SharePoint 使用方式

SharePoint讓組織使用現成的網頁元件和應用程式尋找常見業務問題的解決方案。 您獨特的商務案例將決定要使用的網站與網頁元件類型。 您可以透過幾個資源來吸引下一個 SharePoint 網站,就像是 SharePoint 的 [書籍] 和 [引導式] 逐步演練。 

您可以使用這篇文章,查看組織內部不同類型的角色與部門如何共同合作,以符合其使用者與業務目標的需求。

網站建立範例:

  • 瞭解 HR 主管如何為新員工建立網站,以改善新員工的留存權

  • 瞭解熱情員工如何建立新的企業社區群組以讓其他人更容易參與

  • 瞭解產品經理如何建立專案特定小組網站,以加速新產品的推出

  • 瞭解產品行銷小組如何為新的業務單元建立網站,以增強認知度

建立新員工的入職網站

Tom 是一個部門人力資源(HR)管理員,他們會看到可改善新員工的入職體驗的機會。 目前的組織會與常見資源的部分連結共用 excel 試算表,而聘用管理員則負責新員工在入職中的工作。 最近的新員工和聘用經理都在目前的入職處理常式中表示不滿意。 

新的網站目標:

  • 協助新員工在局中順利取得部門

  • 改善員工的新效能和時間以提高生產力

  • 改善員工的新留存

  • 增加新員工的參與與滿意度

建立網站的步驟:

規劃網站-1 天

Tom 與聘用經理會面,以確保新的雇用經驗與組織的目標或新員工將加入的部門保持一致。

它決定了 Tom 將建立網站,而聘用管理員將會參與網站的內容戰略及維護。 一個聘用經理會找出最近的新員工,成為新網站的擁護者。 其他聘用經理和人力資源成員必須定期參與新的雇用網站。 

Tom 首先收集所有新員工需要瞭解公司、文化、部門系統、流程、原則和福利的內容。

建立網站-2 天

Tom 決定使用SharePoint 通訊網站來集中管理現成的檔、訓練資料,以及能輕鬆存取的社交輸出口,並將它們放在同一個位置。 

  • Tom 使用文件庫網頁元件來建立依地區、角色和福利類型組織的檔案和資料夾

  • 使用清單網頁元件,Tom 為聘用經理和新員工建立新的員工檢查清單

  • 此網站包含Yammer 交談網頁元件,可讓部門中的員工分享體驗、發展網路、提出問題,並提供有關新員工入職處理常式的意見反應

  • 新員工歡迎影片是由領導小組建立,並使用 Microsoft Stream 網頁元件張貼

管理網站例行

  • Tom 方案: celebrates 新網站的啟動事件,並在新的幾個月份期間排程干係人與擁護者的訓練課程 

  • 若要取得意見反應,並衡量新員工在入職期間的影響,Tom 會使用Microsoft Forms 網頁元件建立問卷

  • [每月]、[Tom] 與 [領導小組] 和 [聘用經理] 共用網站使用量與分析

這樣

  • 將部門中的新員工保留能力從75% 增加到90% (一年)

  • 改善了一年10% 的新員工參與情況

  • 在新的員工入職流程中,增加聘用經理的滿意度與信心

  • 減少招聘、聘用及訓練新員工花費的時間和資源

建立公司群組群組

Maria 在已積極招聘更多樣化員工的組織中運作,而不是過去的員工。 在過去的一年中,她還會聽到更多關於工作場所中婦女如何尋找更適合社區的資訊。 Maria 會發現此 unmet 需要的不僅僅是組建一個社區女性,就能在工作區中尋找導師、職業教練、對領導的存取權,以及有關女性的新聞。 

新的網站目標: 

  • 組織中所有地區與部門的合併女性

  • 建立安全的會議位置來連接、共用及建立

  • 在想要建立其網路、社區及 ally 的女士,在公司中運送

  • 讓擁護者能夠在工作中尋找成功的女性

建立網站的步驟:

規劃網站-3 天

[Maria] 可找出已瞭解如何建立和管理新的社區網站的人員熱情。 它們共同定義網站的目標,並討論如何設定其群組需求的優先順序。 接著,他們會與組織內的其他小組見面,以瞭解如何自助式及招聘的最佳做法。

定義目標之後,Maria 與她的小組開始編譯影像、檔案、新聞文章、影片及其他網站內容。 在共同作業中,內容會分組並組織成可構成網站結構的頁面。 接著,Maria 會標示擁有者,負責建立及管理網站中每個頁面上的內容。

建立網站-1 天

Maria 建立SharePoint 通訊網站,並讓頁面擁有者編輯、新增及刪除內容。 在建立網站頁面時,Maria 的小組將重點放在使用的網頁元件上,只需要一段時間就很少進行維護。

  • 使用 SharePoint新聞網頁元件、Maria 和她的小組撰寫並彙整社區中心的新聞

  • 使用事件網頁元件組織及宣告每月事件

  • 一頁功能可讓您輕鬆地將社區與組織中的其他 allies 連接在一起的人員網頁元件

  • 使用Yammer 網頁元件,此群組的成員可以開始與領導人進行交談,並將其他人與資源連線

  • [內嵌網頁元件] 是透過整個網站使用的內嵌影片(例如 YouTube)來醒目提示社區領導人的討論與內容

管理網站例行

  • Maria 定期從網站使用量和分析監視及分享見解

  • 每月內容戰略會議都會排程來整理編輯行事曆、規劃社區活動,並招聘新的內容貢獻者

  • 半年、Maria 和她的小組重新評估網站的頁面和流覽,以隨著社區的增長進行變更

這樣

  • 在工作場所的女性中提高預訂和滿意度

  • 針對社區成員增加員工留存權與非成員的對比

  • 在參與社區活動和 Yammer 討論的小組中加強網路和共同作業

建立專案特定小組網站

Megan 是一個專案經理,負責在未來6個月中,致力於發佈新產品的小組。 她知道她需要一個位置來儲存小組檔、在內容上共同作業、共用專案中的更新,以及與小組進行溝通。 目前,Megan 的小組使用電子郵件作為主要通訊方式,而某些專案檔案則儲存在共用位置,但無法在 office 以外或行動裝置上安全地存取。

新的網站目標:

  • 為專案新聞、團隊共同作業及專案溝通建立一個整合的位置

  • 使用即時聊天與視訊會議,以更有效率的方式進行溝通

  • 統一團隊資源,例如團隊行事曆、電子郵件地址、 OneNote任務管理工具

  • 將檔案和資料夾安全地儲存在一個位置,讓您可以在任何裝置上遠端存取這些檔案和資料夾

建立網站的步驟:

規劃網站-2 天

Megan 會開始與另一個專案經理,在過去建立類似的網站。 她學習了啟動她的專案網站的最佳方式,就是向她的小組提出有關他們喜歡溝通、共同作業,以及最適合新專案網站的功能類型的意見反應。 Megan 會識別她的小組的最高優先順序,並開始收集檔、影像及其他內容。

Megan 會判斷SharePoint 小組網站最符合其小組與專案的需求。 不過,除非您整合Microsoft 團隊,否則 SharePoint 小組網站不允許即時聊天。 Megan 與 SharePoint 租使用者管理員一起運作,以確保 Microsoft 團隊可供使用。 她認為她的組織已經有使用 Microsoft 團隊的許可權,而且所有人都必須執行此動作,才能確定她的小組網站已連線至Office 365 群組。  

現在,Megan 已準備好開始建立她的 Office 365 連線的小組網站。

建立網站-1 天

Megan 會建立 SharePoint 小組網站,並將網站連接至 Office 365 群組。 透過連線到群組,她會自動讓她的小組存取共用資源,例如群組行事曆、 OneNotePlanner及電子郵件地址。

管理網站例行

  • Megan 查看小組網站半年,以確保專案期限和新聞是最新的

  • 當專案啟動時,請 Megan 方案來修正網站內容和網頁元件的部分,以調整為支援產品的新律動

這樣

  • 在單一位置簡化溝通與共同作業,提升團隊生產力

  • 在啟動小組網站之前減少會議和電子郵件的數量

  • 已讓遠端小組成員更有效率地運作

建立新專案的網站

Mike 是一個行銷管理員,準備開始新的專案。 他已與數個內部的專案關係人(例如產品工程與客戶支援)搭配使用。 他們同意使用共用空間來準備組織中其餘的專案啟動,是正確的解決方案。

新的網站目標:

  • 真實地建立一個資訊來源,以 確保員工充分瞭解專案的詳細資料,並可以採用專案價值與使命

  • 讓員工能 evangelize 專案,並放心地在內部和外部與專案通話

  • 為員工提供行銷核准的視覺資產,以便在外部共用

  • 提供專案資源、訓練、活動及答案專案問題的存取權

建立網站的步驟:

規劃網站-2 天

Mike 認識他需要讓整個組織感到興奮,並準備好支援此新專案。 他與主語專家(例如工程小組、產品小組和支援小組)見面-,以驗證網站上需要的內容。 接著,他可以收集已核准的專案影像、標誌、行銷資料及訓練指南等網站資產。

Mike 決定建立SharePoint 通訊網站,讓使用者一次能到達幾十人或幾百人。 

建立網站-3 天

Mike 會使用網頁元件建立SharePoint 通訊網站,以進行互動並告知其物件。 他的重點是設計網站,以視覺上美觀、互動且便於使用的方式來設計網站。 Mike 知道他的物件很可能會存取行動裝置上的專案網站,所以 hes 建立他的網站也會為手機優化設計。 

管理網站例行

  • [Mike] 會定期查看網站使用量,以瞭解哪些人要造訪頁面和哪些內容受歡迎

  • 使用表單網頁元件時,會將調查內嵌在網站的頁面上,以收集項目訓練效果的意見反應

  • 隨著時間的推移,Mike 會繼續使用網站,向員工說明專案更新和里程碑

這樣

  • 與先前的專案啟動公告相比,加速專案的採用速度 

  • 增強支援小組的效能,以及在專案生命週期中調整資源的能力

  • 減少網站啟動後的會議和電子郵件數量提高生產力

其他網站建立靈感:

SharePoint 查看書籍

引導式演練:建立網站

Microsoft 365 生產力文件庫

新式工作場所訓練 

Microsoft 技術社區-推動採用

規劃 SharePoint 網站

影片:建立小組或通訊網站

附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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