設計報表指南

製作報表的草圖

不需要執行此步驟，您可能會發現 [存取報表精靈] 或 [報表] 工具 (這兩者皆可在 [ 建立 ] 索引卷標的 [ 報 表] 群組中使用，) 為您的報表提供足夠的開始設計。 不過，如果您決定設計報表而不使用這些工具，您可能會發現繪製每個欄位的方塊並在每個方塊中書寫功能變數名稱，在一張紙上製作報表的草圖很有説明。 或者，您可以使用 Word 或 Visio 等程式建立報表的模型。 無論您使用哪種方法，請務必包含足夠的列來表示數據重複的方式。

例如，您可以使用一列做為產品資訊，然後為該產品的銷售量使用數個重複列，最後是該產品的銷售總額列。 接著，順序會針對下一個產品重複，依此類操作直到報表結尾為止。 或者，或許您的報表只是表格中數據的簡單清單，在這種情況下，您的繪圖只能包含一系列的列和欄。

建立草圖之後，決定哪些表格或表格包含您要顯示在報表上的數據。 如果所有數據都包含在單一數據表中，您可以將報表直接作為該數據表的基礎。 更頻繁地，您要的數據會儲存在數個數據表中，您必須先將這些數據匯放在查詢中，才能在報表上顯示。 查詢可以內嵌在報表的 RecordSource 屬性中，或者您可以建立個別的已儲存查詢，並根據該查詢建立報表。

決定要放在每個報表區段中的數據

每個報表都有一或多個報表區段。 每份報表中出現的一個區段是 [詳細數據] 區段。 此區段會針對報表所根據的數據表或查詢中的每一筆記錄重複一次。 其他章節則為選用和重複的頻率較低，通常用於顯示記錄群組、報表頁面或整份報表常用的資訊。

下表說明每個節的位置，以及該節的一般使用方式。

如需新增或移除報表頁首及頁尾區段或頁首及頁尾區段的相關信息，請參閱本文中的 新增或移除報表或頁首及頁尾區段一節 。 您可以使用 [版面配置檢視] 或 [設計視圖] 中的 [ 群組]、[排序] 和 [合計 ] 窗格來新增群組首及頁尾區段。

決定如何排列詳細數據

大部分的報表都是以表格式或堆疊式版面配置排列，但 Access 可讓您彈性地使用任何想要的記錄和字段排列。

表格式版面配置    表格式版面配置類似於電子錶格。 卷標位於頂端，且數據會對齊卷標下方的欄。 表格式是指數據的表格式外觀。 這是當您按兩下 [建立] 索引標籤之 [報表] 群組中的 [報表] 時， Access 建立的報表類型。 如果您的報表中想要以簡單清單格式顯示的欄位數量相對較少，表格式版面配置就很適合使用。 下圖顯示使用表格式版面配置建立的員工報告。

堆疊式版面配置    堆疊式版面配置類似您在開啟銀行帳戶或向在線零售商購物時填寫的表單。 每一筆數據都會加上標籤，而字段會互相堆疊。 此版面配置適用於含有太多欄位且無法以表格式格式顯示的報表，也就是欄寬會超過報表的寬度。 下圖顯示使用堆疊式版面配置建立的員工報表。

混合版面配置    您可以混合表格式和堆疊式版面配置的元素。 例如，您可以針對每一筆記錄，將部分欄位排列成 [詳細數據] 區段頂端的水準列，然後在頂端列下方的一或多個堆疊版面配置中，排列同一筆記錄中的其他欄位。 下圖顯示使用混合版面配置建立的員工報表。 [標識符]、[姓氏] 和 [名字] 字段會以表格式控件版面配置排列，而 [職稱] 和 [商務電話] 字段則以堆棧式版面配置排列。 在此範例中，網格線可用來為每位員工提供字段的視覺分隔。

左右對齊的版面配置    如果您使用 [報表精靈] 建立報表，您可以選擇使用左右對齊的版面配置。 此版面配置使用頁面的完整寬度，盡可能精簡地顯示記錄。 當然，您可以在不使用 [報表精靈] 的情況下達成相同的結果，但完全對齊字段可能是一個程式。 下圖顯示使用 [報表精靈] 左右對齊的版面配置所建立的員工報表。

如果您要在報表上顯示大量字段，左右對齊的版面配置就是很好的版面配置。 在上述範例中，如果您使用表格式版面配置顯示相同的數據，欄位會延伸至頁面邊緣。 如果您使用堆疊式版面配置，每一筆記錄會佔用更多的垂直空間，這會浪費紙張，讓報表更難以閱讀。

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新增報表或頁首及頁尾區段

1. 在 [功能窗格] 中，以滑鼠右鍵按一下您要變更的報表，然後按一下捷徑功能表中的 [設計檢視]。

2. 確認報表上已經有哪些區段。 區段會以稱為 節選取器的底紋水平線分隔。 每個區段選取器上的標籤會指出其正下方的區段。

   

   每個報表都有 [詳細數據] 區段，也可以包含 [報表頁首]、[頁首]、[頁尾] 和 [報表頁尾] 區段。 此外，如果報表中有群組層次，您可能會看到群組首或頁尾 (，例如前圖) 中顯示的 [檔案為頁 首]。 根據預設，群組首及頁尾是使用作為群組基礎的域名或表達式來命名。 在此情況下，群組欄位的名稱是「檔案為」。

3. 若要在報表中新增頁首及頁尾區段或報表頁首及頁尾區段，請以滑鼠右鍵單擊任何節選取器，然後按下快捷方式功能表上的 [ 頁首/頁 尾] 或 [報表頁 首/頁 尾]。

   注意: 如果該區段已出現在報表上，Access 會警告您該區段會刪除現有節及其包含的控件。

   您現在可以移動現有的控件，或將新的控件新增至新區段。

Access 一律以成對方式新增頁面和報表頁首及頁尾區段。 也就是說，您必須新增對應的頁尾區段，才能新增頁面或報表頁首區段。 如果您不需要這兩個節，就無法刪除節，但您可以將未使用的節重設為零 (0 的高度) 以避免在報表中新增額外的垂直間距。 將指標放在未使用的節底部，直到它變成雙向箭號 為止，然後向上拖曳，直到該節隱藏為止。 如果節中有任何控件，您必須先刪除這些控制件，才能完全隱藏該節。

拿掉報表或頁首及頁尾區段

1. 在 [功能窗格] 中，以滑鼠右鍵按一下您要變更的報表，然後按一下捷徑功能表中的 [設計檢視]。

2. 以滑鼠右鍵按下任何節選取器，然後按下快捷方式功能表上的 [ 頁首/頁尾 ] 或 [ 報表頁首/ 頁尾]。

如果您要移除頁首及頁尾配對，而這些區段包含控件， Access 會警告您，刪除節也會刪除控件，而且您將無法復原動作。 按兩下 [是 ] 移除節並刪除控制件，或按兩下 [ 否 ] 取消作業。

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為顯示 RTF 欄位的文字框設定格式樣式

1. 以滑鼠右鍵單擊 [導航窗格] 中的報表，然後按下快捷方式功能表上的 [版面配置 檢視 ]。

2. 按兩下顯示 RTF 欄位的文字框，然後在 [格式] 索 引 標籤的[字型 ] 群組 中，按下您要套用的格式設定樣式。

   Access 會將格式設定套用至 RTF 欄位中尚未輸入該類型的所有文字 (但不適用於支援資料輸入之檢視中所套用之格式設定的值) ，例如數據表或查詢的數據工作表檢視，或表單的 [表單檢視]。 例如，如果欄位中的部分文字格式設定為紅色字型色彩，而您將藍色字型色彩套用至文本框，則 Access 將所有文字變成藍色，但個別格式設定為紅色的文字除外。 另一個範例是，如果字段中的部分文字格式設定為 11 點字型大小，而您將 14 點字型大小套用至文字框，則 Access 將 14 點字型大小套用至所有文字，但個別格式設定為 11 點的文字除外。

   附件欄位    附件欄位使用特殊控制件，不適用於任何其他資料類型。 您可以使用單一附件欄位將多個檔案附加至記錄，但欄位一次只能顯示一個附件的相關信息。 根據預設，附件控件會根據控件目前顯示的附件檔類型來顯示圖示或影像。 如有需要，您可以設定附件控件的屬性，讓所有附加檔案都顯示為圖示，或者讓欄位只顯示回形針圖示和附件數量。 假設您已經在報表上使用附件控制件，您可以使用下列程式，針對控件的不同用途來調整控件的屬性。

設定 [附件] 欄位的顯示屬性

1. 以滑鼠右鍵單擊 [導航窗格] 中的報表，然後按下快捷方式功能表上的 [版面配置 檢視 ]。

2. 按下附件控制件。 如果沒有顯示屬性表，請按 F4 以顯示屬性表。 在屬性表上，按兩下 [ 格式] 索引 標籤。

   使用下表做為設定附件控件屬性的指南。

   屬性	設定
   顯示為	影像/圖示會 將圖形顯示為影像，而所有其他檔案則顯示為圖示。 這是預設設定。 圖示 會將所有檔案顯示為圖示。 回形針 會顯示回形針圖示，後面接著括弧中的附件數目。
   默認圖片	若要讓沒有附加檔案的預設圖片出現在附件控件中，請按下屬性方塊中的 [ ]，流覽至您要的圖片，然後按兩下 [ 開啟]。 附註: 如果 Display As 屬性設為 Paperclip，則不會顯示預設圖片。
   圖片對齊方式	從清單中選取您要的對齊方式。 默認設定是 [ 置中]。 根據 [ 圖片大小模式 ] 屬性的設定而定，調整此設定可能會產生非預期的結果。
   圖片大小模式	只有當 Display As 屬性設為 [ 圖像/圖示] 時，才能使用此設定。 [美 工圖案] 會以實際大小顯示影像。 如果影像太大而無法容納在控件內，則影像會被裁剪。 伸展 會伸展影像，使其填滿整個控件。 附註: 除非附件控制件的大小與影像完全相同，否則使用此設定會扭曲影像，使其垂直或水準延伸。 縮 放會盡可能將影像顯示為大，而不會剪輯或扭曲影像。 這是預設設定。

3. 如果您使用控件來顯示圖形，請調整附件控制件的大小，以便查看您想要的詳細資料量。

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