使用專案 Access 資料庫範本

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Michael Groh 存取 MVP

使用Access 2007 專案管理資料庫 管理專案及其相關聯的工作和員工。您也可以搜尋及篩選專案詳細資料、 輸入一般工作,並傳送或接收透過電子郵件訊息的資料。

[專案] 資料庫範本

使用資料庫

本文中,我們使用專案桌面資料庫範本的基本步驟。

準備使用的資料庫

若要確保所有資料庫內容已啟用,請使用下列程序:

  1. 在訊息列上,按一下 [選項]。

  2. 在 [Microsoft Office 安全性選項] 對話方塊中,按一下 [啟用這個內容],然後按一下 [確定]。

如需有關如何啟用資料庫內容的詳細資訊,請參閱決定是否要信任資料庫的文件。

新增員工

若要開始使用 [專案] 資料庫範本,第一步是新增員工,以便其他人指派專案和工作。若要手動新增的員工,使用此程序,或查看 [下一步] 區段,新增您的 Outlook 2007 連絡人的員工。

  1. 專案清單表單上,按一下 [員工清單]。

  2. 員工清單表單上,填入的每位員工詳細資料。

  3. 若要輸入員工的詳細的資訊,請按兩下的員工名稱員工清單] 表單中,然後在員工詳細資料] 表單中輸入資訊。

  4. 按一下 [關閉若要回到專案清單表單。

從Microsoft Office Outlook 2007中新增連絡人

如果您使用Office Outlook 2007時,您可以從該程式新增員工,而不必重新輸入的資訊。

  1. 專案清單表單上,按一下 [員工清單]。

  2. 在 [員工清單] 表單中,按一下 [從 Outlook 中新增]。

  3. 在 [選取的名稱,以新增] 對話方塊中,選取您想要新增至資料庫的名稱。

  4. 按一下 [新增],然後按一下 [確定]。

加入新的專案

  1. 專案清單表單上,按一下 [新專案]。

  2. 專案詳細資料] 表單中,填寫,其中的詳細資訊,然後再按一下 [關閉]。

編輯現有的專案

  1. 在 [專案清單] 表單中,按兩下您想要編輯的專案。

  2. 在 [專案詳細資料] 表單中,新增或編輯專案詳細資料。

    新增工作

    • 在 [專案詳細資料] 表單中,按一下 [新工作

    • 工作詳細資料] 表單中,填寫工作的詳細資料,然後再按一下 [關閉]。

      Access 會在 [專案詳細資料] 表單的專案工作清單中顯示新的專案。

      編輯工作

    • 專案詳細資料] 表單中,按一下 [專案工作] 索引標籤。

    • 按兩下您想要編輯的任務。

    • 工作詳細資料] 表單中,編輯工作的詳細資料,然後按一下 [關閉]。

      一般工作

      一般工作有許多不同專案的詳細資訊,例如預算或訓練經常使用的工作。您輸入的一般工作之後,可以會新增至專案資料庫中的任何專案,而不必重新輸入工作詳細資料。

    • 在 [專案詳細資料] 表單中,按一下 [一般工作

    • 選取每個您想要新增至專案的一般工作] 旁邊的核取方塊。移至清單結尾新增新的一般工作。

    • 按一下 [關閉若要返回 [專案詳細資料] 表單。

收集資料,透過電子郵件

在 [電子郵件訊息中傳送資料輸入表單,您可以從電子郵件使用者收集專案] 或 [員工相關資料。使用者會傳回完成的表單,可以處理與儲存在您的工作清單中的資料。

  1. 專案清單,或是員工清單表單上,按一下 [收集資料]。

  2. 遵循收集透過電子郵件訊息的資料精靈中的指示,從指定的電子郵件收件者收集資料。

篩選專案清單

專案清單表單上,您可以篩選清單的專案,並儲存您最愛的篩選,以供日後使用。

  1. 以滑鼠右鍵按一下表單,然後選取您想要的篩選套用篩選。

  2. 按一下 [儲存篩選]。

  3. 篩選的詳細資料表單中,輸入篩選名稱] 和 [描述],然後按一下 [關閉]。

  4. 若要套用儲存的篩選,使用篩選 [我的最愛]方塊,或按一下 [ (清除篩選)若要移除篩選。

顯示專案或員工詳細資料

[專案詳細資料] 表單和員工詳細資料表單可讓您檢視及輸入專案或員工的詳細資訊。若要顯示 [專案詳細資料] 表單或員工詳細資料] 表單:

  • 專案清單表單或員工清單表單中,按兩下您想要查看的項目。

新增附件

在 [專案詳細資料] 表單、工作詳細資料] 表單中和員工詳細資料] 表單,您可以新增圖片和其他附件。

  • 在任何詳細資料] 表單中,按兩下 [附件] 欄位 (在員工詳細資料] 表單中,按兩下 [圖片] 圖示)。

  • 按一下 [附件] 對話方塊中的 [新增]

  • 在 [選擇 [檔案] 對話方塊中,瀏覽至含有該檔案的資料夾。

  • 選取您想要新增的檔案,然後再按一下 [開啟]。

  • 按一下 [附件] 對話方塊中的 [確定]

附註: 您可以附加每個項目,包括不同的檔案類型,例如文件或試算表的多個的檔案。

顯示報表

專案資料庫中包含多個報表,包括開啟專案任務的詳細資料員工通訊錄,及其他功能。若要顯示報表:

  • 在 [專案清單] 表單中,選取您想要從 [報表] 清單中顯示的報表。

若要列印報表:

  • 按一下 Microsoft Office 按鈕 Office 按鈕影像 ,然後按一下 [列印]。

您可以建立自己的自訂報表。如需詳細資訊,請參閱建立簡易報表的文件。

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