以自訂順序排序記錄

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

有時候,您可能想要依照使用者定義的順序 (也稱為自訂或邏輯順序) 排序資料,而不想使用字母或數字順序排序。例如,排序工作日時讓星期一最先顯示,可能會比依照字母順序排序時讓星期五最先顯示更為合理。您可以在資料表或查詢中的 [資料工作表檢視] 中,或表單的 [表單檢視] 中排序資料。

您想要做什麼?

小型的有限的數字,唯一的欄位值的排序

排序大量的唯一的欄位值

對少數有限的唯一欄位值進行排序

在此程序中,您會撰寫一個使用 IIf 函數排定員工職稱等級的運算式。

首先,請建立含有三個欄位的資料表 - 職稱、名字與姓氏。在 [職稱] 欄位中,為四筆新記錄輸入下列值:

  • 內部業務協調人員

  • 業務經理

  • 業務代表

  • 業務部門副主管

在四筆記錄的 [名字] 與 [姓氏] 欄位中,輸入您要使用的名稱。

  1. 此時請在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表。

  2. 在 [常用] 索引標籤的 [排序與篩選] 群組中,按一下 [進階] ,然後再按一下快顯功能表上的 [進階篩選/排序

  3. 將想要的欄位 (如 [姓氏]、[名字] 及 [職稱]) 新增至方格。

  4. 以滑鼠右鍵按一下第一個空白欄中的 [欄位] 列,然後按一下 [縮放],再輸入下列運算式:

    IIf ([標題] ="副總,銷售 」、 1、 IIf ([標題] = 「 業務經理 」,2, IIf ([標題] = 「 銷售人員 」,3, IIf ([標題] = 」 內銷售協調器 」,4,5)))

    [職稱] 是包含要排定等級之各個值的欄位名稱。使用引號括住的值是儲存在欄位中的個別值。隨後的數值是指派的等級。上述運算式是將等級 1 至 4 指定給四種不同的職稱,而將等級 5 指定給所有其他職稱。執行排序時,會對此運算式中未提到的職稱指定相同的等級 (5)。

  5. 在運算式所在欄的 [排序] 列中,按一下 [遞增]。

  6. 在 [常用] 索引標籤的 [排序與篩選] 群組中,按一下 [切換篩選

    IIf 函數會傳回與 [職稱] 欄位中的值相對應的數值。例如,如果 [職稱] 欄位中的值是業務經理,會指定數字 2。如果 [職稱] 欄位中有某個值不是列為函數中的引數 (例如,區域協調人員),會指定數字 5。然後,查詢會以遞增順序排序這些數字。

頁面頂端

對大量的唯一欄位值進行排序

如果有大量的值需要排定等級,最好建立查閱資料表來排序資料。

假設 [員工] 資料表參照 50 個以上的不同職稱。您首先需要建立查閱資料表,並準備好現有的資料表來查閱新的資料表。然後,將兩個資料表互相關聯並建立查詢。

建立查閱資料表並修改現有資料表

  1. 建立新的查閱資料表來儲存職稱。將資料表命名為 tblTitles,並將欄位設為括弧中所指示的資料類型,如下表所示:

TitleID
(自動編號)

標題
(文字)

1

業務部門副主管

2

業務經理

3

業務代表

4

內部業務協調人員

  1. 將 [職稱編號] 欄位設為主索引鍵。

  2. 修改 [員工] 資料表,讓它查閱 tblTitles 資料表。

    • 在 [設計檢視中,變更 [標題] 欄位的名稱為TitleID

    • 在 [資料類型] 欄中,將 [資料類型] 變更為 [數字]。

  3. 在 [一般] 索引標籤上,將 [欄位內容] 底下的 [欄位大小] 變更為 [長整數]。

  4. 儲存資料表並忽略資料遺失警告。

  5. 切換為 [資料工作表檢視]。

  6. 使用與職稱值相對應的 [職稱編號] 值,填入 [職稱] 欄位。

    標題值的位置是業務經理 」 的記錄,例如,輸入2。業務代表、 輸入3

  7. 儲存並關閉資料表。

將兩個資料表互相關聯

  1. 在 [資料庫工具] 索引標籤上,按一下 [顯示/隱藏] 群組中的 [資料庫關聯圖]。

  2. 在 [設計] 索引標籤的 [顯示/隱藏]群組中,按一下資料表名稱

  3. 選取 [tblTitles] 及 [員工],然後按一下 [新增],將其新增至 [資料庫關聯圖] 視窗中。關閉 [顯示資料表] 對話方塊。

  4. 將 [職稱編號] 欄位從 tblTitles 資料表拖曳到 [員工] 資料表中的 [職稱編號] 欄位。

    [編輯關聯] 對話方塊隨即開啟。

  5. 確保這兩欄中所顯示的欄位名稱都是 [職稱編號],而且 [關聯類型] 方塊顯示 [一對多]。您可以視需要變更欄位名稱。

  6. 選取 [強迫參考完整性] 核取方塊。

  7. 按一下 [建立],建立關聯。

    [編輯關聯] 對話方塊隨即關閉,並儲存變更。

  8. 關閉 [關聯] 索引標籤。

建立查詢

  1. [建立] 索引標籤上,按一下 [其他] 群組中的 [查詢設計]

  2. 按一下 [顯示資料表] 對話方塊中的 [資料表] 索引標籤,然後按兩下 [員工],再按兩下 [tblTitles]。

  3. 關閉 [顯示資料表] 對話方塊。

  4. 將 [員工] 資料表的 [員工識別碼]、[姓氏] 及 [名字] 欄位以及 tblTitles 資料表的 [職稱] 欄位新增至查詢設計方格。

  5. 切換為 [資料工作表檢視]。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

擴展您的技能
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與其中一位 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×