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您可以在 Outlook 行事曆中輕鬆地將時間標示為「忙碌」或「不在辦公室」。 但如果您沒有使用 Microsoft 365 ,而且未啟用行事曆共用功能,但您必須讓同事更能看到您的時間,該怎麼辦? 本文說明如何將自定義的全天會議邀請新增至同事的行事曆,而不會影響他們行事曆上可用的空閒時間。

使用會議邀請排程休假時間是兩個步驟的程式。 您需要在自己的行事曆上封鎖您的假期,同時讓同事知道您將因將假期時間新增至他們的行事歷而無法參加。

附註: 如果這個 [新增 Outlook] 索引標籤底下的步驟不適用於您,表示您可能尚未使用新的 Windows 版 Outlook。 選取 [傳統 Outlook],然後改為遵循這些步驟。

在行事曆上建立「不在辦公室活動」

  1. 在 [行事 曆] 的 [常 用] 索引標籤上,選取 [ 新增事件]。 

  2. 新增活動的標題,然後選取開始和結束日期。

  3. 若要封鎖一整天 (或) ,請向右滑動 [ 全天 ] 切換。 

  4. 在 [選項] 群組中,選取 [ [空閒/忙碌] 圖示。忙碌],然後選擇 [離開 ] 下拉式清單。

  5. 選取 [儲存]。

將此「不在辦公室活動」傳送給其他人

如果您依照上一節中的步驟進行,您建立的活動會顯示標示為 離開。 這表示如果有人嘗試排程與您的會議,他們會看到您無法使用。 

將您的不在辦公室事件傳送給其他人時,一個常見的錯誤是開啟原始活動,並變更 [空閒/忙碌] [空閒/忙碌] 圖示。 ,將您顯示為 [空閒] 而非 [離開]。 不過,這麼做表示您現在可以向嘗試排程會議的任何人顯示為可使用。 若要避免此問題,您必須在行事曆上建立重複的約會, [空閒/忙碌] 圖示。 空閒/忙碌設定為 [空閒]、視需要修改活動,然後傳送給其他人。

  1. 在行事 歷中,以滑鼠右鍵按下您先前建立的不在辦公室活動,然後選取 [複製活動]

  2. 新增活動標題。 例如,您可能會想要在標題中包含您的名稱,讓任何在自己的行事曆中查看此內容的人立即知道其內容。

  3. 在 [ 出席者] 群組中,選取 [回應選項],然後清除下拉式清單上的 [要求回復 ]。

    [回應選項] 下拉式清單的螢幕快照

  4. 在 [ 選項] 群組中,選 [空閒/忙碌] 圖示。 [空閒/忙碌],然後從下拉式清單中選取 [空閒/忙碌]。

    [離開時間] 選項設定為 [空閒] 的螢幕快照

  5. [邀請出席者] 中,新增預定的收件者。

  6. 輸入您要與收件者共用的任何資訊。

  7. 如果您提醒其他人您將不在辦公室的一系列週期性時間,請在 [ 不要重複 ] 下拉式清單中,選取週期模式,然後選取 [儲存]

  8. 選取 [傳送]。

當您傳送此會議邀請時, [空閒/忙碌] 圖示。 [空閒/忙碌] 設定為 [空閒/忙碌] 設定為 [ 閒] 時,事件會顯示在收件者 Outlook 行事歷中每天的頂端,此視覺提醒不會封鎖他們自己的任何工作時間。

管理行事曆中的顯示狀態

根據預設,當您將專案新增至行事曆或接受其他人的邀請時,該專案會標示為行事曆上的 [忙碌 ]:

  • 這會影響其他人嘗試排程與您的會議時,在您的行事曆上看到的空閒/忙碌時間。

  • 如果您使用Teams,它也會影響您的狀態指標,並且會在您排定會議或約會時顯示為忙碌。

當您查看行事歷時,每個專案的左邊緣會以色彩標示其狀態:白色邊緣表示 空閒,而較深的色彩則表示 忙碌

您可以調整任何行事曆專案,以顯示為 [忙碌]、[空閒]、[不在辦公室] 等:

  1. 在行事曆上,以滑鼠右鍵按下您要變更的專案。

  2. 在顯示的功能表上,指向 [ 顯示為],然後選取您要的選項。

想要在 Teams 中調整您的狀態嗎? 請參閱 變更您在 Microsoft Teams 中的狀態

步驟 1:將您的假期時間新增至同事的行事曆

當您在行事曆上將時間標示為「不在辦公室」時,您的同事會在嘗試排程與您的會議時看到它。 但是,如果您在不影響空閒/忙碌狀態或雜亂行事曆的情況下,可以事先通知所有人,這不會是很棒的嗎? 您可以藉由將您的資訊設定為全天事件顯示在他們的行事曆上,但不同於一般全天活動,通常會設為「忙碌」,這個全天事件會顯示為空閒時間。 同事的空閒/忙碌狀態不會受到影響。

附註: 會議邀請是專為在 Outlook 用戶之間傳送而設計。 若要在 Outlook 撰寫會議邀請時查看其他人的排程,您的組織必須使用 Microsoft Exchange Server。

  1. 在 [行事曆] 的 [ 常用] 索引標籤上,按兩下 [ 新增會議]

    鍵盤快速鍵  若要建立新的會議邀請,請按 CTRL+SHIFT+Q。

  2. 在 [ 主旨] 方 塊中輸入描述,並視需要在 [位置] 方塊中輸入 位置

  3. 在 [ 開始時間 ] 和 [ 結束時間 ] 列表中,選取您不在辦公室的時間開始和結束時間。 對於假期,這通常會涉及完整天數。 如果是這種情況,請選取 [ 全天事件 ] 複選框。

    附註: 根據預設,Outlook 會使用您計算機上目前的時區設定來排程。 如果您想要根據不同的時區排程離開辦公室的時間,請在 [ 選項 ] 群組中,按兩下 [ 時區]

  4. 在 [ 出席者] 群組的 [回應選項] 中,清除下拉式按鈕中的 [要求回復 ]。

  5. 在 [ 選項] 群組的 [ 顯示為] 中,按兩下拉式清單中的 [ 免費 ]。 如果您已指定這是全天活動, [顯示為 ] 會自動設定為 [免費]

    重要: 

    • 確定 [ 顯示為 ] 設定設為 [免費]。 這可讓會議邀請收件者接受會議邀請,並將您的假期時間新增至其行事曆,但不會在行事曆上隨時被封鎖。 收件者的行事歷仍會顯示空閒時間,以便在假期期間進行排程。

    • 選擇全天活動時,活動的開始時間是午夜。 若要避免同事在奇數時間收到通知,請將 [ 提醒 ] 設定設為 [無]

  6. 輸入您要與收件者共用的任何資訊。

  7. 將預定的收件者新增至 [ 件者] 行。

  8. 如果您提醒其他人您將不在辦公室的一系列週期性時間,請在 [ 選項 ] 群組中,按兩下 [ 週期性],選取週期模式,然後按兩下 [ 確定]

  9. 按一下 [傳送]。

當您以 [ 顯示為 ] 設為 [免費] 傳送此會議邀請時,事件會顯示在同事的 Outlook 行事曆中,每天的頂端都會顯示事件,這是一個不會封鎖任何工作時間的視覺提醒。

附註: 如果您未選取 [ 全天活動],事件會顯示在時間網格線內;它不會顯示在一天的頂端。 不過,它仍會標示為空閒時間。

步驟 2:在行事曆上封鎖假期時間

如果您依照上一節中的步驟進行,您傳送的會議邀請會標示為空閒時間,以防止其他人的行事曆逾時。 不過,時間也會在您自己的行事曆上標示為免費。 您現在需要為自己建立額外的約會,讓其他人可以看到您在指定期間無法使用。

常見的錯誤是開啟行事曆上的會議邀請專案,並在傳送原始邀請后,將 [ 顯示為 ] 設定從 [免費 ] 變更為 [ 不在辦公室 ]。 不過,當您這麼做時,系統會將更新傳送給您傳送會議邀請的每個人,將 [空閒 ] 變更為 [ 不在辦公室 ],並破壞您為了避免這麼做所採取的步驟。 您必須在行事曆上建立重複的約會,並將 [ 顯示為 ] 設定設為 [ 不在辦公室]

當人員使用 Outlook 行事歷來排程會議及其他活動時,除非您已變更行事曆的許可權來避免這種情況,否則他們可以看到您的顯示狀態。 一般情況下,約會、會議和活動會有 [顯示為忙碌] 設定。 您也可以使用 [不在辦公室] 的 [顯示為] 設定來建立專案。 設為 [ 不在辦公室 ] 的專案與設定為 [ 忙碌] 的專案類似,此時應該不會有人預期您會使用。 在視覺上,這兩種類型會有所不同:設定為 [ 不在辦公室 ] 的專案會以紫色顯示,設定為 [ 忙碌 ] 的專案會以藍色主題識別。 這種外觀上的差異有助於強調您無法使用的原因。 例如,您也許可以移動衝突的 忙碌 專案,但您可能無法或願意變更「不在 辦公室 」專案,例如您的假期。

  1. 在 [行事曆] 的 [ 常用] 索引 標籤上,按兩下 [ 新增約會]

  2. 在 [ 主旨] 方 塊中,輸入您休假的名稱。

  3. [開始時間 ] 和 [ 結束時間] 中,按下您的休假開始和結束的日期。

  4. 選取 [ 全天活動 ] 複選框。

  5. [顯示為 ] 設定變更為 [ 不在辦公室]

  6. 按一下 [儲存並關閉]。

附註: 您可以考慮只) 傳送給其他人的初始會議邀請,從行事曆中刪除 (。 或者,您可以將它留在行事曆中,以便在方案變更時使用它來輕鬆傳送更新或取消。

另請參閱

開始使用 Outlook 行事曆

排程與其他人的會議

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