使用 Microsoft Query 擷取外部數據

您可以使用 Microsoft Query 連線至外部數據源、從這些外部來源選取數據、將該數據匯入工作表，並視需要重新整理數據，讓工作表數據與外部來源中的數據保持同步。

您可以存取的資料庫類型     您可以從多種資料庫類型擷取數據，包括 Microsoft Office Access、Microsoft SQL Server 和 Microsoft SQL Server OLAP 服務。 您也可以從 Excel 活頁簿和文字檔擷取數據。

Microsoft Office 提供驅動程式，供您用來從下列數據源擷取數據：

• Microsoft SQL Server Analysis Services (OLAP 提供者)

• Microsoft Office Access

• dBASE

• Microsoft FoxPro

• Microsoft Office Excel

• Oracle

• 悖論

• 文本文件資料庫

您也可以使用其他製造商提供的 ODBC 驅動程式或數據源驅動程式，從此處未列出的數據源擷取資訊，包括其他類型的 OLAP 資料庫。 如需安裝此處未列出之 ODBC 驅動程式或數據源驅動程式的相關信息，請參閱資料庫的檔，或連絡您的資料庫廠商。

從資料庫選取數據     您可以建立查詢來擷取資料庫中的數據，這是關於外部資料庫中儲存數據的問題。 例如，如果您的數據儲存在 Access 資料庫中，您可能會想知道特定產品的銷售數位。 您可以只選取要分析之產品和區域的數據，來擷取部分數據。

使用 Microsoft Query，您可以選取所要的數據域，並僅將該數據匯入至 Excel。

在一次作業中更新工作表     Excel 活頁簿中有外部數據后，每當資料庫變更時，您就可以 重新整理 數據以更新分析，而不需要重新建立摘要報表和圖表。 例如，您可以建立每月銷售摘要，並在新的銷售數字出現時每月重新整理。

Microsoft Query 如何使用數據源     設定特定資料庫的數據源之後，每當您想要建立查詢以從該資料庫選取和擷取數據時，就可以使用該數據源，而不需要重新輸入所有連線資訊。 Microsoft Query 會使用數據源連線到外部資料庫，並顯示可用的數據。 當您建立查詢並將數據傳回 Excel 後，Microsoft Query 會提供同時提供查詢和數據源資訊的 Excel 活頁簿，讓您可以在想要重新整理數據時重新連線至資料庫。

使用 Microsoft Query 匯入數據     若要使用 Microsoft Query 將外部數據匯入 Excel，請遵循下列基本步驟，這些步驟在下列各節中都有更詳細的說明。

什麼是數據源？     數據源是一組儲存的資訊，可讓 Excel 和 Microsoft Query 連線到外部資料庫。 當您使用 Microsoft Query 設定數據源時，請為數據源命名，然後提供資料庫或伺服器的名稱和位置、資料庫類型，以及您的登入和密碼資訊。 這些資訊也包含 OBDC 驅動程式或數據源驅動程式的名稱，後者是建立特定資料庫類型連線的程式。

若要使用 Microsoft Query 設定數據源：

1. 在 [ 數據] 索 引標籤的 [ 取得外部數據 ] 群組中，按兩下 [ 從其他來源]，然後按兩下 [ 從 Microsoft 查詢]。

2. 執行下列其中一個動作：

   • 若要指定資料庫、文本檔或 Excel 活頁簿的數據源，請按兩下 [ 資料庫] 索引標籤 。

   • 若要指定 OLAP Cube 數據源，請按兩下 [OLAP Cube] 索引 標籤。 只有當您從 Excel 執行 Microsoft Query 時，才能使用此索引標籤。

3. 按兩下 <[新增數據源]>。

   -或-

   按兩下 [<新數據源>]，然後按兩下 [ 確定]。

   隨即顯示 [ 建立新數據源 ] 對話框。

4. 在步驟 1 中，輸入名稱以識別數據源。

5. 在步驟 2 中，按下您要做為數據源之資料庫類型的驅動程式。

   附註: 

   • 如果 Microsoft Query 所安裝的 ODBC 驅動程式不支援您想要存取的外部資料庫，則您必須從第三方廠商取得並安裝與 Microsoft Office 相容的 ODBC 驅動程式，例如資料庫製造商。 請連絡資料庫廠商以取得安裝指示。

   • OLAP 資料庫不需要 ODBC 驅動程式。 當您安裝 Microsoft Query 時，會針對使用 Microsoft SQL Server Analysis Services 建立的資料庫安裝驅動程式。 若要連線至其他 OLAP 資料庫，您必須安裝資料源驅動程式和客戶端軟體。

6. 按兩下 [ 連線]，然後提供連線至數據源所需的資訊。 針對資料庫、Excel 活頁簿和文本檔，您提供的資訊取決於您所選取的數據源類型。 系統可能會要求您提供登入名稱、密碼、您正在使用的資料庫版本、資料庫位置，或資料庫類型的其他特定資訊。

   重要: 

   • 請使用結合大小寫字母、數字和符號的強式密碼。 弱式密碼未結合這些元素。 強式密碼：Y6dh!et5。 弱式密碼：House27。 密碼的長度應該是 8 個字元以上。 使用 14 個字元以上的複雜密碼較佳。

   • 您必須記住密碼。 若忘記了密碼，Microsoft 亦無法擷取該密碼。 請將您寫下的密碼儲存在安全之處，不要將所保護的資訊存放在同一處。

7. 輸入必要資訊后，按兩下 [ 確定 ] 或 [ 完成 ] 傳回 [ 建立新數據源 ] 對話方塊。

8. 如果您的資料庫有數據表，而您想要在 [查詢精靈] 中自動顯示特定數據表，請按兩下步驟 4 的方塊，然後按下您要的數據表。

9. 如果您在使用數據源時不想輸入登入名稱和密碼，請選取 [在 數據源定義中儲存我的使用者識別碼和密碼 ] 複選框。 已儲存的密碼未加密。 如果無法使用此複選框，請參閱資料庫系統管理員以判斷是否可以使用此選項。

   安全性附註: 線上至數據源時，請避免儲存登入資訊。 此資訊可能會儲存為純文本，惡意使用者可能會存取資訊以危害數據源的安全性。

完成這些步驟之後，數據源的名稱會出現在 [ 選擇數據源 ] 對話框中。

針對大多數查詢使用 [查詢精靈]     [查詢精靈] 可讓您輕鬆地選取並彙集資料庫中不同數據表和字段的數據。 您可以使用 [查詢精靈] 選取要包含的數據表和欄位。 內部連接 (查詢作業，指定兩個數據表的數據列是根據相同的域值合併，) 會在精靈辨識一個數據表中的主鍵欄位，以及在第二個數據表中具有相同名稱的欄位時自動建立。

您也可以使用精靈來排序結果集，並執行簡單的篩選。 在精靈的最後一個步驟中，您可以選擇將數據傳回 Excel，或進一步精簡 Microsoft Query 中的查詢。 建立查詢之後，您可以在 Excel 或 Microsoft Query 中執行查詢。

若要啟動查詢精靈，請執行下列步驟。

1. 在 [ 數據] 索 引標籤的 [ 取得外部數據 ] 群組中，按兩下 [ 從其他來源]，然後按兩下 [ 從 Microsoft 查詢]。

2. 在 [ 選擇數據源 ] 對話框中，確定已選取 [ 使用查詢精靈建立/編輯查詢] 複選框。

3. 按兩下您要使用的數據來源。

   -或-

   按兩下您要使用的數據源，然後按下 [ 確定]。

直接在 Microsoft Query 中處理其他類型的查詢     如果您想要建立比 [查詢精靈] 允許更複雜的查詢，您可以直接在 Microsoft Query 中工作。 您可以使用 Microsoft Query 來檢視及變更您在 [查詢精靈] 中開始建立的查詢，或者不需要使用精靈就能建立新查詢。 當您想要建立執行下列動作的查詢時，請直接在 Microsoft Query 中工作：

• 從欄位選取特定數據     在大型資料庫中，您可能會想要選擇字段中的一些數據，並省略不需要的數據。 例如，如果您需要包含許多產品資訊欄位中兩個產品的數據，您可以使用 準則 僅針對您要的兩個產品選取數據。

• 每次執行查詢時，根據不同的準則擷取數據     如果您需要針對相同外部數據中的多個區域建立相同的 Excel 報表或摘要，例如每個地區的個別銷售報表，您可以建立 參數查詢。 當您執行參數查詢時，系統會提示您在查詢選取記錄時使用值做為準則。 例如，參數查詢可能會提示您輸入特定地區，而您可以重複使用此查詢來建立每個地區銷售報表。

• 以不同方式聯結數據     查詢精靈建立的內部聯結是用於建立查詢的最常見聯結類型。 不過，有時候您會想要使用不同類型的聯結。 例如，如果您有產品銷售資訊數據表和客戶資訊數據表，則由查詢精靈建立的類型 (內部聯結) 會防止尚未購買的客戶擷取客戶記錄。 您可以使用 Microsoft Query 聯結這些數據表，以便擷取所有客戶記錄，以及購買客戶的銷售數據。

若要啟動 Microsoft Query，請執行下列步驟。

1. 在 [ 數據] 索 引標籤的 [ 取得外部數據 ] 群組中，按兩下 [ 從其他來源]，然後按兩下 [ 從 Microsoft 查詢]。

2. 在 [ 選擇數據源 ] 對話框中，確定已清除 [ 使用查詢精靈建立/編輯查詢] 複選框。

3. 按兩下您要使用的數據來源。

   -或-

   按兩下您要使用的數據源，然後按下 [ 確定]。

重複使用和共享查詢     在 [查詢精靈] 和 [Microsoft 查詢] 中，您可以將查詢儲存為 .dqy 檔案，以便修改、重複使用及共用。 Excel 可以直接開啟 .dqy 檔案，讓您或其他使用者從相同的查詢建立其他外部數據範圍。

若要從 Excel 開啟儲存的查詢：

1. 在 [ 數據] 索 引標籤的 [ 取得外部數據 ] 群組中，按兩下 [ 從其他來源]，然後按兩下 [ 從 Microsoft 查詢]。 隨即顯示 [ 選擇數據源 ] 對話框。

2. 在 [ 選擇數據源 ] 對話框中，按兩下 [ 查詢] 索引標籤 。

3. 按兩下您要開啟的已儲存查詢。 查詢隨即顯示在 Microsoft Query 中。

如果您想要開啟已儲存的查詢且 Microsoft 查詢已開啟，請按兩下 [Microsoft 查詢 檔案] 選單，然後按下 [ 開啟]。

如果您按兩下 .dqy 檔案，Excel 會開啟、執行查詢，然後將結果插入新的工作表。

如果您想要共用以外部數據為基礎的 Excel 摘要或報表，您可以為其他使用者提供包含外部數據範圍的活頁簿，或建立 範本。 範本可讓您儲存摘要或報表，而不需要儲存外部數據，讓檔案變小。 當用戶開啟報表範本時，會擷取外部數據。

在 [查詢精靈] 或 [Microsoft 查詢] 中建立查詢之後，您可以將數據傳回 Excel 工作表。 數據隨即變成可設定格式並重新整理的 外部資料範圍 或 樞紐分析表 。

格式設定擷取的數據     在 Excel 中，您可以使用圖表或自動小計等工具來展示並摘要 Microsoft Query 所擷取的數據。 您可以設定數據的格式，並保留重新整理外部資料時的格式設定。 您可以使用自己的欄卷標，而非功能變數名稱，並自動新增列號。

Excel 可以自動格式化您在範圍結尾輸入的新數據，以符合前一列。 Excel 也可以自動複製前一列重複的公式，並將它們延伸至其他列。

您可以隨時 (或再次) 開啟此選項：

1. 按一下 [檔案] > [選項] > [進階]。

   在 Excel 2007中：按兩下 [Microsoft Office 按鈕 ]，按兩下 [Excel 選項]，然後按兩下 [ 進階 ] 類別。

2. 在 [ 編輯選項] 區段中，選取 [ 延伸數據範圍格式和公式] 檢查。 若要再次關閉自動數據範圍格式設定，請清除此複選框。

<c0>重新整理外部資料</c0>。     當您重新整理外部資料時，您會執行查詢以擷取符合您規格的任何新資料或已變更的數據。 您可以在 Microsoft Query 和 Excel 中重新整理查詢。 Excel 提供數個重新整理查詢的選項，包括每當您開啟活頁簿時重新整理數據，並會在時間間隔自動重新整理。 您可以在重新整理數據時繼續在 Excel 中工作，也可以在重新整理數據時檢查狀態。 如需詳細資訊，請參閱 在 Excel 中重新整理外部數據連線。

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