設定就地記錄管理

在 SharePoint 中啟用就地記錄管理

如果尚未完成，您必須先啟用 [就地記錄管理]，才能執行這些工作。 如果您已將它啟用，請跳過這些步驟。

1. 導覽至最上層網站。

2. 按一下 [設定]，然後按一下 [網站設定]

   在 SharePoint 群組連線的網站中，按一下 [ 設定]，按一下 [ 網站內容]，然後按一下 [ 網站設定]。

3. 按一下 [網站集合系統管理] 底下的 [網站集合功能]。

4. 在 [ 網站集合功能] 中，尋找 [ 就地記錄管理 ]，然後按一下 [ 啟動]。

設定網站集合的就地記錄管理

若記錄管理解決方案的應用範圍橫跨多個網站，您可用下列方式來設定記錄管理設定：

• 指定文件在宣告為記錄時，要對文件施加哪些種類的限制。

• 指定網站中的所有清單或文件庫是否都允許手動宣告記錄。

• 指定哪些人可以將文件手動宣告及取消宣告為記錄。

設定網站集合的就地記錄管理

1. 導覽至最上層網站。

2. 按一下 [設定]，然後按一下 [網站設定]

   在 SharePoint 群組連線的網站中，按一下 [ 設定]，按一下 [ 網站內容]，然後按一下 [ 網站設定]。

3. 按一下 [網站集合管理] 之下的 [記錄宣告設定]。

4. 在 [記錄宣告設定] 頁面的 [記錄限制] 區段中，選取適當選項，指定項目在宣告為記錄時要對該項目施加的限制種類。 此設定不影響已經宣告為記錄的項目。

   • 沒有其他限制    如果您希望記錄與非記錄分別採用不同的保留原則，但又不希望記錄遭封鎖而使得記錄無法刪除或編輯時，不妨採用這項限制。

   • 封鎖刪除    這是記錄中心的預設限制。

   • 封鎖編輯與刪除    如果您想要完全鎖定檔，使其無法進行編輯或刪除，這種限制很有用。 [掛鎖] 圖示與檔相關聯，以視覺效果顯示該專案已鎖定。

5. 在 [記錄宣告可用性] 區段中，選取適當選項，指定在預設情況下，項目是否可以在清單與文件庫中手動宣告為記錄。 若已選取 [預設為無法在所有位置使用]選項，項目便只可透過原則或工作流程宣告為記錄。

   [記錄宣告可用性] 區段中的一個選項可讓您取消宣告記錄。 做法是在 [更新狀態詳細資料] 的 [記錄狀態] 旁邊，按一下 [取消宣告記錄]。 系統便會提示您確認您要取消將該項目當作記錄的宣告。

   附註: 只有先前已經宣告為記錄的項目，才會出現取消宣告選項。

6. 在 [宣告角色] 區段中，指定哪些類型的使用者可以將項目宣告或取消宣告為記錄。

   • 所有清單參與者和系統管理員    任何擁有清單之 [編輯專案] 許可權的使用者，都可以將專案宣告為記錄或取消宣告。

   • 僅限清單管理員    只有在清單中擁有「管理清單」許可權的使用者，才可以將專案宣告為記錄，或取消宣告。

   • 僅限原則動作    只有原則動作或以系統帳戶身分執行的自訂程式碼，才可以將專案宣告為記錄或取消宣告。

7. 按一下 [確定]。

頁首

設定清單或文件庫的就地記錄管理

您可以設定記錄管理設定，允許或防止在網站上的特定清單或文件庫中建立記錄。 您也可以設定清單與文件庫，將所有新增至其中的項目自動宣告為記錄。

設定清單或文件庫的就地記錄管理

1. 移至您要設定記錄管理的清單或文件庫。

2. 如果是文件庫，請按一下 [文件庫工具] 下的 [文件庫] 索引標籤。 如果是清單，請按一下 [清單工具] 下的 [清單] 索引標籤。

3. 按一下文件庫功能區的 [文件庫設定]。 如果是清單，請按一下 [清單設定]。

   在 SharePoint Online 中，按一下 [ 設定 ]，然後按一下 [ 清單設定 ] 或 [文檔 庫設定]。

   附註: 如果看不到這個程序提到的功能區按鈕，您可能需要調整螢幕解析度或瀏覽器視窗大小，以展開所有可用的功能區按鈕。 您也可以按一下群組按鈕，展開該群組的按鈕選項。

4. 按一下「清單設定」頁面上的 [記錄宣告設定]。

5. 在 [ 記錄宣告設定 ] 頁面上，于 [ 手動記錄宣告可用性 ] 區段中，執行下列其中一項操作：

   • 選取是否要使用網站集合的預設設定

   • 允許此清單或文件庫的手動記錄宣告

   • 一律不允許此清單或文件庫的手動記錄宣告。

6. 在 [自動宣告] 區段中，選取是否要將所有新增至此清單或文件庫的項目自動宣告為記錄。

7. 按一下 [確定]。