使用報告和圖表在 Business Contact Manager

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

報表是最佳工具取得您帳戶商務連絡人、 潛在客戶、 商機、 商務專案的細節和行銷活動。可以開啟數十種預設報表中Business Contact Manager for Outlook,加上修改、 儲存、 更新,或重複使用幾乎數量的報告。

本文說明Business Contact Manager for Outlook,報表功能,以及如何您可以使用報表,自訂,以及用來啟動其他商務活動。

您想要做什麼?

開啟及修改報表

儲存、 更新或列印開啟報表

從報表中建立圖表

將報表匯出到 Excel 或分析的另一個程式

啟動行銷活動從報表

從 [小工具開啟報表

請參閱標準報表的清單

開啟及修改報表

Business Contact Manager for Outlook提供許多預先定義的報表。如果您沒有看到完全所需,可以開啟的報表,類似,並視需要修改。您也可以儲存為供日後重複使用的您自訂的報表。

開啟報表

  1. 在功能區中,按一下 [報表] 索引標籤可用的報表分組其相關的工作區︰連絡人管理銷售行銷,或商務專案。[開啟] 群組中包含您修改並儲存的報告。

    功能區上的 [報表] 索引標籤

  2. 若要開啟的預先定義的報表,按一下您想要查看的報表類型] 按鈕,然後按一下清單] 中的報表的名稱。

  3. 若要開啟已儲存的修改的報表,按一下已儲存的報告,按一下 [開啟已儲存的報告] 對話方塊中的報表名稱,然後按一下開啟

提示: 如果您不確定哪一個群組或類別包含您要尋找的請參閱標準報告清單中的報表。

如需修改報表的協助,請參閱修改報表,使其更有幫助

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修改報表

Business Contact Manager for Outlook中有很大的控制報表外觀。

本節內容

變更報表的版面配置

修改報表,使其更有幫助

變更報表的版面配置

有數種方式可變更的版面配置] 或報表的外觀。您可以使用下列方法,個別或組合;您所做變更的順序不重要。

  • 使用 [自訂報告] 窗格   在功能區的版面配置] 群組中,按一下以開啟自訂報告] 窗格的選項︰

    • [選擇欄]。如果您想要變更顯示的資料行,按一下這個按鈕,然後再按一下+ (加號) 以展開清單中,並檢視中的所有項目。可用的選項會隨著您要修改的報表。選取您要顯示的資料行的核取方塊,然後清除您不想要在報表中看到的項目核取方塊。

    • 頁首及頁尾]。如果您想要將頁首或頁尾新增至報表,或將記事新增至報表、 按一下這個按鈕,然後選取核取方塊並輸入您想要顯示的資料行的資訊。清除您不想要在報表中看到的資料行的核取方塊。

    • 字型。如果您想要變更字型和數字的顯示方式,請按一下 [字型]。按一下您想要變更,並視需要更新它們的選項。您可以變更報表主體的 [列與欄標籤和合計和小計的數字欄位中的字型。

  • 使用排序及篩選控制項    在功能區的 [排序與篩選] 群組中,執行下列任何一項︰

    • 篩選。您可以限制結果顯示在報表中的篩選的報告。篩選報表的詳細資訊,請參閱篩選在 Business Contact Manager 記錄

    • 遞增遞減。按一下其中一個選項來變更排序順序的報告中的記錄。根據預設,根據報表中的 [主要] 欄位的字母順序排序清單。例如,在報告中帳戶標題商務連絡人,排序清單最初帳戶名稱。帳戶名稱] 底下,依字母順序顯示每個連結至客戶的商務連絡人。

      提示: 名稱會顯示 [完整名稱] 欄位中的資訊。如果您的完整名稱中包含標題,標題會包含在排序。例如,全名資深卡洛斯 Lacerda 會列在下 s 鍵。

  • 重新排列的資料行    若要變更報表中的資料行的順序,只要按一下資料行名稱,然後將其拖曳到您要的位置。

  • 次要資料欄位的排序項目   若要使用相反順序文字或數字,第二個欄位中的,按一下 [報表中欄位的名稱。例如,在報表中名為 [依帳戶的商務連絡人,您可以按一下 [商務連絡人] ,重新排序以相反的字母順序排列的每個帳戶名稱下方所列的商務連絡人的名稱] 欄。按一下欄標題,即可還原原始的順序。同樣地,如果您按一下地址-ZIP資料行名稱,每個帳戶名稱下方的商務連絡人] 清單被置相反的數字排序。

  • 摺疊或展開群組中的次要資料欄位    按一下 [ - (減號) 上的報表,以摺疊所有子的項目,並顯示第一行報表項目的任何資料列]。例如,在報表中名為 [依帳戶的商務連絡人,您可以按一下-(減號),若要隱藏連結的商務連絡人清單的帳戶名稱。若要指出清單已摺疊, - (減號) 變更+ (加號) 符號。此功能可減少的大小和複雜的報表。若要展開群組,請按一下+加號登。

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修改報表,使其更有幫助

有數種方式,您可以修改您的報表,以使其更有幫助給自己或同事。

  • 篩選結果   在開啟報表,使用簡易進階篩選報表中排除特定的記錄。篩選報表結果便十分實用的各種不同的工作。例如,依位置篩選的潛在客戶在報表是行銷活動有關您打算在區域中的事件郵遞廣告絕佳基礎。如需篩選的詳細資訊,請參閱篩選在 Business Contact Manager 記錄

  • 變更外觀   更新您的報表中的 [報表版面配置變更的資訊外觀

  • 資料的自訂   您甚至可以開啟報表之前,您可以變更重要,自訂設定,例如使用者定義欄位或變更在各種清單中的預設項目。新增使用者定義欄位引導表單,例如記錄所需,產業的專用資訊並從中產生報告。變更在清單中可用的選項,這些選項成為您的下一個報表中的資料欄。

如需關於編輯值清單中的詳細資訊,請參閱建立及自訂記錄類型和清單

附註: 如果您已新增至報表的使用者定義欄位刪除您Business Contact Manager 資料庫,已儲存的報表不會顯示 [刪除] 欄位中的資訊。如果您將報表匯出至 Excel 中刪除欄位之前的資訊,這些報表不受影響。

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在報表中的正確的資料錯誤

當您檢視的報表,您可能會找出您想要更正的錯誤。例如,您可能會看到已與錯誤的帳戶相關聯的商務連絡人。這種錯誤無法修正在報表中,但必須先修正涉及個別記錄中。

若要修正錯誤,在此範例中,開啟 [商務連絡人記錄,然後在[一般] 頁面上的記錄中,在 [連結的帳戶] 欄位中,輸入正確的帳戶。如果您然後回到到報表,並在 [動作] 群組中,按一下 [重新整理,將會是正確的報表。

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儲存、 更新或列印開啟報表

檢閱報告之後,您可能會想要儲存任何您所進行的變更,更新資料,或列印報表。若要完成這些動作開啟報表的開頭。

儲存已修改的報表

有不需要儲存的報表,您還沒有修改,因為它是功能區的 [報表] 索引標籤。儲存的報表會儲存在Business Contact Manager for Outlook資料庫。

  1. 在功能區中,按一下 [報表] 索引標籤,然後按一下您要開啟的報表類型,然後按一下報表名稱將其開啟。

  2. 自訂報表中所述開啟及修改報表

  3. 在功能區的 [動作] 群組中,按一下 [另存新檔

  4. 在 [另存新檔] 對話方塊會開啟,輸入報表的名稱,然後按一下[確定]

若要開啟自訂的報表,請按一下已儲存的報告

提示: 報表會儲存在同一個類別,為您建立已儲存的報告修改過的報表。

重新整理報表中的資料

每當您開啟已儲存的報告時,會重新整理報表資料。您也可以更新,視需要。

  1. 在功能區中,按一下 [報表] 索引標籤,然後按一下您要開啟的報表類型,然後按一下報表名稱將其開啟。

  2. 在功能區的 [動作] 群組中,按一下 [重新整理

列印報告

  1. 在功能區中,按一下 [報表] 索引標籤,然後按一下您要開啟的報表類型,然後按一下報表名稱將其開啟。

  2. 在功能區的 [動作] 群組中,按一下 [列印]。

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從報表中建立圖表

大部分的報表在 Business Contact Manager for Outlook 中,以及從報表建立的自訂報表,您可以建立圖表。圖表表單中所顯示的報表會在功能區上顯示作用中的圖表] 按鈕 ( [圖表] 按鈕 )。沒有資料的報表無法視為圖表。

  1. 開啟您想要查看以圖表的報表。

  2. 在功能區的 [顯示] 群組中,按一下 [圖表。如果圖表是螢幕上顯示太長,水平捲軸會出現在圖表。

    提示: 如果您想要建立更複雜的圖表,報告資料匯出至 Excel,並使用該程式來建立圖表。如需有關如何將報表資料匯出至 Excel 的詳細資訊,請參閱匯出報表至 Excel 或分析的另一個程式

圖表範例

  1. 使用功能區上的 [圖表] 群組中的控制項,若要自訂您的圖表。

  2. 標籤    按一下 [標籤以新增或移除座標軸標題] 和 [圖例]。

  3.     按一下以選取顯示在報表中的資料。例如,在圖表中的來源的機會,您可以顯示數字的商機   或營收資料。

  4. 預期   和   選取下列核取方塊,如果您希望圖表以顯示實際的營收、 預期營收或兩者。

    附註: 在每個圖表上,無法使用這些核取方塊。

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將報表匯出到 Excel 或分析的另一個程式

您可以輕鬆地將Business Contact Manager for Outlook報表匯出到 Microsoft Excel 或更深入分析的另一個程式。若要將報表資料匯出至 Excel 以外的程式,先將資料匯出至 Excel。然後在 Excel 中,您可以儲存在其他程式可以開啟的檔案格式的資料。例如,逗點分隔值 (.csv) 檔案格式儲存的 Excel 檔案可以開啟各種不同的程式。

請執行下列其中一項操作:

將報表儲存為您的電腦上的 Excel 檔案   

  1. 開啟您想要匯出至 Excel 報表。

  2. 在功能區的 [動作] 群組中,按一下 [匯出至 Excel。在 Excel 中開啟報表。

  3. 在 Excel 中,按一下 [儲存] 按鈕以開啟 [另存新檔] 對話方塊。選擇儲存報表的 20 個以上的檔案格式。

報表的 Excel 檔案附件的電子郵件   

  1. 開啟您想要傳送電子郵件附件的報表。

  2. 在 [功能區的 [動作] 群組中,按一下 [以電子郵件傳送]。Outlook 電子郵件表單隨即會開啟 Excel (.xlsx 格式) 檔案的形式附加的報表。

  3. 填寫 [] 及 [主旨行輸入訊息 (選用),再按一下 [傳送

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啟動行銷活動從報表

您可以使用報表,其中包含的地址、 電話號碼或電子郵件地址的帳戶、 商務連絡人],或若要啟動的行銷活動中Business Contact Manager for Outlook潛在客戶。

  1. 開啟您想要使用做為基礎的行銷活動的報表。

  2. 按一下 CTRL + A 以醒目提示中的所有記錄的清單。

  3. 在功能區的 [通訊] 群組中,按一下 [新的通話清單大量電子郵件郵遞廣告印刷品],然後再按一下所有收件者選取收件者

  4. 在行銷活動的表單隨即開啟,建立活動和內容的收件者清單。

    建立通話清單的詳細資訊,請參閱建立和撥打列出 Business Contact Manager 中使用。建立其他行銷活動的資訊,請參閱行銷您的產品和服務 Business Contact Manager 中

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從 [小工具開啟報表

若要從小工具中開啟報表,請按一下小工具上的 [報表] 圖示。小工具從開啟的報表運作,就像從功能區中開啟報表。

如需有關小工具的詳細資訊,請參閱使用小工具在 Business Contact Manager

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請參閱標準報表的清單

下列清單提供Business Contact Manager for Outlook標準報表被組織的記錄類型。

提示: 大部分的報表可以轉換成圖表,建立報表的圖表中所述。

帳戶報表    

  • 以指派給帳戶

  • 依城市的帳戶

  • 依縣/市的帳戶

  • 依郵遞區號的帳戶

  • 銷售領域帳戶

  • 依類別的帳戶

  • 依評等的帳戶

  • 付款狀態帳戶

  • 來源的帳戶

  • 帳戶活動摘要

  • 帳戶活動

  • 棄置的帳戶

  • 快速的帳戶] 清單

商務連絡人的報表    

  • 帳戶的商務連絡人

  • 商務連絡人,指派給

  • 依縣/市的商務連絡人

  • 依縣/市的商務連絡人

  • 依郵遞區號的商務連絡人

  • 依類別的商務連絡人

  • 依評等的商務連絡人

  • 依 [付款狀態的商務連絡人

  • 來源的商務連絡人

  • 依紀念日的商務連絡人

  • 商務連絡人的生日

  • 商務連絡人的活動摘要

  • 活動的商務連絡人

  • 棄置的商務連絡人

  • 快速的商務連絡人清單

前置重疊時間的報表

  • 指派給的潛在客戶

  • 指派給並評等的潛在客戶

  • 由分數的潛在客戶

商機報表

  • 商機依產品或服務項目

  • 商機根據指定對象

  • 來源的商機

  • 帳戶的商機

  • 以商務連絡人的商機

  • 超過期限商機

  • 銷售漏斗圖

  • 銷售管道的郵件

  • 活動的商機

其他銷售報表

  • 前的營收客戶︰ 帳戶

  • 前的營收客戶︰ 商務連絡人

  • 主要產品︰ 暢銷產品

  • 主要產品︰ 獲利產品

  • 主要產品︰ 最高的邊界產品

  • 查閱者排行榜︰ 以潛在客戶音量

  • 前 Referrers︰ 的總銷售額

  • 不活躍客戶︰ 在過去 30 天

  • 不活躍客戶︰ 在過去 90 天

  • 不活躍客戶︰ 在過去 180 天

  • 不活躍客戶︰ 在過去 365 天

行銷報表

  • 依行銷活動的商機

  • 依行銷活動的商務連絡人

  • 帳戶行銷活動

  • 行銷活動行銷活動

  • 行銷活動類型

  • 通話清單記錄

商務專案報表

  • 商務專案的所有

  • 商務專案-到期的下一步

  • 商務專案-逾期

  • 依狀態的商務專案

  • 商務專案到期的日期

  • 商務專案以指派給

  • 依類型的商務專案

  • 商務專案的優先順序

  • 商務專案帳戶

  • 以商務連絡人的商務專案

  • 專案工作 – 所有

  • 專案工作 – 到期的下一步

  • 專案工作 – 逾期

  • 專案的專案工作

  • 專案工作,指派給

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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