Microsoft Access 2010 的新增功能

在網頁上共用資料庫

• 使用範本    五個範本包含 Access 2010：連絡人、資產、專案、活動及慈善捐贈。 您也可以在發佈之前或之後修改任何範本。

• 從頭開始    當您建立空白的新資料庫時，可以選擇一般資料庫與 Web 資料庫。 這個選項會影響您所看到的設計功能和命令，因此很容易確定您的應用程式與 Web 相容。

• 將現有的資料庫轉換成 Web 資料庫    您可以將現有的應用程式發佈到 Web。 並非所有桌面資料庫功能都支援在 Web 上，因此您可能需要調整應用程式的一些功能。

  您可以執行新的 Web 相容性檢查程式，來協助找出並修正任何相容性問題。

• 內部網路或網際網路    您可以發佈到自己的 SharePoint 伺服器，或使用託管的 SharePoint 解決方案。

  附註: 您必須有使用者帳戶才能使用 Web 資料庫。 匿名存取不受支援。

如需 Web 資料庫的詳細資訊，請參閱建立要在 Web 上共用的 Access 資料庫一文。

新的宏建立器

Access 2010 IntelliSense 功能的新宏建立器，以及簡潔且直接的介面。

1. 從清單中選取動作...

2. ...或按兩下宏目錄中的動作，以將其新加到您的宏中。

3. 當您處理 宏 時，會出現設計 Tab。

當您新增動作時，宏建立器中會顯示更多選項。 例如，當您新增「If」動作時，會看到：

請觀看下列影片，瞭解新宏建立器如何運作。

除了傳統宏之外，您還可以使用新的宏建立器來建立資料宏，這是一項新功能。

資料宏：根據事件變更資料

資料宏可協助支援 Web 資料庫中的匯總，也提供在任何資料庫內執行「觸發 Access 2010 的方法。

例如，假設您有一個 PercentComplete 欄位和一個狀態欄位。 當您將狀態設定為完成時，您可以使用資料宏將百分比完成設定為100，而當您將狀態設定為未開始時設定為 0。

您可以在下列影片中查看執行中的資料宏。

增強的運算式建立器

運算式建立器現在提供 IntelliSense 功能，因此您可以在輸入時看到選項。 它也會在運算式建立器視窗中顯示目前所選運算式值的協助。 例如，如果您選取 Trim 函數，運算式建立器會顯示：

修剪 (字串) 會返回包含指定字串的 Variant 類型字串，不含開頭和結尾空格。

詳細資訊請參閱使用運算式建立 器一文。

導出欄位

您可以建立顯示計算結果的欄位。 計算必須參照同一個資料表中的其他欄位。 您可以使用運算式建立器建立計算。

新的資料庫範本

Access 2010 包含一套專業設計的資料庫範本，可追蹤連絡人、工作、事件、學生和資產，以及其他類型的資料。 您可以馬上使用它們，或增強和調整它們，以您想要的方式追蹤資訊。

每個範本都是完整的追蹤應用程式，其中包含預先定義的資料表、表單、報表、查詢、宏和關聯。 範本的設計是立即提供實用的功能，以便快速上手。 如果範本設計符合您的需求，就可以開始進行。 否則，您可以使用範本開始建立符合您特定需求的資料庫。

除了應用程式中包含的範本 Access 2010，您還可以連結至 Office.com 並下載更多範本。

新增功能至現有資料庫的應用程式元件

您可以使用應用程式元件，輕鬆地新增功能至現有的資料庫。 Access 2010 的新增功能是應用程式元件是由資料庫的一部分所組成的範本，例如預先格式化的資料表，或是含有關聯表單和報表的資料表。 例如，新增工作應用程式元件至資料庫，然後您取得工作資料表、工作表單，以及將工作資料表與資料庫中另一個資料表建立關聯的選項。

詳細資訊請參閱儲存及重複使用 資料庫設計項目一文。

改良的資料工作表視圖

您可以建立資料表並開始使用，而不需要提前定義欄位，只要按一下 [建立> 索引鍵上的 [資料表》，然後開始在出現的新資料工作表中輸入資料即可。 Access 2010 自動決定每個欄位的最佳資料類型，好讓系統能即時啟動及執行。 按一下 以新增 欄位會顯示要新增欄位的地方，如果您需要變更新欄位或現有欄位的資料類型或顯示格式，您可以使用功能區上 [欄位> 索引鍵 上的命令 。 您也可以將 Microsoft Excel 表格中的資料貼到新的資料工作表中， Access 2010 建立所有欄位並自動識別資料類型。

[欄位清單] 窗格

欄位 清單窗格 可讓您新增其他資料表中的欄位。 您可以將欄位從記錄來源的資料表、關聯資料表，或資料庫中不相關的資料表拖曳。 如果需要資料表之間的關聯，系統會自動建立關聯，或系統會提示您完成此程式。

版面配置視圖有助於加快表單和報表的設計

當您在表單或報表上查看資料時，使用版面配置視圖進行設計變更。

版面配置視圖提供數種增強功能，如果您要為 Web 設計表單或報表，這是必要的功能。

功能區

功能區是一組包含命令群組的選項卡集合，這些命令是按照功能來整理。 功能區會取代在較舊版本的 Access 中找到的功能表和工具列圖層。 下圖顯示已選取了主畫面 的功能 區。

功能區的重要功能包括：

• 命令選項卡 ： 顯示常用命令的選項卡，以便您可以在需要時找到所需的命令。

• 關係式命令定位字元是根據您的上下文顯示的命令選項卡，也就是說，您處理的物件或執行的工作。 關係式命令選項卡包含最可能適用于您執行之工作的命令。

• 圖庫 — 顯示樣式或選項預覽的新控制項，您可以在決定選擇之前查看結果。

Backstage 檢視

Backstage Access 2010新功能包含您適用于整個資料庫的命令，例如壓縮及修復，或開啟新資料庫。 命令會排列在畫面左側的選項卡上，且每個選項卡都包含一組相關命令或連結。 例如，如果您按一下 [新增」，會看到一組按鈕，讓您從頭開始建立新資料庫，或從專業設計的資料庫範本庫中選取。

在 Backstage 檢視中找到的許多命令，除了您最近開啟的資料庫和 (連結至 office.com 文章的) 之外，在 Backstage 檢視中找到的許多命令都可供使用。

若要進入 Backstage 檢視，請按一下 [檔案>

瀏覽窗格

功能窗格會列出並輕鬆存取目前開啟資料庫中的所有物件。

使用功能窗格依據物件類型、建立日期、修改日期、相關資料表 (根據物件相依性) 或您建立自訂群組來整理物件。 需要更多空間處理表單設計嗎？ 您可以輕鬆將功能窗格進行區位，以佔用一些空間，但仍可以使用。

Tab 鍵物件

根據預設，您的資料表、查詢、表單、報表和宏在 Access 視窗中會顯示為索引鍵物件。

您可以變更每個資料庫的此設定，並使用物件視窗，而不是使用定位字元。

按一下物件定位字元，即可輕鬆切換不同的物件。

[說明] 視窗

Access 2010 同一個説明視窗中同時提供 Access 説明和 Access 開發人員參考內容。 這兩個系統包含不同類型的協助內容。 說明檢視器可讓您選擇要顯示的內容。 例如，您可以只將搜尋範圍變更為 Access 開發人員參考內容。 無論您在説明視窗中進行何種設定，所有 Access 説明和 Access 開發人員參考內容一直可在線上、Office.com MSDN 使用。

建立索引標籤

使用建立 索引 鍵快速建立新表單、報表、資料表、查詢及其他資料庫物件。 如果您在功能窗格中選取資料表或查詢，您可以使用 [表單或報表> 命令，按一下即可根據該物件建立新表單或報表。

此單鍵程式所建立的新表單和報表會使用更新的設計，協助它們更吸引人且立即有用。 自動產生的表單和報表會獲得具有包含標誌和標題之標題的專業設計。 此外，自動產生的報表也包含日期和時間，以及資訊豐富的頁腳和總計。

報表檢視和版面配置視圖

這些在 Access 2010中增強的視圖，讓您以互動方式使用表單和報表。 您可以使用報表檢視流覽報表的精確呈現，而不需要列印或顯示于預覽列印中。 若要專注于特定記錄，請使用篩選功能，或使用尋找作業來搜尋符合的文字。 您可以使用 [複製 目標 命令將文字複製到剪貼本，或按一下報表中顯示的活動超連結，以追蹤瀏覽器中的連結。

版面配置視圖可讓您在流覽資料時進行設計變更。 您可以在查看表單或報表的資料時，使用版面配置視圖進行許多常見的設計變更。 例如，從新的欄位清單窗格拖曳功能變數名稱來新增欄位，或使用屬性工作表變更屬性。

版面配置視圖現在提供改良的設計版面配置，您可將控制項群組調整為一組，以便輕鬆重新排欄欄位、欄、列或整個版面配置。 您也可以在版面配置視圖中輕鬆移除欄位或新增格式。

簡化報表群組和排序的建立方式

Access 有一種將報告中的資料分組和排序，以及新增合計的新功能。 介面很容易流覽及理解，而當介面與新的版面配置視圖一起使用時，您會立即看到變更的效果。

假設您要在報告中查看按地區顯示的總銷售額。 使用版面配置視圖和 群組 、排序和合計窗格來新增群組層級並要求總計，並即時查看報告中的變更。 合計列可輕鬆在報表頁首或頁腳新增加總、平均、計數、最大值或最小值。 簡單的總計不再需要手動建立計算欄位。 現在只要指向並按一下即可。

改良的控制項版面配置，可協助建立精製的表單和報表

表單和報表通常包含表格式資訊，例如包含客戶名稱的欄，或包含客戶所有欄位的列。 您可以將這些控制項分組為一個可輕鬆以單一單位操作 ，包括標籤的版面配置。

由於您可以選取不同區段的控制項，例如區段頁眉或頁腳中的標籤，因此有相當的彈性。 您可以輕鬆地：

• 移動版面配置或調整版面配置的大小。 例如，將欄向左或向右移動。

• 格式化版面配置。 例如，將客戶名稱欄設定為粗體，以醒目顯示。

• 新增欄 (欄位) 至版面配置。

• 刪除版面配置 (欄位) 欄。

• 合併或分割儲存格

版面配置會隨您的設計一起儲存，因此仍然可以使用。 下列影片將說明版面配置在表單和報表中的使用方式。

分割表單以快速流覽資料

使用分割表單來建立結合資料工作表視圖和表單檢視的表單。 您可以設定屬性，讓 Access 將資料表放在頂端、底部、左側或右側。

表單和報表的內嵌宏

使用內嵌宏以避免撰寫程式碼。 內嵌宏會儲存在屬性中，它是其所屬物件的一部分。 您可以變更內嵌宏的設計，而不必擔心可能會使用宏的其他控制項 —每個內嵌宏都是獨立的。 內嵌宏受到信任，因為它們會自動避免執行可能不安全的操作。

導出欄位

您可以建立一個欄位，顯示從相同資料表中其他資料計算的值。 您可以使用運算式建立器來建立計算，因此 IntelliSense 以及輕鬆存取運算式值的協助會有所説明。

來自其他資料表的資料無法做為該導出資料的來源。 導出欄位不支援某些運算式。

多重值欄位

多重值欄位可以每一記錄儲存多個值。 假設您必須指派工作給其中一位員工或承包商，但您想要將工作指派給多人。 在大部分的資料庫管理系統和早于 Office Access 2007版本的 Access 中，您必須建立多對多關係，以正確執行此工作。

當您使用 SharePoint 清單時，多重值欄位特別適用，該清單包含一個在 Windows SharePoint Services中所使用的多重值欄位類型。 Access 2010 與這些資料類型相容。

檔案的附件欄位

附件資料類型可讓您輕鬆地在資料庫中儲存各種檔和二進位檔案，而不需要資料庫大小增加。 Access 會盡可能自動壓縮附件，以將空間使用量降到最低。 您想要將 Word 檔附加至記錄，或將一系列數位圖片儲存在資料庫中？ 使用附件可簡化這些工作。 您甚至可以在單一記錄中新增多個附件。

備忘欄位現在會儲存豐富的文字和支援修訂歷程記錄

豐富的文字備忘欄位表示您不再受限於記錄中的純文字。 您可以使用粗體、 (字型和色彩等選項來格式化文字，以及其他常用的格式) 將文字儲存在資料庫中。 格式豐富的文字會以 HTML 格式儲存在備忘欄位中，與郵件中的豐富文字資料類型 Windows SharePoint Services。 您將新的 TextFormat 屬性設定為 RICHText 或 純文字，然後資訊會正確格式化于文字方塊控制項和 [資料工作表視圖中。

備忘欄位很適合儲存大量資訊。 您可以設定只 附加屬性 ，以保留備忘欄位所有變更的歷程記錄。 然後，您可以查看這些變更的歷程記錄。 這項功能也支援 Windows SharePoint Services 中的追蹤功能，因此您也可以使用 Access 來查看 SharePoint 清單內容歷程記錄。

挑選日期的日曆

使用日期/時間資料類型的欄位和控制項會自動取得內建互動式日曆的支援。 日期的右側會自動顯示日曆按鈕。 想知道這個星期五的日期嗎？ 按一下按鈕，就會自動顯示月曆，讓您尋找並選擇日期。 您可以使用屬性，選擇關閉欄位或控制項的日曆。

增強的排序和篩選工具

假設您必須快速尋找符合的值或排序資料行。 自動篩選功能可增強已經強大的篩選功能，以便快速專注于所需的資料。 您可以輕鬆選取欄中的唯一值，這很適合當您無法叫用所需的名稱時，或者您可以使用純文字語言操作功能表選項來排序值，例如從最舊到最新排序，或從最小到最大排序。

最常見的篩選選項很容易在功能表命令中顯示，或者您可以使用快速篩選，根據輸入的資料來限制資訊。 快速篩選選項會依據資料類型自動變更，這樣您就會看到文字、日期和數值資訊的明智選擇。

資料工作清單中的合計和交替背景色彩

資料工作表視圖提供合計列，您可以在其中顯示加總、計數、平均、最大值、最小值、標準差或變異數。 新增合計列之後，您指向欄儲存格中的箭號，然後選取您想要的計算。

資料工作表、報表和連續表單支援交替的列背景色彩，您可以單獨設定預設的背景色彩。 每隔一列網底很簡單，您可以選擇任何色彩。

條件式格式設定

Access 2010 會新增新的條件式格式功能，讓您可以使用 Excel 提供的一些相同格式樣式。 例如，現在您可以新增資料列，讓一欄數位更可讀，如下圖所示：

使用 InfoPath 表單和 Outlook 收集資料

資料收集功能可協助您使用 Outlook 和 InfoPath 來收集意見。 您可以自動產生 InfoPath 表單或 HTML 表單，並將它內嵌在電子郵件訊息的內文。 接著，您可以將表單傳送給從 Outlook 連絡人選取的收件者，或傳送至儲存在 Access 資料庫中的欄位中的收件者名稱。

您可以選擇要收集新資訊或更新現有資訊。 收件者接著完成表單並退貨。 Outlook 會識別內建表單，並自動將資料存到 Access 資料庫中 ，不需要重新輸入。

匯出至 PDF 和 XPS

在 Access 2010中，您可以將資料匯出為 PDF (可攜式檔案格式) 或 XPS (XML 檔規格) 檔案格式，用於列印、張貼和電子郵件發佈，但您只要先安裝發佈為 PDF 或 XPS 外掛程式。 將表單、報表或資料工作表匯出至 .pdf 或 .xps 檔案，可讓您以易於散發的表單來捕獲資訊，該表單會保留您所有的格式特性，但不需要其他人在電腦上安裝 Access 來列印或檢查您的輸出。

• 可攜式文件格式    PDF 是一種固定版面配置的電子檔案格式，可保存檔案格式，並有助於檔案共用。 PDF 格式可確認在線上查看或列印檔案時，會保留您預期的格式，而且無法輕鬆複製或變更檔案的資料。 如果要以商業印刷方式輸出文件，PDF 格式也相當實用。

• XML 檔規格    XPS 是一種電子檔案格式，可保存檔案格式，並有助於檔案共用。 XPS 格式可確認在線上查看或列印檔案時，會保留您預期的格式，而且無法輕鬆複製或變更檔案的資料。

更輕鬆地使用外部資料

現在，您可以連接 Web 服務做為外部資料源。 您需要 Web 服務系統管理員提供的 Web 服務定義檔案。 安裝定義檔案之後，您可以連結至 Web 服務資料做為連結資料表。

新功能可更輕鬆地匯進和匯出資料。 您可以儲存匯進或匯出作業，然後在下次執行相同任務時重複使用儲存的作業。 匯進試算表精靈可讓您覆蓋 Access 所選擇的資料類型，而且您可以匯進、匯出及連結至具有至少 Office Excel 2007 格式的檔案。