什麼是自動儲存?

自動儲存

「及早儲存,時常儲存」的時代過去了。現在,有了每隔幾秒鐘就會儲存的 [自動儲存] 功能,讓您不需要自己儲存。

若檔案儲存在 OneDrive、商務用 OneDrive 或 SharePoint Online 中,就會啟用 [自動儲存] 功能。當您正在編輯檔案時,它會自動將您的變更儲存至雲端中。此外,如果其他人也在編輯同一個檔案,[自動儲存] 功能會向他們顯示您幾秒之前所做的變更。

附註: 您在變更原始文件或範本之後,是使用 [檔案] > [另存新檔] 嗎?如果是這樣,建議您使用 [檔案] > [儲存副本],然後再進行變更。這樣一來,[自動儲存] 就不會以變更內容覆寫原始檔案。如果 [自動儲存] 以變更內容覆寫了檔案,請參閱「我不想儲存所做的變更,該如何回到先前的狀態?」一節。

在 Windows 上,Office 365 訂閱者可在 Excel 和 PowerPoint 2016 中使用 [自動儲存]。以下是有關該功能的常見問題集。

在 Windows 上,[自動儲存] 是 Office 365 訂閱者可在 Excel 和 PowerPoint 2016 中使用的新功能。這項功能會幫您儲存檔案,讓您不需要自己儲存。

自動儲存每隔幾秒鐘就會儲存一次。但時間可能會根據您所編輯的內容而有所不同。

您可以還原檔案的某個先前版本。如此會將這個較舊的版本建立為目前的版本。

使用游標按一下檔案名稱,查看所有版本

按一下視窗頂端的檔案名稱,然後按一下 [查看所有版本]。檢閱日期和時間來尋找您要還原的版本,然後按一下 [開啟版本]。第二個視窗隨即開啟。若要復原到此版本,按一下 [還原] 按鈕。如需有關版本歷程記錄的詳細資訊,請參閱檢視 Office 檔案的歷程記錄版本

如果您是檔案的擁有者,您可以對 Excel 和 Word 檔案新增「建議唯讀」的設定。當人員開啟含有這項設定的檔案時,將會出現提示,說明作者建議以唯讀的方式開啟檔案。若要將檔案的這項設定開啟,請移至 [檔案] > [儲存複本] > [瀏覽]。接著按一下 [工具] > [一般選項],然後選取 [建議唯讀] 核取方塊。按一下 [確定],然後以其他名稱儲存檔案或覆寫現有檔案。

還有其他方式可協助您防止檔案遭到編輯。如果檔案位於 OneDrive 上,您可以變更檔案權限。如果檔案位於 SharePoint 上,您可以設定需要簽出的文件庫

[檔案] > [儲存複本]

當您從 OneDrive、商務用 OneDrive 或 SharePoint Online 開啟檔案時,[另存新檔] 不會在 [檔案] 功能表上。在這種狀況下,[儲存複本] 命令會出現在 [檔案] 功能表上。

您經常使用 [另存新檔] 嗎?許多人習慣在檔案上編輯,然後使用 [檔案] > [另存新檔] 儲存變更到複本,而非原始檔。然而,當開啟 [自動儲存] 時,您所做的變更會持續儲存至原始檔。如果您希望所做的變更儲存在複本而非原始檔,我們建議您立即使用 [檔案] > [另存新檔]。

當您從 OneDrive、商務用 OneDrive 或 SharePoint Online 開啟檔案時,[儲存] 不會在 [檔案] 功能表上。在這種狀況下,[自動儲存] 的預設都為開啟,所以不需要移至 [檔案] > [儲存]。相反的,[自動儲存] 會為您存檔。

如果您是 Office 365 訂閱者,而且已安裝最新版 Windows 版 Excel 和 PowerPoint 2016,[自動儲存] 會出現在左上角。請注意,如果您擁有公司或學校帳戶,則您的系統管理員可能會控制您可安裝的 Office 版本,而且可能不是最新版本。請參閱何時取得 Office 365 中的 Office 2016 最新功能?以取得詳細資訊。

如果您不是訂閱者也不用擔心,我們還有 [自動回復] 功能。[自動回復] 會在當機時協助保護您的檔案。如果您在當機後重新開啟檔案,儲存您最新變更的版本會出現在 [文件復原] 窗格中。如需了解開啟此功能的詳細資訊,請參閱在當機時協助保護您的檔案 (英文)。

當編輯儲存至 OneDrive、商務用 OneDrive 或 SharePoint​​ Online 的檔案時,就會啟用 [自動儲存]。如果檔案是儲存至另一個位置,則會停用 [自動儲存]。如果您的檔案位於 SharePoint 內部部署網站、檔案伺服器,或是儲存至如 C:\ 的本機路徑,就會發生這種情況。

還有其他原因可能會停用 [自動儲存]。以下列出一些常見的停用原因:

  • 您的檔案是較舊的格式,例如 .xls、.ppt 或 .doc。

  • 您的檔案位於本機 OneDrive 資料夾中,而 OneDrive 已暫停。

  • 您的檔案是由較舊版本的 OneDrive 同步處理用戶端同步處理。如需有關更新 OneDrive 的詳細資訊,請參閱在 Windows 中開始使用新版 OneDrive 同步處理用戶端

  • 您的檔案內嵌在其他 Office 檔案中。

  • 您的簡報處於投影片放映模式中。

如果您使用 Excel 且嘗試過上述方法,可能是您的檔案包含自動儲存不支援的功能。請執行下列其中一或多項操作來啟用:

  • 關閉共用活頁簿功能。此功能是一種較舊的共用方法。它有許多限制,而且已由共同撰寫取代。

  • 請盡可能移除檔案中的密碼加密:移至 [檔案] > [資訊] > [保護活頁簿]。接著,刪除密碼,然後按一下 [確定]。

  • 請盡可能移除限制存取:移至 [檔案] > [資訊] > [保護活頁簿] > [限制存取],然後按一下 [未限制存取]。

  • 如果要從 SharePoint 開啟活頁簿快照,請選擇開啟檔案,而不是快照。

  • 關閉檔案中所有資料表和樞紐分析表上的 [檔案開啟時自動更新] 設定。選取表格或樞紐分析表,然後移至 [表格工具設計] > [重新整理] > [連線內容]。然後取消選取 [檔案開啟時自動更新]。

  • 將會停用自動儲存的增益集停用。選取 [檔案] > [選項] > [增益集] > [Excel 增益集] > [前往],然後清除增益集的核取方塊。

有兩種方法可以執行此操作。第一種方法是選取 [檔案] > [儲存複本],然後將檔案儲存至其他位置。這可讓您在完全不同的檔案複本上編輯。

第二種方法則是在變更之前,將 [自動儲存] 關閉。如果那些變更為暫時性且不需要儲存,請關閉檔案。然後在系統詢問您是否要儲存時,按一下 [否]。

如果您不希望系統持續儲存且顯示您的變更給他人,您可以將 [自動儲存] 關閉。然後,當您準備好時,請按一下 [儲存],以向其他正在編輯該檔案的人員顯示您的變更。(或者,您也可以重新開啟 [自動儲存],來儲存及共用您的變更)。

針對位於雲端的檔案,[自動儲存] 預設一律為 [開啟]。不過,如果您針對某個檔案將 [自動儲存] 設為 [關閉],程式將會記得此設定,並在每次重新開啟該檔案時關閉該功能。如果您針對某個檔案將該功能切換回 [開啟],程式也會持續針對檔案開啟該功能。

否。關閉 [自動儲存] 時,自動回復仍會持續運作。如需詳細資訊,請參閱在當機時協助保護您的檔案。開啟 [自動儲存] 時,自動回復會關閉,但請不要擔心。您的檔案每隔幾秒鐘就會儲存至雲端。因此如果您在編輯雲端上的檔案時當機,只需重新開啟檔案即可。

否。不過,您可以針對某個檔案將 [自動儲存] 設為 [關閉],程式將會記得此設定,並在每次重新開啟該檔案時關閉該功能。如果您針對某個檔案將該功能切換回 [開啟],程式也會持續針對檔案開啟該功能。

相關主題

在 Excel 活頁簿上共同作業
在 PowerPoint 簡報上共同作業
在 Word 文件上共同作業

這項功能僅提供給加入 Office 測試人員計畫的 Office 365 訂閱者使用。如果您是 Office 365 訂閱者,請確定您有最新版本的 Office

在 Mac 上,Office 365 訂閱者可在 Excel 2016 中使用 [自動儲存]。以下是有關該功能的常見問題集。

在 Mac 上,[自動儲存] 是 Office 365 訂閱者可在 Excel 2016 中使用的新功能。這項功能會幫您儲存檔案,讓您不需要自己儲存。

自動儲存每隔幾秒鐘就會儲存一次。但時間可能會根據您所編輯的內容而有所不同。

您可以還原檔案的某個先前版本。如此會將這個較舊的版本建立為目前的版本。按一下 [檔案] > [還原] > [瀏覽版本歷程記錄]。在 [版本歷程記錄] 窗格中,檢閱日期和時間,以找出您想要還原的版本,然後按一下 [開啟版本]。第二個視窗隨即開啟。若要復原至此版本,按一下 [還原] 按鈕。

如果檔案位於 OneDrive 上,您可以變更檔案權限。如果檔案位於 SharePoint 上,您可以設定需要簽出的文件庫 (機器翻譯)。

當您從 OneDrive、商務用 OneDrive 或 SharePoint Online 開啟檔案時,[另存新檔] 不會在 [檔案] 功能表上。在這種狀況下,[儲存複本] 命令會出現在 [檔案] 功能表上。

您經常使用 [另存新檔] 嗎?許多人習慣在檔案上編輯,然後使用 [檔案] > [另存新檔] 儲存變更到複本,而非原始檔。然而,當開啟 [自動儲存] 時,您所做的變更會持續儲存至原始檔。如果您希望所做的變更儲存在複本而非原始檔,我們建議您立即使用 [檔案] > [另存新檔]。

如果您是 Office 365 訂閱者,而且已安裝最新版 Mac 版 Excel 2016,[自動儲存] 會出現在左上角。請注意,如果您擁有公司或學校帳戶,則您的系統管理員可能會控制您可安裝的 Office 版本,而且可能不是最新版本。請參閱何時取得 Office 365 中的 Office 2016 最新功能?以取得詳細資訊。

如果您不是訂閱者也不用擔心,我們還有 [自動回復] 功能。[自動回復] 會在當機時協助保護您的檔案。如果您在當機後重新開啟檔案,內含您最新變更的檔案版本會出現在 [文件復原] 窗格中。如需如何開啟此功能的詳細資訊,請參閱自動儲存及復原檔案

當您處理儲存至 OneDrive、商務用 OneDrive 或 SharePoint​​ Online 的檔案時,系統就會啟用 [自動儲存]。如果檔案是儲存至另一個位置,則會停用 [自動儲存]。如果您的檔案位於 SharePoint 內部部署網站、檔案伺服器,或是儲存至電腦上的本機資料夾,就會發生這種情況。

還有其他原因可能會停用 [自動儲存]。以下列出一些常見的停用原因:

  • 您的檔案是較舊的格式,例如 .xls、.ppt 或 .doc。

  • 您的檔案位於本機 OneDrive 資料夾中,而 OneDrive 已暫停。

  • 您的檔案是由較舊版本的 OneDrive 同步處理用戶端同步處理。如需有關更新 OneDrive 的詳細資訊,請參閱在 Mac OS X 中開始使用新版 OneDrive 同步處理用戶端 (機器翻譯)。

  • 您的檔案內嵌在其他 Office 檔案中。

  • 您的簡報處於投影片放映模式中。

如果您使用 Excel 且嘗試過上述方法,可能是您的檔案包含自動儲存不支援的功能。請執行下列其中一或多項操作來啟用:

  • 關閉共用活頁簿功能。此功能是一種較舊的共用方法。它有許多限制,而且已由共同撰寫取代。

  • 如果可能的話,請移除檔案的密碼加密:在 [檢閱] 索引標籤上,按一下 [保護活頁簿]。接著,刪除密碼,然後按一下 [確定]。

  • 如果可能的話,請移除限制存取:移至 [檔案] > [限制權限] > [沒有限制]。

  • 如果要從 SharePoint 開啟活頁簿快照,請選擇開啟檔案,而不是快照。

  • 關閉檔案中所有表格和樞紐分析表上的 [檔案開啟時自動更新] 設定。選取表格或樞紐分析表,然後移至 [表格] 索引標籤。按一下 [重新整理] > [連線內容],然後取消選取 [檔案開啟時自動更新]。

  • 停用造成 [自動儲存] 停用的增益集。選取 [工具] > [Excel 增益集],然後清除該增益集的核取方塊。

有兩種方法可以執行此操作。第一種方法是選取 [檔案] > [儲存複本],然後將檔案儲存至其他位置。這可讓您在完全不同的檔案複本上編輯。

第二種方法則是在變更之前,將 [自動儲存] 關閉。如果那些變更為暫時性且不需要儲存,請關閉檔案。然後在系統詢問您是否要儲存時,按一下 [否]。

如果您不希望系統持續儲存且顯示您的變更給他人,您可以將 [自動儲存] 關閉。然後,當您準備好時,請按一下 [儲存],以向其他正在編輯該檔案的人員顯示您的變更。(或者,您也可以重新開啟 [自動儲存],來儲存及共用您的變更)。

針對位於雲端的檔案,[自動儲存] 預設一律為 [開啟]。不過,如果您針對某個檔案將 [自動儲存] 設為 [關閉],程式將會記得此設定,並在每次重新開啟該檔案時關閉該功能。如果您針對某個檔案將該功能切換回 [開啟],程式也會持續針對檔案開啟該功能。

否。關閉 [自動儲存] 時,自動回復仍會持續運作。如需詳細資訊,請參閱自動儲存及復原檔案。開啟 [自動儲存] 時,自動回復會關閉,但請不要擔心。您的檔案每隔幾秒鐘就會儲存至雲端。因此如果您在編輯雲端上的檔案時當機,只需重新開啟檔案即可。

否。不過,您可以針對某個檔案將 [自動儲存] 設為 [關閉],程式將會記得此設定,並在每次重新開啟該檔案時關閉該功能。如果您針對某個檔案將該功能切換回 [開啟],程式也會持續針對檔案開啟該功能。

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