以自訂順序排序記錄

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有時可能想要排序資料,而非依字母順序或數值的順序,但這次是使用者定義的順序 (也稱為自訂或邏輯順序)。 例如,排序工作日,因此該 Monday 會顯示第一個會比依字母順序排序的更有意義星期五會先出現。 您可以排序資料,在資料工作表檢視的資料表或查詢,或在表單的表單檢視中。

您想要做什麼?

小型的有限的數字,唯一的欄位值的排序

排序唯一的欄位值的大型數字

小型的有限的數字,唯一的欄位值的排序

在本程序,您將撰寫要排名的員工標題使用IIf函數的運算式。

首先,建立包含三個欄位的資料表,標題、 名字] 和 [姓氏]。 在 [標題] 欄位中,輸入下列值的四筆新記錄:

  • 內部銷售協調者

  • 業務經理

  • 業務代表

  • 副總裁銷售

在 FirstName 和 LastName 欄位中的四筆記錄,請輸入您想要的任何名稱。

  1. 現在,在資料工作表檢視中開啟資料表。

  2. [常用] 索引標籤中排序 & 篩選] 群組中,按一下 [進階] ,然後按一下[進階篩選/排序]快顯功能表上。

  3. 新增您想要例如名字、 姓氏在前及標題,格線的欄位。

  4. 以滑鼠右鍵按一下 [欄位] 列的第一個空白欄中,按一下 [縮放],然後輸入下列運算式:

    IIf ([標題] = 「 副總裁,銷售",1, IIf ([標題] = 「 銷售經理 」,2, IIf ([標題] ="業務代表 」,3, IIf ([標題] = 「 走銷售協調者 」,4,5)))

    標題是欄位的被排名之值名稱。 以引號括住的值是儲存在欄位中的個別值。 接下來的數值是排名指派給它。 前面的運算式指派以 1 到 4 到四個不同的標題,並將排名 5 指派給其他所有人。 當您執行的排序時,不在此運算式中提及的標題會指派相同等級 (5)。

  5. 在包含運算式的資料行 [排序] 列中,按一下 [遞增]。

  6. 在 [常用] 索引標籤中排序 & 篩選] 群組中,按一下 [切換篩選

    IIf函數會傳回數值,會對應到 [標題] 欄位中的值。 例如,如果在 [標題] 欄位中的值是銷售經理,指派的號碼為2。 如果沒有列在函數中的引數的 [標題] 欄位中沒有值 — 例如地區協調者— 會被指派數字5。 查詢然後排序以遞增順序排列這些數字。

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排序唯一的欄位值的大型數字

如果您有要排名之值的大型數字,是建立查閱資料表更好的方式來排序資料。

假設 [員工] 資料表,參照超過 50 個不同的標題。 您將必須建立查閱資料表,並準備現有的資料表至查詢的新資料表。 然後設定兩個資料表的關聯,並建立查詢。

建立查閱資料表,並修改現有的資料表

  1. 建立新的查閱表格儲存標題。 命名表格tblTitles,並設定以括號括住,表示的資料類型的欄位下, 表所示:

    TitleID
    (自動編號)

    標題
    (文字)

    1

    副總裁銷售

    2

    業務經理

    3

    業務代表

    4

    內部銷售協調者

  2. TitleID 將欄位設定主索引鍵。

  3. 修改員工資料表,讓它看起來 tblTitles 資料表。

    • 在 [設計檢視] 中的 [標題] 欄位的名稱變更TitleID

    • 在 [資料類型] 欄中,變更資料類型數字

  4. 在 [一般] 索引標籤 [欄位屬性] 下變更欄位大小為 [長整數

  5. 儲存資料表,並略過資料遺失的警告。

  6. 切換至 [資料工作表] 檢視。

  7. 填入 TitleID 值會對應到標題值的 [標題] 欄。

    記錄標題值銷售經理,例如,輸入2。 業務代表、 輸入3

  8. 儲存並關閉資料表。

設定兩個資料表的關聯

  1. [資料庫工具] 索引標籤上,按一下 [資料庫關聯圖] 群組中的 [資料庫關聯圖]

  2. 在 [設計] 索引標籤的 [資料庫關聯圖] 群組中按一下 [顯示資料表]

  3. 選取tblTitles ] 與 [員工,然後按一下 [新增],將它們新增到 [資料庫關聯圖] 視窗。 關閉 [顯示資料表] 對話方塊。

  4. 將 TitleID 欄位 tblTitles 上下拖曳至 [員工] 資料表 TitleID 欄位。

    [編輯關聯] 對話方塊隨即開啟。

  5. 確保它們顯示在兩個欄的欄位名稱是同時TitleID,而且也關聯類型] 方塊會顯示一個對多。 如有需要,您可以變更欄位名稱。

  6. 選取 [強迫參考完整性] 核取方塊。

  7. 按一下 [建立] 來建立關聯。

    編輯關聯] 對話方塊會關閉,然後儲存變更。

  8. 關閉 [資料庫關聯圖] 索引標籤。

建立查詢

  1. 在 [建立] 索引標籤上,按一下 [查詢] 群組中的 [查詢設計]。

  2. 在 [顯示資料表] 對話方塊中,按一下 [表格] 索引標籤,按兩下員工,然後按兩下tblTitles

  3. 關閉 [顯示資料表] 對話方塊。

  4. 從 [員工] 資料表和查詢設計格線 [tblTitles 資料表中的 [標題] 欄位中新增員工與姓氏,名字欄位。

  5. 切換至 [資料工作表] 檢視。

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