了解如何尋找記錄

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

當您的資料庫規模擴大時,找出特定的記錄超過快速檢視在資料工作表包含。在本文中,瞭解找出特定的記錄,根據您的需求的五種方法。

您想要做什麼?

瀏覽所有記錄

移至特定的記錄

搜尋特定的記錄

若要查看有限的記錄的篩選

建立查詢來尋找特定的記錄

瀏覽所有記錄

使用 TAB 鍵,當您要移動,一次,在 [順序],找出特定的記錄中的一筆記錄時,您可以瀏覽記錄。您也可以瀏覽記錄的資料表中資料工作表檢視使用記錄導覽按鈕。記錄導覽按鈕,可在底部的資料表或表單。

瀏覽按鈕

1.前往第一筆記錄

2.移至前一筆記錄

3。目前記錄的方塊

4.移至下一筆記錄

5。 移至最後一筆記錄

6。 開啟新 (空白) 記錄

7. 篩選指標

8. 搜尋方塊

附註: 

  • 當您按一下 [目前的記錄] 方塊中時,您可以輸入記錄號碼,並按 ENTER,以瀏覽至該記錄。從表單或資料工作表的開頭依序計算記錄數字。它不會對應到任何欄位值。

  • 若要知道是否已經套用篩選,請參閱篩選標記] 按鈕。如果有任何已套用的篩選或所有已清除篩選],則會顯示未篩選。顯示已篩選,您可以按一下這個按鈕,即可移除篩選。同樣地,顯示未篩選,您可以按一下這個按鈕,即可套用您是使用,最後一個篩選,如果有的話。

  • 當您在 [搜尋] 方塊中輸入文字時,隨著您輸入每一個字元,第一個相符值會立刻以醒目提示顯示。您可以使用此功能,快速搜尋含有相符值的記錄。

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移至特定記錄

當您知道您想要尋找的記錄時,您可以移至特定的記錄在 Access 中。移至] 方塊可讓您從下拉式清單中選擇特定的記錄,通常會新增至表單。

[移至] 方塊

  • 瀏覽至特定的記錄,按一下右邊的 [移至] 方塊中的箭號,然後從下拉式清單中選取的記錄。

    附註: 如果您知道要瀏覽之記錄的前幾個字元,就可以在 [到] 方塊中輸入那些字元,以幫助您快速找到該記錄。

[到] 方塊僅會顯示足以唯一識別每一筆記錄的資料。當您從清單中選取記錄時,Access 會在表單的主要區域中顯示該記錄的其餘資料。

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搜尋特定的記錄

您可以搜尋特定的記錄的資料表或表單中,使用 [尋找及取代] 對話方塊中的 [尋找] 索引標籤。這是有效的選項來尋找特定的記錄,當您想要尋找的記錄符合特定準則,例如搜尋字詞及比較運算子,例如 「 等於 」 或 「 包含 」。

附註: 只有資料表或表單目前顯示資料時,才能使用 [尋找及取代] 對話方塊。即使因為套用篩選而看不到記錄也一樣。

  1. 開啟資料表或表單,然後按一下您要搜尋的欄位。

  2. 在 [常用] 索引標籤中 [尋找] 群組中,按一下 [尋找] 或按 CTRL + F。

    [尋找及取代] 對話方塊隨即出現,並已選取 [尋找] 索引標籤。

  3. [尋找目標] 方塊中,輸入您想要搜尋的值。

  4. 若要變更所要搜尋的欄位,或是要搜尋整個基準資料表,請按一下 [查詢] 清單中的適當選項。

    提示: [符合] 清單代表您的比較運算子 (如「等於」或「包含」)。若要擴大搜尋範圍,請按一下 [符合] 清單中的 [欄位的任何部分]

  5. 在 [搜尋] 清單中,選取 [全部],然後按一下 [尋找下一筆]。

  6. 當您搜尋的項目以醒目提示顯示時,請按一下 [尋找及取代] 對話方塊中的 [取消] 來關閉對話方塊。符合您所設定條件的記錄會醒目提示。

如需有關如何使用 [尋找及取代] 對話方塊的詳細資訊,請參閱使用 [尋找及取代對話方塊變更資料

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若要查看有限的記錄的篩選

您可以篩選當您想要查看符合特定準則和比較運算子的記錄,請參閱有限的記錄。例如,若要快速縮小所顯示的記錄,以滑鼠右鍵按一下欄位要符合的內容,然後選取 [等於不等於包含,或在快顯功能表底部的 [不包含其值。篩選可以開啟或關閉,這可讓您容易相同資料的篩選] 和 [未篩選檢視之間切換。與不同的搜尋,篩選僅限限制的記錄的顯示

  1. 若要套用以選取範圍為依據的篩選,請開啟資料表或表單。

  2. 若要確定資料表或表單尚未經過篩選,請按一下 [常用] 索引標籤上的 [排序與篩選] 群組,然後按一下 [進階],再按一下 [清除所有篩選] (如果有這個命令的話)。

  3. 瀏覽到包含要做為篩選一部分之值的記錄,然後按一下欄 (在 [資料工作表檢視] 中) 或控制項 (在 [表單檢視]、[報表檢視] 或 [版面配置檢視] 中)。若要依據部分選取範圍進行篩選,請僅選取所要的字元。

  4. 在 [常用] 索引標籤的 [排序與篩選] 群組中,按一下選取範圍,然後再按一下您想要套用的篩選。

  5. 若要依據選取範圍篩選其他欄位,請重複執行步驟 3 和 4。

如需有關如何套用篩選的詳細資訊,請參閱篩選: 限制檢視中的記錄數目

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建立查詢來尋找特定的記錄

技巧,您可以使用搜尋,並篩選記錄是非常實用的大小寫先後尋找特定的記錄。不過,您可能要定期執行相同的搜尋或篩選作業。而非每次重現的搜尋及篩選的步驟,您可以建立查詢。查詢會找出特定的記錄,可以讓您執行自訂的搜尋、 套用自訂的篩選和排序記錄的功能強大且有彈性的方式。您可以建立自己的查詢,以協助您將焦點放在特定的記錄,並回答特定問題。查詢建立後,可以儲存並重複使用,也可在中建立表單和報表。

當您使用搜尋或篩選查詢時,您可以使用準則,根據您要尋找的資料類型。不同類型的資訊會儲存為不同的資料類型。例如,生日會儲存為日期/時間資料,而名稱儲存為文字資料。

有時候,您找不到特定的記錄,您知道存在。如果您正在檢視的記錄表單或查詢,並不會因特定欄位的值而顯示特定的記錄中,會發生這項目。下列範例會示範如何使用查詢來尋找記錄。

假設您使用的使用 Microsoft Office Access 2007 問題範本來追蹤問題所建立的資料庫。問題資料表有欄位的名稱為狀態,會指出的特定問題是作用中、 解決,或已關閉。您可以建立查詢來顯示遵循下列步驟關閉狀態的問題:

  1. [建立] 索引標籤上,按一下 [其他] 群組中的 [查詢設計]

  2. 按兩下 [顯示資料表] 對話方塊中的 [議題],然後按一下 [關閉]。

  3. 在查詢設計工具中,按兩下星號 (*) 在 [問題] 資料表中。這可協助確認查詢會顯示其傳回的記錄中的所有欄位。

    Issues.*會出現在設計格線中,在 [欄位] 列中的第一欄。這表示應傳回的問題] 資料表中的所有欄位。

  4. 在查詢設計工具中,按兩下 [議題] 資料表上的 [狀態]。

    [狀態] 會出現在設計格線的第二欄,於 [欄位] 列上。

  5. 在設計格線的第二個欄中,清除 [顯示資料列中的核取方塊。這可協助確認查詢並不會顯示 [狀態] 欄位。

    如果您不要清除 [狀態] 欄中的 [顯示] 核取方塊,[狀態] 欄位會顯示兩次查詢結果中。

  6. 在設計格線中,在 [準則] 列中的第二欄中輸入= 「 關閉 」。這是您的搜尋準則。這是如何您確定查詢傳回僅這些記錄並位置數值狀態「 關閉。 」

    附註: 這個範例中只有使用一個搜尋準則。您可以在任何搜尋中使用多個搜尋準則,方法是針對其他欄位新增準則,並使用 [or] 列和 [or] 之下的其他列。

    現在就可以執行您的查詢,如下所示:

    查詢設計格線

  7. [設計] 索引標籤上,按一下 [結果] 群組中的 [執行]

    附註: 除非您已經開始追蹤問題,因此問題] 資料表的資料,並設定 「 已關閉 」 至少有一個問題的狀態,查詢將不會傳回任何結果。不過,您可以儲存查詢,和在未來隨時使用。

  8. 按 CTRL+S 鍵儲存查詢。

  9. 在 [另存新檔] 對話方塊中,在 [查詢名稱] 欄位的 [關閉問題,例如輸入查詢的名稱,然後按一下[確定]

現在您有一個查詢會顯示已關閉狀態的議題。

若要進一步瞭解如何建立查詢可協助您尋找記錄,請參閱建立簡單的選取查詢的文件。

若要進一步瞭解搜尋及篩選的準則,請參閱查詢準則的範例

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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