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無論您是從 Microsoft 範本開始,或是更新您自己的範本,Word 的內建工具都可協助您更新範本以符合您的需求。 若要更新範本,請開啟檔案、進行您要的變更,然後儲存範本。

在 Microsoft Word 中,您可以將文件儲存為 .dotx 檔案、.dot 檔案或 .dotm fie (.dotm 文件類型,藉此建立範本,讓您在檔案) 中啟用宏。

  1. 按一下 [檔案] > [開啟舊檔]

  2. 按兩下 [本機]。 (在 Word 2013 中,按兩下 [計算機) ]。

  3. 瀏覽至 [我的文件] 下的 [自訂 Office 範本] 資料夾。

  4. 按一下您的範本,再按一下 [開啟]

  5. 進行您想要的變更,然後儲存並關閉範本。

新增內容控制項到範本

透過新增及設定 RTF 控制項、圖片、下拉式清單或日期選擇器等內容控制項,讓您的範本具有彈性。

例如,您可能會想建立含有下拉式清單的範本。 如果您允許他人編輯下拉式清單,他們便可以依據自己的需求來變更清單選項。

附註: 如果內容控制項無法使用,表示您可能開啟了以舊版 Word 建立的文件或範本。 若要使用內容控制項,必須依序按一下 [檔案] > [資訊] > [轉換],再按一下 [確定],將文件轉換成 Word 2013 檔案格式。 轉換文件或範本之後,請儲存。

在您顯示 [開發人員] 索引標籤之後,才能夠新增內容控制項。

  1. 按一下 [檔案] > [選項] > [自訂功能區]

  2. 選取 [自訂功能區] 下的 [主要索引標籤]

  3. 選取清單中的 [開發人員] 核取方塊,然後按一下 [確定]

開啟 Word 功能區中的 [開發人員] 索引標籤

新增內容控制項

[開發人員] 索引標籤的 [控制項] 群組中,按一下 [設計模式],然後插入您要的控制項。

開發人員模式設計按鈕

插入可供使用者輸入文字的文字控制項

在 RTF 內容控制項中,使用者可以將文字的格式設為粗體或斜體,也可以輸入多個段落。 如果您要限制使用者可以新增的項目,請插入純文字內容控制項。

  1. 在文件中按一下您要插入控制項的位置。

  2. 在 [ 開發人員] 索引標籤的 [ 控制項] 群組中,按兩下 [ RTF 內容控制RTF 控制項純文字內容控制純文字控制項

插入圖片內容控制項

  1. 按一下要插入控制項的位置。

  2. 在 [ 開發人員] 索引標籤的 [ 控制項] 群組中,按兩下 [ 圖片控制圖片控制項] 。

插入下拉式方塊或下拉式清單

在下拉式方塊中,使用者可以從您提供的選擇清單中選取,或是自行輸入自己的資訊。 在下拉式清單中,使用者僅能從選擇清單中選取。

  1. 在 [ 開發人員] 索引標籤的 [ 控制項] 群組中,按兩下 [ 下拉式方塊內容控制下拉式方塊控制項下拉式清單內容控制下拉式功能表控制項

  2. 選取內容控制項,然後在 [開發人員] 索引標籤的 [控制項] 群組中,按一下 [屬性]

    開發人員模式控制項屬性

  3. 若要建立選擇清單,請按一下 [下拉式方塊內容][下拉式清單內容] 下的 [新增]

  4. [顯示名稱] 方塊中輸入選擇,例如「是」、「否」或「可能」。 重複此步驟,直到所有選項都列在下拉式清單中。

  5. 填入任何其他您想要的內容。

附註: 若您選取 [內容無法編輯] 核取方塊,使用者就無法按一下選項。

插入日期選擇器

  1. 按一下您要插入日期選擇器控制項的位置。

  2. 在 [ 開發人員] 索引標籤的 [ 控制項] 群組中,按兩下 [ 日期選擇器內容控制 件]日期選擇器控制項

插入核取方塊

  1. 按一下您想要插入核取方塊控制項的位置。

  2. 在 [ 開發人員] 索引標籤的 [ 控制項] 群組中,按兩下 [ 複選框內容控制 件]核取方塊控制項

插入建置組塊庫控制項

您希望他人選擇特定的文字區塊時,可以使用建置組塊控制項。

舉例來說,若您正在設定合約範本,而且需要根據合約的特定需求新增不同的重複使用文字,建置組塊控制項便會非常實用。 您可以針對各個重複使用文字版本建立 RTF 內容控制項,然後使用建置組塊庫控制項作為 RTF 內容控制項的容器。

您也可以在表單中使用建置組塊控制項。

  1. 按一下要插入控制項的位置。

  2. 在 [ 開發人員] 索引標籤的 [ 控制項] 群組中,按兩下 [ 建置元件庫內容控制建置組塊庫控制項] 。

  3. 按一下內容控制項加以選取。

  4. [開發人員] 索引標籤的 [控制項] 群組中,按一下 [屬性]

    開發人員模式控制項屬性

  5. 按一下 [圖庫][類別] 選擇您想要在建置組塊控制項中使用的建置組塊。

設定或變更內容控制項屬性

  1. 選取內容控制項,然後按一下 [控制項] 群組中的 [屬性]

    開發人員模式控制項屬性

  2. [內容控制項屬性] 對話方塊中,選擇當他人使用您的範本時,是否可以刪除或編輯內容控制項。

  3. 若要將數個內容控制項或甚至某些文字段落擺在一起,請選取這些控制項或文字,然後按一下 [控制項] 群組中的 [群組]

    開發人員模式群組按鈕

例如,假設您的免責聲明有三段。 若您使用 [群組] 命令將三個段落聚集到同一個群組,則這個三段式免責聲明就無法加以編輯,並且只能以群組的方式予以刪除。

新增說明文字到範本

說明文字可提升您所建立範本的可用性。 您可以變更內容控制項中的預設說明文字。

若要為範本使用者自訂預設說明文字,請執行下列動作:

  1. [開發人員] 索引標籤上,按一下 [控制項] 群組中的 [設計模式]

    開發人員模式設計按鈕

  2. 按一下您要修改預留位置說明文字的內容控制項。

  3. 編輯預留位置文字,並依您的喜好設定格式。

  4. [開發人員] 索引標籤的 [控制項] 群組中,按一下 [設計模式],關閉設計功能並儲存說明文字。

對範本增添保護

您可以新增對範本中個別內容控制項的保護,以防止有人刪除或編輯特定的內容控制項或控制項群組,您也可以用密碼來保護所有的範本內容。

對範本的某些部分增添保護

  1. 開啟您要新增保護功能的範本。

  2. 選取要限制變更的內容控制項。

    提示: 按住 CTRL 鍵,同時按一下多個控制項,以選取多個控制項。

  3. [開發人員] 索引標籤的 [控制項] 群組中,按一下 [群組],然後再按一下 [群組]

    開發人員模式群組控制項

  4. [開發人員] 索引標籤的 [控制項] 群組中,按一下 [屬性]

    開發人員模式控制項屬性

  5. [內容控制項屬性] 對話方塊的 [鎖定] 底下,執行下列任何一項動作:

    • 選取 [內容控制項無法刪除] 核取方塊,這個選項可讓您編輯控制項的內容,但是無法將控制項本身從範本或以範本為依據的文件中刪除。

    • 選取 [內容無法編輯] 核取方塊,這個選項可讓您刪除控制項,但是不能編輯控制項的內容。

若要為文字提供保護 (如果有加入該段文字的話),請使用此設定。 例如,如果您通常會加入免責聲明,便可協助確保文字的一致性,並在不需要免責聲明的文件中刪除此項聲明。

為範本指派密碼

若要為文件指定密碼,限制只有知道密碼的檢閱者才能移除保護,請執行以下步驟:

  1. 開啟要指派密碼的範本。

  2. [校閱] 索引標籤上,按一下 [保護] 群組中的 [限制編輯]

  3. [開始強制] 下,按一下 [是,開始強制保護]

  4. [輸入新密碼 (選用)] 方塊中輸入密碼,然後確認該密碼。

重要: 如果您選擇不使用密碼,任何人都可以變更您的編輯限制。

請使用結合大小寫字母、數字和符號的強式密碼。 未結合這些元素的密碼則為弱式密碼。 強密碼: Y6dh!et5。 弱式密碼:House27。 密碼長度至少應有 8 個字元。 一般而言,密碼長度越長越安全。

您必須記住密碼。 若忘記了密碼,Microsoft 亦無法擷取該密碼。 請將您寫下的密碼儲存在安全之處,而不要將其與密碼保護的資訊存放在同一處。

範本是一種檔類型,會在您開啟時建立自己的複本。

例如,商務方案是以 Word 撰寫的常見檔。 您可以使用預先定義的版面配置、字型、邊界和樣式範本,而不用從頭開始建立商務方案的結構。 您只需要開啟範本並填入檔的特定文字和資訊即可。 當您將檔案儲存為 .docx 或 .docm 檔案時,您會將檔與檔所在的範本分開儲存。

在範本中,您可以提供建議的節或必要文字供其他人使用,以及內容控件,例如預先定義的下拉式清單或特殊標誌。 您可以為範本區段新增保護,也可以將密碼套用至範本,以協助保護範本的內容免於變更。

您可以在 Office.com 找到大多數文件類型的 Word 樣本。 如果您有因特網連線,請按兩下 [ 檔案] 索引 標籤,按兩下 [ 新增],然後按兩下所要的樣本類別。 您也可以建立自己的範本。

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