SharePoint Server 2010 中的基本工作

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Office 2010 入門 以下是一些基本的工作和資訊,協助您瞭解如何使用Microsoft SharePoint Server 2010。

本文內容

SharePoint Foundation 與 SharePoint Server 的概觀

SharePoint Server 的功能

組件的 SharePoint 網站

網站的細節會影響您的體驗

新增內容至網站

管理並使用 [網站內容

SharePoint Foundation 與 SharePoint Server 的概觀

SharePoint Foundation 2010 是可免費取得,同時在舊版中稱為 Windows SharePoint Services 的基礎技術的 SharePoint 網站。SharePoint Server 2010 依賴 SharePoint Foundation 技術來提供的一致、 熟悉架構清單和文件庫、 網站管理] 及自訂網站。SharePoint foundation 任何功能也可在 SharePoint Server 2010。

不過,SharePoint Server 2010 會擴充 SharePoint Foundation 提供其他功能。例如,SharePoint Server 和 SharePoint Foundation 包含來共同作業與同事在小組網站、 部落格和會議工作區網站範本。不過,SharePoint Server 包括增強型社交計算功能,例如標記及新聞摘要,可以協助您組織中探索、 組織、 導覽和與同事共用資訊。同樣地,SharePoint Server 增強搜尋技術,從 SharePoint Foundation 来包含在大型組織,例如搜尋 SAP、 Siebel 和其他商務應用程式中的商務資料中的員工實用的功能。

SharePoint Foundation 與 SharePoint Server 專為有效地使用其他程式、 伺服器及技術,包括 Microsoft Office system 中。例如,您可以採取 SharePoint 工作區中的網站、 清單或文件庫離線,,您會與您的網路中斷連線時,使用網站內容,然後會自動同步處理您的變更當您重新連線。您可以自行完成多 SharePoint 任務從熟悉的 Microsoft Office 程式。例如,您可以啟動,或參與工作流程來核准費用報表從 Microsoft Word 中。

SharePoint Server 的功能

SharePoint Server 2010 的功能被專門六個區域中。本文簡單介紹每個這些功能,然後連結,您可以瞭解更多相關文章。

共同作業及社交運算

SharePoint Server 2010 升級輕鬆地撰寫從瀏覽器或從熟悉的應用程式,例如 Microsoft Word、 協助使用者與資源的標記及評等,並協助人員擴充 SharePoint Foundation 的共同作業功能尋找更快速地透過新聞摘要和人員搜尋的解答。

在其中一個主要位置,您可以利用這些功能是我的網站上。我的網站是您的 SharePoint 網站,您可以在此共用的文件、 連結和線上的設定檔中自己的相關資訊。您也可以部落格或搜尋您工作所需的資訊的主題。

WN 設定檔

決定您要共用哪些的資訊,您想要保留我的網站上的 [私人的資訊。您可以然後標記的其他人員標籤或在其新聞摘要上的共用的連結資訊和尋找資訊。若要進一步瞭解管理我的網站上的資訊,請參閱管理透過我的網站及設定檔共用的資訊

SharePoint Server 2010 也讓參與任何一處,提供豐富的 SharePoint 工作區體驗線上或從您的網路中斷連線時,並釋放使用者隨時隨地共同作業。

企業內容管理

企業內容管理 (ECM) Microsoft 的協助解決所帶來的大量未受管理的內容的挑戰的組織。SharePoint Server 2010 管理中心屬於 [Microsoft ECM 方案,透過整合熟悉的工具,例如 Microsoft Office system 與組織中的每位員工延伸內容管理。Microsoft ECM 解決方案提供功能來管理整個週期的內容,從建立、 編輯及共同作業,到期,在單一整合平台上。

SharePoint Server 2010 可協助組織提供的功能,讓組織達到下列目標的不同設定管理整個週期的內容:

  • 管理多樣的內容   SharePoint Server 2010 中的文件管理功能可協助多樣的內容從集中管理存放庫使用一致的分類到多個位置合併彙算的組織。新的文件設定功能可讓您的組織建立及管理橫跨多份文件工作產品。整合式的搜尋功能協助他人找到、 共用及使用這項資訊。中繼資料管理功能,例如新增字詞庫功能可以協助組織集中管理跨網站的 [中繼資料。中繼資料是用來協助找出結構、 瀏覽和管理資訊的資料的相關資訊。新增中繼資料導向導覽畫面中,還可將文件中內嵌的中繼資料欄位的支援改善資訊搜尋與探索。內容也可以防止未經授權存取。共同作業工具,例如工作流程,協助人員更有效地共同作業來建立、 檢閱及核准文件中的結構化的方式。

  • 符合規範與法律需求   SharePoint Server 2010 中的記錄管理功能可讓來儲存及保護商務記錄,其中一個就地進行中記錄] 旁,或在鎖定的中央存放庫中的組織。組織記錄,以確保他們會保留遵守法規或公司商務原則,藉此降低法律的風險,組織在適當的時間週期內套用過期原則。稽核線索提供證明到內部和外部員,適當保留記錄。保留可以放在特定的記錄,以防止其損毀的法律探索底下。

  • 有效率地管理多個網站   SharePoint Server 2010 中的網站內容管理功能讓使用者發佈 Web 內容,以方便使用的內容撰寫工具和內建的核准程序。員工可以上傳內容,包括圖像、 音訊和視訊,網站不大量支援及時從 IT 人員。多媒體的新支援包括新的資產庫,與豐富型的檢視選擇器;支援的視訊做為 SharePoint 內容類型。串流視訊基礎結構,並 skinable Silverlight 媒體播放。在表單中的主版頁面與版面配置的範本可讓組織,套用一致的商標至頁面。內建的 Web 分析功能的流量、 搜尋及庫存分析報表提供支援。SharePoint Server 2010 還提供單一部署及管理基礎結構,用於外部網路和網際網路網站,以及多語系網站。

企業搜尋

SharePoint Server 2010 提供補充其他商務生產力功能強大的搜尋基礎結構,例如企業內容管理與共同作業,以協助他人更快獲得更佳的答案,以加強知識庫的影響,專業知識。

搜尋會考慮您個人的內容,可協助您縮小搜尋範圍使用互動式功能指南您所需的資訊。SharePoint Server 延伸至搜尋範圍的更多內容來源及內容類型,以連線至您的企業中的所有資訊,包括企業應用程式,例如 SAP、 Siebel 或自訂的資料庫,並讓資訊可用於需要的人員。

商業智慧

商務智慧功能是人員的一組方法、 技術和程序,以取得儲存在組織的系統中的資訊,並可讓您可採取動作來手中最需要它,讓他們可進行決策。Microsoft 商務智慧平台的重要部分,以 SharePoint Server 2010 可協助組織內的每個人擴充的商務智慧功能,讓每個人都可以存取正確的資料,以正確的決策。

您的組織可能會將資料儲存各種不同的格式,例如資料庫、 電子郵件訊息和試算表檔案。SharePoint Server 2010 可協助您從各種不同的來源擷取資料,並顯示該資料的方式,以利於進行分析與決策。

Excel Services 能讓發佈、 共用及管理 SharePoint 網站上的 Excel 活頁簿的決策製造商。在組織中的其他人可以修改儲存格的值、 公式和格式設定從瀏覽器並分析資料。

SharePoint Server 2010 中的 PerformancePoint Services 可以轉換為主要組織目標和度量,增加,並啟用更豐富深度分析及充分。您或您的組織中其他人可以建立並使用互動式儀表板計分卡、 報告和篩選來尋找趨勢。您也可以新增至您的 SharePoint 網站的豐富的圖表,並從各種不同的來源,例如 SharePoint 清單、 外部資料的清單、 Business Data Connectivity Services、 Excel Services 或其他網頁組件連線至資料的圖表。

入口網站

SharePoint Server 2010 組織可以建立與維護入口網站的企業 (企業內部網路入口網站、 公司網際網路網站,與分區入口網站) 的所有細節。企業內部網路和分區入口網站,可以連線整個組織內的個別網站並合併彙算現有商務應用程式的功能。小組和組織中的個別使用者可以使用入口網站存取專業知識、 資訊和商務應用程式所需才能執行工作。

在組織內使用入口網站的人員可以利用其 「 我的網站的網站。「 我的網站是可讓您管理並儲存文件、 內容、 連結和連絡人的中央位置的個人網站。我的網站做為您組織中其他使用者,若要尋找您、 您的技術和您的興趣相關資訊的連絡人的點。我的網站包含本文稍早所述的社交計算功能。

SharePoint Server 2010 也包括組織可以用來個人化的入口網站的個別使用者,例如選取目標內容,以特定類型的使用者體驗的功能。您的組織使用例如 SharePoint Server 2010 的相容於 SharePoint 的網站設計程式,可以進一步自訂入口網站。

商業程序和表單

SharePoint Server 2010 提供許多功能,可協助您整合,以及簡化商務程序。工作流程可以簡化成本協調常見的商務程序,例如專案核准] 或 [文件檢閱,來管理及追蹤這些處理程序的工作。SharePoint Server 2010 有多個,或是自訂您的需求,您可以使用的預先定義工作流程。您也可以使用 SharePoint Designer 建立自訂的工作流程的支援您唯一的商務程序。

您也可以建立瀏覽器為基礎的表單,並從組織不是使用Microsoft InfoPath 2010收集資料。

組件的 SharePoint 網站

網站是網頁的群組相關,您的組織可以處理專案、 召開會議,及共用資訊。例如,您的小組可能儲存排程、 檔案,以及程序資訊自己網站。您的小組網站可能是大型組織入口網站,例如人力資源部門撰寫及發佈資訊及組織的其餘部分中的資源的一部分。

所有 SharePoint 網站都有一般的項目,您應該知道的資訊,即可開始使用: 清單、 文件庫、 網頁組件及檢視。

小組網站

清單   清單是網站元件位置組織可以儲存、 共用及管理資訊。例如,您可以建立工作清單追蹤工作或行事曆追蹤小組事件。您也可以進行討論區 host 或問卷的討論。

文件庫   在文件庫是清單的一種特殊類型中儲存檔案,以及檔案的相關資訊。您可以控制如何檔案檢視、 追蹤、 管理,以及在文件庫中建立。

檢視   若要查看的項目清單或文件庫中,對您最重要或最符合目的,您可以使用檢視。例如,您可以建立所有項目的檢視套用到特定的部門或醒目提示文件庫中的特定文件的清單中。您可以建立清單或文件庫的人員可以從選取多個的檢視。您也可以使用網頁組件至您網站的另一個頁面上顯示清單或文件庫的檢視。

我的工作檢視

網頁組件   網頁組件是資訊的模組單元表單大多數的頁面,在網站上的基本的建置組塊。如果您有權限可編輯您的網站上的頁面,您可以使用網頁組件自訂您的網站,來顯示圖片,而且圖表的其他網頁、 文件的清單部分自訂的商務資料及其他內容檢視。

網頁組件

網站的細節會影響您的體驗

您看到的內容,有哪些選項可在您的網站上使用,則會影響您的安裝和設定 SharePoint 的細節。

權限   如果您被指派到預設的 「 完全控制權限等級,您會有完整的管理網站的選項。如果您被指派到的 「 參與 」 或 「 讀取 」 權限等級,您的選項和網站內容的存取權限於更多。有許多本文所述的選項都無法使用使用者與讀取權限等級,可讓使用者來讀取內容,但無法進行變更。設計可以彈性且可自訂的權限,因為您的組織可能會有自己專屬的設定。

自訂   您的組織可能會有自訂權限與您的網站的商標或甚至自訂網站導覽和在頁面上,移至不同的位置的控制項,例如 [網站動作] 功能表。同樣地,您的組織可能有決定不使用 SharePoint 2010 中加入的功能區功能。

SharePoint 版本   本文討論如何在 SharePoint Server 2010 中開始使用。 如果您使用的舊版的 SharePoint,請參閱該版本的說明。

新增內容至網站

您可以新增至清單和文件庫檔案的項目使用網頁瀏覽器。您可用於執行最常見的動作按鈕位於功能區,也就是多數頁面的網站上的頁面頂端附近。

WN 功能區

在功能區上的按鈕可能會呈現灰色,任何原因如下:

  • 動作不適用或其他動作而定。例如,您必須在之前,您可以查看其選取文件] 核取方塊。

  • 您沒有權限來完成工作。

  • 功能不會啟用網站。比方說,工作流程不可能會在網站上啟用。

您也可以儲存檔案至文件庫的一些用戶端程式與 SharePoint Server 相容的。例如,您可以 Microsoft Word 文件儲存至 SharePoint 網站上的文件庫,在 Word 中工作時。

若要新增項目至清單或文件庫的檔案,您必須具備權限的清單或文件庫。如需有關如何您的組織使用的權限及權限等級的詳細資訊,請要求您的網站擁有人或管理員。

當您新增的項目或檔案時,其他人讀取清單的權限可項目或檔案,除非需要核准。如果項目或檔案需要核准,然後它會儲存在擱置狀態,在清單或文件庫,直到它核准具有適當的權限。如果您正在檢視的清單或文件庫新增項目或檔案時,您可能需要重新整理瀏覽器,請參閱新增項目或檔案。

清單和文件庫也可以利用電子郵件功能,如果內送或外寄郵件在您的網站上啟用。讓人員可以新增內容至傳送電子郵件,可以將部分清單,例如行事曆、 公告、 部落格和討論區設定。其他清單,例如工作與議題追蹤清單中,可以設定來傳送電子郵件給人員,當項目指派給他們。

除了新增至現有的清單和文件庫的內容,您可能必須建立新的清單和文件庫的權限。清單和文件庫範本可讓您開始。根據您的權限,您也可以建立及自訂新的網頁和網站。

清單

雖然有不同類型的清單,請將項目新增至他們的程序是類似,,因此您不需要瞭解與不同類型之清單搭配使用的幾種新技巧。清單項目包含一系列的欄中的文字,但部分清單也可能允許新增項目附件。

將項目新增至清單

  1. 在您要新增項目清單中,按一下功能區上的 [項目] 索引標籤。(行事曆的是 [事件] 索引標籤)。

  2. 按一下 [新增項目新事件的行事曆)]。

    提示: 新增事件至行事曆的另一個快速方式是指向 [行事曆上的日期,然後按一下 [新增]

  3. 完成所需的欄位和任何其他您想要完成。

  4. 按一下 [儲存]。

編輯或刪除清單中的項目

  1. 指向 [項目,然後選取 [顯示的項目旁的核取方塊。

    提示: 選取多個核取方塊,您可以在多個項目上執行的動作。

  2. 在功能區上的 [項目] 索引標籤,按一下 [編輯項目] 或 [刪除項目,視。

有許多種網站的詳細資訊,在某些清單會為您建立。這些預設的討論區至行事曆清單的清單範圍。如果您有權限,您也可以從數種類型的清單範本,提供結構和設定,讓您開始建立清單。

建立清單

  1. 若要建立清單,按一下 [網站動作] 功能表 [網站動作] 功能表 ,,然後按一下更多建立選項

    附註: 如果您沒有看到 [網站動作] 功能表,或如果沒有出現 [建立] 選項,您可能沒有權限以建立清單。

  2. 在 [建立] 頁面上,按一下您想要建立的清單類型。例如,連結

  3. 輸入清單的名稱,完成您想要完成的任何其他欄位,然後按一下 [建立

文件庫

在文件庫是位置建立、 收集、 更新及管理檔案與小組成員在網站上的位置。每個文件庫會顯示一份檔案和檔案,以協助其他人共同使用檔案的重要資訊。

您可以從網頁瀏覽器上傳至文件庫的檔案,以新增檔案。您將檔案新增至文件庫後,適當的權限與其他人可以看到檔案。如果您已在檢視文件庫新增檔案時,您可能需要重新整理瀏覽器,即可看到新的檔案。

如果您使用與 SharePoint Server 的相容程式,您可以建立新的檔案範本為基礎的文件庫中工作時。您也可以從其他程式,例如 SharePoint 工作區或 Microsoft Word 儲存文件庫檔案。

將檔案新增至文件庫

  1. 在您要新增檔案的位置的文件庫,按一下功能區上的 [文件] 索引標籤。

  2. 按一下 [上傳文件]。

  3. 瀏覽至文件,然後按一下[確定]

提示: 如果您使用與 SharePoint Server 2010,例如Microsoft Word 2010相容的程式,您可以拖放文件從 Windows 檔案總管上傳文件] 對話方塊。

編輯或刪除文件庫中的檔案

  1. 指向檔案,然後選取 [檔案] 旁邊的核取方塊。

  2. 在功能區上的 [文件] 索引標籤,按一下 [編輯文件] 或 [刪除文件,視。

當您建立多種類型的網站時,就會為您建立預設文件庫,稱為 [共用文件共用文件是您可以使用儲存的檔案數種類型的文件庫。您可以建立更多文件庫,例如圖片庫來儲存圖像,如果您有權限管理清單。

建立文件庫

  1. 若要建立的文件庫,請按一下 [網站動作] 功能表 [網站動作] 功能表 ,,,然後按一下 [新文件庫

    附註: 如果您沒有看到 [網站動作] 功能表,或如果沒有出現 [建立] 選項,您可能沒有建立文件庫的權限。

  2. 輸入文件庫的名稱,完成您想要完成的任何其他欄位,然後按一下 [建立

若要查看其他類型的文件庫,您可以建立、 按一下 [網站動作],然後按一下 [更多建立選項。指向文件庫] 選項,若要查看的描述。

建立其他類型的文件庫

  1. 若要建立文件庫,請按一下 [網站動作] 功能表 [網站動作] 功能表 ,,,然後按一下 [更多選項

    附註: 如果您沒有看到 [網站動作] 功能表,或如果沒有出現 [建立] 選項,您可能沒有建立文件庫的權限。

  2. 指向文件庫] 選項,若要查看的描述。

  3. 輸入文件庫的名稱,完成您想要完成的任何其他欄位,然後按一下 [建立

    若要設定選項,例如文件庫是否顯示 [快速啟動] 上,按一下 [其他選項,再按一下 [建立]。

刪除文件庫

  1. 按一下 [快速啟動] 上的文件庫的名稱或按一下 [網站動作  [網站動作] 功能表 ,按一下 [檢視所有網站內容],然後下適當的 [文件庫] 區段中,按一下文件庫的名稱。

  2. 請執行下列其中一項操作:

    • 圖片文件庫,在 [設定] 功能表 設定功能表 中,按一下 [ < 文件庫類型 > 文件庫設定]。

    • 其他文件庫,在文件庫工具] 底下按一下 [文件庫] 索引標籤,然後按一下 [設定] 群組中的 [文件庫設定

  3. 權限與管理] 底下,按一下 [刪除此 < 文件庫類型 > 文件庫]。

  4. 當系統提示您確認刪除時時,請按一下[確定] ,如果您確定您想要刪除文件庫。

網站及頁面

網站可以用於一般的用途,例如儲存排程、 指導方針、 檔案,以及您的小組經常參照其他資訊。或網站可能會有其他特定用途,例如追蹤的會議,或主控部落格,位置貴組織的成員經常張貼新聞與想法。

部落格網站

您的組織可以使用頁面、 子網站,以及最上層的網站,來分成不同、 分別可管理網站的網站內容。例如,您組織中的每個部門可能需要自己的小組網站的較大的入口網站。

您可以藉由新增清單和文件庫,將內容新增至網站。如果您有權限,您也可以新增頁面至您的網站。您可以考慮新增網頁組件頁面,讓您可以使用網頁組件,若要快速新增動態內容。

如果您需要建立新的網站,您可以選擇從數種類型的網站範本,讓您開始建立新的網站。您可以建立網站與子網站如何貴組織已設定它的網站和建立其權限而定。如需有關如何您的組織管理網站的權限的詳細資訊,請參閱您的網站擁有人或管理員。

建立網站

  1. 若要建立網站,按一下 [網站動作] 功能表 [網站動作] 功能表 ,然後再按一下 [新網站

    附註: 如果您沒有看到 [網站動作] 功能表,或如果沒有出現 [建立] 選項,您可能沒有建立網站的權限。

  2. 輸入網站的標題URL 名稱

  3. 在 [範本選擇] 底下,選取 [網站範本]。

  4. 選擇任何其他所需選項,然後按一下 [建立]。

建立頁面

附註: 建立頁面的步驟我您是的網站、 發佈功能是否已啟用,以及核准是否需要發佈頁面的類型而有所不同。

  1. 若要建立頁面,請按一下 [網站動作] 功能表 [網站動作] 功能表 ,然後再按一下 [新增頁面

    附註: 如果您沒有看到 [網站動作] 功能表,或如果沒有出現 [建立] 選項,您可能沒有權限以建立頁面。

  2. 輸入頁面] 的名稱,然後按一下 [建立]。

  3. 在您建立新頁面上,執行下列一或多項動作:

    • 若要新增文字,輸入或複製到 [文字] 方塊的文字。

    • 若要設定格式的文字,請按一下功能區上的 [文字格式] 索引標籤,然後選取一個按鈕。

    • 若要插入網頁組件] 或 [現有的清單,按一下 [插入] 索引標籤,按一下適當的按鈕、 網頁組件或您要的清單,選取,然後按一下新增

    • 若要插入新的清單,按一下 [插入] 索引標籤輸入您的清單中的標題、 加以選取,清單類型,然後按一下然後按一下[確定]

  4. 當您完成頁面編輯時,按一下功能區上的 [儲存]。

編輯頁面

  1. 若要編輯頁面,按一下功能區上的 [編輯] 按鈕。

    附註: 如果您沒有看到 [編輯] 按鈕,您可能沒有權限可編輯頁面。

  2. 請執行下列其中一或多項操作:

    • 若要新增文字,輸入或複製到 [文字] 方塊的文字。

    • 若要設定格式的文字,請按一下功能區上的 [文字格式] 索引標籤,然後選取一個按鈕。

    • 若要插入網頁組件] 或 [現有的清單,按一下 [插入] 索引標籤,按一下適當的按鈕、 網頁組件或您要的清單,選取,然後按一下新增

    • 若要插入新的清單,按一下 [插入] 索引標籤輸入您的清單中的標題、 加以選取,清單類型,然後按一下然後按一下[確定]

  3. 當您完成頁面編輯時,按一下功能區上的 [儲存]。

管理並使用 [網站內容

若要協助您更有效率的小組,有數種方式,您可以管理並延伸內容的清單、 文件庫及網站。某些功能可協助您的小組,找出並讓工作更有效率的資訊。其他功能可協助您管理資訊的存取權。

瀏覽至內容

瀏覽元素能協助使用者瀏覽所需內容。您可以自訂的瀏覽項目包括上方連結列以及 [快速啟動]。

使用每個清單或文件庫設定] 頁面,您可以選擇的清單和文件庫會出現 [快速啟動] 上。您也可以變更連結的順序、 新增或刪除連結,並新增或刪除的節的連結會組織。例如,如果您有太多的清單,在 [清單] 區段中,您可以新增新的一節的工作會列出您可以在其中包含您的工作清單的連結。您可以對所有這些變更 [快速啟動從瀏覽器相容於 SharePoint Server 2010。您甚至可以新增至網站外部頁面的連結。

QuickLaunch

上方連結列會在網站的每個頁面上方顯示一列索引標籤,讓網站的使用者能夠連結到網站集合中的其他網站。當您建立新的網站時,可以選擇是否要將該網站包含在上層網站的上方連結列中,以及是否要使用上層網站的上方連結列。

上方連結列

如果您的網站使用的唯一的上方連結列,您可以自訂顯示在網站上方連結列的連結。也可以將任何上層網站中建立的網站,顯示在上方連結列中,,所提供的網站設定繼承上層網站的上方連結列。您也可以包含其他網站的連結,外部網站集合。

管理內容的存取權

網站擁有人或管理員可以授與權限等級的使用者,並包含使用者的 SharePoint 群組。權限,可以套用至網站、 清單和文件庫的網站,並在清單和文件庫中的項目。

您可以指定不同的物件,例如特定網站、 清單、 文件庫資料夾中清單或文件庫、 清單項目或文件的不同的權限等級。

整理清單和文件庫

您組織您的清單和文件庫的方式取決於您群組的需求以及您想要儲存及尋找您的資訊的方式。規劃可以協助您設定最適合貴組織的結構。

在清單和文件庫中的資訊會儲存在欄中,例如標題、 名字、 姓氏或公司。您可以使用欄來排序和篩選項目,為您想在試算表中清單或文件庫中的欄標題,即可。您也可以使用檢視以查看對您最重要的項目清單或文件庫。

變更清單或文件庫的檢視

  1. 在清單或文件庫,您要變更檢視中,按一下功能區上的 [清單文件庫] 索引標籤。

  2. 在 [管理檢視] 群組底下的 [目前檢視中,按一下 [檢視] 清單旁的箭號,然後選取檢視。

我的工作檢視

如果您需要將清單項目或檔案的其他資訊儲存在文件庫,您可以新增欄以協助您排序、 分組及建立多個檢視的清單。例如,您可以排序到期日期] 或 [群組清單項目部門名稱。

您可以建立包括單行文字選項的下拉式清單、 從其他資料行,或甚至名稱及連絡人,以在您的網站上的圖片計算的數字的資料行的類型的數個選項。

建立欄

  1. 在清單或文件庫,您要新增檔案的位置,按一下功能區上的 [清單文件庫] 索引標籤。

  2. 按一下 [建立欄]

  3. 輸入資料行的名稱,然後選取資料欄類型。

  4. 選取任何其他設定,然後再按一下[確定]。

您也可以使用清單或文件庫中的資料行來建立檢視,以協助尋找的資訊,這些是最感興趣,例如 [最高優先順序或指定給每個人的所有項目與工作的特定部門。建立與修改檢視的相關資訊,請參閱建立、 變更或刪除檢視

清單中的某些功能可協助您的小組建立並有效率地管理多個清單或文件庫的項目。例如,您也可以建立提供清單項目的相關資訊的資料行,然後共用其他清單。或者,如果您想要在多個文件庫中提供的檔案,您可以輕鬆地將其複製到您的網站上的其他文件庫。如果檔案已變更,可以會提示您更新。

如需管理大型清單和文件庫的資訊,請參閱管理含有許多項目的清單及文

使用協助工具功能

網站的設計,讓清單、 文件庫及其他功能可以完全存取使用只按鍵。其他存取模式可讓使用者的存取技術能更輕鬆地與功能表和各種不同的控制項。略過主要內容連結啟用鍵盤使用者略過重複的導覽連結更有意義的內容頁面上。

標記的標題是設計用來更有效地定義的結構,並改善功能的使用螢幕助讀程式的人員。上傳至網站的圖像允許定義自訂的替代文字。例如,您可以指定自訂的替代文字會出現在 [網站圖像網頁組件中的 [首頁] 頁面的圖像或圖片,您新增至圖片庫。檢視網站,在 Windows 中的 [高對比] 選項適用於視障使用者。

追蹤版本

您的清單或文件庫可能會設定為追蹤版本,以便您可以還原舊版,如果發生錯誤而檢視版本歷程記錄的變更。追蹤版本,則會儲存項目或檔案和其屬性的修訂。這可讓您更有效地管理內容時就會加以修訂並甚至還原舊版有誤目前的版本。當專案上合作多人,或資訊經歷的開發及檢閱的幾個階段,版本設定是特別有用。

版本歷程記錄

1.目前已發佈主要版本會醒目提示,版本號碼為整數。

2.版本會建立內容] 或 [中繼資料變更時。

3.第一個版本的檔案一律為 0.1 的次要版本號碼。

版本設定適用於所有預設的清單類型的清單項目,包括行事曆、 議題追蹤清單和自訂清單,並為所有的檔案類型可以儲存在文件庫,包括網頁組件頁面。

共同撰寫文件

兩個或多個使用者可以在 Word 文件或 PowerPoint 簡報,同時編輯。這項新功能可讓您讀取和寫入檔案儲存在 SharePoint 中的部分。例如,您就可以使用一個段落在 Word 中的文件時同事處理同一份文件並在同一時間的另一個段落。

保持更新修訂

RSS 提供方便您發佈和接收標準化格式,包括更新清單和文件庫中的資訊。標準的 XML 檔案格式,讓能檢視許多不同程式的資訊。您也可以訂閱至清單和文件庫來設定提醒,讓您知道內容已變更時。

小組可以使用其摘要自訂其內容的小組成員訂閱其摘要及提供連結至網站的方式。RSS 摘要可讓您追蹤的小組專案及進度更新。瀏覽多個小組網站,而不是您的最新消息或更新從這些網站會自動接收。

管理工作流程

工作流程協助使用者在文件上共同作業及管理專案工作上的文件和網站中的項目實作特定的商務程序。工作流程協助組織符合一致的商務程序。工作流程也可以改善組織效率和生產力的管理任務與特定的商務程序有關的步驟。這可讓執行的工作,而非管理工作流程執行專注這些工作的人員。

工作流程可以簡化的成本及協調常見的商務程序,例如專案核准] 或 [文件檢閱,來管理及追蹤這些處理程序的人力工作所需的時間。例如,組織可以使用預先定義的 「 核准 」 工作流程或建立並部署自訂的工作流程管理另一個商務程序。

使用內容類型

您的清單或文件庫可能支援多個內容類型。內容類型可讓組織,組織、 管理及更有效率地處理大量的內容。如果您的清單或文件庫設定為允許多種內容類型,您可以從您的組織使用頻率,例如行銷簡報合約的可用選項的清單來新增內容類型。

新增內容類型至清單或文件庫之後,您可讓該清單或文件庫至包含該類型的項目。使用者可以建立該類型的新項目,然後使用該清單或文件庫中的 [新增項目] 按鈕。

清單和文件庫的內容類型的主要優點之一是,他們可以讓單一清單或文件庫包含多個項目類型或文件類型,每一種可能有唯一的中繼資料、 原則或行為。如需使用內容類型的詳細資訊,請參閱內容類型與內容類型發佈簡介

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