建立更易於存取的 PowerPoint 簡報

以不同的格式儲存簡報

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若要製作更易於身心障礙使用者存取的簡報,請將簡報儲存為螢幕助讀程式能夠讀取的替代格式。觀眾可以在個人裝置上開啟簡報,或攜帶到點字機上使用。

建立簡報的文件版本

  1. 開啟 PowerPoint 簡報。

  2. 選取 [檔案] > [匯出] > [建立講義]。

  3. 若要建立 Word 版本,請選取 [建立講義]。

    PowerPoint 使用者介面的畫面剪輯,顯示 [檔案] > [匯出] > [建立講義]。
  4. 若要先顯示簡報投影片,再接著顯示簡報備忘稿,請選取 [備忘稿位於投影片下方]。

  5. 若要在 Word 文件中包含投影片影像,請選取 [貼上],然後選取 [確定]。

改善 Word 文件中的協助工具

若要增加觀眾可從螢幕助讀程式獲得的詳細資料量,請以標題形式新增投影片標題,並為每個影像新增替代文字。

新增投影片標題

  1. 在文件中的每個投影片編號之後新增冒號,然後從 PowerPoint 簡報複製並貼上適當的標題。

    全新 Word 文件的畫面剪輯,顯示具有投影片標題的投影片 1。影像中顯示的投影片包含投影片標題、簡報者的姓名,以及圍繞在會議桌旁的商務人士的背景影像。
  2. 選取投影片標題,然後選取 [常用] > [標題 1]。

完成新增標題後,若要查看簡報大綱,請選取 [檢視] > [功能窗格]。使用螢幕助讀程式或點字的使用者有時候會先檢閱瀏覽,以取得文件概觀。

為投影片影像新增替代文字

  1. 選取投影片影像,然後按一下滑鼠右鍵。

  2. 選取 [圖片],然後選取 [替代文字]。

  3. 新增描述影像的文字。

針對協助工具檢查文件

  • 選取 [校閱] > [檢查協助工具選項]。

    Word 使用者介面的畫面剪輯,顯示 [校閱] > [檢查協助工具選項] 及其周圍的紅色方塊。

如果您已為每個投影片影像新增替代文字,檢查結果應該不會出現任何錯誤。

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要掌握實況或直播簡報中涵蓋的所有內容是很困難的事情。身心障礙使用者喜歡使用簡報的替代版本,例如 Word 或 PDF 文件。

所有觀眾以及使用螢幕助讀程式的任何使用者,都能夠閱讀簡報的 Word 或 PDF 版本。也可以在智慧型手機等個人裝置上開啟,或攜帶到點字機上使用。

PowerPoint 中開啟的是,我們在會議中發表有關商務用 Skype 的簡報。

首先,選取 [檔案] > [匯出] > [建立講義]。

然後選取 [建立講義] 來建立 Word 文件。讓它變成易於存取的內容後,我就能夠將 Word 版本儲存為 PDF。

現在我要決定在 Word 中編排頁面的方式。

我想要將備忘稿放在投影片下方,這樣使用鍵盤或螢幕助讀程式瀏覽時會比較方便。

針對 [將投影片新增至 Microsoft Word 文件中],選取 [貼上]。

幾秒過後,Word 版本隨即開啟。

在 Word 中,確認正在使用的是 [閱讀模式],以便快速瀏覽文件。

我可以看見每張投影片有自己的頁面,而投影片備忘稿會位於投影片下方。

每張投影片都會標示投影片編號。使用螢幕助讀程式的使用者喜歡有標題的內容,這有助於瀏覽。

我將新增一些標題。

首先,我將切換到 [編輯模式]。

我將新增並選取投影片標題。

現在我要將它的格式設定為 [標題 1 樣式]。

接著為投影片影像新增替代文字。

這些是投影片本身的內嵌版本。

螢幕助讀程式會以影像形式朗讀投影片的內嵌版本,所以它們不會朗讀影像中的文字。我必須重複投影片文字並描述投影片,藉此新增替代文字。

選取 Word 文件中的第一張投影片圖片,然後按一下滑鼠右鍵。

選取 [圖片],然後選取 [替代文字]。

現在我將輸入替代文字:

標題投影片和簡報標題、簡報者姓名,以及有關背景影像顯示內容的描述。

我會在每張投影片上做出這些變更。

我可以在 [功能窗格] 查看我的進度。

使用螢幕助讀程式或點字的使用者有時候會先檢閱瀏覽,以取得文件概觀。

我已經完成一些讓此文件易於存取的步驟,所以我將讓 Word 針對任何其他項目檢查文件協助工具。

看起來似乎只有一些小問題。

空白字元有點煩擾,因為螢幕助讀程式會唸出「空白」。所以在這裡,螢幕助讀程式會重複唸出「空白空白空白空白」。

若要修正這些項目,只要選取第一個項目 (「6 個字元」),Word 就會醒目提示它在文件中的位置。

我將 [顯示段落標記],以便查看空白字元。

第一張投影片有 6 個空白字元。我將刪除這些空白字元。

對清單中其餘的重複空白字元重複執行此步驟。

完成後,我將使用具有意義的名稱來儲存此文件。我可以將它儲存為 Word 或另存為 PDF 檔案。

我現在已經有簡報的額外、易於存取的版本,可與任何需要的使用者共用簡報。

若要深入了解協助工具,請前往 aka.ms/OfficeAccessibility

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