離線使用連結到 SharePoint 清單的資料表

概觀

離線使用 SharePoint 網站的數據之前，您必須先在 Access 資料表和 SharePoint 清單之間建立連結。 接著，您可以使用 Access 將清單離線進行更新或分析。 當您重新連線時，您可以同步處理數據，以便更新資料庫和清單。 如果您的資料庫有查詢和報表，您可以使用它們來分析連結的數據。

如果您在離線時更新任何資料，您可以在 Access 再次連線至伺服器時同步處理變更。 如果數據衝突發生，例如，如果有人在其他人離線更新同一筆記錄時更新伺服器上的記錄，您可以在同步處理時解決衝突。

您可以使用數種方法將 Access 資料表連結至清單。 例如，您可以將資料庫移至 SharePoint 網站，該網站也會將資料庫中的數據表連結至網站上的清單。 或者，您也可以將 SharePoint 網站上數據工作表檢視中的列表資料匯出至 Access 資料表。 例如，您可以在 Access 中使用報表來摘要數據。 如需從 Access 連結至 SharePoint 資料的詳細資訊，請參閱 匯入或連結至 SharePoint 清單中的數據。

在 Access 中離線使用 SharePoint 清單

從 Access 2010 開始，離線使用連結的 SharePoint 清單，更多的是 Access 維持的自動程式。 如果 Access 無法連線到連結的 SharePoint 清單所在的 SharePoint 網站，可能是因為您失去因特網連線能力，Access 會切換成離線模式。 在 Access 視窗右下角的狀態列中，您會看到一則訊息，指出 所有 SharePoint 資料表已中斷連線。 如果您按兩下 [ 檔案 > 資訊 ]，您也會看到類似的訊息，指出您已中斷資料表連線。 當您處於離線模式時，您可以繼續在 SharePoint 清單資料的快取本地副本中新增、編輯及刪除資料。

Access 會繼續嘗試並定期與 SharePoint 伺服器上的連結清單重新連線。 Access 重新建立 SharePoint 網站的連線後，您會在功能區下方看到訊息列，詢問您是否要將離線數據與伺服器同步處理。

按兩下 [同步 處理]，Access 就會重新連線到連結的SharePoint清單，然後嘗試合併任何資料變更。

解決衝突的數據變更

當兩個使用者變更清單數據或結構的相同部分時，就會發生衝突。 第一個提交變更的使用者將會成功確認其變更，但第二個使用者將會收到衝突通知。

例如，使用者 A 會將第三列的 [城市] 欄從達拉斯變更為西雅圖，然後同時將單元格從達拉斯變更為[達拉斯]。 使用者 A 的變更會先提交到伺服器，接著再提交您的變更。 伺服器會通知您衝突，並可讓您解決衝突。

在解決衝突之前，您將無法對發生衝突的記錄進行任何變更。

如果 Access 在與 SharePoint 伺服器同步處理離線變更時偵測到任何資料衝突，您會看到 [ 解決衝突 ] 對話方塊。

執行下列其中一個動作：

• 若要忽略您對記錄所做的變更，以解決目前顯示的衝突或錯誤，請按兩下 [捨棄我的變更]。 您的變更將會遺失。

• 若要透過忽略清單中所有變更來解決所有擱置中的衝突和錯誤，請按兩下 [捨棄我的所有變更]。

• 若要重新套用變更以解決目前顯示的衝突或錯誤，請按兩下 [ 重試我的變更]。 如果發生衝突，如果您與其他用戶變更同一欄，您的變更將會覆寫另一個用戶的變更。 如果您編輯不同的欄，您的變更將會與其他使用者的變更合併。

• 若要重新套用變更以解決所有擱置中的衝突和錯誤，請按兩下 [ 重試我所有的變更]。

• 若要檢視下一個衝突或錯誤的詳細數據，請按兩下對話框右上角的[ 下一步 ]。

• 若要檢視先前衝突或錯誤的詳細數據 ，請按 兩下對話框右上角的 [上一個]。

• 若要稍後解決衝突和錯誤，請按兩下對話框標題列上的 [ 關閉 ]。

注意事項

• 詳細數據網格線會顯示目前檢視中的所有欄。 如果看不到這些欄，請使用水準滾動條來捲動，或拖曳對話框的右邊緣來增加詳細數據網格線的寬度。

  若要縮放欄的內容，請按下詳細數據格中的欄。 您的變更和其他使用者的變更會顯示在 [ 字段詳細資料 ] 對話框中。 此對話框也適用於檢視 RTF 格式設定變更。

• 如果您或其他使用者刪除 列，詳細數據格會顯示 [刪除的列]，而非數據列。 如果其他使用者刪除該列，對話方塊不會顯示使用者名稱或刪除的日期和時間。 此外，您將無法重試您的變更。

設定快取 Web 服務和 SharePoint 資料表選項

在 Access 2010 及更新版本中，新資料庫的預設設定為快取 Web 服務和 SharePoint 連結的資料表。 如果您想要變更此行為，並改用 Access 2007 中存在的行為，請按兩下 [ 檔案 > 選項 ] 以開啟 [ 存取選項] 對話方塊。 按兩下 [目前資料庫 ] 以查看 [ 快取 Web 服務] 和 [SharePoint 數據表] 下方所列的設定。

• 使用與 Microsoft Access 2010 及更新版本相容的快取格式 選取此選項，讓 Access 快取連結資料的本地副本。 此設定可以改善使用鏈接資料時的效能。 使用此選項將會更快速地載入和檢視連結數據。 如果您想要使用 Access 2007 中存在的快取行為，請清除此選項。

• 關閉時清除快取 選取此選項可讓 Access 在您關閉資料庫時清除記憶體中的任何本機快取資料。

• 永不快取 選取此選項，不讓 Access 在使用連結的 SharePoint 數據源時快取數據的本地副本。

  附註: 如果您清除 [使用與 Microsoft Access 2010 及之後版本相容的快取格式] 設定，則無法使用 [關閉時清除快取] 與 [永不快取] 選項。

我可以在 Access 2010 及更新版本中手動脫機工作嗎？

若要手動控制在 Access 2010 及更新版本中使用連結的 SharePoint 數據離線工作，您必須針對 [Access 選項] 對話框中找到的目前資料庫清除 [使用與 Microsoft Access 2010 及更新版本相容的快取格式] 設定。 請參閱上一節，瞭解如何尋找及設定該選項。

清除 [使用與 Microsoft Access 2010 及更新版本兼容的快取格式后，您會在 [外部數據] 索引標籤上看到 [Web 連結 清單] 命令群組。

在此群組中，您會看到 [離線工作]、[同步處理]、[重新連結 清單 等命令。 這些命令與 [外部數據] 索引標籤中 SharePoint 清單 群組中的 Access 2007 相同。

若要在此模式中離線使用 SharePoint 清單數據，請按兩下 [ 離線工作]。

若要同步處理離線清單與伺服器中的數據，請按兩下 [同步處理]。

若要在離線工作之後重新連線連結的數據表，請按兩下 [ 在線工作]。

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使用 Access 2007？