使用交談清理刪除多餘的郵件

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

您可利用 Microsoft Outlook 2010 中新的交談清理 」 功能,以減少郵件資料夾訊息的數目。整個交談多餘的郵件會移至 [刪除的郵件] 資料夾。

何謂交談?

您可能會依字詞電子郵件往來書信知道交談。交談是從第一封郵件,透過所有回覆電子郵件訊息的完整鏈結。交談的郵件中有相同的主旨。

例如,當您傳送郵件給某人,然後他們回覆「交談」結果時。在許多「交談」中,可能有許多往返的回覆,或甚至多人全都回覆「交談」的某些部分。

「交談清理」的功能為何?

「交談清理」會評估「交談」中每封郵件的內容。如果某封郵件完全包含在其中一個回覆中,就會刪除前一封郵件。請試想下例。

Justin Melissa 並為 Andrew 傳送訊息。Justin 的原始郵件的所有 Melissa 回覆 Justin 和為 Andrew 和其 Outlook 郵件本文中,都會包含在內。現在,為 Andrew 會看到 Melissa 的郵件和 Justin 和 Melissa 的回覆。為 Andrew 的回覆會包含先前的訊息的所有交談中。交談清理刪除全部以外的最後一個從為 Andrew 郵件因為該郵件是所有的上一個郵件的複本。

「交談清理」最適合用於有許多往返的回覆、特別是有許多收件者的「交談」。

移除多餘的郵件

  1. [常用] 索引標籤的 [刪除] 群組中,按一下 [清理]

功能區上的 [清理] 命令

  1. 按一下其中一個項目:

    • 清理交談    檢閱目前的「交談」,並刪除多餘的郵件。

    • 清理資料夾    檢閱選定資料夾中的所有「交談」,並刪除多餘的郵件。

    • 清理資料夾及子資料夾    檢閱選定資料夾和其包含的所有資料夾中的所有「交談」,並刪除多餘的郵件。

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變更交談清理選項

您可以指定哪些郵件可免於「清理」,以及刪除的郵件移動的位置。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [選項]

  3. 按一下 [郵件]

  4. [交談清理] 下方,執行下列其中一項:

    • 若要變更位置移動項目,針對已清理向上項目會移到這個資料夾,請按一下 [瀏覽],然後按一下 Outlook 資料夾。根據預設,郵件會移到 [刪除的郵件] 資料夾。如果您有多個電子郵件帳戶,您的 Outlook 設定檔中,每個帳戶會有自己的刪除的郵件]資料夾。郵件會移至對應到的電子郵件帳戶的 [刪除的郵件] 資料夾。

    • 若要複製 [清理] 所刪除的項目資料夾結構 (當使用 [清理資料夾及子資料夾] 命令時),請選取 [清理子資料夾時,會在目標資料夾中重建資料夾階層]

    • 若要永遠保留尚未讀取的郵件,請選取或清除 [不移動未讀取的郵件] 核取方塊。建議您不要選取此選項。剩餘的「交談」郵件會包含刪除的郵件,包括您可能尚未讀取的郵件。

    • 若要永遠保留已分類的郵件,請選取或取消選取 [請勿移動已分類郵件] 核取方塊。建議您選取此選項。分類會套用至特定的郵件,而刪除已分類郵件會造成已分類郵件遺失。

    • 若要永遠保留已標幟的郵件,請選取或取消選取 [請勿移動已標幟郵件] 核取方塊。建議您選取此選項。標幟會套用至特定的郵件,而刪除已標幟郵件會造成已標幟郵件遺失。

    • 若要永遠保留具有數位簽章的郵件,請選取或取消選取 [請勿移動具有數位簽章的郵件] 核取方塊。建議您選取此選項。

    • 當有人變更包含在回覆中的郵件時,若要永遠保留原始郵件,請選取或清除 [回覆中修改郵件時,不移動原始郵件] 核取方塊。建議您選取此選項。這可讓您擁有「交談」中所有內容的完整記錄,以免有人變更包含在回覆內的郵件。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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