使用合併列印來個人化大量郵寄的信件

使用合併列印來個人化大量郵寄的信件

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當您有大宗郵件要傳送給郵寄清單上的人員時,可以使用合併列印來建立一批個人化信件。產生的每封信件都有相同的版面配置、格式設定、文字和圖形。只有信件的特定區段會有所不同並個人化。

使用合併列印程序建立及列印信件時,需使用三個檔案:

  • 您的主文件
    此文件包含每個合併文件版本都相同的文字及圖形 (例如標誌或影像)。信件本文即為相同內容的範例之一。

  • 您的郵寄清單
    這是用來填入資訊書信中的資料來源。您的郵寄清單擁有名稱,例如,且主文件為將收件者為您的清單中的名稱字母。

  • 合併文件
    這份文件是主文件與郵件清單的組合。[合併列印會提取郵件清單中的資訊,然後放在主文件中的每個人的個人化信件結果。

您可以瞭解更多的合併列印信件以下影片的訓練課程的運作方式。

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步驟 1:準備主文件

在您開始合併列印之前,請先準備您的信件。舉例來說,如果您要讓人知道即將到來活動的相關資訊,請包括名稱、日期、時間和活動位置。這些對每一個信件收件人來說都是很重要的詳細資料。

  1. 在 [郵件] 索引標籤上的 [啟動合併列印] 群組中,選擇 [啟動合併列印] > [信件]。

    在 [郵寄] 索引標籤上的 Word,選擇 [啟動合併列印,然後選擇其中一個選項。

  2. 在Word,輸入您想要傳送給所有人的字母 (範例如下所示) 的本文。

    在 Word 中 bel 用於合併列印信件的範例。

步驟 2:設定郵寄清單

郵寄清單是您的資料來源。它可以是 Excel 試算表、Outlook 連絡人的目錄、Access 資料庫,或是 Office 地址清單,包含 Word 用來從中提取資訊的記錄,以建置您的信件。

秘訣

  • 如果您沒有郵寄清單,您可以在合併列印期間建立一份。在開始合併列印程序之前,請先收集您的所有資料記錄,然後將它們新增到您的資料來源。

  • 如果您使用 Excel 試算表,請確定郵遞區號已格式化為文字,以避免遺失任何數字為零的內容。

  • 如果您想要使用您的 Outlook 連絡人,請確定 Outlook 是您的預設電子郵件程式。

步驟 3:將您的郵寄清單連結到主文件

現在您已準備好開啟您的郵寄清單的資料來源,並將其連結至您的信件。

  1. 在 [郵件] 索引標籤的 [啟動​​合併列印] 群組中,選擇 [選取收件者],然後選擇所需選項。

    Word 合併列印,在 [郵寄] 索引標籤的 [啟動合併列印] 群組中的一部分選擇 [選取收件者],然後選擇 [鍵入新清單

  2. 請執行下列其中一項操作:

    • 如果您沒有郵寄清單,請選擇 [鍵入新清單] 然後建立一份。

    • 如果您的郵寄清單儲存在 Excel 試算表、Access 資料庫或其他類型的資料檔案中,請選擇 [使用現有清單],然後瀏覽至您的清單並選擇 [開啟]。

    • 如果您正在使用您的 Outlook 連絡人,請選擇 [從 Outlook 連絡人選擇]。

  3. 選擇 [檔案] > [另存新檔]。

  4. 在 [檔案名稱] 方塊中,輸入檔案名稱,然後選擇 [儲存]。


編輯收件者清單

如果您是建立及列印的每個人的字母,在您的清單,請移至 」 步驟 4: 將個人化的內容新增至您的信件。 」如果您想要傳送給人員 live 的字母,例如內 20 英哩的事件,您主控,然後使用篩選郵遞區號或郵遞區號等要縮小清單範圍。

  1. 選擇 [編輯收件者清單]。

    在 Word 進行合併列印時,請在 [郵件] 索引標籤的 [啟動合併列印] 群組中,選擇 [編輯收件者清單]。

  2. 在 [合併列印收件者] 對話方塊中,選取每個您想要接收電子郵件訊息的人員名稱旁的核取方塊。

    核取該核取方塊以選取列

在 [合併列印收件者] 對話方塊中,有縮小收件者清單的選項。兩個最常用的選項是來排序並篩選清單,使其更容易找到名稱與地址。

在 Word 合併列印文件中,選擇 [編輯收件者],然後在 [合併列印收件者] 對話方塊中的 [調整收件者清單] 底下,選擇一個選項。

如需詳細資訊,請參閱排序及篩選合併列印的資料

步驟 4:新增個人化內容至您的信件

新增內容至不同的每個人異的信件 — 例如,他們的名稱和地址。新增這些詳細資料的最佳作法是在主文件中插入合併欄位。

  1. 在 [郵件] 索引標籤的 [寫入與插入功能變數] 群組中,選擇 [地址區塊]。

    在 Word 進行合併列印時,請在 [郵件] 索引標籤的 [書寫與插入功能變數] 群組中,選擇 [地址區塊]。

  2. 在 [插入地址區塊] 對話方塊中,選擇收件者的名稱格式,將會顯示的字母。

    [地址區塊] 選項

  3. 選擇 [確定]。

    附註: 若要檢視如何地址會出現在 [預覽] 底下的字母,選擇 [預覽結果]。選擇 [下一步 合併列印預覽結果的 [下一個] 記錄按鈕前一 合併列印預覽結果的 [上一個] 記錄按鈕 記錄] 按鈕,若要移動資料來源中的記錄。

  4. 在 [書寫與插入] 群組中,選擇 [問候行]。

    Word 合併列印,在 [郵寄] 索引標籤的 [書寫與插入功能變數] 群組中的一部分選擇 [問候行]。

  5. 在 [插入問候行] 對話方塊中,選擇您想要使用的格式。

  6. 選擇[確定]以插入合併欄位的字母。

  7. 選擇 [檔案>儲存若要保留您要進行合併列印建立的字母 (範例如下所示)。

    [合併列印信件樣本 Word 顯示 「 地址區塊] 欄位和 [問候行] 欄位中。

若要從您的郵寄清單的字母插入其他自訂的資訊,請參閱新增合併欄位的時間


驗證合併功能變數名稱

請確定 Word 在您的郵寄清單中找到名稱與地址。

  1. 在 [郵件] 索引標籤的 [書寫與插入功能變數] 群組中,選擇 [符合欄位]。

    提示:  您也可以從用來新增地址區塊到主文件的 [插入地址區塊] 對話方塊開啟 [合併功能變數]。

  2. 在 [符合欄位] 對話方塊中,確認顯示在清單中的記錄欄位符合郵寄清單資料來源中記錄的欄位標題。

    [符合欄位] 對話方塊

    附註: 對話方塊中有兩個欄位。左側欄位是商務記錄中的一般名稱清單範例。右側欄位是一般名稱的欄位名稱,對應到資料來源檔案中的欄位標題。

  3. 請執行下列其中一項操作:

    • 如果顯示的欄位名稱與您用於郵寄清單資料來源記錄的欄標題相符,則不需執行任何動作。

    • 如果欄位名稱中顯示 [(不相符)],而您預期會符合資料來源中的欄標題,請選擇下拉式箭號,然後選擇您郵寄清單資料來源中的欄位名稱。視需要重複執行。

  4. 選擇 [確定] 。


格式化合併列印功能變數

若要變更已合併內容的字型、大小或間距,請選取合併功能變數名稱,並視需要做出變更。

  1. 在 [郵件] 索引標籤上的 [預覽結果] 群組中,選擇 [預覽結果] 以從合併結果切換回信件中的合併列印功能變數。

    在 Word 中,於 [郵件] 索引標籤上的 [預覽結果] 群組。

  2. 選擇合併功能變數名稱。

    已選取的 [地址區塊] 欄位

  3. 在 [常用] 索引標籤上,選擇您想要使用的字型和字型大小。

    在 Word 中,於 [常用] 索引標籤上的 [字型] 群組中,選擇字型和字型大小。

  4. 在 [版面配置] 索引標籤 (Word 2013) 或 [配置] 索引標籤 (Word 2016) 上,選擇您想要的段落間距。

    在 Word 中,於 [版面配置] 索引標籤上的 [段落] 群組中,設定間距。

    附註: 由於 Word 會將 [地址區塊] 中的每一行視為一個段落,您可能會想要減少行與行之間的間距。

步驟 5。預覽及列印信件

  1. 選擇 [預覽結果],然後選擇 [下一個] 合併列印預覽結果的 [下一個] 記錄按鈕 或 [上一個] 合併列印預覽結果的 [上一個] 記錄按鈕 記錄按鈕,確定信件主體中的名稱和地址正確無誤。

    提示:  若要移至清單的開頭,請選擇 [第一個] 合併列印預覽結果的 [第一筆] 記錄按鈕 記錄按鈕;若要移至清單的結尾,請選擇 [最後一個] 合併列印預覽結果的 [最後一筆] 記錄按鈕 記錄按鈕。

  2. 選擇 [完成與合併] > [列印文件]。

    屬於 Word 合併列印,在 [郵寄] 索引標籤的 [完成] 群組中,選擇 [完成與合併],然後選擇一個選項。

步驟 6:儲存您的個人化信件

當您儲存合併列印文件時,該文件會保持連接至郵寄清單,以便您在下次傳送大宗郵件時使用。


若要重複使用合併列印文件

  • 開啟合併列印文件,當 Word 提示您是否保留連線時,選擇 [是]。


若要變更合併列印文件中的地址

  • 請開啟合併列印文件,並選擇 [編輯收件者清單] 以排序、篩選及選擇特定地址。

其他資訊

在您開始合併列印之前,請先準備您的信件。舉例來說,如果您要讓人知道即將到來活動的相關資訊,請包括名稱、日期、時間和活動位置。這些對每一個信件收件人來說都是很重要的詳細資料。

  1. 在 [郵件] 索引標籤上的 [啟動合併列印] 群組中,選擇 [啟動合併列印] > [信件]。

    套印信件

  2. 請在 Word 中輸入您要傳送給所有人的信件本文。

郵寄清單是您的資料來源。它可以是 Excel 試算表、Outlook 連絡人的目錄、Access 資料庫,或是 Office 地址清單,包含 Word 用來從中提取資訊的記錄,以建置您的信件。

祕訣

  • 如果您沒有郵寄清單,您可以在合併列印期間建立一份。在開始合併列印程序之前,請先收集您的所有資料記錄,然後將它們新增到您的資料來源。

  • 如果您是使用 Excel 試算表,請確定郵遞區號已格式化為文字,以避免遺失任何數字為零的內容。

  • 如果您想要使用您的 Outlook 連絡人,請確定 Outlook 是您的預設電子郵件程式。若要這麼做,請開啟 Apple 郵件,並在 [郵件] 功能表上選擇 [喜好設定]。在 [一般] 索引標籤上,選取 [預設電子郵件閱讀程式] 旁的 [Microsoft Outlook]。

  • 您也可以使用您的 Apple 連絡人,請確定 Apple 郵件是您的預設電子郵件程式。

  • 使用 FileMake Pro 資料庫做為您的合併列印資料來源。

  1. 在 [郵件] 索引標籤上,選擇 [選取收件者],然後選擇所需選項。

    在 [郵寄] 索引標籤上,[選取收件者] 為醒目提示,並顯示選項清單

    選擇

    即可

    建立新清單

    在設定合併列印時開始新的通訊清單

    使用現有清單

    使用 Excel 試算表或另一種資料檔案做為您的通訊清單

    從 Outlook 連絡人選擇

    為您的通訊清單直接選取 Outlook 連絡人中的姓名

    Apple 連絡人

    為您的通訊清單直接選取 Apple 通訊錄中的姓名

    FileMaker Pro

    從 FileMaker Pro 資料庫匯入資料

  2. 如果您選取 [建立新清單],請執行下列步驟:

    1. 在 [編輯清單欄位]對話方塊中,Word 會自動為部分基本資訊建立欄位,例如姓氏、名字和地址。如果您想要新增新欄位 (例如郵件欄位),請在這時新增,以便可以在輸入項目時填入內容。在 [新的欄位名稱],輸入您想要新增的欄位名稱,然後選擇加號 (+)。

      提示:  若要變更欄位順序,請選取您要移動的欄位,然後使用向上鍵或向下鍵來將欄位移動至清單內想要的位置。

    2. 當所有欄位都已依照您想要的方式設定,請選擇 [建立] 來建立清單。

  3. 如果您選取 [使用現有清單],請執行下列步驟:

    1. 瀏覽至您要使用的檔案,然後選擇 [開啟]。

    2. 如果您選擇開啟 Excel 試算表,請在 [開啟活頁簿] 對話方塊中,選取您要使用的工作表,然後針對您要使用的資料輸入儲存格範圍,如果您要使用整個工作表,請將 [儲存格範圍] 保留空白,接著再選擇 [確定]。

  4. 如果您選取 [從 Outlook 連絡人選擇] 或 [Apple 連絡人],請遵循下列步驟:

    1. 選擇 [篩選收件者],選取您要包含的收件者。

    2. 如果是 Outlook 連絡人,請在 [查詢選項] 對話方塊中的 [列示合併列印收件者,依據:] 旁邊,選取 [完整記錄]。在連絡人清單中,選取您要傳送大宗郵件的連絡人,然後選擇 [確定]。

    3. 如果是 Apple 連絡人,請在 [查詢選項] 對話方塊中的 [Apple 群組連絡人] 底下,選取您要傳送大宗郵件的群組,然後選擇 [確定]。

    4. 如果是 [FileMaker Pro 資料庫],請在 [選擇要做為資料來源使用的 FileMaker Pro 資料庫] 對話方塊中選擇資料庫檔案,然後再選擇 [開啟]

  1. 在 [郵寄] 索引標籤上,選擇 [插入合併欄位],然後選取您要新增的欄位。

    在 [郵寄] 索引標籤上,[插入合併欄位] 為醒目提示

    接著繼續新增欄位,直到您將所需的資訊全部新增到信件上為止。

  2. 依照您想要的方式為信件中的欄位設定格式,其餘信封的外觀會和它相同。例如,在 [名字] 和 [姓氏] 欄位之間加上一個空格,然後按下 Return,為 [地址] 欄位另起新行。

    提示: 若要排序收件者清單或移除收件者,請在 [郵寄] 索引標籤上,選擇 [篩選收件者],然後選擇 [排序記錄] 或 [篩選記錄]。完成之後,請選擇 [確定]。

  1. 在 [郵件] 索引標籤上,選擇 [預覽結果] 來查看信件的外觀。在 [郵件] 索引標籤上使用向左鍵和向右鍵,以瀏覽每封信件。

    在 [郵寄] 索引標籤上,[預覽結果] 為醒目提示

  2. 若要變更其他格式設定,請再次選擇 [預覽結果],這能讓您新增或移除合併欄位。

  3. 當信件的外觀符合您的要求時,請在 [郵件] 索引標籤上,選擇 [完成與合併] > [列印文件] 來完成合併列印。

    在 [郵寄] 索引標籤上,[完成與合併] 和 [列印文件] 選項為醒目提示

    提示: 如果您要在列印之前個別檢閱及更新每一封信件,請在 [郵寄] 索引標籤上,選擇 [完成與合併] > [編輯個別文件]。完成後,按一下 [檔案] > [列印] 即可列印信封。

當您儲存合併列印文件時,該文件會保持連接至郵寄清單,以便您在下次傳送大宗郵件時使用。

若要重複使用合併列印文件

  • 開啟合併列印文件,當 Word 提示您是否保留連線時,選擇 [是]。

若要變更合併列印文件中的地址

  • 請開啟合併列印文件,並選擇 [編輯收件者清單] 以排序、篩選及選擇特定地址。

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