Windows 版 Outlook 中的封存功能

Windows 版 Outlook 中的封存功能

有數種在 Outlook 2016 中封存郵件的方法。視您搭配 Outlook 2016 使用的是商務用 Office 365 帳戶、Exchange 帳戶,或是 Outlook.com、Gmail、POP、IMAP​​ 等其他類型的帳戶而定,使用方法會有所不同。

在 Outlook 2016 中的所有帳戶都有權存取 [封存] 資料夾。[封存] 資料夾是其中一個 Outlook 預設資料夾 (如 [收件匣]、[寄件備份] 和 [刪除的郵件] 資料夾)。您無法刪除 [封存] 資料夾。如果您搭配使用 Outlook 和 Exchange 或 Exchange Online 帳戶,保留原則等資料夾原則會套用到 [封存] 資料夾。

使用 [封存] 按鈕將郵件移動到 [封存] 資料夾不會降低信箱的大小。如果需要降低信箱大小,您可以使用 Office 365 企業版中的線上封存功能或手動封存項目

在 Outlook 2016 中使用單一動作封存郵件

您可以使用功能區上 [刪除] 群組中的 [封存] 按鈕,將一個或多個郵件移動到 [封存] 資料夾,而不用將它們刪除。使用封存有數個優點。

  • 從搜尋方塊或瀏覽至 [封存] 資料夾仍可輕鬆找到封存的項目。當您在搜尋方塊中輸入字詞時,Outlook 2016 會搜尋您信箱中的所有資料夾。

  • 在手機或其他裝置上仍可透過 [封存] 資料夾取得這些項目

在 Outlook 2016 中封存項目

  1. 在您的 [收件匣] 或其他資料夾中,選取一個或多個要封存的郵件。

  2. 在 [刪除] 群組中,選擇 [封存]。您也可以使用 Backspace 鍵立即封存一或多個選取的郵件。 

    按一下即可封存

    附註: 您的 [封存] 資料夾已經存在,即使您從未使用該功能。您會在您的 Outlook 資料夾清單中找到它。 如果您是使用 Outlook 2016,但沒有看到該資料夾,請移至 [檔案] > [Office 帳戶] > [更新選項] > [立即更新​​]。

  3. 您的郵件將會移至 [封存] 資料夾。如果錯誤封存郵件,請至 [封存] 資料夾將該郵件移回您的收件匣。

注意:只有在 Outlook 2016 中才看得到 [封存] 按鈕。舊版 Outlook 功能區上沒有 [封存] 按鈕。

使用鍵盤封存郵件

您可以按一下 Backspace 鍵來封存一或多個選取的郵件。如果您按一下 Delete 鍵,郵件會移至 [刪除的郵件] 資料夾。您無法變更 Backspace 鍵的行為。

注意:如果您的郵件是在自己獨立的視窗中開啟,而不是在 [讀取窗格] 中,您將無法使用 Backspace 鍵封存郵件。您必須關閉郵件並在 [讀取窗格] 中檢視,才能使用 Backspace 鍵封存郵件。郵件在新視窗中開啟時,封存郵件的唯一方法就是使用功能區上的 [封存] 按鈕。

如何找到 [封存] 資料夾?

您的 [封存] 資料夾會在資料夾清單中。若要顯示資料夾清單,請選取 [檢視] > [資料夾窗格]。然後選擇 [標準]。

在 [資料夾窗格] 功能表上選取 [標準]。

如何搜尋 [封存] 資料夾?

根據預設,當您使用頂端的 [搜尋目前信箱] 功能搜尋 Outlook 項目時,Outlook 會搜尋整個信箱。

搜尋您的信箱

如果您要將搜尋範圍設定成只包含 [封存] 資料夾,請先選取資料夾清單中的 [封存] 資料夾。現在您的搜尋方塊就只會搜尋 [封存] 資料夾。

搜尋封存資料夾

這和線上封存有什麼不同?

線上封存是專為信箱極為龐大的 Office 365 企業客戶所提供的功能。這些客戶可以使用線上封存來避免刪除舊郵件。使用者的線上封存有點像是 Outlook 中的第二個帳戶,有其自己的資料夾結構。因此,從 [收件匣] 中執行搜尋時,它並不會包含在內。

如果啟用線上封存,系統管理員和使用者可以設定信箱,讓它自動使用封存原則將舊郵件移至線上封存。

什麼時候該使用封存,而什麼時候該使用線上封存?

我們建議您使用封存功能,讓已經回覆或處理的郵件不再顯示於 [收件匣] 中。將 [封存] 當做一個檔案資料夾。您可以將項目儲存在 [封存] 資料夾中,而且輕鬆就能存取。 您也可以依照個人偏好的處理方式,將郵件刪除或移至特定的資料夾。

對於 Office 365 企業版組織中擁有大型信箱的使用者,我們建議系統管理員設定封存原則,將項目於一年後移至線上封存,如果使用者很快就會到達信箱配額,也可設定更短的時間。這樣可確保使用者不必為了容納新郵件而刪除舊郵件。[收件匣] 資料夾和本機 [封存] 資料夾中早於特定時間的郵件都可以移至線上封存。

封存的常見問題集

否。[封存] 資料夾是 Outlook 的預設系統資料夾,您無法將它重新命名、移動或刪除。

封存是 Outlook Mobile、Outlook Web App 和 Outlook.com 中大家所熟知的功能,就連像是 Gmail 的其他電子郵件提供者,也有這項功能。由於這個名稱眾所皆知,且線上封存是一項現有的功能,因此我們決定讓它們維持相同。

自動封存是較舊的 Outlook 功能,可自動將舊的郵件移動到 .pst 檔案。這表示該郵件會從伺服器移除,且較難透過搜尋來尋找。如果包含 AutoArchive.pst 的硬碟變得無法使用,這些郵件就會遺失。線上封存是自動封存的企業級替代方案。

如果您沒有線上封存,且若 IT 部門並未停用自動封存,您便可以繼續使用這項功能。如需 Outlook 2016 中自動封存的詳細資訊,請參閱在 Windows 版 Outlook 中手動封存較舊的項目

在 Windows 版 Outlook、Outlook Mobile、Outlook 網頁版 以及 Outlook.com 中已經廣泛提供封存功能。您無法使用群組原則停用封存功能。

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