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使用 [合併列印] 來傳送大量電子郵件訊息

若要能夠透過郵件合併傳送大量電子郵件,您必須已經安裝與MAPI相容的電子郵件程式,例如Outlook 或 Gmail。 

下列程序假設您已經在 Microsoft Word 中建立並開啟您想要傳送的郵件。 

  • 移至 [郵件] > [啟動​​合併列印] > [電子郵件訊息]。

    在選取電子郵件訊息的情況下開始合併列印

郵件清單是您的數據來源。 如需詳細資訊,請參閱 可用於郵件合併的數據源

秘訣

  • 如果您沒有郵件清單,您可以在郵件合併期間建立一份。 

  • 如果您使用 Excel 電子錶格做為數據源,請將郵遞區編碼格式化為文字,以避免自動刪除任何前置零。 如需詳細資訊,請參閱 在 Excel 中設定郵件合併數位、日期和其他值的格式。 

  • 如果您想要使用 Outlook 聯繫人做為清單來源,請確定 Outlook 是您的預設電子郵件程式,且與 Word的版本相同。

請確定您的數據源有電子郵件地址的欄,而且每個預定的收件者都有電子郵件位址。

  1. 移至 [郵件] > [選取收件者]。

  2. 選擇資料來源。 如需詳細資訊,請參閱 可用於郵件合併的數據源

  3. 選擇 [檔案] > [儲存]。

若要深入瞭解編輯、排序或篩選郵件清單,請參閱 郵件合併:編輯收件者

  1. 移至 [郵件] > [問候行]。

  2. 選擇格式。 

  3. 選擇 [確定] 以插入合併欄位。

  4. 選擇 [檔案] > [儲存]。

您可以從資料來源新增其他欄位至您的電子郵件訊息。 如需詳細資訊,請參閱 插入郵件合併功能變數

附註: 插入功能變數之後,您必須手動設定電子郵件的格式。 

若要瞭解如何修正位址或其他字段中遺失的部分,請參閱 郵件合併:符合字段

若要變更合併內容的字型、大小或間距,請選取合併功能變數名稱並進行所需的變更。

  1. 選擇 [預覽結果],然後選擇 [下一個]合併列印預覽結果的 [下一個] 記錄按鈕 或 [上一個]合併列印預覽結果的 [上一個] 記錄按鈕 來查看信件本文中的名稱和地址。

    Word 的 [郵件] 索引標籤中,顯示 [預覽結果] 群組的螢幕擷取畫面。

  2. 選擇 [完成與合併] > [傳送電子郵件訊息]。

    Word 的 [郵件] 索引標籤中,顯示 [完成與合併] 命令及其選項的螢幕擷取畫面。

  3. 在 [收件者] 方塊中,選擇郵件清單中的電子郵件地址欄或欄位。

    附註:  Word 會將個別的郵件傳送到每個電子郵件地址。 您無法複製本或密件抄送其他收件者。 您無法新增附件,但可以包含連結, 

  4. [主旨列] 方塊中,輸入訊息的主旨列

  5. 在 [ 郵件格式] 方 塊中,選擇 [HTML (預設設定) 或選擇 [純文字 ] 以電子郵件訊息內文傳送檔。 

  6. 在 [ 傳送記錄] 底下,選取下列其中一項:

    • [所有記錄] (預設)。

    • [目前的記錄],只有在您畫面上可檢視的記錄會傳送訊息。

    • [寄件者] 與 [收件者] 只會傳送一個範圍的記錄

  7. 選擇 [確定] 以執行合併列印。

移至 [檔案] > [儲存]。 當您儲存主文件時,您也會儲存資料來源的連線。 若要重複使用,請開啟文件,並在提示保留資料來源的連線時回答 [是]。

另請參閱

若要能夠透過郵件合併傳送大量電子郵件,您必須已經安裝與MAPI相容的電子郵件程式,例如Outlook 或 Gmail。  

  1. 移至 [郵件] > [啟動​​合併列印] > [電子郵件訊息]。

    合併列印電子郵件

  2. 在 Word中,建立您打算傳送的電子郵件訊息。

郵寄清單是您的資料來源。 如需詳細資訊,請參閱可用於合併列印的資料來源

祕訣

  • 如果您沒有郵寄清單,您可以在合併列印期間建立一份。

  • 如果您使用 Excel 電子表格,請將郵遞區編碼欄格式化為文字,以避免自動刪除前置零。 如需詳細資訊,請參閱 在 Excel 中設定郵件合併數位、日期和其他值的格式

  • 如果您想要使用您的 Outlook 連絡人,請確定 Outlook 是您的預設電子郵件程式,而且與 Word 的版本相同。

請確定您的數據源有電子郵件地址的欄,而且每個預定的收件者都有電子郵件位址。 

  1. 移至 [郵件] > [選取收件者]。

  2. 選擇資料來源。 如需詳細資訊,請參閱可用於合併列印的資料來源

  3. 選擇 [檔案] > [儲存]。

在這裡瞭解如何編輯、排序或篩選郵件清單:郵件合併:編輯收件者

  1. 移至 [郵件] > [插入合併欄位],然後選擇要新增的欄位。

    在 [郵件] 索引標籤上,[插入合併欄位] 為醒目提示

  2. 在檔中,選取 [將字段拖曳到此方塊中] 或輸入文字,然後選取要移除的文字。

  3. 新增您要包含在電子郵件訊息中的欄位並設定其格式,然後選取 [ 確定]

  1. 移至 [郵件] > [預覽結果] 來查看電子郵件訊息的外觀。

    在 [郵件] 索引標籤上,[預覽結果] 為醒目提示

    若要捲動每封電子郵件訊息,請使用 [ 郵寄 ] 索引卷標上的向左鍵和向右鍵。 

  2. 若要新增或移除合併欄位,請再選取 [預覽結果] 一次。

  3. 準備就緒後,移至 [郵件] > [完成與合併] > [合併到電子郵件]。

    如果您尚未選取預設的電子郵件程式,就無法使用 [合併到電子郵件]。

  4. 選擇 [收件者] 合併欄位、主旨,以及要以文字、HTML 還是附件傳送。 當您以附件傳送時,電子郵件中沒有本文;而是將郵件以附加檔的形式傳送。 

  5. 選取 [將郵件合併至 Outbox]。

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