了解 Office 365 群組

上次更新:2019 年 2 月 15 日

Office 365 群組 是一種服務,可搭配您已使用的工具 Office 365 讓您能夠與您的小組成員共同作業,包括撰寫文件、 建立試算表、 處理專案計劃、 排程會議或傳送電子郵件。

本文會協助介紹群組的功能,並提供後續步驟的實用連結。

如需 Office 365 群組的最新消息和影片,請參閱 Office 部落格

提示: 如果您想知道如何使用 Outlook 連絡人群組來傳送電子郵件給清單中的人員(例如一群朋友),請參閱在PC 版 Outlook 中建立連絡人群組或通訊群組清單

Office 365 群組是什麼 ?

Office 365 中的群組,可讓您選擇一組要共同作業的人員,並輕鬆設定一組供這些人員共用的資源。 例如共用的 Outlook 收件匣、 共用行事曆或共同處理檔案的文件庫等資源。

您不必擔心要手動為這些資源指派權限,因為將成員加入群組時會自動授與他們存取群組所提供之工具的權限。 此外,群組為過去使用的通訊群組清單或共用信箱,帶來全新且改進的體驗。

提示: 如需將傳統型通訊群組清單升級成 Office 365 群組的相關資訊,請參閱這篇文章

隨著您的小組想要的群組體驗而提供不同的特定資源。 在考慮選項的同時,請注意,幾乎沒有一種做法是全盤通用的。 不同的小組可能會有不同的偏好工作方式,而不論您的小組偏好何種形式的共同作業,Office 365 皆有適合的工具。

您可以用各式各樣的工具建立 Office 365 群組,包括 Outlook、Outlook 網頁版、Outlook Mobile、SharePoint、Planner 和 Teams 等。 根據您在使用的群組類型來選擇工具。 比方說,在 Microsoft,當我們建立以電子郵件和行事曆組織的群組時,傾向從 Outlook 開始。 如果是公司範圍內溝通的群組,我們傾向從 Yammer 開始。 對於交談式共同作業,我們會從 Microsoft Teams 開始群組。

建立群組時,您需要決定它是 私人群組或是公開群組。 貴組織中的任何人都可以看到公開群組中的內容,也能加入該群組。 而私人群組的內容只有群組成員看得到,想要加入私人群組的人員需要經由群組擁有者核准。

附註: 目前從 Outlook 網頁版中建立的群組預設為私人群組。

貴組織以外的人員無法看到或存取公開群組和私人群組,除非您另外邀請他們成為來賓

如需更多有關變更您的公開群組為私人(或相反)的資訊,請參閱 設定 Office 365 群組為公開或私人。

擁有者、成員及來賓

群組擁有者是此群組的仲裁者。 您可以新增或移除成員及擁有專屬權限,例如刪除共用收件匣中的交談或變更群組的其他設定。 群組擁有者可以重新命名群組、更新說明或圖片等。 如果您熟悉 SharePoint 角色,則群組擁有者為網站集合管理員。

群組成員是貴組織中使用群組共同作業的一般使用者。 使用者可以存取群組中的所有項目,但不能變更群組設定。 在 SharePoint 中他們是網站成員。 如需新增或移除群組成員的相關資訊,請參閱 在 Outlook 中的新增和移除群組成員

來賓就像群組的成員,但他們不在您的組織中。 您的使用者可以根據預設邀請來賓加入群組,且您可以控制此設定。 如需詳細資訊,請參閱 Office 365 群組的來賓存取權

選取您要使用的群組類型:

如果您偏好透過共用收件匣共同作業,則 Outlook 中的群組體驗就很適合您。 透過在 Outlook 中建立群組,您會看到:

  • 共用收件匣: 用於成員之間的電子郵件交談。 此收件匣有電子郵件地址,可以設為接收群組外 (甚至組織外) 人員的訊息,很像傳統通訊群組清單。

  • 共用行事曆:用於規劃群組相關的活動

  • SharePoint 文件庫:群組用於儲存及共用檔案的集中位置

  • 共用的 OneNote Notebook:用於收集想法、研究和資訊

  • SharePoint 小組網站:群組的資訊、連結和內容的中央儲存機制

  • Planner:用於指派和管理群組成員之間的專案工作

您不需要手動建立任何資源,建立群組便會自動建立資源,並為群組成員指派必要的權限,讓他們可以立即開始使用。

您可以透過熟悉的 Microsoft Outlook 2016 桌面用戶端、Outlook 網頁版、Mac 版 Outlook 2016(只共用收件匣)或 Outlook Mobile 來存取這些資源。 您可以在 Outlook 電腦版或 Outlook 網頁版的瀏覽窗格左側找到您的 Office 365 群組。

您可以在 Outlook 或 Outlook 網頁版的瀏覽窗格左側找到您的群組

您可以使用新的 Office 365 群組動態顯示卡快速存取共用的群組資源。 只要將游標移到 Outlook 網頁版或 SharePoint 網站上的群組名稱。

新的 Office 365 群組動態顯示卡的影像

Microsoft Teams 是我們致力於共同作業的最新成果。 Microsoft Teams 是您小組的內部溝通管道,常設聊天室可針對主題或群組內的子群組,進行非正式的即時對話。 

Yammer 為您的共同作業帶來企業社交體驗。 它能協助您建立新的關係,並完整探索組織。 它能協助您在全公司或共同興趣的區域來通訊並討論想法。

藉由 Yammer 建立與 Office 365 連線的群組,您會收到:

  • Yammer 群組:交談及分享資訊的共同位置

  • SharePoint 文件庫:群組用於儲存及共用檔案的集中位置

  • 共用的 OneNote Notebook:用於收集想法、研究和資訊

  • SharePoint 小組網站:適用於您群組的資訊、連結和內容的儲存機制

  • Planner:用於指派和管理群組成員之間的專案工作

您可以透過瀏覽器中的 Yammer 或是 iOS、Android 或 Windows Phone 裝置上的 Yammer App 來存取這些工具。

群組完成其預期目標之後,您便可以刪除群組以釋放系統資源,並移除群組使其不再被列出或顯示。 請參閱:刪除群組。 如果您怕忘記刪除過期的群組,您的系統管理員可以設定到期原則,並指定一段時間之後會自動移除舊的群組。 請參閱:Office 365 群組到期原則

附註: 此索引標籤上的內容適用於系統管理員。

Office 365 群組有三個主要 佈建 模型:開啟、IT 主導或控制。 每個都有其的優點。

型號

優點

開啟(預設)

使用者可以建立自己的群組,不需要等待或麻煩 IT

IT 主導

使用者要求 IT 建立群組。 IT 可以配合需求選擇最佳的共同作業工具

控制

僅限特定人員、小組或服務能建立群組(請參閱:管理能建立 Office 365 群組的使用者

如果您想要控制您的 Office 365 群組命名方式,可以使用 命名原則 來強制群組名稱符合特定標準,包括前置或尾碼以及封鎖不當的名稱。 如需詳細資訊,請參閱 Office 365 群組命名原則

每個群組至少有一個能新增或移除成員的擁有者,並且可以對群組及它的內容進行基本的篩選和編輯。 通常擁有者會在 Outlook 中執行。 請參閱:在 Outlook 中新增和移除群組成員 如果群組的擁有者(們)離開組織,系統管理員可以指派新擁有者。 請參閱 指派新擁有者給孤立的群組

此外,如果您有 Exchange Online 系統管理員 權限,您可以從 Office 365 系統管理中心 (請參閱 在 Office 365 系統管理中心管理群組成員資格)或 PowerShell (請參閱 使用 PowerShell 管理 Office 365 群組) 管理群組的權限 。

您可能會想要從您的租用戶 刪除群組。 如需有關如何刪除群組的資訊,請參閱:刪除群組。 如果群組被意外刪除,最多 30 天內系統管理員可以還原該群組,請參閱:還原刪除的 Office 365 群組​​

如果您想要更自動化的方式來管理 Office 365 群組的生命週期,可以使用 到期原則 使群組在特定的時間間隔後過期。 群組的擁有者會在群組到期日的前 30、前15 及前一天收到電子郵件,讓他們輕鬆更新仍需要的群組。 請參閱:Office 365 群組到期原則

群組限制

上限...

每個群組的擁有者

100

群組中可建立的使用者

250

每個系統管理員可建立的群組

租用戶的預設上限 500K

成員數目

可以超過 1000 個,不過只有 1000 個能同時存取群組交談。

使用者可能會發現,在 Outlook 中存取大型群組中的行事曆和交談時,有延遲的狀況

使用者可以加入的最多群組數

1,000

檔案儲存空間

1 TB + 每個訂閱的使用者 10 GB + 任何額外購買的儲存空間。 您可以購買不受限制的額外儲存空間。

群組信箱大小

50 GB

目前每個 Office 365 組織預設的最大群組數量為 500,000 個。

若是您正準備使用 Azure Active Directory Connect 工具的「群組回寫」功能,最大長度與「 描述 」 屬性相關,為 448 字元。

如需 SharePoint Online 儲存空間的詳細資訊,請參閱 SharePoint Online 限制SharePoint Online 軟體界限及限制

當您取得關於群組使用情況的實用資訊時,管理 Office 365 群組會更有效率。 Office 365 系統管理中心有 報告 工具,可讓您查看項目,例如儲存空間使用、使用中的群組數量以及使用者如何使用群組。 如需詳細資訊,請參閱 Office 365 系統管理中心報告

Office 365 群組提供多種工具,如法規遵循資訊保護電子文件探索

另請參閱

增進您的 Office 技巧
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與我們的其中一個 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×