說明 [自動封存設定]

自動封存會自動將項目移至封存位置，以協助管理信箱或您使用的電子郵件伺服器中的空間。視您選取的選項而定，自動封存會完成下列一或兩項動作：

附註:

如需自動存檔功能的詳細資訊，請參閱自動封存較舊的專案。

Outlook 項目的使用期限

除非已將項目特別標示以排除，否則任何已超過其使用期限的 Outlook 項目都將會包含在下一次的自動封存。每個 Outlook 資料夾的預設使用期限如下：

附註: 如果您建立的資料夾包含與 [收件匣]、[行事曆]、[工作]、[記事] 或 [日誌] 相同的項目類型，使用期限則同樣會是預設的六個月。例如，為了接收同事的狀態報告所建立的郵件資料夾，或是為了個人連絡人所建立的連絡人資料夾。

項目類型	使用期限開始的時間
電子郵件訊息	接收日期/時間或最後變更和儲存郵件的時間，以時間較晚者為準。例如，將郵件標示為已讀取或未讀取就是一種郵件變更。
行事曆會議、活動或約會	最後變更和儲存項目的日期，以時間較晚者為準。週期性項目不會自動封存。無論上次儲存日期為何，只會封存已經發生的行事歷專案。
工作	完成日期或最後變更和儲存工作的時間。未標示為已完成的工作不會自動封存。指派給其他使用者的工作只會在標示為已完成的情況下才進行封存。
記事	最後變更和儲存記事的時間。
日誌項目	建立日誌項目的日期或最後變更和儲存項目的時間。
連絡人	根據預設，連絡人不會封存。不過，您可以手動進行封存。

請參閱下列說明，了解自訂自動封存時可套用的設定和選項。

[自動封存設定] 對話方塊

每 n 天執行自動存檔一次 選擇自動存檔執行的頻率。同時封存許多專案可能會讓計算機的效能變慢。因此，建議您更頻繁地使用自動存檔，以減少處理的項目數量。

若要關閉自動封存功能，請清除 [每 n 天執行自動封存] 核取方塊。

自動封存執行前提示 選擇您是否要在自動存檔處理 Outlook 專案之前顯示提醒訊息。出現提示時，您可以按兩下提醒訊息上的 [ 否 ]，取消該自動存檔會話。

删除到期項目 (僅電子郵件資料夾) 此選項預設為關閉。選取此複選框以在郵件的使用期限過了之後刪除郵件。

封存或刪除舊項目 如果您想要設定或變更後續設定，請選擇此選項。如果清除此複選框，自動存檔會使用預設設定執行。

在資料夾清單中顯示封存資料夾 選取此複選框，讓 [封存] 資料夾與 [導航窗格] 中的其他工作資料夾一起列出。如果您不使用此選項，您仍然可以開啟封存資料夾-按兩下 [ 檔案] 索引標籤，然後在 [ 開啟] 索引標籤上，按兩下 [ 開啟 Outlook 數據檔]。

清除項目 - 早於 指定您要以天、周或月封存項目的年齡。您可以設定一天最多 60 個月的期間。

將舊項目移至 選取此複選框以封存舊專案，而不是自動刪除舊專案。預設資料夾會出現在方塊中。若要使用不同的資料夾，請在方塊中輸入資料夾位置，或按兩下 [ 瀏覽]。選取這個選項會清除 [ 永久刪除專案 ] 選項的選取範圍。

永久刪除舊項目 這個選項會刪除任何已過期的專案。它們不會移動，也不會保留任何封存復本。選取此選項會清除 [ 將舊專案移至 ] 選項的選取範圍。

立即將這些設定套用至所有資料夾 這個選項會將自動存檔設定套用至所有資料夾，包括您的變更。若要指定一或多個資料夾的唯一設定，請勿選擇此選項。而是以滑鼠右鍵按兩下資料夾，按兩下 [ 內容 ]，然後移至 [自動存 檔] 索引標籤，變更您要變更之每個資料夾的設定。