Outlook 中的基本工作

Outlook 將電子郵件、行事曆、聯繫人、工作和待辦事項清單整理在一個位置。該組織是從您的電子郵件帳戶開始。您可以從該處開始使用電子郵件、將電子郵件轉換為工作或約會，以及在聯繫人中儲存與您互動之人員的相關信息，這樣您就不需要記住電子郵件地址或電話號碼。讓我們快速瞭解一些基本工作。

快速入門

您的第一個動作是設定 Outlook 帳戶。之後，您就可以開始接收和傳送電子郵件、使用行事曆、建立聯繫人，以及處理 Outlook 工作。

如果您在同一部電腦上使用舊版的 Outlook ，安裝程式就會自動執行。如果沒有，自動帳戶設定會在您第一次啟動時啟動 Outlook 並逐步引導您完成程式。

系統會要求您輸入姓名、電子郵件地址和密碼。這通常就夠了，但如果自動設定失敗， Outlook 會要求更多資訊，例如您的郵件伺服器名稱。如果您沒有上述資訊，您可向電子郵件提供者取得詳細資料。

Backstage 檢視中的 [新增帳戶] 按鈕

附註: 如果您之後想要新增另一個電子郵件帳戶，當您準備好選擇 [檔案 ] > [新增帳戶 ] 以啟動 [自動帳戶設定]。

快速存取列

快速存取列是您 Outlook 體驗中的重要部分。這是一種可讓您在熱門 Outlook 功能之間移動的簡單方法：郵件、行事曆、人員和工作。列除了標準索引標籤和功能區之外，還提供各種工具和選項，協助您使用和管理 Outlook。

快速存取列通常位於 Outlook 視窗的底部，視選取的設定而定，會顯示左) 圖像 (按鈕名稱，或是與功能名稱相關聯) 右 (影像的圖示。

Outlook 快速存取列會依名稱、郵件、行事曆、人員和 [工作] 按鈕顯示，[其他] (三個點或省略號) 選項

顯示郵件、行事曆、人員、工作和更多選項圖示的 Outlook 快速存取列

變更快速存取列上顯示的內容

您可以控制哪些按鈕 (或圖示) 顯示在快速存取列上，甚至是依其顯示順序而定。

選擇 [其他 > 導覽選項]。
在 [ 導覽選項] 對話框中，執行下列動作：
- 若要變更列上顯示的按鈕或圖示數目，請增加或減少 4 的預設設定，以 達到可見項目數目上限。
- 若要檢視示而非名稱，請選取 [ 壓縮導覽] 複選框。
- 若要重新排列列出按鈕或圖示的方式，請在此順序方塊中選取 [顯示器] 中的 專案，然後選擇 [上移 ] 或 [ 下移]。
選擇 [確定]。

提示: 如果您不喜歡您所做的變更，或只是想要重新開始，請選擇 [ 重設]。

郵件

Email 將您連線到組織內外的人員。您可以在電子郵件訊息中新增電子簽名和附件。

建立新郵件

從 [收件匣]) 等任何郵件資料夾 (，選擇 [新增 Email]。

捷徑： 若要建立電子郵件訊息，請按 Ctrl+Shift+M。
撰寫完電子郵件后，選擇 [傳送]。

如需詳細資訊，請參閱建立電子郵件訊息。

新增電子郵件簽名至訊息

建立在您郵件底部顯示的個人化簽名。簽名可包括文字、圖像、電子名片、標誌，甚至是您手寫簽名的圖像。

建立簽名

在新郵件中，選擇 [ 簽名 >簽名]。
在 [Email 簽名] 索引標籤上，選擇 [新增]。
輸入名稱，然後選擇 [ 確定]。
在 [選擇預設簽名] 底下，執行下列動作：
- 在 [電子郵件帳戶] 清單中 ，選擇要與簽名建立關聯的電子郵件帳戶。
- 在 [新郵件] 清單中，選擇您要自動新增至所有新郵件訊息中的簽名。如果您不想自動簽署電子郵件訊息，您可以忽略此選項 ，因為 () 不是預設值。
- 在 [回覆/轉寄] 清單中，選擇在您回覆或轉寄郵件時要自動新增的簽名 (自動簽名)。否則，請接受預設的 [(無)] 選項。
在 [編輯簽名] 底下，輸入簽名，然後選擇 [ 確定]。

新增簽名

在新郵件中，選擇 [ 簽名]，然後選擇您要的簽名。

如需詳細資訊，請參閱建立及新增電子郵件簽名。

轉寄或回覆電子郵件訊息

在功能區或讀取窗格中，選擇 [ 回復]、[ 全部回復] 或 [ 轉寄]
在 [ 收件者]、[ 副本] 或 [ 密件抄送 ] 方塊中，執行下列其中一項操作：
- 若要新增收件者，請在適當的方塊中按兩下，然後輸入收件者的名稱。
- 若要移除收件者，請在適當的方塊中按兩下，選擇收件者的名稱，然後按Delete。

如需詳細資訊，請參閱回覆或轉寄電子郵件訊息。

新增附件至電子郵件訊息

若要共用檔案，您可在郵件中附加檔案。您也可以附加其他 Outlook 專案，例如郵件、聯繫人或工作。

建立新郵件，或選擇現有的郵件，然後選擇 [回復]、[ 全部回復] 或 [ 轉寄]。
在郵件視窗中，選擇 [ 郵件 > 附加檔案]。

如需詳細資訊，請參閱在電子郵件中附加檔案或項目。

開啟或儲存電子郵件附件

您可以從讀取窗格或開啟的郵件開啟附件。開啟或檢視附件之後，您可以儲存附件。如果訊息有一個以上的附件，您可將其儲存成群組，或一次儲存一個附件。

開啟附件

視您使用的 Outlook 版本而定，可能會有多個選項可用來開啟附件。

按兩下附件。

如需詳細資訊，請參閱開啟附件。

儲存附件

在讀取窗格或開啟的郵件中選擇附件。
在 [ 附件] 索引標籤的 [ 動作] 群組中，選擇 [ 另存新檔]。您也可以以滑鼠右鍵按下附件，然後選擇 [ 另存新檔]。

如需詳細資訊，請參閱儲存附件。

安裝 iOS 或 Android 版 Outlook

如果您使用 iOS 版 Outlook 或 Android 版 Outlook，草稿會自動同步處理到您的行動裝置。您可以從該處完成您已在計算機上開始的郵件、輕鬆地從相片或相機新增附件，或使用 Office Lens 從會議中的白板擷取筆記。

約會和會議是您個人和商務生活的副產品，而您的行事歷是管理這兩者的完美工具。透過 Outlook ，您也可以設定已排程活動的提醒。

建立行事曆約會

在 Outlook中，約會與會議並不相同。約會是您在行事曆中排程的活動，不涉及邀請其他人或預約資源，例如會議室或設備。

按一下 [行事曆]

在 [ 行事曆] 資料夾中，選擇 [ 新增約會]。您也可以以滑鼠右鍵按下行事曆網格線中的時間區塊，然後選擇 [ 新增約會]。

捷徑： 若要建立約會，請按 Ctrl+Shift+A。

如需詳細資訊，請參閱排定約會。

排程會議

在 Outlook中，會議包含其他人員，並可包含會議室等資源。對您會議邀請的回應會顯示在 [收件匣] 中。

在 [ 行事曆] 資料夾中，選擇 [ 新增會議]。

捷徑： 若要從 Outlook中的任何資料夾建立新的會議邀請，請按 Ctrl+Shift+Q。

如需詳細資訊，請參閱排定與其他人的會議。

設定提醒

提醒視窗中會彈出提醒，讓您不會錯過重要的期限。您可以針對 Outlook中幾乎任何項目設定或移除提醒，包括電子郵件訊息、約會和聯繫人。

約會或會議

開啟 [約會 ] 或 [ 會議]，然後在 [ 提醒 ] 列表框中，選擇您希望提醒出現的約會或會議前的時間量。若要關閉提醒，請選擇 [ 無]。

針對電子郵件、連絡人及工作

選擇 [待處理 > 新增提醒]。

提示: 您可以利用提醒，快速地將電子郵件標示為待辦事項。這些提醒會讓郵件顯示在 [To-Do 列表] 和 [工作] 資料夾中，但不會自動新增提醒。以滑鼠右鍵按一下郵件清單中的標幟，即可新增提醒。或者，如果您已開啟郵件，請選擇 [ 待處理 ] > [新增提醒]。

待處理

人員

人員是建立公司和個人聯繫人之人員和公司的貯體名稱。您以聯繫人身分新增的人員是完全有選擇性的，而您或貴公司所施加的限制可能只適用於您可以或無法新增的人員。例如，您的公司可能會有與特定外部電子郵件地址對應的相關規則。

建立連絡人

聯繫人可以像名稱和電子郵件地址一樣簡單，或者您可以包含例如街地道址、多個電話號碼、圖片和生日等詳細數據。您可以在 Outlook 視窗左下角的快速鍵列的人員選項底下找到您的連絡人。

在人員中，選擇 [新增聯繫人]。

捷徑： 若要從 Outlook中的任何資料夾建立聯繫人，請按 Ctrl+Shift+C。

如需詳細資訊，請參閱建立或新增連絡人。

取得 Outlook 通訊簿中的聯繫人清單

將聯繫人復本儲存在通訊簿中是很好的做法。在 Windows 版 Outlook 2013 或 Outlook 2016中，您可以將聯繫人的逗號分隔值 (.csv) 檔案下載到您的裝置，並在 Excel中開啟。

開啟 Outlook，選擇 [開啟檔案 > & 匯出 >匯入/匯出]。
在 [匯入及導出精靈] 中，選擇 [ 匯出至檔案 > [下一步]。
選擇 [逗號分隔值 ]，然後在 [ 匯出至檔案 ] 頁面上，選擇 [ 連絡人 ] 做為您帳戶要導出的資料夾。

重要: 繼續之前，請確定您選擇的聯繫人資料夾已附加到您的電子郵件帳戶。如果您要從其他人的計算機執行這些步驟，這特別重要。
選擇 [下一 >流覽]，然後移至您要將逗號分隔值儲存 (.csv) 檔案的位置。
輸入檔名，然後選擇 [ 確定 ] > [下一步]。
選擇 [ 完成] 以開始匯出程式。

附註: 匯出程式完成時，Outlook 不會顯示訊息。

開啟您的聯繫人 .csv 檔案

匯出之聯繫人的逗號分隔值 (.csv) 檔案通常會在 Excel中開啟。

流覽至您儲存 .csv 檔案的位置，然後開啟該檔案。
確認您的聯繫人列在檔案中。

附註: 可能有空白儲存格。這是正常現象。
關閉檔案而不進行任何變更，以免在具有相同版本 Outlook 或不同電子郵件服務的不同裝置上匯入檔案時發生潛在問題。

工作

建立工作

許多人將待辦事項清單保存在紙張、電子表格中，或結合紙張和電子方式。在 Outlook，您可以將各種清單合併成一份清單、設定提醒及追蹤工作進度。

開啟 [ Outlook]，然後在 [ 常用] 索引標籤的 [ 新增 ] 群組中，選擇 [ 新增專案]。
選擇 [ 工作]，視需要填寫工作窗體，然後選擇 [儲存 & 關閉]。

捷徑： 若要建立新工作，請按 Ctrl+Shift+K。

如需詳細資訊，請參閱建立工作及待辦事項。

指派工作

在快速存取 列或瀏覽列 上選擇 [工作] 上的 [ ]。
執行下列其中一個動作：
- 選擇功能區上的，或按 Ctrl+Shift+K 來建立工作。
  
  或
- 開啟現有的工作。
選擇 [指派工作]。
在工作表單中，執行下列動作：
- 在 [ 收件者 ] 方塊中，輸入名稱或電子郵件位址。
- 新增主旨、選擇 開始日期 和 到期日，並視需要設定 [狀態 ] 和 [ 優先順序 ]。
- 接受或清除兩個複選框的預設選取範圍： 將此工作的更新複本保留在我的工作清單上 ，並在 工作完成時傳送狀態報表給我。
- 如有需要，請在複選框下方的內容區塊中輸入訊息。
如果您想要重複工作，請選擇功能區的 [週期] ，在 [週期性工作 ] 對話框中選取您要的選項，然後選擇 [ 確定]。

附註: 如果您指派週期性工作，工作清單中仍會保留一份工作複本，但絕不會更新。如果您選取 [ 當此工作完成時傳送狀態報告給我 ] 複選框，您會收到該工作每個已完成專案的狀態報告。
選擇 [傳送]。

提示: Outlook 可以追蹤指派給一個人的工作進度。如果您希望有多人處理某項工作，請將任務分成較小的部分，或個別指派每項工作。例如，若要追蹤由三位作者撰寫的報表，請建立三個不同的工作，並將每個個別工作指派給適當的作者。

接受或拒絕指派的工作

當工作建立並指派給您時，它會出現在 [收件匣] 中。

[讀取窗格] 中已檢視之工作要求的 [接受] 和 [拒絕] 命令

在讀取窗格中，選擇 [ 接受 ] 或 [ 拒絕]。

或

開啟工作，選擇功能區上的 [ 接受 ] 或 [ 拒絕 ]，無論您選擇的選項為何，請選取 [傳 送前編輯回復 ] 或 [ 立即傳送回復]，然後選擇 [ 確定]。

附註: 公認的工作會顯示在您的 Outlook 工作清單中。

如果您開啟工作，您可以視需要回復、 全部回復或轉寄給指派工作的人員和其他人。您也可以在郵件區塊中包含批注。

檢視工作

開啟 [ Outlook]，然後在快速存取列上選擇 [ ]。
在 To-Do 清單或工作清單中，按兩下專案以檢視完整表單。

您可以隨時變更檢視工作方式。

在 [常 用] 索引 標籤的 [ 目前檢視 ] 群組中，選擇不同的檢視。

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列印工作

您可以選擇檢視工作的方式，然後根據您選擇要列印的內容，以何種格式來列印工作：[表格樣式] 或 [備忘樣式]。例如，如果您選取要列印的單一工作，則唯一可用的列印設定是 [備忘樣式]。但如果您選擇清單，例如 To-Do 清單，也會提供 [表格樣式] 列印格式。

選擇快速存取列上的 [ ]。
在其中一個資料夾中選擇單一工作，To-Do 清單或工作清單]，或選擇資料夾。
選擇 [檔案 > 列印 ]，並選取 [設定] 下) (格式。

列印電子郵件訊息、聯繫人或行事曆專案

在 Outlook中，您可以列印電子郵件訊息、聯繫人、行事曆專案或較大的檢視等專案，例如行事曆、通訊簿或郵件資料夾的內容清單。

在 Outlook 中選擇您要列印的項目或資料夾。
選擇 [檔案] > [列印]。

如需詳細資訊，請參閱在 Outlook 中進行列印。