將 Access 資料匯出至 Word 文件

本文內容

• 將資料匯出至 Word：基本概念

• 匯出資料至 Word

• 了解 Access 如何匯出物件至 Word

• 還有什麼我應該知道的資訊嗎？

將資料匯出至 Word：基本概念

您可以將資料表、查詢、表單或報告匯出至 Microsoft Word。 當您使用匯出 - RTF 檔案精靈匯出物件時，Access 會在 Microsoft Word RTF 格式檔案 (*.rtf) 中建立該物件的複本。 若是資料表、查詢和表單，可見的欄位與記錄會在 Word 文件中顯示為表格。 當您匯出報表時，精靈會匯出報表資料與版面配置，並試著讓 Word 文件的外觀盡可能與報表類似。

• 從 Access 開始作業    若要將數據從 Access 匯出至 Word，您必須使用 Access。 Word 中沒有任何功能可以從 Access 資料庫匯入數據。 您也無法使用 Access 中的 [另存新檔] 命令，將 Access 資料庫或資料表儲存為 Word 檔。

• 您可以匯出的物件    您可以匯出資料表、查詢、表單或報表。 您也可以只匯出檢視中選取的記錄。 您無法匯出宏和模組。 當您匯出包含子表單或子資料工作表的表單或資料工作表時，系統只會匯出主表單或主資料工作表。 您必須針對要在 Word 中檢視的每個子表單和子資料表重複執行匯出作業。 相反地，當您匯出報表時，會連同主報表一起匯出報表中包含的子窗體和子報表。

• 作業的結果    匯出 - RTF 檔案精靈一律會匯出格式化的數據。 這表示只有物件或檢視中可見的欄位和記錄會連同顯示格式設定一起匯出。 由於篩選設定，隱藏的欄和記錄不會匯出。 對於報表，導出報表時也會保留其版面配置。

• 與現有檔案合併    當您從 Access 匯出至 Word 檔時，數據一律會匯出至新的 Word 檔案。 如果您想要將資料插入現有的 Word 檔中，您必須先將數據從 Access 匯出至新的 Word 檔案，然後從新 Word 檔案複製數據並貼到現有的檔案中。 或者，您可以直接從 Access 數據表、查詢、表單或報表複製數據列，然後將它們貼到現有的檔中。

匯出資料至 Word

請遵照以下大略的步驟，匯出資料到 Word​​ 文件：

• 為來源資料做好匯出準備。 在此步驟中，您要確定資料中不含錯誤，並決定要匯出您來源資料表的部分或所有資料。

• 執行匯出 - RTF 檔案精靈。

• 您也可以選擇將設定儲存為匯出規格以供日後重複使用。

下列各節中的步驟會說明如何執行每項工作。

了解 Access 如何匯出物件至 Word

下表說明 Access 如何匯出不同的物件和值到 Word。 這可以在匯出作業運作不如預期時，協助您判斷出錯的原因。

還有什麼我應該知道的資訊嗎？

• 如需如何將匯出的詳細資料儲存到可供日後重複使用的規格的相關資訊，請參閱將匯入或匯出作業的詳細資料儲存為規格一文。

• 如需如何執行已儲存匯出規格的相關資訊，請參閱執行已儲存的匯入或匯出作業一文。

• 如需如何排程規格於指定時間執行的相關資訊，請參閱排程匯入或匯出作業一文。

• 如需如何變更規格名稱、刪除規格，或更新規格中來源檔案名稱的相關資訊，請參閱管理資料工作一文。

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