使用巨集錄製器自動化工作

若要自動化重複的工作,您可以使用 Microsoft Excel 中的巨集錄製器錄製巨集。假設您的日期格式不一,而您想要為這些日期套用一種格式,即可利用巨集來完成這項工作。您可錄製可套用您所需格式的巨集,然後在需要時重複播放巨集。

觀看影片,了解如何在 Excel 中建立可設定日期格式的巨集

當您錄製巨集時,巨集錄製器會以 Visual Basic for Applications (VBA) 程式碼錄製所有步驟。這些步驟可能包含輸入文字或數字、按一下儲存格或功能區或功能表上的命令、設定儲存格/列/欄的格式,或甚至是從外部資源 (如 Microsoft Access) 匯入資料。Visual Basic Application (VBA) 是一種功能強大的 Visual Basic 程式設計語言子集,隨附於大多數的 Office 應用程式中。雖然 VBA 可提供在 Office 應用程式內及不同 Office 應用程式之間自動化程序的能力,但只要巨集錄製器可以執行您所需的動作,您可不必了解 VBA 程式碼或電腦程式設計。

不過,請務必切記,當您錄製巨集時,巨集錄製器幾乎會錄下您所採取的每一個動作。因此,如果您在一連串的動作中出錯,像是誤按您不打算按的按鈕,巨集錄製器也會一併錄製下來。解決方法便是重新錄製整個程序,或是修改 VBA 程式碼。因此,如有錄製需求,建議您最好能錄製您非常熟悉的程序。您錄製程序的動作越順暢俐落,巨集在播放時的執行效率也會越高。

您可以在 [開發人員] 索引標籤中找到巨集與 VBA 工具,不過預設為隱藏,所以您必須先將它啟用。如需詳細資訊,請參閱顯示 [開發人員] 索引標籤

功能區上的 [開發人員] 索引標籤

錄製巨集

以下是使用巨集時應了解的幾項實用知識:

  • 當您錄製巨集以在 Excel 的範圍中執行一組工作時,巨集只會在範圍內的儲存格上執行。因此,如果您在範圍中新增了其他列,巨集將只會在範圍內的儲存格上執行該程序,而不會在新列上執行。

  • 如果您已規劃要錄製較長的工作程序,請劃分成多個相關的小巨集,而不要囊括在一個長巨集中。

  • 不只有 Excel 中的工作可以錄製巨集。您的巨集程序也可以延伸至其他 Office 應用程式,以及其他支援 Visual Basic Application (VBA) 的應用程式。舉例來說,您可以將「在 Excel 中先更新表格、隨後開啟 Outlook 以將表格傳送到某個電子郵件地址」的程序,錄製在同一個巨集中。

請按照下列步驟錄製巨集。

  1. 您必須先在 Excel 中啟用巨集。若要這麼做:

    1. 在 [開發人員] 索引標籤的 [程式碼] 群組中,按一下 [巨集安全性]。

    2. 按一下 [巨集設定] 底下的 [啟用所有巨集 (不建議使用,會執行有潛在危險的程式碼)],然後按一下 [確定]。

      注意:  惡意的巨集程式碼可能會嚴重破壞您的電腦。若要防止執行可能具有危險性的程式碼,建議您安裝防毒掃描應用程式,並在結束使用巨集之後,恢復預設的巨集設定。

  2. 在 [開發人員] 索引標籤上,按一下 [程式碼] 群組中的 [錄製巨集]。

    -或-

    按 Alt+T+M+R。

    錄製巨集
  3. 在 [巨集名稱] 方塊中輸入巨集名稱。請儘可能命名描述性名稱,以便您日後建立多個巨集時,能快速找出這個巨集。

    附註: 巨集名稱的第一個字元必須是字母。隨後的字元則可以是字母、數字或底線字元。巨集名稱中不能使用空格,但底線字元很適合做為文字分隔字元。如果您使用的巨集名稱也是儲存格參照,您可能會收到錯誤訊息,指出該巨集的名稱無效。

  4. 若要指定用來執行巨集的 Control (Ctrl) 組合快速鍵,請在 [快速鍵] 方塊中輸入您想使用的任何字母 (不分大小寫)。當含有巨集的活頁簿開啟時,建議您使用 Ctrl+Shift (大寫) 鍵組合,因為這組快速鍵會覆蓋任何相同的預設 Excel 快速鍵。舉例來說,如果您使用 Ctrl+z (還原),您就會失去 Excel 執行個體中的還原功能。

  5. 在 [將巨集儲存在] 清單中,選取要儲存巨集的位置。

    一般而言,您會將巨集儲存在 [這個活頁簿] 位置,但如果您希望能在使用 Excel 時隨時取用巨集,請選取 [個人巨集活頁簿]。選取 [個人巨集活頁簿] 時,如果個人巨集活頁簿 (Personal.xlsb) 不存在,Excel 會加以建立並將該巨集儲存在此活頁簿中。在 Windows 10、Windows 7 與 Windows Vista 中,這個活頁簿會儲存在 C:\Users\user name\AppData\Local\Microsoft\Excel\XLStart 資料夾中。在 Microsoft Windows XP 中,這個活頁簿會儲存在 C:\Documents and Settings\user name\Application Data\Microsoft\Excel\XLStart 資料夾中。每當 Excel 啟動時,就會自動開啟 XLStart 資料夾中的活頁簿,而您儲存在個人巨集活頁簿中的任何程式碼會列於 [巨集] 對話方塊中,我們將會在下一節介紹這個對話方塊。如需詳細資訊,請參閱儲存巨集

  6. 在 [描述] 方塊中,您可以選擇輸入巨集功能的簡短描述。

    雖然描述欄位為選填,但我們建議您填寫。此外,請嘗試輸入可提供資訊的有意義描述,以便您或其他人日後執行這個巨集。如果您建立了大量的巨集,描述可協助您快速辨別各個巨集的功能,免除猜測的麻煩。

  7. 按一下 [確定] 開始進行錄製。

  8. 執行要錄製的動作。

  9. 在 [開發人員] 索引標籤上,按一下 [程式碼] 群組中的 [停止錄製] 按鈕影像

    -或-

    按 Alt+T+M+R。

使用 Excel 中的已錄製巨集

在 [開發人員] 索引標籤中,按一下 [巨集] 即可檢視與活頁簿相關聯的巨集。或是按 Alt+F8,即可開啟 [巨集] 對話方塊。

巨集對話方塊

附註: 巨集無法復原。初次執行已錄製的巨集前,請務必確認您已儲存要執行巨集的活頁簿。或者,建議您另外在活頁簿複本上執行,以避免不想要的變更。這樣一來,如果您執行巨集後未得到預期的效果,就可以在不存檔的情況下直接關閉活頁簿。

以下是在 Excel 中使用巨集的詳細資訊。

工作

描述

變更 Excel 中的巨集安全性設定

閱讀巨集可用安全性設定的特定資訊及意義。

執行巨集

您可以透過多種不同方式執行巨集,像是使用快速鍵、圖表物件、快速存取工具列、按鈕,或甚至是在開啟活頁簿時執行。

編輯巨集

您可以使用 Visual Basic 編輯器來編輯附加到活頁簿的巨集。

將巨集模組複製到另一個活頁簿

若活頁簿包含您要在別處使用的 VBA 巨集,您可以使用 Microsoft Visual Basic 編輯器,將含有該巨集的模組複製到另一個已開啟的活頁簿。

指定巨集給物件、圖案或圖形

  1. 在工作表上,以滑鼠右鍵按一下要指定現有巨集的物件、圖形、圖案或項目,然後按一下 [指定巨集]。

  2. 在 [指定巨集] 方塊中,按一下要指定的巨集。

指定巨集給按鈕

您可以指定巨集給圖形圖示,再新增到快速存取功能列或功能區。

指定巨集給工作表上的控制項

您可以指定巨集給工作表中的表單和 ActiveX 控制項。

啟用或停用 Office 檔案中的巨集

了解如何啟用或停用 Office 檔案中的巨集。

開啟 Visual Basic 編輯器

按 Alt+F11

尋找使用 Visual Basic 編輯器的說明

了解如何在 Visual Basic 項目上尋找說明。

在 Visual Basic 編輯器 (VBE) 中使用錄製的程式碼

您可以在 Visual Basic 編輯器 (VBE) 中使用錄製下來的程式碼,然後加入您自己的變數、控制項結構和巨集編輯器無法錄製的其他程式碼。由於巨集錄製器會擷取您在錄製時進行的幾乎所有步驟,因此您也可以清除在巨集中無用的非必要程式碼。檢閱您已錄製的程式碼,是學習如何精進您 VBA 程式設計技巧的絕佳方式。

如需如何在範例中修改已錄製程式碼的詳細資訊,請參閱 Excel 的 VBA 快速入門

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您可以隨時詢問 Excel 技術社群中的專家、在 Answers 社群取得支援,或是在 Excel User Voice 上建議新功能或增強功能。

請參閱

快速入門︰建立巨集

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