使用合併列印將 Access 資料傳送到 Word

使用合併列印將 Access 資料傳送到 Word

合併列印是讓 Access 資料發揮作用的絕佳方式。 這段影片將示範如何從 Access中的 [ Word 合併] 命令開始,在 Microsoft Word 中建立一般的套用字母。 或者,如果您想要的話,請參閱影片下方的基本步驟。

附註: 此影片是使用 Access 2013 錄製的,但相同的基本步驟適用于 access 2010、Access 2016 和 Access 的訂閱版本。

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影片內容

以下是在 Access 中建立 Word 合併列印的一般程式:

  1. 開啟包含您要與 Word 合併之位址的 Access 資料庫。

  2. 如果 [功能窗格] 未開啟,請按 F11 將它開啟。

  3. 選取包含位址的資料表或查詢。 如果位址欄位分佈在多個資料表中,請建立一個包含所需欄位的簡單選取查詢,然後選取該查詢進行合併作業。

  4. 在 [外部資料] 索引標籤的 [匯出] 群組中,按一下 [ Word 合併]。

  5. [ Microsoft Word 合併列印嚮導] 對話方塊隨即開啟。

    選取以將您的資料連結至現有的 Word 檔或建立新的檔。

  6. 選擇您要讓嚮導將您的位址資料連結至現有的 Word 檔,或是從新的空白檔開始。

  7. 按一下 [確定]。

Word 會啟動並顯示 [郵件] 索引標籤和 [郵件合併] 窗格

  1. 按一下 [合併列印] 窗格底部的[下一步] 和 [上一個] 連結,以完成嚮導步驟操作。

  2. 在嚮導的步驟3中,您不需要選取收件者清單。 是您在 Access 中選取它時所決定的。 不過,您可能想要透過按一下 [編輯收件者清單] 微調清單。 在開啟的方塊中,您可以從合併中移除個別的收件者、套用篩選、排序清單等等。

  3. 在嚮導的步驟4中,撰寫信件(除非您使用的是現有的檔)。

  4. 將游標放在檔中您想要顯示位址資料的位置,然後按一下 [合併列印] 窗格中的 [位址區塊]、[問候行] 或 [更多專案],將 Access 資料插入檔中。 在顯示的方塊中,選取您想要的格式,然後按一下 [相符的欄位],確定欄位已正確地相符。

  5. 在嚮導的步驟5中,按一下 [下一筆] (>>)和 [上一個] (<<)按鈕,預覽合併後的資料在列印檔案時的外觀。

  6. 在嚮導的步驟6中,按一下 [列印],然後選取您想要的列印選項。

  7. 儲存並關閉 Word 檔。

    附註: 

    • 如果您在完成嚮導後需要返回並調整任何合併設定,所有的作業都可在 Word 中的 [郵件] 索引標籤上使用。

    • 如果您在 Access 資料庫中進行設計變更,您可能需要在 Word 中調整一些合併設定,才能再次正確地進行合併作業。

    • [合併列印] 嚮導是針對使用郵寄地址資料而設計。 不過,您可以使用合併列印功能,將任何類型的資料與 Word (例如庫存記錄、工作或您儲存在 Access 中的任何資料)合併。

如需有關 Word 合併列印功能的詳細資訊,請參閱下列文章:

附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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