《採用時先試驗嗎?》:白皮書

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

「飛機上有機師的話,能否請他/她按下服務鈴通知?」這是所有乘客都不樂意聽見的廣播。我重新閱讀這篇值得注意的新聞報導,類似的真實事件發生在 2013 年 12 月。某個航班的機師在飛離愛荷華州狄蒙後突發急症,副機師廣播詢問飛機上是否有任何其他機師。幸好有美國空軍的 B1 轟炸機飛行員 Mark Gongol 上尉挺身而出。飛機、乘客及機組員全都安全降落。

這是篇絕佳的報導,但最近促使我回頭重讀的卻是極為不同的情況。最近有位潛在客戶來電詢問,他們能否「試驗」我們的企業專案時程表軟體。接到這類來電總是讓我躊躇一下。當飛機上的人員說「機師」時,我們全都非常清楚其所指的意義,但當評估軟體選擇的人說「試驗」時,我就不那麼確定所指的意義。

在軟體世界中,「試驗」一詞通常會與其他具挑戰性的評估方法一起混用,像是「概念證明」。讓我們來看看這些詞彙的意義,還有最適合在您自己的企業評估程序中使用的方式。

概念證明

這個詞彙可回溯至多年以前,而且普遍用於電子工程方面。「電路試驗板」可以試驗所完成的電路,不需要開始生產來建立產品,就能查看該電路是否可行。在證明概念時,您花費在實驗室工作台的時間可能比花在建立產品電路的時間還要多,但您能夠損壞的只有您面前正在處理的電路板。這種證明電路能否獲得所要結果的方法,不僅便宜,風險又低。

就軟體而言,概念證明應要設計為可證明某件事。當潛在客戶來電詢問我能否協助他們在概念上證明企業專案管理或企業時程表軟體時,我的回應一律是:「請問您想要證明什麼概念?」

這樣一問,對方多半會靜默不語並大表困惑。

如果您要進行概念證明,而您對於要證明之事沒有概念,這樣您怎會知道是證明成功或失敗呢?不用說,完全沒辦法知道。

您會問,為什麼會有人想要進行概念證明?最常見的答案是,提問者可能沒有管理階層購買軟體的必要主導權來實作其正在研究的軟體,但希望只要看到軟體在他們的面前執行,就會愛上其構想並同意應該加以部署。在此情況下,是要向管理階層「證明」,而「概念」則是整個企業軟體構想。

如果有那麼容易說服管理階層企業專案與時程表軟體非常相當適合他們的話,我們的部署量早就十分驚人。

這個方法的問題是,要執行以部署此概念證明執行個體的工作可獲得的支援,遠遠不及於部署企業系統進行生產時所獲得的支援。當組織部署像是時程表或專案管理系統等企業系統時,必須匯集許多要件才能成功。首先,需要組織各方面與部署有關的管理階層與直屬人員的投入。接下來,需要安排設定的時間、在技術服務的協助下連結至其他企業系統、爭取管理階層的贊助、安排訓練的時間,還有就是資金。

如果您沒有上述任何項目,那麼您能以概念證明完成的系統為何?充其量不過是您的幻想而已。在今日的雲端時代中,您或許能存取完全託管的系統,如此至少不用擔心購買伺服器與軟體,但安裝系統不過是要建置概念證明系統基本部署所需的一小部分工作。

因此很容易理解為什麼組織難免會猶豫是否要投入大量資金與資源,來實作可能會影響整個組織的項目。這種做法風險很高。我們傾向只討論企業專案管理軟體的優點,但不難想像相同的專案若是出錯,同樣會產生負面影響。因此,很顯然要考量降低風險。但若真正的挑戰是說服管理階層關於系統的優點,一定還有更好的方式可以執行此動作。在 HMS Software,我們著重下列幾種技巧:

  1. 與實際的現有客戶溝通。

    我們很幸運有一些總體來說相當滿意的好客戶。當新的潛在客戶對於所要採用的系統有疑慮時,我們就會邀請該組織與現有客戶一起溝通討論。在許多情況下,現有客戶都不吝面對面召開會議。在其他情況下,他們可以彼此通話,而我們會刻意不參與其中。我們鼓勵現有客戶分享好消息並迎接挑戰。

  2. 讓我們加以證實。

    如果您真的有需要證實的概念,讓我們協助您證實。確實會有一些實作方面必須事先加以證實。或許部署會有特定類型的大量資料。舉例來說,客戶有次提出要我們展示解決方案,處理特別大量的專案負載。我們也曾接獲洽詢,要求展示搭配特定瀏覽器使用或搭配特定資料庫使用的軟體,或是將軟體連結至特定的外部系統版本。如果此類概念會阻礙評估,可以克服該挑戰的最佳人選就是相關領域的專家。

  3. 您可以獲得一些相關訓練。

    萬一潛在客戶一定要以他們的人員使用旗下資料來操作系統,我們會協助將資料載入託管系統,視客戶需要執行最少量的設定,並負責訓練參與的人員。我們比較偏好親自拜訪公司,協助進行示範,但如不可行,我們會要求檢閱參與人員將會使用的指令碼或示範,還會要求協助調整或訓練操作人員。

需要時去哪裡找機師?

那麼試驗專案呢?更加完善了,對嗎?可能吧!如果要求您建立企業時程表或企業專案管理系統的試驗部署,您應該先判斷目標。如果目標的重點在概念證明,那麼您根本不是在進行試驗方案。

試驗專案是實際用於生產的即時部署。通常和受評估系統考量的使用者群總數當中的一小部分有關,因此可能需要一些時間才能完成試驗方案。從頭開始考量整體目標使用者群需求時,試驗方案會著重在為試驗使用者進行實際實作。他們將會實際使用新系統,管理其專案或實際填寫時程表。

全面生產部署所要面對的挑戰同樣也是試驗實作,但資料量或資料複雜度除外。在我的經驗中,「試驗」專案最常見的挑戰包括缺乏有力贊助、預算不足、時間與資源,而當中最糟的情況可能是,缺乏可明確表達的目標,不知道要如何判斷試驗專案成功與否。

這並不表示試驗專案不好。進行試驗可能非常實用,並可用來降低不完整或設定不良的部署對整個組織造成影響的風險。但需要多花一點心思,才能順利進行試驗專案。

最近,我們開始為公營組織進行大規模部署。值得欣慰的是組織已花費許多時間盡其所能完成評估。他們已決定要選擇的企業系統。令人高興的是選擇了我們。過去一年當中我們與他們的評估小組一起工作,確保所有技術問題都能獲得解答,但現在要將焦點移到對組織內人員日常所進行程序上的影響。

他們提議我們與小組一起工作 6 個月,雖然規模相當大,但仍只是整個小組的 10%。由於沒有足夠的預算,最高管理階層支持進行試驗,而我們爭取到足夠的時間,必能對我們習以為常的一切部署相關工作提供協助。採用此專案追蹤與時程表環境的小組,可預見的是將來不僅是測試而已,還會實際執行使用。這更像是部署的第一階段,而不是「試試看並觀察如何運作」的做法。如上述所有要素一應俱全,我們可望在今年年底順利實施。

結尾

在企業軟體中,「試驗」與「概念證明」專案都是現實上所不可避免,但如果您要在未來採用,能向相關的所有人成功指出一些重要的成功要素會大有助益:

  1. 首先,確定您能明確表達自己的目標。

  2. 接下來,確定管理階層了解您的需求,並會在資金、資源及時間上支持您,以便達成目標。

  3. 最後,確定您會做出專案規劃,並和產品組合中任何其他專案一樣,採相同方式管理。

關於作者

Chris Vandersluis 是位於加拿大蒙特婁的 HMS Software 總裁兼創辦人,也是 Microsoft 的認證合作夥伴。他擁有 McGill 大學的經濟學位,並在專案控制系統自動化方面有超過 30 年的經驗。他是專案管理學會 (PMI) 的長期會員,並協助創立 Microsoft 專案使用者群組 (MPUG) 的蒙特婁、多倫多以及魁北克分會。Chris 撰寫過的刊物包括 Fortune、Heavy Construction News、Computing Canada 雜誌、PMI's PMNetwork 以及 Project Times。他在 McGill 大學教授進階專案管理課程,並時常在專案管理協會中進行演講,足跡遍及北美與全球各地。HMS Software 是 TimeControl 專案導向計時系統的發行者,並自 1995 年起成為 Microsoft 專案解決方案合作夥伴。

若要連絡 Chris Vandersluis,請寄電子郵件至:chris.vandersluis@hms.ca

若要閱讀 Chris Vandersluis 所撰寫的其他 EPM 相關文章,請參閱他的 EPM 指南部落格 (http://www.epmguidance.com/?page_id=39)。

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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