使用排程小幫手

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這段影片說明如何使用 [排程小幫手] 來協助處理包含許多與會者的複雜會議。

想要更多資訊嗎?

新增假日到行事曆

列印顯示約會和會議的行事曆

與其他人共用 Outlook 行事曆

我們的會議規模日益龐大。因此為了協助我們處理所有相關的繁枝末解,我們要使用排程小幫手。

與會者與資源會列於此處。

在各個人員旁邊則會顯示他們的排程,並以色彩列的方式顯示在時間表中。

這塊陰影區代表的是我們的會議時間。

查看色彩列就可以知道清單中的與會者均有收到邀請

而我們的會議資料會顯示在他們的行事曆中。

您可以查看這個圖例來瞭解色彩列的色彩所代表的意義。

這個與會者已接受邀請,因此色彩列顯示她在此時為忙碌狀態。

這些與會者仍為暫訂狀態。

根據預設,我們只能夠在色彩列中看到空閒/忙碌的資訊;

除非與會者與我們共用行事曆,否則並不會顯示任何詳細資料。

但這已足以讓我們有充分資訊可以規劃會議時間,

避免與任何人員的排程發生衝突。

按一下 [新增與會者],然後再多加幾個人員。

此外,請加入空間較大的會議室,然後刪除第一個會議室。

我們所邀請的人員當中,似乎有人可能會發生排程衝突,

因此我們嘗試將會議延後半小時。

您可以在下面這裡執行該操作,但直接拖曳開始與結束時間的線條會比較方便。

找到符合所有人的時間後,您可以傳送更新資訊。

各個與會者會收到更新的會議邀請。

收件者同樣可以檢視邀請內容並按一下 [接受],[暫訂] 或 [拒絕]。

使用 Outlook 的收件者還可以選擇建議新時間。

在他們依序按一下 [暫訂] 與 [建議新時間] 後,會收到一個看起來很像排程小幫手的對話方塊。

他們可以變更開始或結束時間,然後按一下 [建議時間]。接著,他們可以新增訊息並按一下 [傳送]。

您可以開啟這項提案,然後決定是要接受,拒絕還是回覆這項提案。

要找到能夠讓所有人滿意的會議時間可能要花費一番功夫,

但排程小幫手可以讓這項工作變得簡單許多。

接下來,您將瞭解與他人共用行事曆後所會發生的情況。

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