使用搜尋資料夾來尋找郵件或其他 Outlook 項目

使用搜尋資料夾來尋找郵件或其他 Outlook 項目

搜尋資料夾是一個虛擬資料夾,提供符合特定搜尋準則之所有電子郵件項目的檢視。例如,即使郵件可能儲存於您信箱不同的資料夾中,[未讀取的郵件] 搜尋資料夾可讓您在單一資料夾中檢視所有未讀取的郵件。

附註: 搜尋資料夾不能包含來自多個 Outlook 資料檔 (.pst) 的搜尋結果。

建立新的搜尋資料夾

您可以建立兩種不同類型的搜尋資料夾。

建立和使用預先定義的搜尋資料夾

  1. 選取 [資料夾] 功能表。

  2. 在 [新增] 群組中,選取 [新增搜尋資料夾]。

    鍵盤快速鍵    若要建立新的搜尋資料夾,請按一下 Ctrl+Shift+P。

  3. 從 [選取搜尋資料夾] 清單中,按一下您要新增的搜尋資料夾。只有當您向下捲動至清單的結尾時,才能使用某些預先定義的搜尋資料夾。

  4. 如果預先定義的搜尋資料夾具有自訂選項,您就會看到這些選項顯示在 [自訂搜尋資料夾] 的下方。例如,如果您選取 [自訂搜尋資料夾] 下方的 [內含特殊文字的郵件],可指定要使用的文字。

    附註: 當您輸入要包含在搜尋中的特定文字時,搜尋資料夾會使用字首比對搜尋。例如,如果您在文字清單中輸入 "rain",搜尋資料夾就會包含其中含有 "rain" 這個字和 "rainy" 這個字的郵件。搜尋資料夾不會包含其中含有 "brain" 或 "grain" 這些字的郵件。

  5. 如果您在 Outlook 有多個帳戶,您可以指定要搜尋哪個帳戶。使用 [搜尋郵件於] 方塊來挑選您要搜尋的電子郵件帳戶,然後選取 [確定]。

建立自訂的搜尋資料夾

  1. 選取 [資料夾] 功能表。

  2. 在 [新增] 群組中,選取 [新增搜尋資料夾]。

    鍵盤快速鍵    若要建立搜尋資料夾,請按一下 Ctrl+Shift+P。

  3. 從 [選取搜尋資料夾] 清單中,向下捲動至底端,然後按一下 [建立自訂 [搜尋資料夾]]。

    選取 [建立自訂 [搜尋資料夾]]
  4. 按一下 [自訂搜尋資料夾] 底下的 [選擇]

  5. 輸入自訂搜尋資料夾的名稱。

    輸入搜尋資料夾的名稱
  6. 按一下 [準則],然後選取您要的選項。

    • [郵件] 索引標籤含有關於郵件內容或屬性 (例如寄件者、關鍵字或收件者) 的準則。

      指定搜尋準則
    • [更多選擇] 索引標籤含有關於其他郵件狀況 (例如重要性、標幟、附件或類別化) 的準則。

    • [進階] 索引標籤則可讓您建立詳細的準則。按一下 [定義其他準則] 底下的 [欄位],然後按一下您要的準則類型,再按一下清單中的特定準則。接著在 [條件] 方塊與 [值] 方塊中,按一下您要的選項,然後按一下 [加到清單]。針對每一個要新增至此搜尋資料夾的準則重複此程序,然後按一下 [確定]

  7. 按一下 [瀏覽] 選取您要搜尋的資料夾。

  8. 按一下 [確定] 關閉每個開啟的對話方塊。

刪除搜尋資料夾

如果您不再需要搜尋資料夾,您可以將其刪除。搜尋資料夾是一個虛擬資料夾。從資料夾清單中刪除搜尋資料夾時,並不會刪除顯示在該資料夾中的郵件。如果您想要刪除搜尋資料夾中的所有郵件,請開啟搜尋資料夾,選取所有訊息,然後按一下您鍵盤上的 Delete。

若要刪除搜尋資料夾,請使用下列步驟操作。

  1. 如果您需要展開搜尋資料夾清單,請在資料夾清單中,選取 [搜尋資料夾] 文字旁的向下箭號。

  2. 以滑鼠右鍵按一下您要刪除的搜尋資料夾,然後選擇 [刪除資料夾]。

    重要: 刪除搜尋資料夾時,並不會刪除任何郵件。刪除非搜尋資料夾的資料夾時,將會同時刪除該資料夾和資料夾內的郵件。

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