Office 中的資訊版權管理

如果您在嘗試檢視文件或電子郵件時收到檔案權限錯誤,則表示您遇到了資訊版權管理 (IRM) 問題。您可以使用 IRM 限制 Office 文件、活頁簿及簡報中的內容權限。IRM 可讓人員設定存取權限,協助避免敏感性資訊遭到未經授權的人員列印、轉寄或複製。當檔案權限受到 IRM 的限制時,則會強制執行存取和使用限制 (即使檔案傳送到非預期的收件者手中)。這是因為存取權限是儲存在文件、活頁簿、簡報或電子郵件訊息本身之中,而這些必須通過 IRM 伺服器的驗證。

IRM 也可協助人員對個人或私人資訊的傳輸,強制執行他們個人的偏好設定。IRM 可讓組織強制執行公司原則,以控管和傳播機密資訊或專利資訊。

在 Office 中使用 IRM

從本頁的索引標籤選取您目前使用的平台。

在 Office 中使用 IRM,您就可以進行 XML 文件規格 (.xps) 檔案及下列檔案類型的版權管理:

Word 檔案

檔案類型

副檔名

文件

.doc

文件

.docx

啟用巨集的文件

.docm

範本

.dot

範本

.dotx

啟用巨集的範本

.dotm

Excel 檔案

檔案類型

副檔名

活頁簿

.xls

活頁簿

.xlsx

啟用巨集的活頁簿

.xlsm

範本

.xlt

範本

.xltx

啟用巨集的範本

.xltm

非 XML 二進位格式的活頁簿

.xlsb

啟用巨集的增益集

.xla

啟用巨集的增益集

.xlam

PowerPoint 檔案

檔案類型

副檔名

簡報

.ppt

簡報

.pptx

啟用巨集的簡報

.pptm

範本

.pot

範本

.potx

啟用巨集的範本

.potm

播放檔

.pps

播放檔

.ppsx

啟用巨集的播放檔

.ppsm

Office 佈景主題

.thmx

附註: 

  • 當這些檔案類型附加到 Outlook 中受版權管理的電子郵件訊息時,它們也會自動受到版權管理。

  • 當您將郵件 (.msg) 檔案附加到受版權管理的電子郵件訊息時,附加的郵件不會受到版權管理。IRM 不會對 .msg 檔案類型進行版權管理。

設定電腦以使用 IRM

若要在 Office 中使用 IRM,軟體的最低需求為 Windows Rights Management Services (RMS) Client Service Pack 1 (SP1)。RMS 系統管理員可以設定公司專用的 IRM 原則,定義誰可以存取資訊,以及允許的電子郵件訊息編輯層級。例如,公司系統管理員可能會定義一份名為「公司機密」的版權範本,指定只有位於公司網域內的使用者,才能開啟使用該原則的電子郵件訊息。

下載權限

您第一次嘗試開啟設有限制權限的文件、活頁簿或簡報時,您必須連線到授權伺服器,驗證您的認證並下載使用授權。使用授權會定義您擁有的檔案存取權層級。對每個設有限制權限的檔案而言,這是必要的程序。換句話說,如果沒有使用授權,就無法開啟設有限制權限的內容。下載權限會要求 Office 傳送您的認證,這包括您的電子郵件地址,以及您的授權伺服器權限的相關資訊。文件、活頁簿或簡報內含的資訊不會傳送到授權伺服器。如需詳細資訊,請參閱 Microsoft Office 2010 隱私權聲明重點

限制檔案內容的權限

作者可以依個別使用者、依個別檔案或依群組 (以群組為基礎的權限需要 Active Directory 目錄服務以進行群組擴充),限制文件、活頁簿和簡報的權限。作者使用 [權限] 對話方塊授與使用者 [讀取] 和 [變更] 存取權,以及設定內容的到期日。例如,作者棟材可以授與家貞讀取 Word 文件的權限,但不允許變更文件。棟材可以接著授與柏友變更文件的權限,並允許儲存文件。棟材也可能決定要將家貞和柏友對此文件的存取權有效期限設為五天,之後此文件權限就會過期。如需如何設定文件、活頁簿或簡報到期日的相關資訊,請參閱設定檔案的到期日

權限

  1. 儲存文件、活頁簿或簡報。

  2. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  3. 請執行下列其中一項操作:

    • 在 Word 中,按一下 [資訊] 索引標籤上的 [保護文件]、指向 [依人員限制權限],然後按一下 [限制存取]。

    • 在 Excel 中,按一下 [資訊] 索引標籤上的 [保護活頁簿]、指向 [依人員限制權限],然後按一下 [限制存取]。

    • 在 PowerPoint 中,按一下 [資訊] 索引標籤上的 [保護簡報]、指向 [依人員限制權限],然後按一下 [限制存取]。

  4. 在 [權限] 對話方塊中,執行下列其中一項操作:

    • 在 Word 中,選取 [限制此文件的權限],然後指派您要授與每個使用者的存取層級。

    • 在 Excel 中,選取 [限制此活頁簿的權限],然後指派您要授與每個使用者的存取層級。

    • 在 PowerPoint 中,選取 [限制此簡報的權限],然後指派您要授與每個使用者的存取層級。

      如果系統管理員已設定個人無法變更的自訂權限原則,您的選擇可能會受到限制。

      權限等級

    • 讀取   :具有 [讀取] 權限的使用者可以讀取文件、活頁簿或簡報,但沒有編輯、列印或複製內容的權限。

    • 變更   :具有 [變更] 權限的使用者可以讀取、編輯並將變更儲存到文件、活頁簿或簡報,但沒有列印內容的權限。

    • 完全控制   :具有 [完全控制] 權限的使用者擁有完整的撰寫權限,而且可以對文件、活頁簿或簡報執行作者能夠執行的任何動作,例如設定內容的到期日、防止列印,以及授與使用者權限。授權使用者的文件、活頁簿或簡報權限到期之後,只有作者或對文件、活頁簿或簡報擁有 [完全控制] 權限的使用者,才能開啟文件、活頁簿或簡報。作者一定會具有 [完全控制] 權限。

  5. 若要授與某個人 [完全控制] 權限,請在 [權限] 對話方塊中按一下 [其他選項],然後在 [存取層級] 欄中按一下箭號,然後按一下 [存取層級] 清單中的 [完全控制]。

    [權限] 對話方塊

  6. 指派權限等級後,按一下 [確定]。

    [訊息列] 隨即出現,並指出文件、活頁簿或簡報受到版權管理。如果您必須對文件、活頁簿或簡報進行任何存取權限變更,請按一下 [變更權限]。

    Word 中的訊息列

    如果將設有限制權限的文件、活頁簿或簡報轉寄給未經授權的人員,將會顯示一則含有作者的電子郵件地址或網站位址的訊息,這樣人員就可以要求文件、活頁簿或簡報的權限。

    顯示具有限制權限之文件已轉寄給未獲授權者的 Word 對話方塊

    如果作者選擇不包含電子郵件地址,未經授權的使用者會收到錯誤訊息。

設定檔案的到期日
  1. 開啟檔案。

  2. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  3. 請執行下列其中一項操作:

    • 在 Word 中,按一下 [資訊] 索引標籤上的 [保護文件]、指向 [依人員限制權限],然後按一下 [限制存取]。

    • 在 Excel 中,按一下 [資訊] 索引標籤上的 [保護活頁簿]、指向 [依人員限制權限],然後按一下 [限制存取]。

    • 在 PowerPoint 中,按一下 [資訊] 索引標籤上的 [保護簡報]、指向 [依人員限制權限],然後按一下 [限制存取]。

  4. 在 [權限] 對話方塊中,執行下列其中一項操作:

    • 在 Word 中,選取 [限制此文件的權限] 核取方塊,然後按一下 [其他選項]。

    • 在 Excel 中,選取 [限制此活頁簿的權限] 核取方塊,然後按一下 [其他選項]。

    • 在 PowerPoint 中,選取 [限制此簡報的權限] 核取方塊,然後按一下 [其他選項]。

  5. 在 [使用者的其他權限],執行下列其中一項操作:

    • 在 Word 中,選取 [此文件的到期日為] 核取方塊,然後輸入日期。

    • 在 Excel 中,選取 [此活頁簿的到期日為] 核取方塊,然後輸入日期。

    • 在 PowerPoint 中,選取 [此簡報的到期日為] 核取方塊,然後輸入日期。

  6. 按兩次 [確定]。

使用不同的 Windows 使用者帳戶對檔案進行版權管理

  1. 開啟文件、工作表或簡報。

  2. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  3. 請執行下列其中一項操作:

    • 在 Word 中,按一下 [資訊] 索引標籤上的 [保護文件]、指向 [依人員限制權限],然後按一下 [管理認證]。

    • 在 Excel 中,按一下 [資訊] 索引標籤上的 [保護活頁簿]、指向 [依人員限制權限],然後按一下 [管理認證]。

    • 在 PowerPoint 中,按一下 [資訊] 索引標籤上的 [保護簡報]、指向 [依人員限制權限],然後按一下 [管理認證]。

  4. 請執行下列其中一項操作:

    • 在 [選取使用者] 對話方塊中,選取您要使用之帳戶的電子郵件地址,然後按一下 [確定]。

    • 在 [選取使用者] 對話方塊中,按一下 [新增],輸入您新帳戶的認證,然後連續兩次按一下 [確定]。

      選取使用者對話方塊

檢視設有限制權限的內容

若要使用 Office 檢視您擁有權限之受版權管理的內容,請直接開啟文件、活頁簿或簡報。

若要檢視您擁有的權限,請按一下 [訊息列] 中的 [檢視權限],或按一下畫面底部狀態列中的其中一個選項:

  • 此文件具有權限原則 顯示此文件包含權限原則的按鈕

  • 此活頁簿具有權限原則 顯示此文件包含權限原則的按鈕

  • 此簡報具有權限原則 顯示此文件包含權限原則的按鈕

附註: 若要限制檔案內容的權限,您必須有 Office for Mac Standard 2011。

Office for Mac 2011 和 Mac 版 Office 2016 中的 IRM 提供三種權限等級。

權限等級

允許

讀取

讀取

變更

讀取、編輯、複製、儲存變更

完全控制

讀取、編輯、複製、儲存變更、列印、設定內容到期日、授與權限給使用者、以程式控制方式存取內容

執行下列任一項作業:

手動設定權限等級

  1. 在 [檢閱] 索引標籤的 [保護] 底下,按一下 [權限],然後按一下 [限制存取]。

    Word [檢閱] 索引標籤、[保護] 群組

  2. 如果這是您第一次存取授權伺服器,請輸入您的授權伺服器使用者名稱和密碼,然後選取 [將密碼儲存於 Mac OS 鑰匙圈] 核取方塊。

    附註:  如果沒有選取 [將密碼儲存於 Mac OS 鑰匙圈] 核取方塊,您可能必須重複輸入您的使用者名稱和密碼。

  3. 在 [讀取]、[變更] 或 [完全控制] 方塊中,輸入要為其指派存取層級之個人或群組的電子郵件地址或名稱。

  4. 若要在通訊錄中搜尋電子郵件地址或名稱,請按一下 連絡人按鈕

  5. 若要將存取層級指派給通訊錄中的所有人員,請按一下 [新增所有人] 新增所有人

  6. 指派權限等級後,按一下 [確定]。

    訊息列即會出現,並顯示文件已受版權管理的訊息。

使用範本來限制權限

系統管理員可以設定公司專屬的 IRM 原則,定義能夠存取資訊權限等級的人員。這些版權管理內容是使用 Active Directory Rights Management Services (AD RMS) 伺服器範本所定義。例如,公司系統管理員可定義稱為「公司機密」的權限範本,指定採用該原則的文件只能由公司網域內部的使用者開啟。

  • 在 [檢閱] 索引標籤的 [保護] 底下,按一下 [權限],然後按一下所要的權限範本。

    Word [檢閱] 索引標籤、[保護] 群組

變更或移除您所設定的權限等級

如已套用範本來限制權限,您將無法變更或移除權限等級;這些步驟只有在您手動設定權限等級時才有作用。

  1. 在訊息列上,按一下 [變更權限]。

  2. 在 [讀取]、[變更] 或 [完全控制] 方塊中,輸入要為其指派存取層級之個人或群組的新電子郵件地址或名稱。

  3. 若要從存取層級中移除人員或群組,請按一下電子郵件地址,然後按 DELETE 鍵。

  4. 若要從權限等級中移除 [所有人],請按一下 [新增所有人] 新增所有人

設定受限檔案的到期日

作者可以使用 [設定權限] 對話方塊來設定內容的到期日。例如,棟材也可能決定要將家貞和柏友對這份文件的存取權限有效期限設為到 5 月 25 日為止,之後此文件權限即會過期。

  1. 在 [檢閱] 索引標籤的 [保護] 底下,按一下 [權限],然後按一下 [限制存取]。

    Word [檢閱] 索引標籤、[保護] 群組

  2. 按一下 [其他選項],然後選取 [此文件的到期日] 核取方塊,然後輸入日期

    在授權人員的文件權限到期後,文件僅可由作者或具有「完全控制」權限的人員開啟。

允許具備「變更」或「讀取」權限的人員列印內容

根據預設,具備「變更」與「讀取」權限的人員無法列印。

  1. 在 [檢閱] 索引標籤的 [保護] 底下,按一下 [權限],然後按一下 [限制存取]。

    Word [檢閱] 索引標籤、[保護] 群組

  2. 按一下 [其他選項],然後選取 [允許具備變更或讀取權限的人員列印內容] 核取方塊。

允許具備「讀取」權限的人員複製內容

根據預設,具備「讀取」權限的人員無法複製內容。

  1. 在 [檢閱] 索引標籤的 [保護] 底下,按一下 [權限],然後按一下 [限制存取]。

    Word [檢閱] 索引標籤、[保護] 群組

  2. 按一下 [其他選項],然後選取 [允許具備讀取權限的人員複製內容] 核取方塊。

允許指令碼在受限檔案中執行

作者可以變更設定以允許 Visual Basic 巨集在文件開啟時執行,以及允許 AppleScript 指令碼存取受限文件中的資訊。

  1. 在 [檢閱] 索引標籤的 [保護] 底下,按一下 [權限],然後按一下 [限制存取]。

    Word [檢閱] 索引標籤、[保護] 群組

  2. 按一下 [其他選項],然後選取 [以程式控制方式存取內容] 核取方塊。

需要連線以驗證權限

根據預設,人員必須在首次開啟受限文件時連線至 AD RMS 伺服器進行驗證。然而,您可以將此設定變更為要求人員每次開啟受限文件時都要進行驗證。

  1. 在 [檢閱] 索引標籤的 [保護] 底下,按一下 [權限],然後按一下 [限制存取]。

    Word [檢閱] 索引標籤、[保護] 群組

  2. 按一下 [其他選項],然後選取 [需要連線以驗證權限] 核取方塊。

移除限制

  1. 在 [檢閱] 索引標籤的 [保護] 底下,按一下 [權限],然後按一下 [沒有限制]。

    Word [檢閱] 索引標籤、[保護] 群組

  2. 在對話方塊中,按一下 [移除限制]。

相關主題

限制檔案內容的權限
開啟具有限制權限的檔案
新增認證以開啟受版權管理的檔案或郵件
使用 IRM 的檔案格式

在 iOS 版 Office 中,如果您以具有檔案權限的帳戶登入,將會開啟任何您收到受 IRM 保護的檔案。當您開啟受 IRM 保護的檔案時,您會看見提供的頂端資訊列,可讓您檢視此檔案已獲派的權限。

如果您是具有 Azure 版權管理的 Office 365 訂閱者,而且您的 IT 部門已定義一些 IRM 範本供您使用,您可以將這些範本指派給 iOS 版 Office 中的檔案。

若要保護檔案,請點選 App 中的 [編輯] 按鈕 [編輯] 圖示 ,移至 [校閱] 索引標籤,然後點選 [限制權限] 按鈕。您會看到可用的 IRM 原則清單,請選取您想要的原則,然後點選 [完成] 以套用該原則。

附註: 如果您尚未啟用 App 中的 [限制權限] 按鈕,請開啟任何現有受 IRM 保護的文件以將它初始化。

雖然您目前無法在 Android 版 Office 中指派 IRM 權限,但如果您以具有檔案權限的帳戶登入,將會開啟任何您收到受 IRM 保護的檔案。當您開啟受 IRM 保護的檔案時,您會看見提供的頂端資訊列,可讓您檢視此檔案已獲派的權限。

當您在 Android 版 Office 中開啟受 IRM 保護的檔案時,您可以檢視您已獲派的權限。

資訊版權管理 (IRM) 可協助執行下列功能:

  • 防止經授權的限制內容收件者轉寄、複製、變更、列印、傳真或貼上無權使用的內容

  • 無論內容的傳送位置為何,一律加上限制

  • 提供檔案到期功能,讓文件中的內容在指定的時間之後無法再檢視

  • 強制執行公司政策,控管公司內部內容的使用與傳播

IRM 無法防止受限制的內容免於:

  • 惡意程式 (例如特洛伊木馬程式、按鍵記錄程式與特定類型的間諜軟體) 清除、竊取或擷取與傳輸

  • 電腦病毒的動作所造成的遺失或損壞

  • 從收件者的螢幕手動複製或重新鍵入

  • 收件者以數位方式拍照 (顯示在螢幕上時)

  • 使用第三方廠商的畫面擷取程式進行複製

附註: 如需如何限制電子郵件內容權限的詳細資訊,請參閱建立有權限限制的郵件

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