使用合併列印來個人化信件

[合併列印] 可讓您建立一批個人化字母, 其中每個字母在版面配置、格式設定、文字及圖形中都是相同的, 除了稱呼等個人化元件以外。

準備您的信件

  1. 移至 [郵件] >開始合併列印>信件

    已選取 [信件] 的 [合併列印] [開始] 功能表

  2. 在 Word中, 輸入您想要傳送到郵寄清單的信件的正文。

設定郵寄清單

您的郵寄清單是一個資料來源, 其中包含 Word 用來自訂信件的資訊。 請參閱您可以用於合併列印的資料來源

如果您需要排序或篩選郵寄清單, 請參閱合併列印: 編輯收件者。

新增個人化內容至您的信件

針對每個接收的人, 將內容新增至您的信件。

  1. 移至 [郵件] > [地址區塊]。

    如果是 Word 合併列印的一部分, 請在 [郵件] 索引標籤的 [寫入 & 插入欄位] 群組中, 選擇 [位址區塊]。

  2. 在 [插入位址區塊] 對話方塊中, 選擇收件者名稱的格式。

    [地址區塊] 選項

    如需詳細資訊, 請參閱插入位址區塊

  3. 選擇 [確定]。

  4. 選擇 [問候行]。

    如果您是 Word 合併列印的一部分, 請在 [郵件] 索引標籤的 [撰寫 & 插入欄位] 群組中, 選擇 [問候行]。

  5. 在 [插入問候行] 對話方塊中, 選取您要使用的格式。

    如需詳細資訊,請參閱插入問候行

  6. 選取[確定]以插入問候列欄位。

  7. 移至 [檔案] > [儲存]。

若要從郵寄清單插入其他自訂資訊, 請參閱一次新增一個合併列印欄位

預覽及列印信函

  1. 移至 [郵件] > [預覽結果] 來預覽您的信件。

    在 Word 中,於 [郵件] 索引標籤上的 [預覽結果] 群組。

  2. 選擇[下一個] 合併列印預覽結果的 [下一個] 記錄按鈕 或 [上一個] 合併列印預覽結果的 [上一個] 記錄按鈕 , 即可在您的資料集前滾動, 以確定名稱和位址看起來正確。

  3. 再次選取 [預覽結果], 從合併結果切換回您信件中的合併列印欄位。

  4. 選取[完成] & [合併] > [列印檔案]。

    選擇 [編輯個別檔]、[列印檔案] 或 [傳送電子郵件]。

    如果您是 Word 合併列印的一部分, 請在 [郵件] 索引標籤的 [完成] 群組中, 選擇 [完成 & 合併], 然後選擇一個選項。

儲存您的個人化信函

移至 [檔案] > [儲存]。 當您儲存合併列印檔時, 該檔會保持連線至郵寄清單供日後使用。

若要重複使用合併列印檔, 請開啟合併列印檔。 當 Word 提示您保留連線時, 選擇[是]

準備主文件

  1. 移至 [郵件] >開始合併列印>信件

    套印信件

  2. 在 Word中, 輸入您想要傳送到郵寄清單的信件的正文。

設定郵寄清單

您的郵寄清單是一個資料來源, 其中包含 Word 用來自訂信件的資訊。 請參閱您可以用於合併列印的資料來源

如果您需要排序或篩選郵寄清單, 請參閱合併列印: 編輯收件者。

新增個人化內容至您的信件

透過合併欄位, 在資料庫中新增名稱、位址及其他欄位。

  1. 移至 [郵件] > [插入合併功能變數], 然後選取您要新增的欄位。

    在 [郵件] 索引標籤上,[插入合併欄位] 為醒目提示

    接著繼續新增欄位,直到您將所需的資訊全部新增到信件上為止。

  2. 選擇 [確定]。

預覽及列印信函

  1. 移至 [郵件] >預覽結果, 預覽您的信件。 使用向左鍵和向右鍵來流覽每一筆記錄。

    在 [郵件] 索引標籤上,[預覽結果] 為醒目提示

  2. 若要進行其他變更, 請再次選取 [預覽結果], 返回 [欄位] 視圖。

  3. 當字母看起來符合您的需求時, 請選取 [郵件] > 完成 & 合併>列印檔案]。

    在 [郵寄] 索引標籤上,[完成與合併] 和 [列印文件] 選項為醒目提示

    移至 [郵件] > [完成] & [合併] >編輯個別檔, 在列印前單獨查看並更新每個信件。

  4. 選取 [檔案] > [列印] 來列印信件。

儲存您的個人化信函

當您儲存合併列印檔時, 該檔會保持連線至郵寄清單以備日後使用。

若要重複使用合併列印檔, 請開啟合併列印檔。 當 Word 提示您保留連線時, 選擇[是]

您可以在下列影片中深入瞭解如何使用合併列印信函, 這是訓練課程的一部分。

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附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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