例如,電腦可能要進行填寫年度員工費用表單的處理,而您已使用 Microsoft 範本進行處理。如果將此範本變成智慧文件,則它會被連接至可自動填寫一些所需資訊 (如您的名稱、員工編號、主管名稱等) 的資料庫。當您完成此費用報表時,此智慧文件會顯示一個按鈕,可讓您將其傳送到處理程序的下一步。因為智慧文件知道您的主管是誰,所以它可以自動將它自身傳送給此人。同時,無論誰收到了它,此智慧文件都知道其在費用檢閱處理程序中的位置及下面需要執行的步驟。

您可以使用智慧文件以協助您共用與重複使用現有的內容。例如,律師在他們撰寫合約新聞記者可以插入署名和其他經常使用的文字時,可以使用現有的樣板。智慧文件也可以讓它更容易共用的詳細資訊,然後甚至可以與其他 Microsoft Office 程式進行互動。例如,您可以使用智慧文件將電子郵件,透過 Outlook 傳送所有,而不需離開文件或您自己啟動 Outlook。

新增智慧文件方案時,只要開啟一份新的智慧文件,便會顯示列出可用方案的清單。若要使用其中一個方案,必須先附加 XML 擴充套件到文件,如此便會將 Excel 活頁簿轉換為智慧文件。XML 擴充套件會包含多個元件:XML 檔案、參考那些元件的資訊清單。當您開啟附加擴充套件的文件時,Excel 也會開啟 [文件動作] 工作窗格。該工作窗格可以包含完成這些工作的工具,並且有助於智慧文件的使用。一份智慧文件可以提供的智慧功能則會視該套件的設計者 (即開發人員或 IT 專案人員) 所採用的功能而定。如有需要,請連絡您的 IT 專業人員,索取智慧文件方案下載位置及相關詳細資訊。

附註: 如果您是第一次使用智慧文件,可能會顯示要求您安裝 Common Language Runtime 元件的訊息,或是您必須使用不同版本的元件。如果出現這類訊息,請連絡系統管理員。

如果您無法使用開發或 IT 資源,您可以下載協力廠商設計的智慧文件。如果您是開發人員而且想要深入了解如何建立智慧文件,請參閱 Microsoft Developer Network (MSDN) 網站上的「智慧文件軟體開發套件」。

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新增並附加智慧文件方案

  1. 如果沒有顯示 [開發人員] 索引標籤,請執行下列動作顯示索引標籤:

    1. 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [選項] >自訂功能區

    2. 在右側 [自訂功能區] 對話方塊,從 [自訂功能區] 下拉式清單中,選取 [主要索引標籤,然後核取 [開發人員] 方塊。

    3. 按一下 [確定]。

      附註: 如果您使用 Excel 2007 中,按一下 [ Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [ Excel 選項]。在 [常用] 類別中,使用 Excel 最常用的選項] 底下選取顯示 [開發人員] 索引標籤功能區中的核取方塊,,然後按一下[確定]

  2. [開發人員] 索引標籤上的 [XML] 群組中,按一下 [擴充套件]

    擴充套件

  3. 按一下 [新增]

  4. [安裝 XML 擴充套件] 對話方塊中,找到想要安裝方案的資訊清單位置。

  5. 按一下 [開啟]

  6. [可用的 XML 擴充套件] 清單中,按一下想要附加在文件中的方案,然後按一下 [附件]

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變更附加到智慧文件的 XML 擴充套件

  1. 如果沒有 [開發人員] 索引標籤可用,請執行下列操作加以顯示:

    1. 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [選項] >自訂功能區

    2. 在右側 [自訂功能區] 對話方塊,從 [自訂功能區] 下拉式清單中,選取 [主要索引標籤,然後核取 [開發人員] 方塊。

    3. 按一下 [確定]。

      附註: 如果您使用 Excel 2007 中,按一下 [ Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [ Excel 選項]。在 [常用] 類別中,使用 Excel 最常用的選項] 底下選取顯示 [開發人員] 索引標籤功能區中的核取方塊,,然後按一下[確定]

  2. [開發人員] 索引標籤上的 [XML] 群組中,按一下 [擴充套件]

    擴充套件

  3. 請執行下列任一項動作:

    1. 若要移除文件中的 XML 擴充套件名稱以及 URL 屬性,按一下 [刪除]。XML 擴充套件仍然會出現在 [可用的 XML 擴充套件] 清單中。

    2. 若要以新的 XML 擴充套件取代現有的套用,在 [可用的 XML 擴充套件] 清單中,選取不同的 XML 擴充套件,再按一下 [附加]

    3. XML 擴充套件可以設為要定期自動更新。如果需要不同的更新時間,請按一下 [更新]。如果可以使用更新的 XML 擴充套件,便會下載新元件。

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刪除智慧文件方案

  1. 如果沒有 [開發人員] 索引標籤可用,請執行下列操作加以顯示:

    1. 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [選項] >自訂功能區

    2. 在右側 [自訂功能區] 對話方塊,從 [自訂功能區] 下拉式清單中,選取 [主要索引標籤,然後核取 [開發人員] 方塊。

    3. 按一下 [確定]。

      附註: 如果您使用 Excel 2007 中,按一下 [ Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [ Excel 選項]。在 [常用] 類別中,使用 Excel 最常用的選項] 底下選取顯示 [開發人員] 索引標籤功能區中的核取方塊,,然後按一下[確定]

  2. [開發人員] 索引標籤上的 [XML] 群組中,按一下 [擴充套件]

    擴充套件

  3. [可用的 XML 擴充套件] 清單中,按一下想要刪除的方案,然後按一下 [刪除]

附註: 刪除一份智慧文件方案時,也會移除與該方案相關的登錄資訊。刪除方案並不會刪除 XML 擴充套件在電腦上安裝的任何檔案,因為其他智慧套件可能會使用那些檔案。

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