在資料庫中尋找特定記錄

您想要做什麼？

• 流覽所有記錄

• 移至特定記錄

• 搜尋特定記錄

• 篩選以查看有限的記錄數目

• 建立查詢以尋找特定記錄

流覽所有記錄

當您想要一次移動一筆記錄，以找出特定記錄時，可以使用TAB鍵瀏覽記錄。 您也可以使用記錄瀏覽按鈕瀏覽 資料工作表檢視 資料表中的記錄。 記錄導覽按鈕可在數據表或窗體底部使用。

1. 移至第一筆記錄

2. 移至上一筆記錄

3. [當前記錄] 方 塊

4. 移至下一筆記錄

5. 移至最後一筆記錄

6. 開啟新的 (空白) 記錄

7. 篩選指標

8. 搜尋方塊

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移至特定記錄

當您知道要尋找哪一筆記錄時，您可以移至 Access 中的特定記錄。 [ 移至 ] 方塊可讓您從下拉式清單中選擇特定記錄，而且通常會新增至窗體。

• 若要流覽至特定記錄，請按兩下 [到] 方塊右側的箭號，然後從下拉式清單中選取記錄。

  附註: 如果您知道要瀏覽之記錄的前幾個字元，可以在 [到] 方塊中輸入這些字元，協助您快速找到該記錄。

[ 移至] 方塊只會顯示足夠的數據，以唯一識別每筆記錄。 當您從清單中選取記錄時，Access 會在表單的主要區域中顯示該記錄的其餘數據。

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搜尋特定記錄

您可以使用 [尋找及取代] 對話框中的 [尋找] 索引卷標，在數據表或窗體中搜尋特定記錄。 當您要尋找的記錄符合特定準則，例如搜尋字詞和比較運算符，例如「等於」或「包含」時，這是尋找特定記錄的有效選擇。

1. 開啟資料表或表單，然後按下您要搜尋的欄位。

2. 在 [常用] 索引標籤的 [尋找] 群組中，按一下 [尋找] 或按 CTRL+F。

   [ 尋找及取代 ] 對話框隨即出現，且已選取 [ 尋找] 索引 標籤。

3. 在 [ 尋找內容] 方 塊中，輸入您要搜尋的值。

4. 若要變更您要搜尋或搜尋整個基礎表的欄位，請按兩下 [查詢] 清單 中的 適當選項。

   提示:  Match 清單代表您的比較運算子 (例如「等於」或「包含」) 。 若要擴大搜尋範圍，請在 [相符 ] 清單中，按兩下 [ 字段的任何部分]。

5. 在 [搜尋] 清單中，選取 [全部]，然後按一下 [尋找下一筆]。

6. 當您要搜尋的專案反白顯示時，請按兩下 [尋找及取代] 對話方塊中的 [取消] 來關閉對話方塊。 醒目提示符合您條件的記錄

如需如何使用 [ 尋找及取代 ] 對話框的詳細資訊，請參閱 使用 [尋找及取代] 對話框變更數據一文。

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篩選以查看有限的記錄數目

當您只想查看符合特定準則和比較運算子的記錄時，可以篩選以查看有限的記錄數目。 例如，若要快速縮小顯示的記錄範圍，請以滑鼠右鍵按下要符合值的欄位，然後選取快捷方式功能表底部的 [ 等於]、[ 不等於]、[ 包含] 或 [ 不包含] 。 您可以開啟或關閉篩選，以便在相同數據的篩選和未篩選檢視之間切換。 與搜尋不同的是，篩選只會限制 要顯示哪些記錄。

1. 若要套用以選取範圍為基礎的篩選，請開啟數據表或表單。

2. 若要確保尚未篩選表格或窗體，請在 [常 用 ] 索引卷標的 [ 排序 & 篩選 ] 群組中，按兩下 [ 進階]，然後在有可用的命令時，按兩下 [ 清除所有篩選]。

3. 流覽至包含要做為篩選一部分之值的記錄，然後按兩下 [資料工作表檢視] 中 (欄) 或控制表單、報表或版面配置檢視) 中的 (。 若要根據部分選取範圍進行篩選，請只選取您要的字元。

4. 在 [常 用] 索引 標籤的 [ 排序 & 篩選 ] 群組中，按兩下 [ 選取範圍]，然後按下您要套用的篩選。

5. 若要篩選選取項目的其他欄位，請重複步驟 3 和 4。

如需如何套用篩選的詳細資訊，請參閱套用 篩選以檢視 Access 資料庫中的選取記錄一文。

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建立查詢以尋找特定記錄

您可以用來搜尋及篩選記錄的技術，對於尋找手端案例的特定記錄非常有用。 不過，您可能會想要定期執行相同的搜尋或篩選作業。 您可以建立一個 查詢，而不是每次都重現一組搜尋和篩選步驟。 查詢是一種功能強大且彈性的特定記錄尋找方式，因為它可讓您執行自定義搜尋、套用自定義篩選，以及排序記錄。 您可以建立自己的查詢，以協助您專注於特定記錄並回答特定問題。 建立之後，查詢就可以儲存和重複使用，也可以用於建立窗體和報表。

當您使用查詢來搜尋或篩選時，會根據您要尋找的數據類型來使用準則。 不同類型的資訊會儲存為不同類型的數據。 例如，生日會儲存為日期/時間數據，而名稱則儲存為文字數據。

有時候，您找不到已知存在的特定記錄。 如果您檢視表單中的記錄，或因為特定欄位值而無法顯示特定記錄的查詢時，可能會發生這種情況。 下列範例示範如何使用查詢來尋找記錄。

假設您使用的是使用 Access 問題範本來追蹤問題的資料庫。 [問題] 數據表有一個名為 [狀態] 的欄位，該欄位會指出特定問題是否為使用中、已解決或已關閉。 您可以依照下列步驟建立查詢，以顯示其狀態已關閉的問題：

1. 在 [建立] 索引標籤的 [查詢] 群組中，按一下 [查詢設計]。

2. 按兩下 [問題]，然後按兩下 [ 關閉]。

3. 在查詢設計工具中，按兩下 [問題] 資料表中的星號 (*) 。 這有助於確保查詢會顯示所傳回記錄中的所有欄位。

   Issues.* 會出現在設計網格線的第一欄的 [ 功能變數 ] 列中。 這表示應該傳回 [問題] 數據表中的所有欄位。

4. 在查詢設計工具中，按兩下 [問題] 資料表上的 [狀態]。

   [狀態 ] 會出現在設計網格線中 [ 字段 ] 列的第二欄中。

5. 在設計網格線的第二欄中，清除 [ 顯示] 列 中的複選框。 這有助於確保查詢不會顯示 [狀態] 字段。

   如果您沒有清除 [狀態] 欄中的 [ 顯示 ] 複選框，[狀態] 字段會在查詢結果中顯示兩次。

6. 在設計網格線的第二欄的 [準則] 列中，輸入 =“Closed”。 這是您的搜尋準則。 這是您確定查詢只會傳回 狀態 值為「已關閉」的記錄的方式。

   附註: 在此範例中，只會使用一個搜尋準則。 您可以將準則新增至更多字段，以及使用下方或下方的或列及其他列，為任何指定的搜尋使用許多搜尋準則。

   您的查詢已準備好執行，看起來像這樣：

   

7. 在 [設計] 索引標籤上的 [結果] 群組中，按一下 [執行]。

   附註: 除非您已開始追蹤問題，因此在 [問題] 資料表中有數據，而且您已將至少一個問題的狀態設為 「已關閉」，否則查詢不會傳回任何結果。 不過，您可以儲存查詢，並在未來任何時候使用查詢。

8. 按下 CTRL+S 儲存查詢。

9. 在 [ 另存新 檔] 對話框中，在 [查詢名稱] 字段中輸入 查詢的 名稱，例如 [ 關閉的問題]，然後按兩下 [ 確定]。

現在，您有一個查詢會顯示其狀態已關閉的問題。

若要深入瞭解如何建立查詢以協助您尋找記錄，請參閱 建立簡易選取查詢一文。

若要深入瞭解搜尋及篩選準則，請參閱 查詢條件範例一文。

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