使用核准工作流程

本文內容

• 「 核准 」 工作流程如何運作？

• 新增或變更核准工作流程的清單、 文件庫或內容類型

• 在文件或項目上啟動 「 核准 」 工作流程

• 完成 「 核准 」 工作流程工作

核准工作流程如何運作？

核准工作流程支援的商務流程，包含傳送文件或項目給同事或經理核准。核准工作流程藉由管理並追蹤流程中的所有人工作業，並在完成之後提供流程的記錄，使得商務流程更有效率。

如果有可以使用的工作流程，即可直接從清單或文件庫中的文件或項目開始核准工作流程。若要開始工作流程，請先選取要使用的工作流程，然後填寫工作流程初始化表單，其中會指定工作流程的參與者 (核准者)、到期日，以及其他相關的工作指示。工作流程開始之後，伺服器就會指派工作給所有參與者。如果伺服器的電子郵件提醒已啟用，伺服器也會傳送電子郵件提醒給所有參與者。參與者只要按一下電子郵件工作提醒中的連結，即可開啟要核准的文件或項目。參與者可以選擇核准、拒絕或重新指派其核准工作。他們也可以要求文件或項目的變更必須經過核准。參與者可以選擇透過 Microsoft Office SharePoint Server 2007 網站來完成工作流程工作，或者直接從屬於 2007 Microsoft Office system 的特定程式內完成工作流程工作。工作流程正在進行時，工作流程擁有者或工作流程參與者都可以檢視 [工作流程狀態] 頁面，以查看哪些參與者已完成工作流程工作。當工作流程參與者完成其工作流程工作時，工作流程即結束，並且會自動通知工作流程擁有者該工作流程已完成。

根據預設，核准工作流程會與文件內容類型關聯，因此會自動出現在文件庫中。文件庫的預設核准工作流程為循序工作流程，亦即一次只會指派一個工作給參與者。根據預設，核准工作流程的版本也會與發佈網站中的 [頁面] 庫關聯，亦即可以使用工作流程來管理發佈網頁的核准程序。您可以根據組織的需求，自訂核准工作流程的預先關聯版本，或者將全新的核准工作流程版本新增至清單、文件庫或內容類型。

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新增或變更清單、文件庫或內容類型的核准工作流程

使用工作流程之前，必須先將其新增至清單、文件庫或內容類型，以便供特定位置的文件或項目使用。您必須具有 [管理清單] 權限，才能將工作流程新增至清單、文件庫或內容類型。在大多數的情況下，這項工作會由網站管理員或管理特定清單或文件庫的人員執行。

網站內可用的工作流程取決於其加入的位置：

• 若直接將工作流程新增至清單或文件庫，則它只供該清單或文件庫中的項目使用。

• 如果您將工作流程新增至清單內容類型 (已新增至特定清單或文件庫之網站內容類型的執行個體)，就僅適用於與該內容類型關聯的特定清單或文件庫中之相關內容類型的項目。

• 若將工作流程新增至網站內容類型，則工作流程就可供每一個已新增該網站內容類型執行個體的清單與文件庫中之相關內容類型的任何項目使用。若希望工作流程可以廣泛地供網站集合中的清單或文件庫內特定內容類型的項目使用，最有效率的方式就是將工作流程直接新增至網站內容類型。

如果想要將核准工作流程新增至清單、文件庫或內容類型，或是想要變更已經與清單、文件庫或內容類型關聯的核准工作流程，請遵循相同的步驟。

1. 若要針對您要新增或變更工作流程的清單、文件庫或內容類型，開啟「新增工作流程」頁面或「變更工作流程」頁面，請執行下列其中一項：

   • 針對清單或文件庫：

     1. 開啟要新增或變更工作流程的清單或文件庫。

     2. 在設定功能表 中，按一下 [清單設定]，或按一下您要開啟的文件庫的類型的設定。

        例如，在文件庫中，按一下 [文件庫設定]。

     3. 按一下 [權限及管理] 底下的 [工作流程設定]。

   • 針對清單內容類型：

     1. 開啟包含您要新增或變更工作流程之清單內容類型執行個體的清單或文件庫。

     2. 在設定功能表 中，按一下 [清單設定]，或按一下您要開啟的文件庫的類型的設定。

        例如，在文件庫中，請按一下 [文件庫設定]。

     3. 在 [內容類型] 底下，按一下內容類型的名稱。

        附註: 如果清單或文件庫未設定為允許多個內容類型，內容類型] 區段就不會出現在清單或文件庫的 [自訂] 頁面上。

     4. 按一下 [設定] 底下的 [工作流程設定]。

   • 針對網站內容類型：

     1. 在網站集合的 [網站動作] 功能表 上的 [首頁] 頁面上指向 [網站設定]，然後再按一下 [修改設定的所有網站。

     2. 按一下 [組件庫] 底下的 [網站內容類型]。

     3. 按一下您要新增或變更工作流程的網站內容類型名稱，然後按一下 [工作流程設定]。

        附註: 如果這個清單、文件庫或內容類型中已經新增了工作流程，這個步驟會直接進入 [變更工作流程設定] 頁面，您必須按一下 [新增工作流程] 之後，才能前往 [新增工作流程] 頁面。如果這個清單、文件庫或內容類型中尚未新增任何工作流程，這個步驟就會直接進入 [新增工作流程] 頁面。

1. 在 [變更工作流程設定] 頁面上，按一下 [新增工作流程]，或是按一下您想要變更設定的工作流程名稱。

2. 執行下列其中一項操作：

   • 如果您要新增工作流程，在 [新增工作流程] 頁面中，在 [工作流程] 區段中，按一下 「核准 」工作流程範本。

   • 若要變更工作流程的設定，請在「變更工作流程」頁面上，根據下列步驟變更您想變更的設定。

3. 在 [名稱] 區段中，輸入工作流程的唯一名稱。

   1. 在 [工作清單] 區段中，指定要用於此工作流程的工作清單。

      附註: 

      • 您可以使用預設的 [工作] 清單，也可以建立新的清單。如果您使用預設的 [工作] 清單，工作流程參與者將能夠透過使用 [工作] 清單的 [我的工作] 檢視，輕易地尋找並檢視其工作流程工作。

      • 如果此工作流程的工作將公開敏感或機密資料，而您想將這些資料與一般 [工作] 清單分開，您就應該建立新的工作清單。

      • 如果您的組織擁有為數眾多的工作流程，或是工作流程涉及大量的工作，您就應該建立新的工作清單。在此情況下，您可以為每個工作流程建立工作清單。

4. 在 [歷程記錄清單] 區段中，選取與此工作流程搭配使用的歷程記錄清單。歷程記錄清單會顯示每個工作流程執行個體期間發生的所有事件。

   附註: 您可以使用預設的 [歷程記錄] 清單，也可以建立新的清單。如果您的組織將有許多工作流程，您可能會想要針對每個工作流程建立個別的 [歷程記錄] 清單。

5. 在 [啟動選項] 區段中，指定工作流程的啟動方式、啟動時間或啟動者。

   如果您想要使用此 「 核准 」 工作流程管理文件庫的內容核准，請選取 [啟動此工作流程來核准發佈項目的主要版本] 核取方塊。如需有關使用工作流程管理內容核准的詳細資訊，請參閱使用工作流程管理文件庫的內容核准。

   附註: 

   • 如果您所選取的工作流程範本不支援特定選項，則可能無法使用這些選項。

   • 只有在針對文件庫啟用主要和次要版本處理的支援，而且您所選取的工作流程範本可用於內容核准時，才可以使用 [啟動此工作流程來核准發佈項目的主要版本] 選項。

6. 如果要將此工作流程新增至網站內容類型，請在 [更新清單與網站內容類型] 區段中，指定是否要將此工作流程新增至繼承自這個內容類型的所有內容類型。

   附註: 唯有涉及網站內容類型時，[更新清單與網站內容類型] 區段才會出現在「新增工作流程」頁面上。

7. 按 [下一步]。

8. 在「自訂工作流程」頁面上，指定路由傳送工作方式所要使用的選項、預設的工作流程開始值、工作流程完成的方式，以及工作流程成功完成之後所發生的動作。

   在下列任何區段中選取選項，您不需要指定每一個區段中的選項：

   工作流程工作

   若要	請執行此動作
   同時將工作指派給所有參與者 (平行工作流程)	選取 [全部參與者同時 (平行)] 按鈕。
   每次將工作指派給一位參與者 (循序工作流程) 如果將工作流程設定為循序工作流程，則參與者必須先完成其工作，下一位參與者才會接收到工作。	選取 [一次一位參與者 (循序)] 按鈕。
   允許工作流程參與者將他們的工作重新指派給別人	選取 [重新指派工作給其他人員] 核取方塊。
   允許工作流程參與者在完成工作前要求文件或項目變更經過核准	選取 [在工作完成前要求變更] 核取方塊。

   預設工作流程開始值

   若要	請執行此動作
   針對此工作流程的所有執行個體指定預設參與者清單	輸入您希望此工作流程開始時的參與者名稱，或按一下 [核准者] 從目錄服務中選取人員和群組。 附註: 如果將此工作流程設定為循序工作流程，請依照您想要指派的工作順序，新增工作流程參與者的名稱。
   指派單一工作給群組	選取 [指派單一工作給輸入的每個群組 (不要展開群組)] 核取方塊。 如果您打算將群組指定為工作流程參與者，並希望只將一項任務分派給此群組，而不要為每一個群組成員分派個別任務，請選取這個選項。
   允許開始工作流程的使用者變更或新增參與者	選取 [當此工作流程開始後，允許變更參與者清單] 核取方塊。 依預設會選取這個選項。如果您不要讓啟動工作流程者變更或新增參與者，請清除這個核取方塊。
   指定隨每一項工作出現的預設訊息	在文字方塊中輸入訊息或指示。
   指定平行工作流程的到期日	在 [工作期限為 (平行)] 底下，輸入或選取日期。
   指定序列工作流程參與者必須完成工作流程工作的時間長度	在 [給每位人員下列時間完成他們的工作 (循序)] 底下輸入數字，然後選取 [天] 或 [週] 做為遞增的時間單位。
   指定在啟動工作流程時應該收到警告 (不是任務分派) 的人員清單	在 [通知其他人員] 底下，輸入要通知的人員姓名，或按一下 [副本]，從目錄服務選擇人員和群組。

   完成工作流程

   若要	請執行此動作
   指定當特定數目的參與者完成其工作時，會完成平行工作流程	選取 [下列工作數目完成時] 核取方塊，然後輸入一個數字。 附註: 如果您的工作流程是循序工作流程，就無法使用這個選項。
   指定當文件或項目遭到拒絕時，會完成工作流程	選取 [文件被拒絕] 核取方塊。
   指定當文件或項目變更時，會完成工作流程	選取 [文件被變更] 核取方塊。

   完成後的工作流程活動

   若要	請執行此動作
   在工作流程完成之後更新文件或項目的核准狀態	選取 [更新核准狀態 (使用此工作流程以控制內容核准)] 核取方塊。 如果您使用此核准工作流程來管理文件的內容核准 (仲裁)，並在 [新增工作流程] 頁面上選取 [啟動此工作流程來核准發佈項目的主要版本] 核取方塊，則根據預設會選取此選項。 如果您不希望此工作流程成為文件庫的預設內容核准工作流程，所以在「新增工作流程」頁面上未選取 [啟動此工作流程來核准發佈項目的主要版本] 核取方塊，則可以選取 [更新核准狀態 (使用此工作流程以控制內容核准)] 核取方塊，讓此工作流程成為次要的內容核准工作流程 (可以由特定使用者以手動方式開始)。

9. 按一下 [確定]。

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開始文件或項目的核准工作流程

您可以直接從儲存核准工作流程的清單或文件庫，以手動方式開始文件或項目的核准工作流程。開始工作流程時可用的選項，取決於工作流程新增至項目的清單、文件庫或內容類型時，針對工作流程自訂的方式而異。您至少必須具有 [編輯項目] 權限，才可開始工作流程。有些工作流程可能需要您同時具有 [管理清單] 權限，才可開始文件或項目的工作流程。

1. 若清單或文件庫尚未開啟，請按一下其在 [快速啟動] 上的名稱。

   如果您的清單或文件庫名稱沒有出現，請按一下 [檢視所有網站內容]，然後按一下清單或文件庫名稱。

2. 指向您想要啟動工作流程的文件或項目名稱，然後按一下出現的箭號，再按一下 [工作流程]。

3. 在 [啟動新工作流程] 底下，按一下您想要開始的核准工作流程名稱。

4. 在 [核准者] 行中輸入可以核准文件或項目之人員的姓名，或按一下 [核准者] 從目錄服務中選取人員和群組。

   附註: 如果您的工作流程是循序工作流程，請依照您想要指派的工作順序，輸入或選取工作流程參與者的名稱。

5. 如果您要在工作流程參與者中包含群組，而且只想指派單一工作通知給群組，而不想針對每個群組成員個別指派工作通知，請選取 [指派單一工作給輸入的每個群組 (不要展開群組)] 核取方塊。

6. 如果要包含訊息或特定指示，請在 [請輸入要包含在要求中的訊息] 底下的文字方塊中輸入此資訊。

7. 若要指定工作應完成的時間，在 [到期日] 底下執行下列其中一項：

   • 若為循序工作流程，請輸入一個數字，然後選取 [日期] 或 [週] 做為遞增的時間單位。

   • 若為平行工作流程，請在 [工作期限為] 底下輸入或選取日期。

   • 如果想讓其他人在工作流程開始時收到通知 (而非工作指定)，請在 [副本] 行中輸入這些人的名稱，或請按一下 [副本]，從目錄服務中選取人員和群組。

8. 按一下 [開始]。

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完成核准工作流程工作

核准工作流程的參與者，可以從項目或文件所在的清單或文件庫中完成其工作流程工作，或直接從屬於 2007 Office 發行 的特定程式中完成其工作流程工作。如需如何在用戶端程式中完成工作流程工作的詳細資訊，請參閱該程式的 [說明]。