附註: Microsoft Access 不支援使用套用敏感度標籤匯入 Excel 數據。 做為因應措施，您可以先移除卷標再匯入，然後在匯入后重新套用卷標。 如需詳細資訊，請參閱 在 Office 中將敏感度標籤套用至您的檔案和電子郵件。
Access 和 Microsoft Excel 有許多相似之處，這可能會讓您難以決定應該使用哪個程式。 例如，這兩個程式都可以儲存大量數據、執行功能強大的查詢和分析工具來分割和分析數據，以及執行複雜的計算來傳回所需的數據。
不過，每個程式都有明顯的優點，視您所管理的數據類型和您想要對該數據執行的動作而定。 例如，如果您的目標是以可由多個使用者存取的格式維護數據完整性，Access 是您的最佳選擇，而 Excel 則更適合用於深入分析的複雜數值數據。
在許多情況下，您可以使用這兩個程式，並根據最適合的用途來採用每個程式。 一般而言，Access 更適合管理數據：協助您保持數據井然有序、易於搜尋，並且可供多個同時使用的使用者使用。 Excel 通常更適合用於分析數據：執行複雜的計算、探索可能的結果，以及產生高質量的圖表。 如果您使用 Access 來儲存資料和 Excel 進行分析，您可以同時獲得這兩個程式的優點。
在決定要使用哪一個程式之前，您可能會想要比較每個程式的優點、瞭解何時最好使用其中一個程式，以及瞭解如何同時使用這兩個程式，以完全達到您想要的結果。
附註: 所有 Microsoft Office 套件都包含 Excel，但並非所有套件都包含 Access。
比較每個程序的優點
如果您想要以最大效能和正確性來存取和更新資訊，選擇正確的程式是很重要的。 若要找出最適合您要完成之工作的程式，比較每個程式在數據儲存空間、數據分析、多使用者共同作業和安全性方面所提供的好處可能會有説明。
平面與關係型數據 若要協助決定哪一個程式最適合儲存您的數據，請問自己下列問題：數據是否相關？ 可有效率地包含在單一數據表或工作表中的數據稱為 平面 或 非相互關聯 的數據。 例如，如果您想要建立客戶的簡易清單，每個客戶只有一個位址和聯繫人，Excel 可能是比較適合的選擇。 不過，如果您想要儲存更複雜的客戶清單，其中包含每個客戶的帳單和交貨位址，或是每個客戶的多個聯繫人，Access 是比較好的解決方案。
在 關聯式資料庫中，您可以將資訊整理成多個數據表。 在設計完善的關係資料庫中，每個數據表都是平面的，而且只包含一種數據類型的相關信息。 例如，如果您建立客戶資料庫，客戶的名稱應該儲存在一個數據表中，而這些客戶的帳單和交貨位址應儲存在個別的數據表中。 將位址與名稱分開儲存是一個好主意，因為每個客戶可以有一個以上的位址，而且您希望能夠為每位客戶輸入多個位址，而不需要為每個位址重新輸入客戶名稱。
本機數據與外部數據 您可以使用 Access 連線到各種外部數據源的數據，這樣您就可以檢視、查詢及編輯該數據，而不需要匯入數據。 例如，Access 提供的命令可連線至 Microsoft SQL Server 資料庫、dBASE 檔案或 Outlook 資料夾中的現有數據，以及許多其他數據源。 您可以使用 Excel 連線到各種不同的數據源，包括 Access、SQL Server 和 Analysis Services 資料庫、文字和 XML 檔案，以及 ODBC 和 OLE DB 數據源。 不過，您無法編輯數據，以透過 Excel 使用者介面變更源數據。
Access 和 Excel 都提供連線至 Windows SharePoint Services 清單中數據的命令。 不過，Excel 只提供 SharePoint 清單的唯讀連線;而 Access 則可讓您從 SharePoint 清單中讀取及撰寫數據。
數據完整性與彈性 唯一標識符可協助保存數據的完整性，並確保沒有兩列 (或記錄) 包含完全相同的數據。 唯一標識碼也可讓您在搜尋或排序數據時，以最快速的方式擷取數據。 在 Access 中，您可以使用 [自動編號] 資料類型，自動為每一筆記錄產生唯一標識符。 然後，您可以使用這些識別碼，將一個數據表中的記錄與另一個數據表中的一或多筆記錄建立關聯。
Access 套用至數據的結構有助於確保數據完整性。 Access 可能會要求一個數據表中的新記錄在不同的數據表中具有現有的對應值，因此您無法建立「孤立」記錄。 例如，您不希望有不包含客戶資訊的訂單。 Access 可能會要求您的 [訂單] 資料表中的每一筆新記錄在 [客戶] 資料表中都有對應的客戶值。 這個值的必要對應性稱為 參考完整性。
您也可以自行施加限制和規則，進一步確保正確輸入數據。 Excel 可讓您以更自由的方式輸入數據，但由於 Excel 不支援關係型數據，因此無法支援引用完整性。 不過，您可以使用 [數據驗證] 命令來控制 Excel 中的數據輸入。
查詢 如果您經常需要根據變更的條件或事件，以各種方式檢視您的數據，Access 可能是儲存和處理數據的最佳選擇。 Access 可讓您使用 結構化查詢語言 (SQL) (SQL) 查詢，快速擷取您想要的數據列和欄，無論數據是否包含在一個數據表或多個數據表中。 您也可以在查詢中使用表示式來建立匯出欄位。 在 Access 中使用表示式類似於在 Excel 中使用公式來計算值的程式。 您也可以使用 Access 查詢摘要數據並呈現匯總值，例如加總、平均值和計數。
建 模 在 Excel 中，您可以使用 模擬分析 工具來預測工作表模型的結果。 模擬分析可讓您在數據上執行不同的分析藍本，例如最佳案例和最差案例分析藍本，並比較摘要報告中多個分析藍本的結果數據。 Access 中沒有提供類似的功能。
樞紐分析與圖表 在這兩個程式中，您可以建立數據透視表和數據透視表。 不過，Excel 提供比 Access 更進階的數據透視表報告和圖表功能。 如果您打算建立廣泛的數據透視表，或定期提供專業外觀的圖表，您應該在 Excel 中使用數據透視表或數據透視表，而不是使用 Access 中的相同功能。
Access 和 Excel 都可以在共同作業環境中使用，例如 Windows SharePoint Services 和網路檔案共用，但多個使用者存取數據的方式不同。
多個使用者對數據的存取權 在一般操作下，Access 可讓多個用戶同時開啟單一資料庫;這很好用，因為 Access 只會鎖定正在編輯的數據;因此，其他使用者可以編輯不同的記錄，而不會發生衝突。 在 Excel 中，您可以與其他用戶共用工作簿，但是當使用者在不同時間處理該活頁簿中的數據而非同時使用時，多使用者的共同作業功能會是最佳的。 實際上，Access 資料庫的使用者會在一 組數據上共同作業，而 Excel 活頁簿的使用者則會在 檔上共同作業。
使用 Windows SharePoint Services 共同作業 這兩個程式都與 Microsoft Windows SharePoint Services 技術整合，例如 SharePoint 清單和文檔庫。
Access 提供各種不同的方式，讓您在 SharePoint 網站上與多位使用者共同作業。 例如，您可以將完整資料庫上傳至 Windows SharePoint Services 文檔庫、將表單和報表設定為 Windows SharePoint Services 檢視，以及將資料庫連結至儲存在 SharePoint 清單中的數據。
Excel 僅提供一種在 SharePoint Services 網站上與多位使用者共同作業的方法。 您可以將活頁簿上傳至 Windows SharePoint Services 文檔庫，讓個別使用者取出活頁簿進行變更，防止其他用戶同時修改活頁簿。 用戶可以在不從文檔庫中取出活頁簿的情況下編輯活頁簿，在這種情況下，他們必須與其他使用者協調才能避免數據衝突。
使用網路資料夾進行共同作業 如果您將 Access 資料庫儲存在共用網路資料夾中，多位使用者就可以開啟資料庫並同時使用其數據。 個別記錄會在用戶編輯時鎖定。 如果您將 Excel 活頁簿儲存在共用的網路資料夾中，一次只能有一個使用者可以編輯活頁簿。 為了檢視目的，多位使用者可以在其他使用者編輯活頁簿時開啟該活頁簿，但是在編輯活頁簿的使用者關閉活頁簿之前，這些用戶無法對數據進行任何變更。
這兩個程式都提供類似的功能，包括密碼和加密，可協助您防止資料遺失，並保護您的數據免於未經授權的存取。 不過，Access 和 Excel 在使用者層級數據保護的運作方式上有些差異。
資料外洩防護 在 Access 中，您的工作會持續儲存，如此一來，萬一發生意外失敗，如果有任何) ，就不太可能遺失許多 (工時。 不過，由於 Access 會持續儲存您的工作，因此您也可以進行您稍後決定不想認可的變更。 為了確保您可以依照您想要的方式還原資料庫，您應該根據自己的需求，排程建立資料庫檔案的備份複本。 您可以從備份復原整個資料庫，也可以只還原所需的數據表或其他資料庫物件。 如果您使用檔案系統備份公用程式，您也可以從檔案系統備份使用資料庫複本來還原數據。 在 Excel 中，您可以在更新資料時，以設定的時間間隔儲存自動回覆資訊。
用戶層級數據保護 在 Excel 中，您可以隱藏資料的欄和列，從檢視中移除重要或私人數據，然後保護整個工作表以控制使用者對隱藏數據的存取權。 除了保護工作表及其元素之外，您也可以鎖定和解除鎖定工作表中的儲存格，以防止其他使用者在無意中修改重要數據。
檔案層級安全性 在檔案層級，您可以在這兩個程式中使用 加密 ，以防止未經授權的使用者看到數據。 您也可以要求輸入 密碼 以開啟資料庫檔案或活頁簿。 此外，您可以藉由採用 數位簽章，協助保護資料庫檔案或活頁簿的安全。
限制數據存取 在 Excel 中，您可以指定使用者存取資料的許可權，或設定唯讀許可權，防止其他使用者變更他們有權存取的數據。 Access 不提供用戶層級的安全性功能，但 Access 支援其連線之任何資料庫伺服器的使用者安全性模型。 例如，如果您連結至 SharePoint 清單，Access 會聽見 SharePoint 清單的用戶許可權。 如果您想要讓未經授權的使用者不在 Access 資料中，您可以設定密碼來加密資料庫。 用戶必須輸入密碼才能讀取資料庫中的數據，即使他們是使用 Excel 等其他程式來存取。
如需如何協助保護數據的詳細資訊，請參閱 在 Access 2007 或更新版本中設定或變更 Access 2003 用戶層級安全 性以及 Excel 中的保護與安全性。
何時使用 Access
就一般而言，當您必須定期追蹤和記錄數據，然後顯示、匯出或列印該數據的子集時，Access 是最佳選擇。 Access 表單提供比 Excel 工作表更方便處理數據的介面。 您可以使用 Access 自動化經常執行的動作，而 Access 報表可讓您以列印或電子形式摘要數據。 Access 為您的數據提供更多結構;例如，您可以控制可以輸入的數據類型、可以輸入哪些值，以及指定一個數據表中的數據與其他數據表中的數據相關的方式。 此結構可協助您確保只輸入正確的數據類型。
Access 會將數據儲存在外觀與工作表大致相同的數據表中，但 Access 數據表是針對與其他數據表中儲存的數據進行複雜的查詢而設計。
在下列時機使用 Access：
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預期許多人在資料庫中工作，而您想要安全地處理數據更新的強大選項，例如記錄鎖定和衝突解決。
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預期需要新增更多數據表至原始為平面或非相互關聯數據表的數據集。
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想要執行複雜的查詢。
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想要產生各種不同的報表或郵寄標籤。
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管理連絡人 您可以管理您的聯繫人和郵件地址，然後在 Access 中建立報表，或將數據與 Microsoft Office Word 合併，以列印套印信件、信封或郵寄卷標。
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庫存與資產追蹤 您可以建立家用或企業中的項目庫存，以及儲存相片或其他相關文件以及數據。
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訂單追蹤 您可以輸入產品、客戶和訂單的相關信息，然後建立報表以員工、地區、時段或其他值顯示銷售情況。
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工作追蹤 您可以追蹤一組人員的工作，並在其他人更新他們相同資料庫中的現有工作時，同時輸入新工作。
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組織出借媒體櫃 您可以使用 Access 來儲存書籍和 CD 的相關數據，並追蹤您擁有保護的物件。
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活動規劃 您可以輸入事件日期、地點和參與者的相關信息，然後列印事件的排程或摘要。
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營養追蹤 追蹤食譜，並記錄飲食和運動活動。
何時使用 Excel
Excel 做為電子錶格程式，可以將大量數據儲存在包含一或多個工作表的活頁簿中。 不過，Excel 已針對數據分析與計算進行優化，而非像 Access 這樣的資料庫管理系統。 您可以使用這個彈性程式來建置分析數據的模型、撰寫簡單又複雜的公式來執行該數據的計算、以您想要的方式樞紐分析數據，以及以各種專業外觀的圖表呈現數據。 Microsoft Create 有幾個 Excel 設計範本可供您選擇
當您執行下列動作時，請使用 Excel：
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需要單一或非相互關聯的數據檢視，而非使用多個數據表的 關聯式資料庫 ，而且當您的數據大多為數值時。
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經常在數據上執行計算和統計比較。
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想要使用數據透視表，以精簡且彈性的版面配置來檢視階層式數據。
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計劃定期建立圖表，並想要使用 Excel 中提供的新圖表格式。
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想要使用設定格式化的條件圖示、數據橫條和色階來強調您的數據。
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想要在數據上執行複雜的模擬分析作業，例如統計、工程和回歸分析。
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想要在簡單的清單中追蹤專案，不限於個人使用，或是為了有限的共同作業目的。
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會計專用 您可以在許多財務會計報表中使用 Excel 強大的計算功能，例如現金流量表、 收入對帳單或損益表。
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編列預算 無論您的需求是個人或業務相關，您都可以在Excel中建立任何類型的預算，例如營銷預算計劃、活動預算或退休預算。
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帳務與銷售 Excel 也很適合用於管理帳單和銷售數據，而且您可以輕鬆建立所需的窗體，例如銷售發票、包裝單或採購單。
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報告 您可以在 Excel 中建立各種類型的報表，以反映您的數據分析或摘要數據，例如，測量專案效能的報告、預測數據、摘要數據或呈現變異數數據。
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規劃 Excel 是建立專業計劃或實用規劃工具的絕佳工具，例如每周班級計劃、行銷研究計劃、年終稅務計劃或規劃工具，可協助您規劃每周的飲食、聚會或假期。
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跟蹤 您可以使用 Excel 來追蹤工作表或列表中的數據，例如追蹤工作的時程表，或追蹤設備的庫存清單。
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使用行事曆 由於其網格線般的本質，Excel 非常適合用來建立任何類型的行事曆，例如，用來追蹤學年活動的學術行事曆，或用來追蹤商務事件和里程碑的會計年度行事歷。
如需上述任一類別中實用的 Excel 範本，請參閱 Microsoft Office Online 上的 Excel 範本 。
同時使用 Access 和 Excel
有時候您可能會想要利用這兩個程式所提供的好處。 例如，您在 Excel 中建立了一個可以計算及分析數據的工作表，但工作表變得太大且太複雜，而且許多其他使用者也需要存取數據。 此時，您可能會想要將工作表匯入或連結到 Access，並將其做為資料庫使用，而不是在 Excel 中使用。 或者，您可能想要在 Access 資料庫中建立一些詳細的 Excel 數據透視表和專業外觀的 Excel 圖表。
無論您先使用哪個程式，您隨時都可以將數據從某個程式傳輸到另一個程式，以便繼續使用。 使用或不使用數據連線，您可以將數據從 Excel (帶入 Access，反之亦然，) 複製、匯入或匯出數據。
如需有關如何在這兩個程式之間交換數據的詳細資訊，請參閱 將數據從 Excel 移至 Access。
