使用合併列印來個人化大量郵寄的字母

使用合併列印來個人化大量郵寄的字母

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

如果您有大量郵件傳送給您的郵寄清單中的人員,您可以使用 [合併列印建立的個人化信件批次。所產生的每個字母具有相同的版面配置、 格式設定、 文字和圖形。只有特定節的字母視情況而定,並會個人化。

有三個檔案中建立及列印信件使用合併列印程序︰

  • 主文件
    這份文件包含文字與合併文件的每個版本相同的圖形 (標誌或影像,例如)。本文字母是相同內容的範例。

  • 您的郵寄清單
    這是用來填入資訊書信中的資料來源。您的郵寄清單擁有名稱,例如,且主文件為將收件者為您的清單中的名稱字母。

  • 合併文件
    這份文件是主文件與郵件清單的組合。[合併列印會提取郵件清單中的資訊,然後放在主文件中的每個人的個人化信件結果。

您可以瞭解更多的合併列印信件以下影片的訓練課程的運作方式。

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步驟 1︰ 準備主文件

在開始合併列印之前,準備您的信件。如果您讓別人知道即將發生的事件,例如,包含名稱、 日期、 時間及事件的位置。就會相當重要的信件的所有收件者的詳細資料。

  1. 在 [郵寄] 索引標籤上的 [在 [啟動合併列印] 群組中,選擇 [啟動合併列印>字母

    在 [郵寄] 索引標籤上的 Word,選擇 [啟動合併列印,然後選擇其中一個選項。

  2. 在Word,輸入您想要傳送給所有人的字母 (範例如下所示) 的本文。

    在 Word 中 bel 用於合併列印信件的範例。

步驟 2︰ 設定您的郵寄清單

郵件清單是您的資料來源。 可將Excel試算表、 Outlook連絡人的目錄, Access資料庫或Office通訊清單。包含記錄的Word用來擷取資訊來建立您的信件。

秘訣

  • 如果您沒有安裝郵寄清單,您可以建立一個郵件合併期間。在開始合併列印程序之前,收集了所有資料記錄中,並將其新增至您的資料來源。

  • 如果您使用Excel試算表,請確定郵遞區號或郵遞區號欄格式化為文字,因此不會遺失任何零。

  • 如果您想要使用Outlook連絡人,請確定Outlook是預設的電子郵件程式。

步驟 3︰ 將您的郵寄清單連結主文件

現在您已準備好開啟您的郵寄清單的資料來源,並將其連結至您的信件。

  1. 在 [郵寄] 索引標籤的 [啟動合併列印] 群組中選擇 [選取收件者,,然後選擇一個選項。

    Word 合併列印,在 [郵寄] 索引標籤的 [啟動合併列印] 群組中的一部分選擇 [選取收件者],然後選擇 [鍵入新清單

  2. 請執行下列其中一項操作:

    • 如果您沒有安裝郵寄清單,選擇 [鍵入新清單] ,然後建立一個。

      或者

    • 如果您的郵寄清單位於Excel試算表、 Access資料庫或其他類型的資料檔案中,選擇 [使用現有清單]。然後瀏覽至您的清單,然後選擇 [開啟]。

      或者

    • 如果您使用的Outlook連絡人,請選擇 [從 Outlook 連絡人選擇]。

  3. 選擇 [檔案>另存新檔

  4. 在 [檔案名稱] 方塊中,輸入檔案名稱,,然後選擇儲存


編輯收件者清單

如果您是建立及列印的每個人的字母,在您的清單,請移至 」 步驟 4︰ 將個人化的內容新增至您的信件。 」如果您想要傳送給人員 live 的字母,例如內 20 英哩的事件,您主控,然後使用篩選郵遞區號或郵遞區號等要縮小清單範圍。

  1. 選擇 [編輯收件者清單]。

    Word 合併列印,在 [郵寄] 索引標籤的 [啟動合併列印] 群組中的一部分選擇 [編輯收件者清單]。

  2. 在 [合併列印收件者] 對話方塊中,選取每個您想要接收電子郵件訊息的人員名稱旁的核取方塊。

    核取該核取方塊以選取列

在 [合併列印收件者] 對話方塊中,有縮小收件者清單的選項。兩個最常用的選項是來排序並篩選清單,使其更容易找到名稱與地址。

在 Word 中 [合併列印文件中,選擇 [編輯收件者,並在合併列印收件者] 對話方塊中,在 [調整收件者清單] 底下,選擇一個選項。

如需詳細資訊,請參閱排序及篩選合併列印的資料

步驟 4︰ 新增至您的信件的個人化的內容

新增內容至不同的每個人異的信件 — 例如,他們的名稱和地址。新增這些詳細資料的最佳作法是在主文件中插入合併欄位。

  1. 在 [郵件] 索引標籤的 [寫入與插入功能變數] 群組中,選擇 [地址區塊]。

    Word 合併列印,在 [郵寄] 索引標籤的 [書寫與插入功能變數] 群組中的一部分選擇 [地址區塊]。

  2. 在 [插入地址區塊] 對話方塊中,選擇收件者的名稱格式,將會顯示的字母。

    [地址區塊] 選項

  3. 選擇 [確定]。

    附註: 若要檢視如何地址會出現在 [預覽] 底下的字母,選擇 [預覽結果]。選擇 [下一步 合併列印預覽結果的 [下一個] 記錄按鈕前一 合併列印預覽結果的 [上一個] 記錄按鈕 記錄] 按鈕,若要移動資料來源中的記錄。

  4. 在 [書寫與插入] 群組中,選擇 [問候行]。

    Word 合併列印,在 [郵寄] 索引標籤的 [書寫與插入功能變數] 群組中的一部分選擇 [問候行]。

  5. 在 [插入問候行] 對話方塊中,選擇您想要使用的格式。

  6. 選擇[確定]以插入合併欄位的字母。

  7. 選擇 [檔案>儲存若要保留您要進行合併列印建立的字母 (範例如下所示)。

    [合併列印信件樣本 Word 顯示 「 地址區塊] 欄位和 [問候行] 欄位中。

若要從您的郵寄清單書信中插入其他自訂的資訊,請參閱新增合併欄位的時間


請確認合併欄位的名稱

請確定Word尋找您的郵寄清單中的名稱和地址。

  1. 在 [郵寄] 索引標籤上 [書寫與插入功能變數] 群組中,選擇 [符合欄位

    提示: 合併欄位也可以開啟的 [插入地址區塊] 對話方塊,您用來新增到主文件的地址區塊。

  2. 在 [符合欄位] 對話方塊中,確認出現在清單中的記錄欄位符合記錄郵寄清單資料來源中的欄標題的名稱。

    [符合欄位] 對話方塊

    附註: 在對話方塊中,有兩個資料行。左方的欄,例如是常見的商務記錄名稱的清單。右邊的欄是常見名稱對應到資料來源檔案中的欄名的欄位名稱。

  3. 請執行下列其中一項操作:

    • 欄位名稱記錄用於您的郵寄清單資料來源中的顯示的符合欄標題,如果不做任何動作。

      或者

    • 如果(不相符)出現在您預期以符合您的資料來源中的欄名的欄位名稱,選擇下拉式箭號,然後選擇您的郵寄清單資料來源中的 [欄位名稱。視需要重複。

  4. 選擇 [確定]。


格式化合併列印功能變數

若要變更字型、 大小或合併內容的間距,請選取合併列印欄位名稱,然後進行您所要的變更。

  1. 在 [郵寄] 索引標籤上的 [預覽結果]群組中,選擇 [預覽結果從合併結果切換回信件中合併列印功能變數]。

    在 Word 中,在 [郵寄] 索引標籤,[預覽結果] 群組。

  2. 選擇 [合併列印欄位名稱]。

    已選取的 [地址區塊] 欄位

  3. 在 [常用] 索引標籤上選擇的字型和您想要使用的字型大小。

    在 Word 中,在 [常用] 索引標籤的 [字型] 群組中,選擇字型和字型大小。

  4. 在 [版面配置] 索引標籤 (Word 2013) 或 [版面配置] 索引標籤 (Word 2016) 中,選擇您要的段落間距。

    在 Word 中,在 [版面配置] 索引標籤上的 [段落] 群組中,設定間距。

    附註: 因為Word會將段落的地址區塊中每一行,您可能會想要減少各行之間的間距。

步驟 5。預覽及列印信件

  1. 選擇預覽結果],然後選擇下一步 合併列印預覽結果的 [下一個] 記錄按鈕前一 合併列印預覽結果的 [上一個] 記錄按鈕 記錄] 按鈕,請確定您的名稱及您的信件的本文中的地址看起來正確。

    提示: 若要移至清單的開頭,請選擇 [第一個 第一筆記錄] 按鈕的 [合併列印預覽結果 記錄] 按鈕,並移至清單結尾,選擇 [最後一個 合併列印預覽結果的最後一筆記錄] 按鈕 記錄] 按鈕。

  2. 選擇 [完成與合併>列印文件

    屬於 Word 合併列印,在 [郵寄] 索引標籤的 [完成] 群組中,選擇 [完成與合併],然後選擇一個選項。

步驟 6︰ 儲存您的個人化的信件

當您儲存合併列印文件時,保持連線到您的郵寄清單,讓您可以使用您的下一個大量郵寄。


若要重複使用合併列印文件

  • 開啟合併列印文件,然後Word提示您要保留連線時,請選擇[是]


若要變更合併列印文件中的地址

  • 開啟合併列印文件,然後選擇 [編輯收件者清單以排序、 篩選和選擇特定的地址。

其他資訊

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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