Microsoft Outlook 2010 隱私權增補內容

上次更新:2010年3月

連結至圖片及其他檔

如果您選擇建立連結至硬碟或伺服器上的影像、檔案、資料來源或其他檔,該檔案的路徑會儲存在您的 Outlook 專案中。 在某些情況下,連結可能會包含您的使用者名稱或您網路上伺服器的相關資訊。 若是資料連線,您可選擇在資料連線連結內儲存使用者名稱或密碼。

同樣地,當您將 XML 結構描述套用到文件時,您建立之 XML 結構描述的路徑會儲存到文件中。 在某些情況下,該路徑可能包含您的使用者名稱。

列印

當您列印 Microsoft Outlook 2010 專案,然後儲存該專案時,Outlook 2010 會將您的印表機路徑儲存至您的郵件。 在某些情況下,路徑可能會包含使用者名稱或電腦名稱稱。

檔工作區網站

Outlook 2010 可讓您存取 Microsoft SharePoint Foundation 2010 網站上的檔工作區網站。 檔工作區網站是共用空間,您可以在其中與其他小組成員共同處理一或多份檔。

當您存取檔工作區網站時,Outlook 2010 會從檔工作區網站下載資料,以提供該網站的相關資訊。 此資料包括:

  • SharePoint Foundation 網站的名稱

  • 網站的 URL 或位址

  • 網站使用者的名稱、電子郵件地址和許可權等級

  • 網站上可用的檔、工作及其他資訊的清單

Outlook 2010 也會以 cookie 的形式,儲存您在電腦上所訪問之 SharePoint Foundation 網站的清單。 此清單可用來讓您快速存取您之前曾存取過的網站。 Microsoft 不會存取您存取過的網站清單,而且除非您選擇讓清單更廣泛地使用,否則不會向網際網路公開。

傳真服務

傳真服務可讓您透過網際網路傳送傳真,並組織您在 Outlook 2010 中傳送的傳真。 若要使用傳真服務,您必須註冊傳真服務提供者(獨立于 Microsoft),由誰處理傳真並透過網際網路傳送。 Microsoft 不會透過傳真服務收集任何資料。

當您註冊傳真服務時,傳真服務提供者會建立由傳真服務提供者和 Outlook 2010 儲存的註冊套件。 套件是由傳真服務提供者的網站位址和「權杖」所組成,可確認您對傳真服務提供者的存取權。 當您從 Office 程式傳送傳真時,此註冊套件會附加到檔中。

您也可以使用 [傳真服務] 來計算傳真的價格,而不需實際傳送傳真。 如果您選擇計算傳真價格,Outlook 2010 會使用加密連線來傳送您的註冊權杖、要傳送傳真的電話號碼,以及傳真服務提供者的傳真頁數。 Microsoft 不會接收或儲存此資訊。

SharePoint Foundation

Microsoft SharePoint Foundation 2010 提供共用的 Web 型工作區網站,您可以在其中共同處理檔或會議。

當您使用網頁瀏覽器或任何 Office 程式存取 SharePoint 網站時,如果您有許可權在該網站上建立新的子網站,網站就會將 cookie 儲存至您的電腦。 這些 Cookie 會共同組成您擁有權限之網站的清單。 此清單是由多個 Office 程式使用,可讓您快速存取您之前曾存取過的網站。

Microsoft 不會存取您存取過的網站清單,而且除非您選擇讓清單更廣泛地使用,否則不會向網際網路公開。

SharePoint Foundation 也會將您最近使用的五個會議工作區網站清單儲存在系統的登錄機上。 登錄專案包含下列五個網站的網站名稱和 URL、範本語言識別項、範本識別碼、範本名稱,以及會議召集人的名稱。 這可讓您輕鬆追蹤您最常使用的網站。

在 SharePoint Foundation 中,當您建立新的網站或清單,或新增或邀請人員加入現有的網站或清單時,網站會針對每個人儲存下列專案,包括:

  • 全名

  • 電子郵件地址

使用者識別碼會新增至您或網站的其他使用者在網站上新增或修改的每個元素。 與 SharePoint 網站上的所有內容一樣,只有網站本身的管理員與成員才能存取此資訊。

SharePoint 網站的所有元素都包含兩個欄位: [建立者] 和 [修改者]。 [建立者] 欄位填入最初建立該元素之人員的使用者名稱,以及建立該元素的日期。 [修改者] 欄位填入上次修改 Outlook 2010 檔之人員的使用者名稱,以及上次修改的日期。

SharePoint 網站擁有者的系統管理員可以存取這些網站中的部分資料,這是用來分析網站的使用模式,以及改善網站可用時間的百分比。 只有伺服器管理員才能使用此資料,除非 Microsoft 託管 SharePoint 網站,否則不會與 Microsoft 共用。 特別捕獲的資料包含擁有網站存取權的所有人的名稱、電子郵件地址及許可權。

凡是擁有特定 SharePoint 網站存取權的使用者,都可以在該網站上搜尋和檢視所有可用內容。

稽核

Microsoft SharePoint Foundation 2010 提供審核功能,可讓系統管理員保留使用者處理特定內容的可靠審核記錄。

當 SharePoint Foundation 系統管理員啟用審核功能時,伺服器會自動在 SharePoint 內容資料庫中記錄使用者所執行的特定動作。 這些動作包括 [查看]、[編輯]、[檢入] 和 [取出]。 針對每個錄製的動作,伺服器會記錄檔案的相關資訊、動作,以及使用者的 SharePoint ID。 此功能中不會傳送任何資料給 Microsoft。

此功能預設為關閉,而且只有在儲存內容的 SharePoint 網站系統管理員才可使用。

立即訊息與通知

Outlook 2010 可讓您從程式本身傳送立即訊息,並提供當人員在線上或對共用文件或工作區進行某些變更時收到提醒的功能。

Outlook 2010 可以使用立即訊息用戶端,讓您能夠查看其他人的線上狀態並傳送訊息給他們。 Outlook 2010 包含一個網頁控制項,可讓您在網頁中顯示立即訊息的狀態。 Microsoft SharePoint Foundation 2010 頁面與 Microsoft SharePoint Server 2010 頁面都使用這個控制項。 這兩種類型的頁面都無法將目前狀態資料傳送回 Web 服務器。 這個 Web 控制項可用來傳送立即訊息程式中的目前狀態資料至 Web 服務器。 根據預設,目前狀態資料只能傳送到內部網路網站、信任的網站,以及本機電腦上的網站。

錄製巨集

宏錄製可讓您錄製一系列動作,讓您稍後可以再現這些動作。 如果您選擇錄製巨集,您的使用者名稱會在初次建立宏時,儲存為程式碼中的批註。 您可以從這個位置手動移除您的使用者名稱。

Outlook 功能

就像個人資訊管理員一樣,Outlook 2010 會儲存您的電子郵件、約會、連絡人及通訊錄專案、工作、您使用 Outlook 筆記所做的任何筆記,以及儲存在 Outlook 日記中的任何日誌項目。

根據預設,所有這些資訊都會儲存至您的個人電腦,而且只有您可以存取。 不過,您可以選擇使用下列任一方式,將這類資訊與其他使用者共用:

  • 您可以傳送電子郵件或會議邀請。

  • 您可以傳送或共用連絡人或任務。 如果您與某人傳送或共用連絡人,您儲存在該連絡人中的所有資訊都會與其他人共用。

  • 您可以選擇與企業中的其他人員共用行事曆資訊,或是與其他可與您企業的行事曆系統通訊的網路上的人員共用行事曆資訊,例如有已有同盟 Microsoft Exchange Server 或 Windows 的人員。[即時 ID] 帳戶。 您可以選擇要共用行事曆的人員,以及您的行事曆中要共用的資訊。 您可以隨時停止共用行事曆。

  • 您可以使用數位簽章傳送加密的電子郵件訊息。 如果您以數位方式簽署郵件,該簽名就會與郵件一起儲存。 數位簽章包含數位憑證,其中可能包含電子郵件地址。 如果您使用的是 Exchange Server,您也可以將公用金鑰發佈到該 Exchange 伺服器電腦。

Outlook 與 Exchange server 整合

當您使用 Microsoft Exchange Server 處理伺服器時,Outlook 2010 會收集 Outlook 已傳送至該伺服器的遠端程式呼叫的特定效能統計資料。 此功能的用途是允許 Exchange 伺服器管理員決定其伺服器的執行狀況。

遠端程式呼叫是從 Outlook 2010 到 Exchange 伺服器的呼叫,要求 Exchange 伺服器執行任務並將結果傳回給 Outlook。 例如,Outlook 2010 在要求 Exchange 伺服器傳送任何新的電子郵件訊息時,會向 Exchange 伺服器發出遠端程式呼叫。

Outlook 2010 會收集所進行的遠端程式呼叫數、成功和失敗的通話數、已取消的遠端程式呼叫數目,以及每個遠端程式呼叫已採取的時間量的統計資料。 這個資料會儲存在稱為事件記錄檔的檔案中。 這些記錄中不會儲存任何個人資訊。 根據預設,日誌只能在使用者的電腦上使用,但網路系統管理員可以讓 Exchange 伺服器管理員使用此記錄。

帳戶自動設定

Outlook 2010 可讓您選擇自動設定您的 Outlook 信箱,以從伺服器傳送及接收電子郵件訊息。 若要自動設定您的帳戶,您必須在第一次執行時,在 [新增電子郵件帳戶] 對話方塊中提供您的使用者名稱、密碼和電子郵件地址。 若要修改這些值,請執行下列動作:

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [帳戶設定]。

  3. 按一下 [帳戶設定],然後選取要變更的帳戶。

根據預設,您的使用者名稱和密碼會透過網際網路傳送到您所提供之電子郵件地址之功能變數名稱的伺服器。 或者,您也可以在第一次執行期間,按一下 [新增電子郵件帳戶] 對話方塊中的選項 [手動設定伺服器設定],以手動設定電子郵件伺服器設定。 若要修改這些值,請執行下列動作:

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [帳戶設定]。

  3. 按一下 [帳戶設定],然後選取要變更的帳戶。

傳送及追蹤電子郵件訊息

Outlook 2010 提供一個套用後續標誌的選項(在撰寫新郵件時,請按一下功能區中的 [待處理])至您的電子郵件訊息。 這些標誌是用來追蹤及追蹤已傳送和已接收的電子郵件訊息。 標誌資料會儲存為電子郵件訊息的一部分,在某些情況下,您也可以將郵件轉寄給其他人使用。 根據預設,Microsoft Exchange 伺服器會先移除標誌資料,然後才能傳送郵件給收件者。

資訊版權管理

資訊版權管理(IRM)可讓您為特定的使用者或群組提供存取及修改專案的權利。 雖然某些相似性,但 IRM 並不是檔案保護。 IRM 可讓您為整個專案設定許可權,以進行特定動作,例如列印專案,或將專案轉寄給其他人,以及讀取或編輯專案。

當您在啟用 IRM 的情況下儲存專案時,Outlook 2010 會將具有許可權的每位使用者的清單儲存至該專案,以及他們的許可權是什麼。 此資訊是經過加密的,因此只有專案擁有者可以存取此資訊。

此外,已啟用 IRM 的專案也包含內容授權。 內容授權包含電子郵件地址、許可權和驗證資訊。 每當有人嘗試開啟啟用 IRM 的專案時,Outlook 2010 就會根據使用者的身分識別,檢查儲存在專案中的內容授權。 如果使用者之前從未開啟過檔,Outlook 2010 會聯繫 IRM server、驗證使用者的身分識別、為使用者下載新的內容授權(前提是使用者具有必要的許可權),並將該內容授權儲存至專案。

專案擁有者可以選擇避免將內容授權儲存至專案。 不過,如果此內容授權未儲存到專案,Outlook 2010 必須在每次開啟專案時,與 IRM 伺服器聯繫。 如果 Outlook 2010 未連線至網路或無法與 IRM 伺服器聯繫,則無法開啟該專案。

SharePoint Server 同事增益集

Microsoft SharePoint Server [同事匯入] 增益集可協助您探索您在 Outlook 2010 中常見的同事與主題,並在 Microsoft SharePoint Server 2010 上將它們列出在您受信任的「我的網站」上。 若要產生可能的同事清單,增益集會掃描 [件備份] 電子郵件資料夾,以尋找名稱和關鍵字以及這些名稱和關鍵字的頻率。 清單會定期更新並儲存在本機電腦上的使用者設定檔中。 [我的網站新增同事] 頁面會存取可能的同事清單,您可以在其中選擇您要新增到受信任的「我的網站」的同事。 當您安裝 Outlook 2010 時,此增益集預設為開啟狀態。 您可以選擇關閉 SharePoint 同事增益集,並防止增益集掃描 [件備份] 電子郵件資料夾,以及將資訊上傳到 [我的網站],請執行下列動作:

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [說明] 底下的 [選項]。

  3. 按一下 [進階]。

  4. 在 [其他] 底下,清除 [允許對已傳送的電子郵件進行分析],以找出您常見的電子郵件和主題,然後將此資訊上傳到 Microsoft SharePoint Server 上的 [我的網站] 核取方塊。

在多個帳戶之間共用資訊

您可以使用 Outlook 2010 存取多個帳戶。 例如,您可以使用 Outlook 2010,使用 Outlook Connector 存取多個 Microsoft Exchange 帳戶或您的 Windows Live Hotmail 帳戶。 根據預設,這些帳戶會分別儲存其資料,但它們會共用一些設定資訊,例如儲存在 Outlook 選項中的設定。 此外,單獨儲存的資料可能會合並到 Outlook 2010 的一個視圖中,例如,您最常傳送電子郵件訊息的連絡人清單會分開儲存,但會在一個清單中以視覺化的方式顯示。

您可以在 access 的每個帳戶設定 Outlook 設定檔,以防止 Outlook 2010 在帳戶之間共用任何資訊。

Outlook 行動訊息服務

Outlook Mobile 服務(OMS)可讓您使用 Outlook 2010 透過網際網路傳送短訊息服務(SMS)或多媒體訊息服務(MMS)訊息。 如果您使用的是支援 SMS/MMS 通訊的 Microsoft Exchange 2010 帳戶的 Outlook 2010,就會透過 Exchange 帳戶傳送郵件。 如果您使用的是沒有 Exchange 帳戶的 Outlook 2010,或是 Exchange 伺服器不支援 SMS/MMS,您必須與協力廠商服務提供者註冊,才能傳送短消息和彩信。 Microsoft 不會從這項功能收集任何資料。 您的服務提供者會處理 SMS 和 MMS 訊息,並代表您在網際網路上傳送。 Microsoft 不負責協力廠商 SMS 或 MMS 服務提供者的隱私權原則或行為。

在 OMS 帳戶設定過程中,您可以查看支援 OMS 通訊協定的服務提供者清單,並在您的地區提供訊息服務。 選擇服務提供者之後,您會定向至服務提供者的網站,以完成您的 OMS 帳戶設定。 大部分的 SMS 和 MMS 服務提供者都會提供他們的服務,並處理所有帳單資訊。

Outlook 2010 會儲存用於傳送 OMS 訊息之 SMS 或 MMS 服務提供者的 Web 服務位址。 Outlook 也可以將您的使用者名稱和密碼儲存在用來連線至服務的服務提供者。 在 Outlook 2010 中使用 OMS 功能時,郵件(SMS 和 MMS)是透過安全通訊端層(SSL)連線,透過網際網路傳送到由服務提供者提供的使用者名稱和密碼,以供識別之使用的 Web 服務位址。 外寄郵件(SMS 和 MMS)會儲存在 Outlook 2010 的 [寄件備份] 資料夾中。

Outlook Social Connector

Outlook Social Connector 可讓您安裝增益集以連接至社交網路。 依預設,Outlook 允許您連線至 Microsoft SharePoint Server 2010 中的社交網路功能。 您可以使用 Outlook Social Connector 進行下列作業:

  • 儲存您的使用者名稱和密碼,以便更輕鬆地連接至社交網路。 如果您儲存您的使用者名稱和密碼,就會儲存在您的電腦上。

  • 自動同步處理 Outlook 與社交網路之間的連絡人。 若要停用社交網路的連絡人與 Outlook 的同步處理,請執行下列動作:

    1. 在 [視圖] 索引標籤上,按一下 [人員窗格] 群組中的 [帳戶設定]。

    2. 按一下您要變更的社交網路,然後按一下 [變更]。

    3. 在您所選社交網路的 [設定] 對話方塊中,按一下 [選項]。

    4. 清除 [從社交網路下載連絡人] 核取方塊。

  • 在 Outlook 中查看 [活動] 摘要,並將這些摘要儲存在 Outlook 中供離線查看的訂閱。 根據預設,您可以在離線模式中查看30天的新聞摘要專案。 您可以執行下列動作,以變更專案保留時間供離線查看,並刪除活動專案:

    1. 在 [視圖] 索引標籤上,按一下 [人員窗格] 群組中的 [帳戶設定]。

    2. 按一下 [設定]。

    3. 清除 [自動刪除摘要資料夾中的活動專案:30天之後] 核取方塊,或將天數變更為30以外的值。

頁面頂端

附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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