了解如何在 Outlook 中縮小搜尋準則以獲得更佳的搜尋結果

了解如何在 Outlook 中縮小搜尋準則以獲得更佳的搜尋結果

您可以在 Outlook 郵件清單頂端的 [搜尋] 方塊中輸入多個片語。除了搜尋不同的單字和片語,您也可以使用各種運算子、標點符號和關鍵字來縮小搜尋結果的範圍。

最基本的搜尋方法是直接輸入單字或片語。Outlook 在搜尋時會使用所謂的字首比對。因此,如果您在 [搜尋] 方塊中輸入 ray,Outlook 會傳回包含 rayRayRaymondrays 的郵件,但不會傳回包含 disarraytray 的郵件。

搜尋的基本概念

  • 當您在 [搜尋] 方塊中輸入單字時,Outlook 會針對該單字或片語搜集電子郵件訊息及許多附件類型。例如,如果您搜尋 project 並加上或不加上引號,Outlook 會傳回在寄件者名稱、主旨、郵件內文或附件中的任何位置包含 project、projects、projector、projecting 等單字的所有郵件。

  • 當您輸入電子郵件地址 (例如 chery.parsons64@yahoo.com) 時,Outlook 會傳回在主旨、郵件內文或多種附件類型中的任何位置包含該電子郵件地址的所有電子郵件訊息,以及來自該電子郵件地址的郵件。若要將搜尋結果限制為來自某個電子郵件地址的電子郵件,請在搜尋方塊中輸入「寄件者:cheryl.parsons64@yahoo.com」。

使用 Outlook 的內建搜尋篩選

Outlook 提供您多種內建搜尋篩選。若要使用內建篩選,請在 [搜尋] 方塊中按一下。Outlook 功能區會變更為顯示 [搜尋] 索引標籤。使用 [精簡] 群組中的任何選項來縮小搜尋結果的範圍。

您選取 [搜尋] 方塊後,功能區會隨即變更。

搜尋參考表格

下表顯示一些您可能會覺得有用的搜尋範例。除了這些範例,您還可以使用 AND、NOT、OR、<、>、= 和其他運算子來縮小搜尋的範圍。運算子應以大寫字母輸入。

輸入內容

尋找內容

bob

包含 bobbobbinbobbyBOBBYBoBby 或其他任何大小寫字母組合的項目。「立即搜尋」不區分大小寫。

bob moore

包含 bob,以及前列所列出的所有變化的項目,或包含 moore,以及任何其他包含 moore 的文字項目,但不一定依照此順序。

bobby AND moore

既包含 bobby 也包含 moore 的項目,但順序不必相符。請注意,例如 AND、NOT 及 OR 等運算子必須使用大寫字母。

bobby NOT moore

包含 bobby,以及表格第一列中所有變化的項目,但不包含 moore

bobby OR moore

包含 bobby 以及表格第一列中所有變化的項目,亦包含 moore 或兩者皆包含。

"bob"

確切包含 bob 這個字的項目,但不包含如 bobbybobbin 等變化。若要搜尋某個精確對應字串,您必須使用雙引號。

寄件者:"bobby moore"

傳送自 bobby moore 的項目。請注意,使用雙引號的目的是為了使搜尋結果與引號內的字詞完全相符。

您也可以輸入 from: 和連絡人名稱的前幾個字母,Outlook 會建議一個連絡人清單,供您選取。

from:"bobby moore" about:”status report”

bobby moore 所傳送,且主旨列、內文或附件內容中出現「狀態報表」的項目。請注意,使用雙引號的目的是為了使搜尋結果與引號內的字詞完全相符。

包含附件:是

包含附件的項目。「包含附件:true」也可獲得相同的結果。

附件:簡報.pptx

包含名為 presentation.pptx 的附件或者附件內容中包含 presentation.pptx 的項目。

subject:"bobby moore"

主旨中包含 bobby moore 字詞的項目。

cc:"bobby moore"

副本行中包含 bobby moore 顯示名稱的項目。

副本:bobbymoore@contoso.com

副本行中包含 bobbymoore@contoso.com 電子郵件地址的項目。

密件副本:bobby

密件副本行中包含 bobby 的項目。

類別:紅色 (red)

包含包括紅色 (red) 此單字之類別名稱的項目。例如,「紅色類別 (Red category)」或 "Redo" 或 "Redundant"。

郵件大小:<10 KB

大小小於 10 KB 的項目。請注意,這裡使用「小於」比較運算子 (<)。

郵件大小:>5 MB

大小大於 5 MB 的項目。請注意,這裡使用「大於」比較運算子 (>)。

收到日期:=2016/1/1

在 2016/1/1 收到的項目。請注意,這裡使用「等於」比較運算子 (=)。

收到日期:昨天

昨天收到的項目。「立即搜尋」也會辨識下列的日期值:

  • 相對日期:   例如,todaytomorrowyesterday

  • 多個字的相對日期:   例如,本週、下週、上週、上個月、明年

  • 日:   星期日、星期一...星期日

  • 月:   1月、2月...12月

收到日期:上週

上週收到的項目。請注意,如果您在從現在開始算起的一個月內再次執行此查詢,您將會得到不同的結果,因為這是一個時間相對查詢。

due:last week

標幟為追蹤到期日的項目。

messagesize:tiny

大小小於 10 KB 的項目

郵件大小:小

大小介於 10 到 25 KB 之間的項目。

郵件大小:中

大小介於 25 KB 到 100 KB 之間的項目。

郵件大小:大

大小介於 100 KB 到 500 KB 之間的項目。

郵件大小:很大

大小介於 500 KB 到 1 MB 之間的項目。

待處理標幟:待處理

標幟為追蹤的項目。

messagesize:enormous

大小大於 5 MB 的項目

具有標幟:true

標幟為待處理的項目。

寄件者:bobby (收到日期:2017/1/7 OR 收到日期:2017/1/8)

來自 bobby,在 2017/1/7 或 2017/1/8 收到的項目。請注意,這裡使用括號將日期分組。

收到日期:>=2016/10/1 AND 收到日期:<=2016/10/5

在 2016/10/1 到 2016/10/5 之間收到的項目。

收到日期:>2016/10/1 AND 收到日期:<2016/10/5

在 2016/10/1 之後但在 2016/10/5 之前收到的項目。

寄件日期:昨天

傳回昨天由任何人傳送的所有項目。此搜尋會傳回您傳送給其他人,和其他人傳送給您的項目。

收件者:bobby

您在 [寄件備份] 資料夾中搜尋時傳送給 bobby 的項目。

已閱讀:否

尚未閱讀的項目。「已閱讀:false」也可獲得相同的結果。

主旨:狀態 收到日期:5月

在任何一年的 5 月從任何人那裡收到,且主旨中包含「狀態」的項目。

行事曆搜尋

只有在行事曆資料夾中執行時,下列搜尋才會傳回正確結果。

輸入內容

尋找內容

startdate:next week subject:status

主旨中包含「狀態」的下週行事曆項目。

是:週期性

週期性的行事曆項目。

召集人:bobby

bobby 為召集人的行事曆項目。

連絡人搜尋

只有在連絡人資料夾中執行時,下列搜尋才會傳回正確結果。

輸入內容

尋找內容

名字:bobby

[名字] 欄位中包含 bobby 的連絡人。

姓氏:moore

[姓氏] 欄位中包含 moore 的連絡人。

暱稱:bobby

[暱稱] 欄位中包含 bobby 的連絡人。

職稱:醫師

[職稱] 欄位中包含「醫師」的連絡人。

商務電話:555-0100

[公司電話] 欄位中包含 555-0100 的連絡人。

homephone:555-0100

[住家電話] 欄位中包含 555-0100 的連絡人。

mobilephone:555-0100

[行動電話] 欄位中包含 555-0100 的連絡人。

商務傳真:555-0100

[商務傳真] 欄位中包含 555-0100 的連絡人。

商務地址:(98052 紐約州水牛城緬因街 4567 號)

[商務地址] 欄位中包含「98052 紐約州水牛城緬因街 4567 號」的連絡人。請注意,這裡使用括號來括住地址。

住家地址:(98052 紐約州水牛城緬因街 4567 號)

[住家地址] 欄位中包含「98052 紐約州水牛城緬因街 4567 號」的連絡人。請注意,這裡使用括號來括住地址。

營業縣市:水牛城

[商務地址 - 縣/市] 欄位中包含「水牛城」的連絡人。

營業郵遞區號:98052

[商務地址 - 郵遞區號] 欄位中包含 98052 的連絡人。

街道:(緬因街 4567 號)

[商務地址 - 路/街] 欄位中包含「緬因街 4567 號」的連絡人。請注意,這裡使用括號來括住地址。

住家街道:(緬因街 4567 號)

[住家地址 - 路/街] 欄位中包含「緬因街 4567 號」的連絡人。請注意,這裡使用括號來括住地址。

生日:1960/6/4

[生日] 欄位中包含 1960/6/4 的連絡人。

網頁:www.contoso.com

[網站] 欄位中包含 URL www.contoso.com 的連絡人。

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