Outlook 中的 Office 365 群組快速入門

您聽說過 Office 365 群組, 以及如何在 Outlook 中使用它們, 但您可能不確定如何開始使用。 在本文中, 我們將逐步引導您完成幾個基本步驟, 瞭解您和您的小組如何在 Outlook 中開始使用 Office 365 群組。 當您準備好要執行更多動作時, 我們也會提供一些更深入內容的連結。

如果您不確定哪些群組是, 您可能會想先造訪Office 365 群組的相關資訊

若要在 Outlook 中充分發揮 Office 365 群組的最大需求, 您必須具備支援 Exchange online 和 SharePoint online 的 Office 365 方案, 例如 Business Premium、E3 或 E5。

附註: 若要在 Windows 版 Outlook 中使用 Office 365 群組, 您必須在 [快取 Exchange 模式] 中使用 Outlook。 如需詳細資訊, 請參閱開啟快取Exchange 模式

選取下方的索引標籤, 以瞭解有關該功能快速入門的詳細資訊。

您必須做的第一件事就是建立您的群組。 在 Outlook 2016 中建立群組是一個非常簡單的程式。 故事的簡短版本為:

  1. 在功能區的 [群組] 區段中, 按一下 [新增群組]。 如果您使用的是 Outlook 網頁版 而不是桌上出版本, 您可以按一下 [新增] 旁的下拉式箭號, 然後選取 [群組], 開始這個程式。

    Outlook 中的 [新增群組] 資訊頁面
  2. 為您的群組命名。

  3. 設定隱私權設定。 群組預設為私人。 這表示它們只能透過群組成員來查看, 且需要群組擁有者的加入許可權。 您組織中的任何人都可以查看及加入公用組。 除非您特別將您的群組邀請為來賓, 否則兩個設定都會將您的群組公開給組織外部的人員。

    提示: 群組預設是在使用 Outlook 網頁版建立時是私人的。 在未來幾個月內, 當您使用任何 Outlook app 建立時, 預設都會是私人的。

  4. 決定是否要讓新成員追蹤群組 ([高級選項])。 追蹤群組的成員將會在其個人收件匣中取得每個群組訊息的複本。 只要已加入的成員, 就必須移至群組的共用收件匣, 才能參與群組交談。

執行更多動作:

建立群組之後, 您就可以將成員新增至群組。 若要新增成員:

  1. 在左側的 [功能窗格] 中找到您的群組, 即可在 Outlook 2016 移至您的群組。 它應該位於 [群組] 區段中的信箱下方。

  2. 當您在群組中時, 按一下功能區上的 [新增成員]。 如果您使用的是 Outlook 網頁版 按一下您的群組擁有多少成員, 靠近視窗右上角, 然後按一下 [新增成員]。

    輸入您要新增至群組之人員的名稱或電子郵件地址, 然後按一下 [確定]。
  3. 在提供的欄位中, 輸入您要新增之每個人員的名稱或電子郵件地址。 完成後, 按一下 [確定], 就會新增這些連絡人。 每個人都會收到一封電子郵件訊息, 歡迎他們加入群組, 並提供方便的連結來存取群組內容。

    提示: 如果您想要新增現有通訊群組清單的所有成員, 只要輸入通訊群組清單的名稱, 就會在一個步驟中新增它們。

執行更多動作:

在 Outlook 的 Office 365 群組中的交談會發生在群組的共用收件匣中。 使用者可以讀取和回復郵件, 而成員可以輕鬆地搜尋或向後滾動訊息記錄, 以取得您之前討論過的內容。 共用收件匣看起來很像是 Outlook 2016 使用者熟悉的個人收件匣。 每個交談會分別出現在左側的訊息清單中, 按一下其中一個會在讀取窗格中開啟。

您的 Office 365 群組的共用收件匣是交談發生的位置。

提示: Outlook 中的 Office 365 群組中的交談會以堆疊顯示, 而這是指您滾動流覽的單一文章, 而不是個別訊息的執行緒。 如果您想要將它們顯示為個別郵件, 請按照群組操作, 您會在個人收件匣中收到個別郵件。

現在您已建立群組, 讓我們開始新的交談。 您可以開啟群組的 [共用收件匣], 然後按一下功能區上的 [新增交談], 張貼新郵件。 或者, 您可以直接傳送電子郵件到群組的別名。 群組中的所有成員都可以讀取您張貼的新郵件, 而任何追蹤該群組的成員都會在其個人收件匣中取得您的郵件複本。

執行更多動作:

每個 Office 365 群組都會取得共用的檔案文件庫, 您可以在其中儲存、共用及共同處理檔、活頁簿、簡報或幾乎任何類型的檔案。

移至您在 Outlook 中的群組 (在左側流覽窗格中), 然後按一下功能區上的 [檔案], 即可存取 [檔案] 文件庫。 檔案庫會在瀏覽器中開啟, 您可以從這裡建立新檔案、從您的電腦上傳檔案, 以及執行 SharePoint 文件庫所能執行的任何其他動作。 您可以考慮與您的群組共用哪些類型的檔案, 而且不會對 Microsoft Office 檔案有限制。 您也可以共用 Pdf、相片或您的群組可實用的任何其他類型的檔案。

按一下 Office 365 群組中的 [檔案], 查看儲存在您群組中的檔案和資料夾清單

若要下載或刪除檔案, 只要選取檔案, 這些選項就會出現在頂端的工具列上。

執行更多動作:

  • 如需使用群組中檔案的詳細資訊, 請參閱共用群組檔案。

每個 Office 365 群組都會取得自己的共用 OneNote 筆記本, 讓他們可以在其中收集想法、共同作業及商店研究。

在左側流覽窗格中尋找您的群組, 或移至 [人員] 磚, 即可在 [Outlook 網頁版 ] 中找到您的 OneNote 2016 群組。 當您在功能區上按一下 [筆記本], 即可開啟群組的共用筆記本。

在共用的 OneNote 筆記本中收集筆記與想法並進行共同作業

當您第一次開啟群組的共用筆記本時, 會在瀏覽器中在 OneNote 網頁版中開啟。 您可以在這裡進行編輯, 或者如果您有 OneNote 2016 且想要使用, 只要按一下功能區中的 [在 OneNote 中編輯] 即可。 一旦您在 OneNote 2016 中開啟筆記本, 您就可以在 OneNote 2016 中將其同步處理到您開啟的筆記本清單中, 您就可以直接從 OneNote 中存取, 而不必先移至群組。

嘗試移至您的群組 OneNote 筆記本, 並考慮在小組收集想法和共同作業時可能會有什麼用處。 例如, 您可能會有一個章節, 您可以用來收集與您的小組相關的網頁內容和文章。

附註: 您也可以在您的智慧型手機或平板電腦上使用 iOS 或 Android 版 OneNote 提供群組筆記本。

執行更多動作:

您的群組很可能會有活動、會議、里程碑或其他可從共用行事曆獲益的專案。 每個 Office 365 群組都有一個共用行事曆, 讓所有成員都能看到並參與。

在 Outlook 桌面中顯示的群組行事曆

使用您的群組行事曆與使用您的個人行事曆並無不同。 如果您在 [功能窗格] 中選取 [行事曆] 按鈕, 您就會看到您的個人行事曆, 以及您所隸屬之任何群組的共用行事曆。 您可以核取您想要查看的每個行事曆旁邊的方塊, 並並排或重疊查看它們。

在共用行事曆中新增專案的運作方式與在您的個人行事曆上所做的一樣。 您新增至共用行事曆的任何會議, 都會邀請群組的其他成員加入該事件, 讓他們可以將其附加在自己的行事曆上。 新增至共用群組行事曆的約會不會出現在其他成員的個人行事曆上。

現在您已經擁有共用行事曆, 您可以嘗試新增任何近期的會議或您群組可能參與的活動。

執行更多動作:

現在, 您已將您的群組設定好並執行了, 您可以從何處開始?

另請參閱

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