使用三態工作流程

附註: 我們想要以您的語言,用最快的速度為您提供最新的說明內容。 本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 希望您能在本頁底部告訴我們這項資訊是否有幫助。 此為英文文章出處,以供參考。

三態工作流程會追蹤狀態的三種狀態 (階段) 的清單項目。 它可以用來管理需要組織追蹤大量議題或項目,例如客戶支援議題、 潛在客戶或專案工作的商務程序。 例如,專案工作的三個狀態可能,尚未開始、 進行中],並已完成。

本文內容

三態工作流程如何運作?

設定與三態工作流程搭配使用的清單

建立議題追蹤清單用於三態工作流程

建立自訂清單用於三態工作流程

自訂可用於三態工作流程的自訂清單

新增三態工作流程至清單

手動開始項目的三態工作流程

完成三態工作流程中的工作流程工作

三態工作流程如何運作?

三態工作流程支援需要組織追蹤狀態之間的問題或透過三種狀態和兩個轉場效果的項目狀態的商務程序。 與每個狀態之間的轉場,工作流程指派工作給人員,並傳送給該人員有關工作的電子郵件通知。 這項工作完成時,工作流程就會更新項目並進行的狀態的下一個狀態。 三態工作流程搭配 [議題追蹤清單範本。 不過,它可以搭配任何設定為要包含的三個或多個值選擇欄的清單。 在此選擇欄中的值做為工作流程會追蹤狀態。

清單可以有一個以上的選擇欄,然後選擇欄可以有三個以上的值。 不過,三態工作流程只可以設定中選取的選擇欄使用其中一個選項資料行和只有三個值。 當您新增的三態工作流程至清單或文件庫時,選取 [選擇欄並三個值提供依資料行。 若要瞭解如何使用清單中的欄,請參閱建立清單或文件庫中的欄刪除清單或文件庫中的欄

三態工作流程可用來管理需要組織追蹤大量議題或項目,例如客戶支援議題、 潛在客戶或專案工作的商務程序。 例如,在小型活動規劃公司的員工可以使用議題追蹤清單與管理多個工作的自訂的三態工作流程相關事件計劃。 三態工作流程會追蹤三種狀態的活動規劃工作: Active供檢閱,並完成。 所有的事件準備工作相關的特定事件會編譯成議題追蹤清單建立的事件並標示為 [作用中。 事件協調者會個別工作指派給她的小組成員,,然後啟動這些項目來初始化的事件工作上的 [三態工作流程。

工作流程啟動時,它會指定人員建立工作。 當小組成員收到工作時,他/她會執行,才能完成任務的工時。 這可能是發生議題追蹤清單所在的網站或清單以外的工作。 例如,如果小組成員會收到開發 catering 計劃的工作流程工作,他/她連絡人 catering 公司,然後與其開發計劃的運作方式。 草擬 catering 計劃時,團隊成員標記為已完成他或她的工作流程工作。 此時,工作流程更新事件任務以供檢閱,從作用中的議題追蹤清單中的狀態,並建立第二個事件協調者檢閱 catering 計劃工作。 事件協調者檢閱與核准 catering 計劃後,她標示為完成,其工作流程工作,以及工作流程更新完成供檢閱任務的狀態。

附註: 工作流程參與者可以完成工作流程工作中有兩種方法的三態工作流程。 參與者可以編輯工作流程工作標示為已完成,或參與者可以變更工作流程中的項目清單的狀態 (如果參與者有變更這份清單的權限)。 如果參與者手動更新工作流程中的項目清單的狀態,已完成的工作流程工作。 如果參與者編輯要標示為已完成的工作流程工作的工作流程中的項目清單狀態會更新以完成

在上一個範例中的三態工作流程中的動作使用追蹤的程序:

三態工作流程範例的流程圖

頁面頂端​​

設定與三態工作流程搭配使用的清單

您可以使用三態工作流程之前,您必須將清單設定為使用工作流程。 此清單必須包含您要追蹤,或使用工作流程管理計劃的項目。 [議題追蹤清單範本適用於三態工作流程。 不過,您也可以建立自訂清單以這些工作流程搭配使用。 如果您建立自訂清單與三態工作流程搭配使用,您必須確定清單包含至少一個包含三個或多個選項值選擇欄。 當您設定三態工作流程與清單搭配使用時,您必須指定包含,以追蹤工作流程狀態] 的值選擇欄。

頁面頂端​​

建立議題追蹤清單用於三態工作流程

根據預設,您可以與您從 [議題追蹤清單範本建立的任何清單搭配使用的三態工作流程。

  1. 在 [網站動作] 功能表中,按一下 [檢視所有網站內容]

  2. 在 [所有網站內容] 頁面上,按一下 [建立

  3. 在 [建立] 對話方塊中,按一下 [議題追蹤,再輸入清單的名稱。 清單名稱是必要項目。

    附註: 清單名稱出現在 [清單] 頁面的頂端會變成 [清單] 頁面的網址的一部分,會出現在瀏覽元素協助使用者尋找並開啟清單。

  4. 如果您想要提供清單描述,或指定如果清單的連結會顯示在 [快速啟動] 中,預設值為 [是],按一下 [更多選項]。

    • 在 [描述] 方塊中輸入清單的用途的描述。 描述是選用項目。

    • 若要新增連結到此清單,[快速啟動] 上,按一下 [在 [導覽] 區段中。

  5. 在 [建立] 對話方塊的底部,按一下 [建立]。

頁面頂端​​

建立自訂清單用於三態工作流程

如果您想要建立自訂清單用於三態工作流程,您必須新增至少有一個包含至少三個狀態] 的值,以追蹤工作流程的選擇資料行。

  1. 在 [網站動作] 功能表中,按一下 [檢視所有網站內容]

  2. 在 [所有網站內容] 頁面上,按一下 [建立

  3. 在 [建立] 對話方塊中,按一下 [自訂清單],再輸入清單的名稱。 清單名稱是必要項目。

    附註: 清單名稱出現在 [清單] 頁面的頂端會變成 [清單] 頁面的網址的一部分,會出現在瀏覽元素協助使用者尋找並開啟清單。

  4. 如果您想要提供清單描述,或指定如果清單的連結會顯示在 [快速啟動] 中,預設值為 [是],按一下 [更多選項]。

  5. 在 [描述] 方塊中輸入清單的用途的描述。 描述是選用項目。

  6. 若要新增連結到此清單,[快速啟動] 上,按一下 [在 [導覽] 區段中。

  7. 在 [建立] 對話方塊的底部,按一下 [建立]。

頁面頂端​​

自訂可用於三態工作流程的自訂清單

  1. 從自訂清單中,在功能區按一下 [清單] 索引標籤,然後按一下 [清單設定

  2. 在 [] 底下,按一下 [建立欄]。

  3. 在 [名稱與類型] 區段,在資料行名稱] 底下輸入您要用來指定工作流程狀態] 的值之欄的名稱。

  4. 在 [此欄的資訊類型,在 [選取選項 (選擇的功能表)

  5. 在 [描述] 底下的 [其他欄設定] 區段中輸入欄的選擇性描述。

  6. 此欄需要包含資訊,請按一下 []。

  7. 在下鍵入不同行每個選項的清單方塊,輸入要用於此欄的三個或多個選項值。 這些值將會變成工作流程的狀態。

  8. 顯示選擇使用] 底下選取 [下拉式功能表] 或 [選項] 按鈕

  9. 在 [允許 「 自填 」 選項,請按一下 [否]

  10. 指定是否要特定的預設值,此欄,或者如果您想要將其新增至清單的預設檢視。

  11. 按一下 [確定]。

頁面頂端

新增三態工作流程至清單

您可以使用該清單中的項目,您必須新增三態工作流程至清單。 當您新增的三態工作流程至清單時,您可以指定在清單中的資料行包含您想要追蹤的工作流程狀態] 的值。 您也可以指定您要執行的工作流程每個階段的相關資訊。 例如,您可以指定的主旨和工作收件者收到的電子郵件通知的文字。

在大多數的網站上的預設會啟用的三態工作流程。 不過,網站集合管理員,可以停用功能。 如果無法使用三態工作流程,請連絡您的網站集合管理員。

重要: 您必須新增工作流程至清單的 [管理清單 」 權限。

  1. 開啟您要新增三態工作流程的清單。 從自訂清單中,在功能區] 按一下 [清單] 索引標籤然後按一下 [清單設定],或按一下您要開啟的文件庫的類型的設定。 比方說,在文件庫中按一下 [文件庫設定]。

  2. 按一下 [權限及管理] 底下的 [工作流程設定]

    如果工作流程已新增至此清單、 文件庫或內容類型,此步驟會帶您到 [變更工作流程設定] 頁面中,直接,而且您需要按一下 [新增工作流程以移至 [新增工作流程] 頁面。 如果沒有工作流程已新增至此清單、 文件庫或內容類型,此步驟讓您直接前往 [新增工作流程] 頁面。

  3. 如果工作流程已經存在的清單中,在 [變更工作流程設定] 頁面中,按一下 [新增工作流程

  4. 在 [新增工作流程] 頁面,在 [工作流程] 區段中,按一下 [三態選取下方的工作流程範本。

  5. [名稱] 區段中,輸入工作流程的唯一名稱。

  6. 在 [工作清單] 區段中,指定要搭配工作流程使用的工作清單。

    附註: 

    • 您可以使用預設工作清單,或者您可以建立一個新。 若使用預設的 [工作] 清單,工作流程參與者將能夠透過使用 [工作] 清單的 [我的工作] 檢視,輕易地尋找並檢視其工作流程工作。

    • 如果此工作流程的工作將公開敏感或機密資料,您想要從一般 [工作] 清單分開,請建立新的工作清單。

    • 如果您的組織會有許多工作流程,或如果工作流程會牽涉到許多工作,請建立新的工作清單。 在此情況下,您可能會想要建立的每個工作流程的工作清單。

  7. 在 [歷程記錄清單] 區段中,選取與此工作流程搭配使用的歷程記錄清單。 歷程記錄清單會顯示每個工作流程執行個體期間發生的所有事件。

    您可以使用預設歷程記錄清單,或者您可以建立一個新。 如果您的組織會有許多工作流程,您可能會想要建立個別的歷程記錄清單的每個工作流程。

  8. 在 [啟動選項] 區段中,執行下列其中一項:

    • 如果您要允許手動啟動工作流程,請選取 [允許具備參與權限已驗證使用者為手動啟動此工作流程核取方塊。 如果您想要需要額外的權限,才能開始工作流程,請選取 [需要管理清單權限,以開始工作流程] 核取方塊。

    • 如果您要工作流程在建立新項目時自動開始,請選取 [當新的項目建立時,啟動此工作流程] 核取方塊。

  9. 按 [下一步]。

  10. 在 [工作流程狀態] 區段底下選取 [選項] 欄位,請選取 [選擇欄從包含您想要使用的狀態,在您的工作流程的值清單,然後選取您想要用於的欄值初始狀態中間狀態,以及工作流程的最終的狀態

  11. 在兩個區段,指定您要啟動工作流程時發生(第一個工作流程中的 [選項]),指定您想要工作流程中間的狀態變更時,會發生(第二個工作流程中的 [選項])指定下列資訊:

    工作詳細資料

工作描述:

輸入您想要包含在工作的描述中的任何資訊。 如果您選取 [包含清單的欄位] 核取方塊,您選取的欄位會新增到郵件結尾。 如果您選取[插入連結至清單項目] 核取方塊,描述中包含的清單項目連結。

工作到期日的日期:

如果您想要指定工作的到期日,選取包含清單的欄位] 核取方塊,然後再從包含您想要使用的到期日的日期資訊清單中選取 [日期] 欄。

工作指定給:

若要指派工作給指定清單中的人員,請按一下包含清單的欄位,,然後選取欄從包含您想要使用的使用者資訊清單。 啟動此工作流程時,第一個工作指派給該人員的名稱會出現在此工作流程項目] 欄中。

此此工作流程的所有執行個體中的任務分派給您指定的人員,按一下 [自訂],然後輸入或選取您要指派工作的人員名稱。

  1. 如果您想要工作流程參與者收到工作流程工作相關的電子郵件通知,請選取 [傳送電子郵件訊息] 核取方塊。

    附註: 如果您想要確認的工作流程參與者收到的電子郵件通知和提醒工作流程工作相關後啟動工作流程,請連絡您的網站集合管理員,確認網站已啟用電子郵件。

    電子郵件訊息詳細資料

若要

輸入您想傳送工作流程工作的電子郵件提醒之人員的名稱。 如果您想要傳送電子郵件提醒給任務擁有者,請選取包含工作指派給] 核取方塊。

主旨

輸入您想要使用的電子郵件的主旨。 如果您想要新增到電子郵件的主旨行的工作標題,請選取 [使用工作標題] 核取方塊。

本文

輸入您要顯示在電子郵件提醒的郵件內文中的資訊。 如果您想要在郵件中包含的連結清單項目,請選取[插入連結至清單項目] 核取方塊。

  1. 按一下 [確定]。

頁面頂端

手動開始項目的三態工作流程

第一次的三態工作流程必須新增至清單,使其可使用該清單中的項目。 請參閱上一節如需詳細資訊。

三態工作流程可以設定為自動開始新的項目會新增至清單,或將它設定為允許手動啟動工作流程的特定權限的使用者。 某些工作流程可能允許這兩個選項。

若要手動開始的三態工作流程的清單項目,請遵循下列步驟。 您必須具備編輯項目清單的權限。 某些工作流程可能會要求您有 [管理清單] 權限。

附註: 如果您想要確認的工作流程參與者收到電子郵件通知和工作流程工作相關的提醒您開始工作流程後,請連絡您的網站集合管理員,確認網站已啟用電子郵件。

  1. 開啟包含您要開始三態工作流程的項目清單。

  2. 指向您想要啟動工作流程,按一下出現的箭號,然後按一下 [工作流程的項目。

    附註: [工作流程] 命令才可使用的項目是在清單或文件庫與它相關聯的至少有一個工作流程。

  3. 在 [網站動作] 功能表中,按一下 [檢視所有網站內容]

  4. 開始新的工作流程] 下按一下要開始三態工作流程的名稱。

    工作流程立即開始。

頁面頂端​​

完成三態工作流程中的工作流程工作

若要完成工作流程工作,您必須至少三態工作流程中的工作的編輯項目權限記錄清單的工作流程工作。

  1. 開啟網站的 [工作] 清單,然後選取 [若要找出您的工作流程工作的 [檢視] 功能表中的 [我的工作

    附註: 如果工作流程未使用預設的 [工作] 清單,則您的工作流程工作可能不會出現在 [工作] 清單中。 若要找出您的工作流程工作,請前往儲存工作流程項目的清單或文件庫。 指向您要完成的項目名稱,再按一下隨後出現的箭號,然後再按一下 [工作流程]。 在 [工作流程狀態] 頁面的 [執行中的工作流程] 下,按一下您為參與者之工作流程的名稱。 最後在 [工作] 下找出您的工作流程工作。

  2. 開啟包含您要標示為完成的項目清單。

  3. 指向您想要完成的工作名稱,然後按一下隨後出現的箭號,再按一下 [編輯項目]。

  4. 在 [工作] 對話方塊中,輸入或選取完成工作,然後按一下 [儲存所需的資訊。

頁面頂端​​

增進您的 Office 技巧
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與其中一位 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×