保留原則是傳訊記錄管理 (MRM) 技術的一部分，可用於 Microsoft Exchange Server 和 Microsoft 365 電子郵件帳戶。 MRM 可讓需要遵守組織政策、政府法規、或法務需求的郵件儲存作業更加輕鬆，也可輕鬆移除不再具有法務或商業價值的內容。
附註: 此功能有 Microsoft Outlook 和 Exchange Server 授權需求。 如需詳細資訊，請參閱個人封存和保留原則的授權需求。
關於保留原則
組織可以為 Exchange Server 或 Microsoft 365 信箱中的所有郵件建立預設保留原則、預設資料夾的特定原則，例如收件匣、草稿、寄件備份、刪除的郵件和垃圾郵件，或建立使用者可套用至資料夾或個別專案的保留原則。 這些選項的全部或組合都可以由您的 Exchange Server 或 Microsoft 365 系統管理員設定。
重要: 如果您有任何關於貴組織的保留原則的疑問，您應檢閱組織的指導方針，或連絡法務部門。
在每個資料夾的基礎上指派保留原則會比較容易，而不是個別指派每封郵件的保留原則。 不過，在已指派資料夾的保留原則時，您甚至可以選取一或多封郵件，然後僅為這些郵件指派其他不同的原則。 為郵件指派的原則優先於任何繼承的資料夾原則。
重要: 任何包含要刪除電子郵件訊息之日期的保留原則，都會出現在電子郵件頭中。 不過，如果套用的保留原則是只保留，而且不需要刪除電子郵件訊息，則原則名稱和描述可能不會出現在電子郵件的標題或讀取窗格的頁首中。
指派電子郵件資料夾的保留原則
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在 [導航窗格] 中，以滑鼠右鍵按兩下郵件資料夾以顯示快捷方式選單，然後選取 [內容]
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選取 [ 原則] 索 引標籤，然後選擇您的 [資料夾原則]。 根據預設，資料夾會自動使用任何已指派給上層資料夾的原則。
指派電子郵件訊息的保留原則
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在郵件清單中，按一下一封郵件。
提示: 若要選取多封郵件，請在按一下每封郵件時按住 CTRL。
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從功能區選 取 [指派原則]。
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郵件的保留原則會顯示在 [讀取窗格] 中的標題的收件者名稱底下，並包含到期日。
功能區上的 [指派原則] 命令遺失。
如果功能區上的 [ 指派 原則] 命令遺失，它可能在溢出功能表中。 按兩下功能區右側的三個點，您應該會看到 [指派原則]。 也可能是您的 Exchange Server 系統管理員或 Microsoft 365 系統管理員尚未為您的帳戶啟用保留和封存原則，或者您並未使用包含此功能的 Outlook 授權。 如需詳細資訊，請參閱個人封存和保留原則的授權需求。
移除保留原則
當您移除電子郵件訊息中的保留原則時，資料夾原則會套用到項目 (若已指派)。
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在郵件清單中，按一下一封郵件。
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從功能區選 取 [指派原則]。
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在 [保留原則] 底下，按一下 [使用資料夾原則]。
郵件的保留原則會顯示在 [讀取窗格] 中的標題的收件者名稱底下，並包含到期日。
