Outlook 的最佳作法: 撰寫出色的電子郵件

Outlook 的最佳作法: 撰寫出色的電子郵件

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本文內容

該做

不該做

如何使用通訊群組清單和連絡人群組 (通訊群組清單)

如何使用內置註解

何時使用密件副本

準備假期

該做

下列規則可協助您的電子郵件看起來專業,傳遞訊息呢。

  1. 在傳送前,請閱讀您的訊息。

  2. 描述,然後按一下 [巨集指令導向,讓您的主旨。例如: 「 管理員: 傳送您的區退口去日期 」,好讓收件者快速得知需要做些什麼動作,包含名稱] 群組和動作。其他實用的前置字元包含 「 參考: 」 和 「 必要動作 」。

  3. 如果不是必要動作狀態什麼 您想要在 [主旨] 行上。

  4. 如果交談的主題有變,請變更郵件的主旨。

  5. 所有郵件都保持簡短點。

  6. 您的訊息,從最重要的組合管理內容至最低。

  7. 請考慮採用粗體重要資訊。

  8. 將動作項目或各行上的問題,讓他們以突顯內容並吸引注意力。

  9. 提出問題時,出現粗體人員的名稱。例如: 」又倫]: 什麼是 project? 的狀態] 如果您使用的 Outlook 2016 與 Office 365,請考慮使用 @Mentions

  10. 對象您傳送的使用者需要讀取郵件的限制的人數

    • 將需要通知列於副本行的人員。

    • 將需要回應或採取動作] 行上的人員。

  11. 使用 簽章 適當時,但保留您的簽章簡單、 簡短、 專業人員,及儘量的圖形。

  12. 若要立即回應,請不要傳送電子郵件。電話] 或 [傳送立即訊息。

  13. 如果您是電子郵件交談具有 10 封以上的郵件沒有解析,請考慮呼叫或設定會議,討論問題。電子郵件不是有效的媒體解決複雜的問題。

  14. 認可需要更多的回應的訊息。如果您是忙碌,立即回應完整的答案,讓寄件者會知道您正在尋找的問題,並將回應特定時間或日期。標幟郵件以提醒自己稍後再回覆。

  15. 使用 [高重要性( Outlook 中的 [高重要性] 圖示 )謹慎。

    附註: 即使您已設定延遲的傳送規則,將郵件標記為[高重要性會使立即傳送。

  16. 如果您提出問題,而且有數個人都可能回應,選擇一個人員而不是您的問題傳送至群組。

撰寫好的電子郵件訊息的關鍵是體諒收件者。電子郵件禮儀更深入瞭解,請參閱此文章。

待處理:傳送時加上標幟

當您傳送郵件給某人,而且需要對方回應時,請執行下列動作:

  1. 為自己在傳送的標幟

  2. 變更中開始使用 [待處理待辦事項列加上標幟的電子郵件工作的名稱。

  3. 將它標記為@Waiting類別。

當這三個步驟,就會知道下一個動作是傳送另一封郵件,或是尋找回應。

秘訣   以提醒自己傳送另一封郵件,通常會更有效率於您收件者的標幟的郵件。同樣地,當您能保證進行操作在郵件中,將它標幟為自己,讓您在 [待辦事項列,提醒您有一個任務。

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不該做

  1. 不要使用信箋。

  2. 包含您的經理,在您所傳送每封郵件。

  3. 當您生氣傳送訊息。較高的撰寫,將其儲存至 [草稿] 資料夾,再回來它。

  4. 傳送長訊息 (兩個段落以上) 時,需要的快速回應。

  5. 不要傳送待處理的郵件小於一天後第一封郵件。如果您聽不見回及時,請嘗試使用 [電話] 或 [立即訊息。

  6. 使用讀信回條或在您所傳送每封郵件的送達回條。只有當您不確定是否收件者會收到訊息,請使用這些選項。

  7. 附加標幟或高重要性 Outlook 中的 [高重要性] 圖示 您傳送的每封郵件。收件者會略過這些瞭解。

  8. 不要使用全部大寫。

  9. 不要傳送附件,請改為傳送的連結。

  10. 沒有展開通訊群組清單或連絡人群組。展開通訊群組清單讓郵件難閱讀,並使其移到錯誤的郵件資料夾。

  11. 不要使用 sarcasm。您的幽默感可能會遭到誤解。

  12. 沒有寫字,您就不會閱讀您公司內要讓每個人。您不會知道您的電子郵件可能會得到位置。

  13. 不要使用難以閱讀的草寫或高度美術字型。

  14. 不要使用紅色字型,因為難以閱讀,而且可能會解讀為極為重要的意思。

  15. 會傳送給通訊群組清單的 [全部回覆,或連絡詢問您要移除的群組。曾經。

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連絡人群組及通訊群組清單 (通訊群組清單) 的規則

  • 如果您要回應很大的連絡人群組,請遵循的電子郵件做與不該做規則。

  • 如果您需要從一個個別的詳細資訊,或分別調查此問題,回應,讓所有人知道您要回應,然後分別回覆個別整個通訊群組清單。務必回應通訊群組清單之後問題已解決的解析度,。如此一來,可讓的通訊群組清單上的其他人員可以參考的解析度。

如何重新導向人員

如果有人傳送郵件給您為其成員的及郵件最好由其他人或另一個通訊群組清單的通訊群組清單,請執行下列動作:

  1. 使用正確的通訊群組清單或件者的回覆。

  2. 回覆傳送到正確的通訊群組清單或連絡人。

  3. 不要將原始的通訊群組清單,在 [密件副本] 行上因為您的訊息不會被由其他人的規則。在 [] 或 [副本] 行上,而離開通訊群組清單。

如何從 DL 移除

如果您不想在通訊群組清單中收到郵件,傳送郵件到您的網路系統管理員或通訊群組清單的擁有者,要求將會移除。不要回覆整個通訊群組清單。若要尋找 DL 清單的擁有者,請按兩下通訊群組清單名稱。

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如何使用內置註解

新增內置註解到您的電子郵件收到方便來回答問題,並直接回應問題。執行下列動作的最佳作法包括:

  1. 在郵件中提及您有內置註解。 例如,加上「請參閱下方的其他註解」這一句。

  2. 區隔您的文字與原始郵件。 其他建議還包括:

    • 變更字型色彩

    • 周您的名稱或縮寫並以括弧括住,例如 [Melissa],[MM]

    • 字型改為斜體或粗體或兩者

  3. 不要刪除任何不是由您撰寫的項目。

寄件者名稱置於註解之前的範例
在 Outlook 郵件中的內置註解的 fig.1 範例

在 Outlook 郵件中的內置註解的 fig.1 範例

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何時使用密件副本

若要從電子郵件交談移除人員,當您認為最,不再需要額外的電子郵件,或如果交談主題已變更時使用密件副本功能。

例如,如果您是在其中一個五個收到問題的人員,以及您想要回覆,移動四個他人密件副本]行中,然後狀態類似 「 Bcc'ing 王、 Jeff、 James,與倩。以下是答案...」未來的郵件會被之間只有您和原始寄件者。

不要使用密件副本] ,讓知道機密的郵件 (例如您的經理) 協力廠商。他或她有收到的[密件副本] ,並可能回應每個人,公開他或她收到的[密件副本],可能不會知道密件副本收件者。這可能會有行為能為您的組件上。

而不是使用密件副本通知第三方問題,在傳送之後,將郵件轉寄]。

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準備假期

如果您使用 Outlook 搭配 Office 365、 Outlook.com、 Hotmail.com 或 Live.com 帳戶或 Microsoft Exchange 帳戶,您可以設定,讓知道您正在沒有您組織內人員不在辦公室的訊息。

最佳作法是,按照當中同事的 Outlook 行事曆新增不在辦公室的時間。

如果您或您的系統管理員 」 建立共用的假期行事曆,請務必有張貼您休假項目。如果每個人都使用共用的行事曆,您不需要以不同的會議邀請,讓所有人知道您,建議參照較舊版本的文件,但是電子郵件訊息可做為好的提醒。

關於作者

Patricia Eddy 是引導內容作者 outlook。 Patricia Eddy 是引導內容作者的 Outlook 桌面。她是 outlook 的舊的 Outlook MVP 和作者的多個活頁簿上很舊版本。她放在她以外讀取及播放吉他西雅圖。

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