使用專案管理辦公室 (PMO) 支援採用 Project Online

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什麼是 PMO?

您打算在您的企業中採用 Project Online。 您打算如何使用它呢?或者更精確地問,您試著要解決什麼企業問題呢? 以下是某些範例:

  • 我的主管想更完善地監控專案狀態。

  • 我需要更有效地管理資源,並將這些資源妥善分配給各專案。

  • 我想要輕鬆追蹤人員花費的工作時間。

  • 我想要使用比 Excel 試算表更強大的工具來追蹤專案資料。

已使用Project Online解決商務問題,例如,以下是建立一組標準與處理程序,專案的管理方式的最佳作法,讓組織中的項目最成功的組織。個人或群組的建立及管理專案管理的這些規則有時是專案管理辦公室 (PMO)。

PMO 做些什麼?

在較大型的公司中,PMO 可能包含了ㄧ個處理整個組織專案管理問題的部門,這些問題包括如專案管理監管、實作、訓練、研究專案管理需求,或判斷如何建立實用報告的最佳方式。 在中小型企業中,PMO 的規模可能是一位員工或一個小組,也可以擴充編制來嘗試解決在大型企業中也會出現的同樣問題。 所有 PMO 的共同目標包括:

  • 推動和宣揚專案管理系統採用。

  • 藉由將自動化程序帶入工具中,為組織使用者簡化專案管理。

  • 在專案管理功能中,建立原則、程序及最佳做法。

  • 成為專案管理領域的專家,為專案管理所有相關事項提供「卓越典範」,並針對專案管理的最佳做法和工具提供訓練。

  • 經由主管支持的引薦及所賦予的能力,推動變革帶來改變。

仍有不明瞭之處嗎? 現在讓我們換個角度想想,就以容易聯想的範例來說 - 一家之主如何照顧自己的家庭:

需求

PMO

家庭

PMO - 資訊

PMO 有助於建立一套有效率的方式,可透過專案狀態和健康情況情況將資訊傳遞給專案關係人。 這可能牽涉到報告需求的研究、將所需資料移至系統,以及工作流程的建立,以確保週期性報告所需的資料能及時送達系統。

家庭主事者需要知道事情進展的資訊:

  • 孩子的學期成績單。

  • 每月的銀行對帳單,以得知財務狀況。

  • 每年看醫生的次數,以判定家庭成員的健康情況。

PMO - 誰在做什麼的相關資訊

PMO 會建立以取得正確的資料提供給專案經理的狀態,在專案層級的專案管理系統的程序。它也會提供指示及最佳作法資源管理。

家中的成員必須知道每個人負責的工作。 這可能包含:

  • 今天誰負責到學校接小孩、誰負責每天晚上遛狗、誰煮晚餐等。

  • 如果有人無法執行平常所負責的工作,您必須知道有誰可以代勞。

  • 這有助於將每個人的工作內容與學校課表,及每個人的空檔時間,列在家庭的主要行事曆中。 透過這種方式可以輕鬆安排每個人的工作。

PMO - 共同作業論壇

PMO 協助建立專案共同作業網站,並加以自訂,以符合網站使用者的需求。

家庭成員需要一個交流空間,以便能共同合作,例如:

  • 在廚房牆壁上的行事曆張貼重要事項

  • 每天利用晚餐時間彼此談心。

PMO-評估並降低風險

PMO 負責設定處理風險管理的系統。

家庭主事者可能需要透過規劃來降低風險:

  • 決定健康保險的需求。

  • 購買健康俱樂部的會員資格。

  • 增加存款金額,為退休做準備。

PMO - 建立規則與程序

PMO 目前的程序與工作流程,看起來,並尋找觀察透過實作中的專案管理工具的方法。其中一種可能需要判斷驅動程式,選取 [往提供的設定預算 (產品組合分析) 的專案。

家庭主事者為家庭成員建立規則和程序,例如:

  • 規定孩子的門禁時間或就寢時間

  • 考量各因素來決定哪些費用該支出 (例如:「是否應該買車、修理屋頂或安排今年的假期?」)。

  • 用自動計時器設定草坪灑水器。

  • 在一周中挑個時間採購家用品或處理家中瑣事。

為了讓公司的專案管理更有效率,PMO 執行的動作包括有:

  • 收集資訊來協助組織定義專案管理的需求。 例如,分析組織的業務需求,因應這些需求設計程序,然後將這些程序對應到 Project Online 的設定或工作流程中。

  • 決定哪些重要資料需持續檢閱,並與專案管理員合作,將這些資料與關係人共用。 例如,決定所需資料及系統取得資料的程序,以建立每週專案狀態報告,將進行中專案的健康情況彙總提供給關係人。

  • 建立程序與工作流程的規則。 例如,建立一套工作流程,其中專案概念會經過核准程序的檢驗,才能成為 Project Online 中的專案。

  • 將現有的資料從目前的專案管理系統移轉到新系統。 例如,找出最簡易的方式,將資源及專案資料從 Microsoft Excel 試算表移轉到 Project Online,或是從個別電腦中的 Project Professional 移轉到集中式的 Project Online 環境。

  • 提供專案產品組合管理支援,以協助專案的優先順序排列與預測。大部分的公司,例如有許多您想要但是有有限的預算與執行所有資源的專案。您必須決定哪些,您應該將移動的專案。Pmo 可以驅動專案和程式選擇程序,以確保未來的投資都在與組織的策略目標等比級數不良的對齊方式。

  • 管理情感變更使用者可能會遇到從其目前的專案管理系統附加到的移動。例如,影響巧妙地向專案經理,以將其舊的程序將其專案檔案儲存到硬碟與他們共用方式顯示的發行到Project Online優點。PMO 可能會執行此動作讓更多時間說服資深專案經理第一次,並希望在其他專案經理協助磁碟機,變更其影響。

  • 提供各種優質的訓練選項,管理因變革所帶來技術上的挑戰。

我為什麼需要 PMO?

在家庭範例中,可恐怖不處理需求部分的結果。例如,不會檢閱卡片第一次送達時,可能會造成項目是沒問題了假設孩子的報表,實際深入研究時間或老師,可能需要。以相同的方式,但不建立實體,以協助標準化與採用部署Project Online也可以有恐怖的情況。若要增加您Project Online部署的成功率,可協助建立 PMO。根據您的目標,這可解譯較好的效率的專案管理 (例如,多個專案完成時間),這是通常與較低的成本,來管理專案 (例如,多個專案完成,或在預算) 相關聯。

建立 PMO 的第一個步驟是什麼?

您既然已經過一番努力找到本文,相信您可能早已著手進行建立 PMO 的第一個步驟。 如果您對使用 Project Online 很有興趣,對於它如何改善公司效率或解決公司問題,您心中可能已有定見。 要建立一條通往制度化 PMO 的道路,您需考量的事項如下:

定義您想讓 PMO 執行的項目

您的 PMO 的主要目標即將成為地址特定商務問題嗎?例如,您可能要實作時程表系統以取得更緊密地控制成本分析。或者,您可能需要的專案資料跨兩個或更三個不同的應用程式,並想要將資料合併至單一系統,以協助提供更深入的專案執行。或它可能會提供進行中的專案管理指導方針,及處理專案經理訓練需求。只要您瞭解為什麼需要您的 PMO,就會更容易範圍的需求為中建立與維護。

爭取主管的支持

請確定高層有人支持您。 重要的是,您的 PMO 需要有主管的支持,缺乏主管支持常是 PMO 失敗的主因之一。 如果有主管瞭解您試圖在進行的事情的好處和重要性,那很棒! 如果沒有,拉攏他們最好的方式之一是展現轉移至像 Project Online 這類專案管理系統的優勢。 方法包括向他們展示得以解決的企業問題。 針對 Project Online 進行首次評估時,您可能某種程度上已經做到這點,但如果可在測試的環境下向主管示範如何將它和您的資料一同運用,對於爭取高層盟友將有實際的幫助。 凸顯好處對於爭取主管支持是非常重要的。

加強主管的支持可處理使用者可能必須從什麼他們熟悉,新的專案管理系統,例如Project Online移動的風險性低很有幫助。宣揚和提升其他有影響力的專案關係人,例如資深專案經理優點也有助於中斷其他使用者移動的系統可能會有任何情感附件。

建立您的小組

無論您是在大型或小型公司試圖建立 PMO,必須在 PMO 中設定某些角色來負責下列職掌:

角色

描述

推動 Project Online 採用計畫

如果您正在進行實作Project Online,整體計劃需要有人驅動它。就像任何專案,採用計畫必須擁有者確認必要的工作的人員配置並完成。

研究專案管理需求

該人員會評估組織的專案管理需求, 並且必須與整個公司不同部門的使用者溝通,瞭解他們目前如何管理的專案,他們的需求為何,如何透過 Project Online 實作來進行改善。 這些需求必須傳達給專案管理員,以將這些需求落實到 Project Online。 此人員除了必須擁有良好的專案管理技能外,也需要有優秀的溝通能力。 公司人員對於要捨棄目前的程序心中可能不捨,因此該角色必需讓這些人員瞭解新系統如何為他們帶來更便利的生活,以處理這個問題。

訓練、文件及支援

此人員必須評估使用者的技能水準,並負責提供順利使用此產品所需的訓練資源。 這可能包括為專案管理員、專案經理、小組負責人及小組成員建立以角色為基礎的訓練。 您大部分的心力可能會集中在專案經理或管理員的訓練課程。對於小組負責人與小組成員,則可以透過尋找快速參考卡、速查表、檢查清單或簡短的教學課程,來達成最有效的訓練。 建議您也可以為使用者構思一套方法,用來提供公司內部支援,並且透過適當的途徑讓使用者得以呈報更複雜的問題。

與 IT 部門溝通合作

使用您的 IT 部門共同作業是在著,讓他們登入協助設定、 設定,與Project Online設定。如果您是只有進行評估Project Online,這通常是即可由您的 IT 部門不難從位於 [開始使用 Project Online文件。

PMO 必須與您的 IT 部門共同合作來解決下列兩個領域:

  • Office 365 管理: PMO 必須與 Office 365 系統管理員合作,以指定使用者和授權。

  • Project Online 系統管理:PMO 也需與 Project Online 系統管理員共同合作,以處理自訂欄位、資源及時程表設定等事項。 他們也需要與 PMO 合作,透過工作流程將程序實作 Project Online。

大型公司中,某些 PMO 也可指派專案經理,為需要協助的特定專案提供方向, 範圍從提供專案擁有者諮詢,到專案範疇內實際接管擁有權。

為您的 PMO 建立公司宗旨

所有的 PMO 都該具備公司宗旨。 如果您已經評估過 PMO 的需求,這對您來說應該更輕而易舉。 參考目前的公司宗旨,試著也建立一個立意相符的宗旨。 不需要過於複雜,只要足以概略傳達 PMO 存在的理由及在公司所扮演的角色。

建立一套建立 PMO 的計畫

之後設定工作,您需要建立 PMO 的範圍,您可能會想要為其建立高層級的專案計劃。請考慮您的 PMO 建置為一大專案,與相關聯的任務、 工期及工作分派。您的專案計劃會變得更定義為逐步執行的一些初始工作,例如評估您的環境。專案計劃可協助提供您的 PMO 來追蹤您所做什麼您正在處理,與您有何尚未建立您的 PMO 建立排程。例如,以下是可能看起來如何數個Project Online專案計劃中的 PMO 建立工作:

Project Online 中的 PMO 專案計劃

進一步瞭解 PMO

如果您還沒有 PMO,您可能有點,一開始的知識。雖然您公司的需求和需求會驅動您 PMO,必須先瞭解如何建立要建立並發展您 PMO 架構。根據您的目標,您可能要研究的各種 PMO 的程序與產業方法,或者請參閱您可能會密切對齊的 PMO 模型。有多個活頁簿、 訓練與線上資源可用瞭解如何建立及管理可協助您在您工作中的 Pmo。

如果您想要設定 PMO 並需要協助,您可能會想要連絡 Microsoft 認證的合作夥伴或 Microsoft 諮詢服務。我們也有內部顧問 microsoft 很好的體驗,在針對小型、 中型和大型公司設定 Pmo。

現在該怎麼做?

因此,準備好開始您的 PMO?希望您已經知道閱讀本文的啟動 PMO 會值得時間和精力某項投資之後。需要許多與您的公司內的人員共同作業,不必高階主管 」 champion 」 很重要。需要也在研究更多關於設定許多資源,可透過 PMO 投資。然後,如果您需要協助,您可以開啟 Microsoft 認證的合作夥伴,以及 Microsoft 諮詢服務。

如果您是在較小的公司,似乎驚人的範圍。您可能沒有雇用記下在 「 建立您的小組] 資料表中,每個 PMO 角色的人員的資源,您不需要。只要請注意,以下是您必須在某個時間點時間,收件者的職責某種程度的適合您的需求。另請注意投入需要可以調整您的公司大小和目標。PMO 在較小的公司可能只需要開會對評估他們的需求,與在較大的公司的分色需求的多個部門其公司內的幾個資深專案經理。

總之,建立 PMO 有助於推動 Project Online 成功,運用 Project Online 亦可推動落實 PMO。 最後敬祝您實作成功!

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