使用合併列印,在 Word 中建立郵寄標籤

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

當您想要使用標籤傳送大量郵件至您的地址清單時,您可以使用 [合併列印,迅速建立的地址標籤的工作表。每個標籤包含的地址,從您的清單。

使用合併列印程序建立電子郵件訊息的相關文件有以下幾種:

  • 主文件。
    這是您要設定合併列印中的所有標籤的標籤的版面配置所使用的文件。您也可以設定您想要重複出現在每一個標籤,例如公司標誌或回函地址傳送的標籤上的任何內容。

  • 您的郵寄清單。
    通訊清單是資料來源的Word使用合併列印中。是包含要列印的標籤上的地址的檔案。

  • 合併文件。
    這份文件是主文件與用來列印標籤上的個別的地址的郵寄清單的組合。

地址清單可以是Excel試算表、 目錄Outlook連絡人或 Apple 通訊錄。它包含Word提取資訊建立標籤的地址的記錄。

  • 如果您還沒有郵寄清單,您可以Word中建立新的清單,在合併列印期間項目。在開始合併列印程序之前,收集您所有的地址清單。

  • 如果您使用Excel試算表,請確定您的郵遞區號欄格式化為文字,因此不會遺失任何零。

  • 如果您想要使用您的 Outlook 連絡人,請確定 Outlook 是您的預設電子郵件程式。

  1. 在 [郵寄] 索引標籤上選擇 [啟動合併列印>標籤

    在 [郵寄] 索引標籤上開始合併列印和 [標籤] 選項的 [奇偶

  2. 在 [標籤選項] 對話方塊中,選擇 [標籤樣式] 清單中的標籤供應商]。

    選取標籤產品品牌,然後選取特定產品編號。
  3. 在 [產品編號] 清單中,選擇與您的標籤包裝上所示產品編號相符的號碼。

    提示: 如果沒有任何選項符合您的標籤,選取 [新增標籤、 輸入標籤的資訊,然後指定其名稱。選擇 [產品編號] 清單中加入新的標籤的[確定]

  4. 選擇[確定]以關閉 [版面配置選項] 方塊。

    您的文件現在會顯示的標籤 (的維度與標籤的圖案取決於您所選擇的標籤產品) 的外框的資料表。如果沒有看到 [表格],在 [表格版面配置] 索引標籤上,選擇 [檢視格線]。

  5. 在 [檔案] 功能表上選擇 [儲存文件的 [儲存]。

  1. 在 [郵寄] 索引標籤中,選擇 [選取收件者,,然後選擇一個選項。

    在 [郵寄] 索引標籤上選取收件者是奇偶選項的清單

    選擇

    若要

    建立新的清單

    您正在設定合併列印時,開始新的通訊清單

    使用現有清單

    使用Excel試算表或其他類型的資料檔],為您的通訊清單

    選擇 [從 Outlook 連絡人

    直接從Outlook連絡人的通訊清單中選取名稱

    Apple 連絡人

    直接從 Apple 通訊錄地址清單中選取名稱

    FileMaker Pro

    從 FileMaker Pro 資料庫匯入資料

  2. 如果您選取 [建立新的清單,請遵循下列步驟:

    1. 在 [編輯清單的欄位] 對話方塊中, Word會自動建立一些基本資訊,例如名字、 姓氏與地址的欄位。如果您想要加入新的欄位,例如郵件] 欄位,立即新增,因此您可以將公式填入中當您輸入的項目。在新的欄位名稱] 下輸入您想要新增,然後按一下加號 (+) 欄位的名稱。

      提示: 若要變更的欄位順序,請按一下您要移動,然後按一下向上或向下箭號來移動您要的位置欄位的欄位。

    2. 所有欄位會設定您想要的方式,請都按一下 [建立],以建立清單]。

  3. 如果您選取 [使用現有清單],請遵循下列步驟:

    1. 瀏覽至您想要使用,並選擇 [開啟檔案。

    2. 開啟的活頁簿] 對話方塊中,選取您要使用的工作表,將 [儲存格範圍] 保留空白,使用整個工作表或輸入您要使用的資料的儲存格範圍,然後選擇[確定]

  4. 如果您選取 [從 Outlook 連絡人選擇] 或 [ Apple 連絡人,請遵循下列步驟:

    1. 選擇 [篩選收件者,若要選取您想要包含的收件者]。

    2. Outlook連絡人,請在 [查詢選項] 對話方塊的 [旁的清單合併列印收件者,選取 [完成記錄。在連絡人清單中,選取您想要包含在合併列印中的連絡人,然後選擇[確定]

    3. Apple 連絡人,請在 [查詢選項] 對話方塊中,在Apple 連絡人群組] 下選擇您想要包含在合併列印中的群組,然後選擇[確定]

  1. 在 [郵寄] 索引標籤中,選擇 [插入合併功能變數,然後選取您想要顯示在標籤上的欄位]。

    在 [郵寄] 索引標籤上醒目提示 [插入合併功能變數

    接著繼續新增欄位,直到您已新增所有想要資訊的標籤,然後選擇[確定]

  2. 在 [郵寄] 索引標籤中,選擇 [更新標籤] ,將欄位新增到所有的標籤]。

  3. 依照您想要的方式為第一個標籤中的欄位設定格式,其餘標籤的外觀會和它相同。 例如,在 [名字] 和 [姓氏] 欄位之間加上一個空格,然後按下 Return,為 [地址] 欄位另起新行。

  4. 在 [郵寄] 索引標籤中,選擇 [更新標籤],將格式套用至所有的標籤]。

  1. 在 [郵寄] 索引標籤中,選擇 [預覽結果],查看標籤的外觀。

    在 [郵寄] 索引標籤上醒目提示預覽結果

    提示: 選擇 [預覽結果] 以檢視、 新增或移除合併欄位]。

  2. 若要變更其他格式設定,設定格式的第一個標籤,,然後在 [郵寄] 索引標籤中,選擇 [更新標籤]

  3. 當標籤您想要的外觀,在 [郵寄] 索引標籤上選擇 [完成與合併] > 完成合併列印文件

    在 [郵寄] 索引標籤上完成與合併列印文件] 選項會醒目提示和

    提示: 如果您想要檢閱及更新個別列印之前,在 [郵寄] 索引標籤上的每個標籤選擇 [完成與合併>編輯個別文件。當您完成時,選擇 [檔案> [列印標籤的 [列印

另請參閱

建立及列印單張標籤在 Word 中

列印信封在 Word 中

建立合併列印的資料來源

當您執行合併列印時,Word 會將資料來源或收件者清單中的記錄插入您的主文件中。 合併列印作業所用的收件者清單可以是 Excel 工作表、Office 通訊錄、FileMaker Pro 資料庫、Word 文件,或是以分隔符號分隔的文字檔。

重要: 您必須現有的收件者清單,例如 [地址,若要完成此程序的 Word 文件。如需有關如何設定收件者清單的詳細資訊,請參閱建立合併列印的資料來源

  1. 在 [檔案] 功能表中,選擇新的空白文件

    隨後會開啟新的空白 Word 文件。 這就是您的主文件。

  2. 在 [檢視] 功能表中,選擇 [整頁模式]。

  3. 在 [工具] 功能表中,選擇 [合併列印管理員]。

  4. 1。選取文件類型,選取 [建立新檔案],接著再選擇 [標籤

  5. 在 [印表機資訊] 中,選擇您所使用印表機的類型。

  6. [標籤產品] 快顯功能表上,按一下您的標籤製造商。

    提示: 如需其他標籤產品,在 [標籤產品] 快顯功能表上,選擇 [其他]。

  7. 在 [產品編號] 底下,選取您遇到的標籤類型,然後選擇[確定]

    提示: 有關邊界及其他特性的標籤,選擇 [詳細資料]。

  8. 合併列印管理員] 下2。選取 [收件者清單,選擇 [取得清單中,然後再選取 [收件者清單 (例如,Office 通訊錄) 的來源。

  9. 在 [插入合併欄位] 快顯功能表上的欄位名稱清單中選取 [(例如,[名字])。

    Word 便會將欄位名稱新增到 [標籤範例] 方塊中。

    提示: 若要返回此對話方塊之後,在合併列印管理員] 下2。選取 [收件者清單,選擇 [新增] 或 [移除標籤上的預留位置  新增或移除預留位置按鈕

  10. 針對您要在標籤上顯示的每個欄位,重複步驟 9。

  11. 新增您想要的所有欄位之後,選擇[確定]

    您的欄位名稱會複製到主文件的所有標籤中。

  12. 在主文件中編輯第一個標籤,以在您要的位置新增空格、逗號及換行字元。

  13. 合併列印管理員] 下2。選取 [收件者清單填入完成您的文件的項目  [填入項目以完成文件] 按鈕 c。

    Word 便會對所有標籤套用您在第一個標籤所用的格式設定。

  14. 執行下列任一動作皆可完成建立標籤:

若要

執行此動作

預覽您的標籤

在 [合併列印管理員] 中,選擇 [5. 預覽結果] 底下的 [檢視合併的資料] [檢視合併的資料] 按鈕

立即列印標籤

合併列印管理員] 下6。完成合併列印,選擇 [合併到印表機  [合併到印表機] 按鈕

建立一份文件,並在文件中包含您可儲存的合併標籤

合併列印管理員] 下6。完成合併列印,選擇 [合併至新的文件  [完成合併列印] 按鈕

另請參閱

建立及列印單張郵遞標籤

使用合併列印建立信封

建立合併列印的資料來源

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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