您可以使用 Microsoft® Lync™ 2010 的線上會議增益集,來排程 Microsoft® Lync™ 2010 會議或電話會議。另外也可以使用 Lync 2010 來啟動未排程會議,討論需要立即關注的事項。
重要: Lync 支援線上會議與電話會議。一個會議邀請可用於兩種用途。
您想要做什麼?
排程線上會議或電話會議
若要建立線上會議或電話會議邀請,請遵循下列步驟:
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開啟 Microsoft® Outlook®,在 [行事曆] 中的 [常用] 索引標籤上,按一下 [新增線上會議](在 Microsoft® Outlook® 2010 中) 或 [線上會議] (在 Microsoft® Office Outlook® 2007 中)。
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在會議邀請的 [收件者] 方塊中,輸入要邀請加入會議之人員的電子郵件地址,並以分號分隔。
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在會議邀請的 [主題] 方塊中,輸入會議的主題。
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(選擇性) 在會議邀請的本文中,於 [加入線上會議] 連結上方,輸入其他會議詳細資料。
附註: 請勿修改會議邀請現有的任何文字。這麼做的話,可能會讓人員無法加入會議。
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(選擇性) 在會議邀請的 [會議] 索引標籤上,在 [顯示] 群組中,按一下 [排程助理員]。使用 [排程助理員] 確保在您選擇的時間內每個人都有空。
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在會議邀請的 [線上會議] 群組中,按一下 [會議選項],然後視需要接受或變更預設選項。如需詳細資訊,請參閱下一節<設定會議存取和簡報者選項>。
設定會議存取和簡報者選項
線上會議的預設選項最適用於小型電話會議,或與組織內部人員共用和共同作業工作階段。如果您與組織外部的人員排程線上會議或進行大型會議,請使用 [線上會議選項] 對話方塊,協助您決定下列各項:
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哪些人應該在大廳等候准許加入會議?
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哪些人應該在會議期間享有簡報者權限?
若要設定存取和簡報者選項,請執行下列動作:
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在您建立的會議邀請中,於 [會議] 索引標籤的 [線上會議] 群組中,按一下 [會議選項]。
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在 [線上會議選項] 對話方塊中,選取 [自訂此會議的存取和簡報者] 核取方塊。
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在 [存取] 和 [簡報者] 下,為排程的會議選擇適合其規模和類型的選項。如需指導方針,請參閱本程序最後的螢幕擷取畫面和表格。
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按一下 [音訊與電話],依照需要設定選項。如果可用的話,請視需要設定 [語言] 選項。然後,按一下 [確定]。
存取選項控制哪些參與者必須在大廳等候簡報者准許加入。
下表有每個選項的詳細說明。
存取選項 |
在大廳等候的人員 |
選擇此選項的時機 |
僅限召集人 (鎖定) |
每一個人 |
您不希望會議前有人檢視您的講義或 Microsoft® PowerPoint® 投影片 |
我公司中受邀請的人員 |
沒有您網路帳戶的人,以及沒有受邀請的人 |
您要討論一些敏感或機密的內容 |
我公司中的人員 |
沒有您網路帳戶的人 |
所有參與者都有組織的網路帳戶。 |
包括公司外部人員在內的所有人員 (無限制) |
沒有人 |
您要邀請外部的參與者 |
經由電話撥入的人員略過大廳 |
沒有撥入的人 |
您的存取選項是 [我公司中的人員] 或 [包括公司外部人員在內的所有人員] ([僅限召集人 (鎖定)] 會議不能使用此核取方塊,也不建議 [我公司中受邀請的人員] 會議使用)。 |
簡報者選項控制在您排程會議時,會自動將簡報者權限授與哪些參與者。
下表有每個選項的詳細說明。
簡報者選項 |
誰是簡報者 |
選擇此選項的時機 |
僅限召集人 |
僅排程會議的人 |
適用於參與者不需與會議內容互動的簡報。請注意,您可以在會議期間指派其他簡報者。 |
我公司中的人員 |
每個接受邀請且擁有您網路帳戶的人 |
適用於群組工作工作階段,其中參與者在您組織工作,而且可以共用和修改會議內容 |
包括公司外部人員在內的所有人員 (無限制) |
您邀請的每一個人 |
適用於群組工作工作群組,包含沒有您網路帳戶的人 |
我選擇的人員 |
您和您選擇的參與者 |
適用於擁有一位簡報者以上的簡報 |
使用「立即開會」啟動未排程會議
若要使用 [立即開會] 命令啟動未排程會議,請遵循下列步驟:
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開啟 Lync,在 Lync 主視窗中,按一下 [選項] 按鈕右邊的 [顯示功能表] 箭頭 ,然後按一下 [立即開會]。
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在群組交談視窗中,按一下 [人員選項] 功能表 ,然後執行下列其中一項:
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若要邀請 [連絡人] 清單中的人員,按一下 [使用名稱或電話號碼邀請],輸入電話號碼或選取一或多個連絡人,然後按一下 [確定]。
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若要透過傳送電子郵件的方式邀請人員,按一下 [使用電子郵件邀請],然後填寫會議邀請。
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加入排程的線上會議或電話會議
若要加入排程的會議或電話會議,請執行下列動作:
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在 Outlook [行事曆] 中,開啟想要加入的會議。
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在會議邀請中,按一下 [加入線上會議]。
加入未排程的會議
您可能會受邀加入未排程或 [立即開會] 會議,或是受邀加入已在進行的會議:
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在螢幕右下角出現的通知中,按一下 [加入]。
連線至會議音訊
您可以設定 Lync 每次都以相同的方式連線到會議音訊,或是提示您進行選擇。
首次使用 Lync 2010 時選擇音訊連線選項
首次加入 Lync 會議或電話會議時,會出現 [加入會議音訊] 對話方塊。
附註: 視您組織的設定而定,您會看到不同的選項。
若要連線至會議音訊,請遵循下列步驟:
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在 [加入會議音訊] 對話方塊中,選取您要的選項。如需詳細資訊,請參閱本程序最後的表格。
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(選擇性) 選取 [不要再顯示此訊息] 核取方塊,在每次會議都使用所選的音訊連線方式。
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按一下 [確定] 以加入會議。
加入會議音訊選項 |
選擇此選項的時機 |
不加入音訊 |
您想要撥入會議的方式。 |
使用 Lync (整合式音訊及視訊) |
(建議使用) 您想要使用 Lync 中內建的電腦音訊和視訊。 |
請用下列電話號碼連絡我: |
您想要 Microsoft® Lync™ Server 2010 通訊軟體撥電話給您。所列的號碼就是您在 [Lync - 選項] 對話方塊的 [電話] 選項中輸入的號碼。 |
附註: 如果是經由電話撥入或選擇 [請用下列電話號碼連絡我] 選項,則無法參與視訊交談
變更您的預設音訊選擇
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在 Lync 主視窗中,按一下 [選項] 按鈕 。
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在 [Lync - 選項] 對話方塊中,按一下 [電話],在 [加入電話會議] 下的 [從下列加入會議音訊] 方塊中,執行下列其中一項:
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若要在會議進行時使用整合的電腦音訊,按一下 [Lync]。
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若要讓 Lync Server 2010 撥電話給您,從清單中選擇電話號碼。
附註: 如果沒有看到想要的電話號碼,在對話方塊頂端的 [我的電話號碼] 下輸入電話號碼。
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若要使用電話撥入會議,選擇 [不加入音訊]。
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(選擇性) 在 [加入電話會議] 下,選取 [在加入以確認或選取其他音訊來源之前提示我] 核取方塊。如果您經常變更音訊喜好設定,請選擇此選項。
邀請未安裝 Lync 2010 的人員
組織內外的人員可以從沒有安裝 Lync 或 Microsoft® Lync™ 2010 Attendee 的電腦上加入 Lync 會議或電話會議。
您邀請的人員開啟會議邀請然後按一下 [加入線上會議] 連結時,視您的組織或受邀人員之組織的設定而定,會看到下列一或多個選項:
加入選項 |
其他會議用戶端 |
使用網頁瀏覽器加入會議 |
Microsoft® Lync™ Web App 重要: Lync Web App 需要最新版的 Microsoft Silverlight 瀏覽器外掛程式。如果尚未安裝 Silverlight,您必須具有系統管理員權限才能安裝。 |
下載並安裝 Lync Attendee |
Lync 2010 Attendee |
使用 Communicator |
Microsoft® Office Communicator 2007 R2 或 Microsoft® Office Communicator 2007 |
如需詳細資訊,請參閱 Office.com 網站上 Lync 2010 [說明] 中的<從未安裝 Lync 2010 的電腦加入>。