在 Access 中建立郵寄標籤

Microsoft Access 提供數種不同的選項，讓您建立包含儲存在 Access 數據表中之數據的標籤。最簡單的方法是使用 Access 中的標籤精靈來建立並列印格式化為符合標籤的報表。標籤可以包含儲存在 Access 資料表中的數據，或是從 Microsoft Excel 活頁簿或 Microsoft Outlook 聯繫人清單等其他來源匯入或鏈接的數據。您可以在 Access 中建立標籤做為報表，或是將數據「合併」至 Microsoft Word 檔，然後從 Word 列印卷標。本文概述相關步驟。

您想要做什麼？

使用 Access 建立及列印標籤
在 Microsoft Word 中使用郵件合併精靈列印 Access 數據

使用 Access 建立及列印標籤

在 Access 中，您可以將標籤建立為以小頁面大小格式化的報表，以符合您想要的標籤。卷標最常見的用途是郵寄，但任何 Access 數據均可以標籤格式列印，以供各種用途使用。若是郵寄標籤，報告會從包含地址的數據表或查詢取得地址數據。列印報表可為來自基礎記錄來源的每個位址提供單一標籤。

如需連結或匯入其他來源的數據的詳細資訊， (例如 Microsoft Excel 或 Microsoft Outlook) 用於標籤，請參閱匯入及導出數據簡介一文。

[卷標精靈] 會詢問您一系列關於標籤以及您想要在標籤上顯示的數據的問題。精靈會建立報表，您可以視需要自定義報表。

在 Access 中使用 [捲標精靈] 建立標籤

在 [導航窗格] 中，選取包含您要顯示在標籤上之資料的物件。這通常是數據表、鏈接資料表或查詢，但您也可以選取表單或報表。
在 [建立] 索引標籤上，按一下 [報表] 群組中的 [標籤]。

Access 會啟動 [卷標精靈]。
1. 如果您知道標籤的製造商和產品編號：
  - 在 [依 製造商篩選 ] 方塊中選擇製造商。
  - 在 [ 您想要什麼標籤大小？] 方塊中選取您的標籤。
    
    否則，請嘗試尋找一個產品，其維度和 跨欄的數位 值與您的標籤相符。
    
    如果您找不到類似的標籤：
  - 按兩下 [自定義] ，然後按兩下 [ 新增]。
    
    隨即顯示 [ 新增卷標 ] 對話框。
  - 測量您的標籤，並在 [ 新增卷標] 對話框的適當方塊中輸入度量單位。
  - 在 [標籤名稱 ] 文字框中輸入自訂標籤的名稱，選擇您想要的標籤型態和方向，然後按兩下 [ 確定]。
    
    如果您已經建立自定義標籤，並想要選取它：
  - 按兩下 [顯示自定義標籤大小]，然後按下您要的自定義標籤。
2. 選取 [卷標類型] 底下的 [工作表摘要] 或 [接續本頁]，然後按 [下一步]。
3. 在標籤上選取您要的字型名稱、大小、粗細和文字色彩，然後按 [ 下一步]。
4. 在精靈的 郵件標籤面上 ，從 [可用欄位] 清單中選擇您想要的標籤欄位，然後按兩下這些欄位以新增至 [ 原型捲標 ] 方塊。
  - 若要在 [ 原型] 卷標 方塊中的字段之間新增空格，請按空格鍵。
  - 若要建立新行，請按 ENTER。
  - 若要在欄位和線條之間移動，請使用箭頭鍵。
  - 若要從方塊中移除欄位，請按退格鍵。
  - 例如，若要新增其他文字或標點符號 (，請按下城市名稱) 後的逗號，將游標置於您要顯示文字的位置，然後開始輸入。每一個標籤上的文字都會是相同的。
    
    附註: 您只能使用標籤新增下列資料類型的欄位：簡短文字 (文字) 、長文字 (備忘) 、數位、日期/時間、貨幣、是/否或附件。若要新增其他數據類型的欄位，請在完成 [卷標精靈] 之後，在 [設計檢視] 中開啟標籤，然後使用 [ 字段清單 ] 窗格新增欄位。若要在 [設計視圖] 中開啟報表時開啟 [ 字段清單 ] 窗格，請按 ALT+F8。
    
    當您將欄位以您想要的方式排列在標籤上時，請按 [ 下一步]。
5. 在下一頁，您可以選擇要排序標籤的欄位。例如，您可能會想要依郵遞區編碼排序大型郵件。從 [可用欄位] 清單中選擇您要排序的欄位，然後按兩下這些欄位以新增至[ 排序方式] 方 塊。完成時按一下 [下一步]。
6. 在最後一頁上，輸入標籤的名稱，然後按兩下 [ 完成]。
  
  如果您選擇 [顯示卷標 精靈] 最後一頁的標籤外觀，Access 會在 [列印預覽] 中顯示標籤。您可以按下標籤來放大和縮小，或使用狀態列上的縮放控件。
  
  如果您在 [卷標精靈] 的最後一頁選擇 [修改卷標設計 ]，Access 會在 [設計檢視] 中顯示標籤報表。
  
  附註: [列印預覽] 是唯一可讓您在放置欄時查看欄的檢視。如果您在 [報表檢視] 或 [版面配置檢視] 中檢視報表，Access 會在單一欄中顯示所有數據。

自訂標籤標的外觀

如果產生的標籤外觀不符合您的需求，您可以在 [設計檢視] 中開啟報表並進行變更，藉此自定義版面配置。使用標籤時，通常更容易使用 [設計檢視]，您可以更精確地控制版面配置。若要查看您在 [設計視圖] 中所做的變更結果，請切換到 [列印預覽]。

如果 Access 顯示有關沒有足夠的水準空間來顯示資料的訊息

此訊息出現時，會是某些標籤量的副作用。通常當標籤非常接近標籤的左右邊緣時發生。這可能會導致精靈指定一些超出一般列印範圍的度量，進而導致郵件在您預覽或列印卷標時出現。

如果您滿意標籤上文字的對齊方式，而且沒有每隔一頁都顯示空白頁，那麼您可能會想要讓報表的設計保持一樣，而且每次出現時，只要在郵件上按兩下 [確定]。否則，您可以嘗試調整一些版面設定選項，如下一節所述。

如果您的數據未正確對齊標籤

在許多情況下，您可以在 [設計視圖] 中進行調整，以修正卷標版面配置的次要問題。您可以移動控件，也可以變更 [詳細數據] 區段的寬度或高度來調整標籤大小。

若要切換到 [設計視圖]，請以滑鼠右鍵單擊 [導航窗格] 中的報表，然後單擊快捷方式功能表上的 [ 設計視圖 ]。

如果您需要變更標籤之間的邊界或間距，您可以在 [設計檢視] 中使用 [ 版面設定 ] 對話框：

在 [ 版面設定] 索引標籤 的 [ 版面配置] 群組中，按兩下 [ 欄]。

[ 版面設定 ] 對話框隨即顯示，且已選取 [ 欄] 索引 標籤。

[版面設定] 對話方塊中的 [欄] 索引標籤

您可以在 [ 版面設定] 對話框的三個區段中變更下列設定：

區段	選項	描述
格線設定	欄數	這應該等於整個頁面的標籤。
	列距	輸入新的值以增加或減少標籤之間的垂直間距。
	欄間距	輸入新的值以增加或減少標籤之間的水準間距。
欄大小	Width	設定此值時，請記住邊界設定和欄距。您可以按下 [版面設定] 對話方塊中的 [列印選項] 來檢查及調整邊界。
	Height	視需要調整每個標籤的高度。
	與詳細數據相同	選取此選項時，請在 [設計檢視] 中將欄寬和高度設定為等於 [詳細數據] 區段的寬度和高度。
欄版面配置	向下鍵，然後 [跨]	選取此選項時，標籤數據會向下列印至第一欄，然後向下列印第二欄，依此類操作。
	橫向，然後向下鍵	選取此選項時，標籤數據會橫跨第一列，然後橫跨第二列，依此類操作。

附註: 您也可以按兩下 [列印預覽] 索引標籤上的 [欄]，在 [列印預覽] 中開啟 [版面設定] 對話框。當您按下 [ 確定 ] 關閉對話框時，您的變更會立即反映在 [列印預覽] 中。

列印標籤

在任何檢視 (中開啟報表，或在 [導航窗格]) 中選取報表。
在 [ 檔案] 索引 標籤上，按兩下 [ 列印]，然後按兩下 [ 列印]。

Access 會顯示 [列印] 對話方塊。
輸入您選擇的選項，例如印表機、列印範圍及列印份數。
按一下 [確定]。

頁面頂端

在 Microsoft Word 中使用郵件合併精靈列印 Access 數據

如果您的位址儲存在 Access 中，但您想要匯出至 Word，以便使用其郵件合併功能來格式化及列印標籤，您可以使用 Word 中的郵件合併精靈。

在 [導航窗格] 中，選取包含您要列印之數據的數據表或查詢。
在 [外部數據] 索引標籤的 [導出] 群組中，按兩下 [Word 合併]。
在 [Microsoft Word 郵件合併精靈] 對話框中，如果您已經建立檔，而且想要將數據連結到該檔，請按兩下 [將您的數據連結至現有的 Microsoft Word 檔。 否則，請按兩下 [建立新檔]，然後將數據連結至該檔。
按一下 [確定]。

如果您選擇 [將您的數據連結至現有的 Microsoft Word 檔，[選取 Microsoft Word 檔案] 對話框會隨即開啟。選取您要的檔，然後按下 [ 開啟]。檔將會在 Word 中開啟。

如果您選擇建立新檔，Word 會以空白文件開啟。
在 Word 中，依照 [郵件合併] 工作窗格中的指示進行。當您抵達 [Word 郵件合併] 程式的步驟 3 (選取收件者) 時，系統會選取您在本程式步驟 1 中選擇的數據源。

如需 Word 郵件合併精靈的詳細資訊，請參閱 Word 說明]。

附註: 無論位址儲存在何處，您都可以使用 Word 來列印位址。從 Word，您可以連線到儲存在各種程式中的位址清單，例如 Excel、Outlook 和 Access。或者，如果您沒有通訊清單，您可以在 Word 中建立通訊清單，然後列印標籤。如需詳細資訊，請參閱 Word 說明]。