Microsoft Access 2010 的新功能

在 Microsoft Access 2010 中,您可以建立 web 資料庫並將其發佈至 SharePoint 網站。 SharePoint 訪客可以在網頁瀏覽器中使用您的資料庫應用程式,並使用 SharePoint 許可權來決定誰可以查看哪些內容。 您可以從範本開始,所以您可以立即開始共同作業。

Access 使用者介面也已變更。 Access 2010中的新功能可讓您授權您存取所有適用于整個資料庫的命令,例如 [壓縮及修復],或 [檔案] 功能表隨附的命令。

本文將說明 Access 2010仲介紹的功能。 如果您需要 Access 的一般簡介,請參閱access 2010 快速入門一文。

本文內容

概觀

新的使用者介面

功能更強大的物件建立工具

新的資料類型和控制項

改良的資料簡報

增強安全性

更好的問題疑難排解方法

改良的拼寫檢查

概觀

如果您有設定 Access Services 之 SharePoint 網站的存取權,您可以使用 Access 2010建立 web 資料庫。 在 SharePoint 網站上擁有帳戶的人員可以在網頁瀏覽器中使用您的資料庫,但您必須使用 Access 2010 進行設計變更。 雖然某些桌面資料庫功能不會轉換成網路,但是您可以使用新功能(例如匯出欄位和資料宏)來執行許多相同的動作。

在網路上共用資料庫

  • 使用範本    有五個範本隨附 Access 2010:連絡人、資產、專案、活動及慈善發佈。 您也可以在發佈之前或之後修改任何範本。

  • 從頭開始    當您建立空白的新資料庫時,您可以在一般資料庫和 web 資料庫之間進行選擇。 這個選項會影響您所看到的設計功能和命令,讓您可以輕鬆地確定您的應用程式是 Web 相容的。

  • 將現有的資料庫轉換成 web 資料庫    您可以將現有的應用程式發佈到 Web。 無法在網路上支援所有桌面資料庫功能,因此您可能必須調整應用程式的部分功能。

    您可以執行新的 Web 相容性檢查程式,協助您找出並修正任何相容性問題。

  • 內部網路或網際網路    您可以發佈到自己的 SharePoint server,也可以使用託管的 SharePoint 解決方案。

    附註: 您必須有使用者帳戶才能使用 Web 資料庫。 匿名存取不受支援。

如需 Web 資料庫的詳細資訊,請參閱建立要在 Web 上共用的 Access 資料庫一文。

新的宏建造器

Access 2010 提供新的宏建立器,其中包含 IntelliSense 和乾淨明瞭的介面。

巨集建立器

1. 從清單中選取動作。

2 .。。或按兩下 [動作目錄] 中的動作,將其新增至您的宏。

3. 當您處理宏時,會出現 [設計] 索引標籤。

當您新增動作時,[宏建立器] 中會顯示更多選項。 例如,當您新增「If」動作時,您會看到:

含有 If 巨集指令的巨集

請觀看下列影片,瞭解新的宏建立器的運作方式。

您的瀏覽器不支援視訊。 請安裝 Microsoft Silverlight、Adobe Flash Player 或 Internet Explorer 9。

除了傳統的宏之外,您還可以使用新的宏建立器來建立資料宏(新功能)。

資料宏:根據事件變更資料

資料宏可協助支援在 web 資料庫中匯總,同時也提供在任何 Access 2010 資料庫中執行「觸發程式」的方法。

例如,假設您有 [百分比] 欄位和 [狀態] 欄位。 當您將 [狀態]設定為 [完成] 時,您可以使用資料宏將 [百分比] 設定為 [ 100 ],將 [狀態] 設定為 [ 0 ]。

您可以在下列影片中查看操作中的 [資料宏]。

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增強型運算式建立器

[運算式建立器] 現在會提供 IntelliSense 功能,因此您可以在輸入時看到您的選項。 它也會在 [運算式建立器] 視窗中顯示目前所選 expression 值的說明。 例如,如果您選取 Trim 函數,[運算式建立器] 會顯示:

Trim (字串)會傳回字串類型的 Variant,其中包含不含前置及尾隨空格之指定字串的複本。

如需詳細資訊,請參閱使用 [運算式建立器] 一文。

導出欄位

您可以建立顯示計算結果的欄位。 計算必須參照同一個資料表中的其他欄位。 您可以使用 [運算式建立器] 來建立計算。

新的資料庫範本

Access 2010 包含一套專業設計的資料庫範本,可用於在其他類型的資料中追蹤連絡人、工作、活動、學生和資產。 您可以立即使用它們,或按照您想要的方式來加強及調整這些資訊。

[Backstage 檢視] 提供的範本

每個範本都是完整的追蹤應用程式,其中包含預先定義的資料表、表單、報表、查詢、宏及關聯。 範本的設計目的是讓您可以隨時使用,方便您快速開始使用。 如果範本設計符合您的需求,您就可以開始進行。 否則,您可以使用範本開始建立符合您特定需求的資料庫。

資產 Web 資料庫

除了 Access 2010隨附的範本之外,您還可以連線至 Office.com 並下載更多範本。

新增功能至現有資料庫的應用程式元件

您可以使用應用程式元件,輕鬆地將功能新增至現有的資料庫。 在 Access 2010 中的新功能,應用程式元件是組成部分資料庫的範本,例如,預先格式化的資料表,或是包含相關聯表單和報表的資料表。 例如,將 [任務] 應用程式元件新增至您的資料庫,您會看到一個 [工作] 表格、[工作] 表單,以及將 [工作] 資料表與您資料庫中的另一個資料表建立關聯的選項。

[建立] 索引標籤上的應用程式組件

如需詳細資訊,請參閱儲存及重複使用資料庫設計項目一文。

改良的資料工作表視圖

您可以建立表格並開始使用它,但不需要定義欄位,只需在 [建立] 索引標籤上按一下 [資料表],然後在出現的新資料工作表中開始輸入資料。 Access 2010 會自動判斷每個欄位的最佳資料類型,讓您在任何時候都能正常啟動並執行。 [按一下以新增資料欄] 只會顯示您要新增欄位的位置,而且如果您需要變更新的或現有欄位的資料類型或顯示格式,您可以在 [欄位] 索引標籤上,使用功能區上的命令。 您也可以將 Microsoft Excel 表格中的資料貼到新的資料工作表中, Access 2010 會建立所有欄位,並自動識別資料類型。

[資料工作表檢視] 的 [按一下以新增]

[欄位清單] 窗格

[欄位清單] 窗格可讓您新增其他資料表中的欄位。 您可以從記錄來源的資料表、相關資料表,或從資料庫中不相關的資料表拖曳欄位。 如果需要資料表之間的關聯,則會自動建立,否則系統會提示您執行此程式。

[欄位清單] 窗格

[版面配置] 視圖可協助您快速設計表單和報表

在表單或報表中查看資料時,請使用 [版面配置] 視圖進行設計變更。

[版面配置] 視圖有幾項增強功能,如果您要設計 Web 的表單或報表,就是必要的。

[版面配置檢視] 中的表單顯示即時資料

使用控制項版面配置讓專案保持整齊

[版面配置] 是您可以移動並調整成單位大小的控制項群組。 在 Access 2010中,已增強版面配置,讓您可以更靈活地在表單和報表上放置控制項。 您可以在水準或垂直方向分割或合併儲存格,讓您輕鬆地重新排欄欄位、欄或列。

設計 web 資料庫時,您必須使用 [版面配置] 視圖,但是 [設計檢視] 仍可供 [桌面資料庫設計] 運作。

新的使用者介面

新的使用者介面( Access 2010中的增強功能)是為了讓您能輕鬆地找到在經常隱藏在複雜功能表和工具列中的命令和功能。

功能區

功能區是一個索引標籤集合,這些索引標籤包含依功能和功能整理的命令群組。 功能區會取代舊版 Access 中的功能表和工具列的圖層。 下圖顯示已選取 [常用] 索引標籤的功能區。

Access 2010 中的功能區

功能區的主要功能包括:

  • 命令索引標籤-顯示常用命令的索引標籤,讓您可以在需要時找到所需的命令。

  • [作用中] 命令索引標籤:根據您的內容所顯示的命令索引標籤,也就是您正在執行的物件或您正在執行的工作。 [作用中命令] 索引標籤包含最有可能適用于您所執行動作的命令。

  • 文件庫:可顯示樣式或選項預覽的新控制項,讓您在提交選擇前查看結果。

Backstage 檢視

Access 2010中的新功能,Backstage 檢視包含您套用至整個資料庫的命令,例如 [壓縮與修復] 或 [開啟新資料庫]。 命令是依畫面左側的索引標籤排列,每個索引標籤都包含一組相關的命令或連結。 例如,如果您按一下 [新增],就會看到一組按鈕,可讓您從頭開始建立新的資料庫,或從專業設計的資料庫範本庫中選取。

Backstage 檢視中的 [新增] 索引標籤

在舊版 Access 的 [檔案] 功能表上,除了您最近開啟的資料庫以及(如果您已連線至網際網路)連結到 office.com 文章之外,您還可以在 [ Backstage 檢視] 中找到許多命令。

若要移至 Backstage 檢視,請按一下 [檔案] 索引標籤。

瀏覽窗格

[功能窗格] 可讓您輕鬆存取目前開啟的資料庫中的所有物件。

功能窗格北風 2007

使用 [功能窗格],依物件類型、建立日期、修改日期、相關資料表(根據物件相依性),或在您建立的自訂群組中,來整理物件。 需要更多空間來處理表單設計嗎? 您可以輕鬆地折迭功能窗格,讓它佔據較少的空間,但仍保持可用。

分頁物件

根據預設,您的資料表、查詢、表單、報表和宏會顯示為 Access 視窗中的分頁物件。

您可以針對每個資料庫變更這項設定,然後使用物件視窗,而不是索引標籤。

按一下 [物件] 索引標籤即可 Access 中的索引標籤式文件 ,您可以輕鬆地在各種物件之間切換。

[說明] 視窗

Access 2010 提供相同說明視窗中的 Access 說明和 Access 開發人員參考內容。 這兩個系統包含不同類型的協助內容。 [說明檢視器] 可讓您選擇要顯示的內容。 例如,您只能將搜尋範圍變更為 Access 開發人員參考內容。 不論您在 [說明] 視窗中所做的設定為何,所有的 Access 說明及 Access 開發人員參考內容,都能在線上、Office.com 或 MSDN 上使用。

功能更強大的物件建立工具

Access 2010 為建立資料庫物件提供直觀的環境。

建立索引標籤

使用 [建立] 索引標籤快速建立新的表單、報表、資料表、查詢及其他資料庫物件。 如果您在 [功能窗格] 中選取資料表或查詢,只要按一下該物件,就可以使用 [表單] 或 [報表] 命令來建立新的表單或報表。

Access 中功能區上的 [建立] 索引標籤

此單一按一下程式建立的新表單和報表會使用更新的設計,以讓它們更具吸引力且立即有用。 自動產生的表單和報表可透過含標誌和標題的標題來取得專業的外觀設計。 此外,自動產生的報告也會包含日期和時間,以及資訊頁尾和合計。

[報表] 視圖與 [版面配置] 視圖

這些視圖在 Access 2010中的增強功能可讓您以互動方式使用表單和報表。 您可以使用 [報表檢視] 流覽報表的精確轉譯,而不需要在預覽列印中列印或顯示報表。 若要將焦點集中在特定記錄上,請使用 [篩選] 功能,或使用 [尋找] 操作搜尋相符的文字。 您可以使用 [複製] 命令,將文字複製到 [剪貼簿],或按一下報表中顯示的活動超連結,以追蹤瀏覽器中的連結。

[版面配置] 視圖可讓您在流覽資料時進行設計變更。 您可以使用 [版面配置] 視圖,在表單或報表中查看資料時,進行許多常見的設計變更。 例如,您可以從 [新增欄位清單] 窗格中拖曳欄位名稱來新增欄位,或使用屬性工作表來變更屬性。

[版面配置] 視圖現在提供改良的設計版面配置(您可以調整成一組控制項),讓您可以輕鬆地重新排欄欄位、欄、列或整個版面配置。 您也可以在 [版面配置視圖] 中,輕鬆移除欄位或新增格式設定。 [版面配置檢視] 中的報表

在報表中簡化群組和排序的建立

Access 有一種新的方式,可將報表中的資料分組和排序,以及新增總計。 介面很容易流覽並瞭解,當它與新的版面配置視圖搭配使用時,您會立即看到變更的效果。

[群組、排序與合計] 窗格

假設您想要在報表中查看每個地區的總銷售額。 使用 [版面配置] 視圖和 [群組、排序與合計] 窗格來新增群組階層並要求總計,並在您的報表中查看 [即時變更]。 [合計] 列會輕鬆地將 [加總]、[平均]、[最大] 或 [最小] 新增至您的報表標題或頁尾。 簡單的合計不再需要手動建立計算欄位。 現在,您只需指向並按一下即可。

在報表中建立合計

改良控制項配置以協助您建立精美的表單和報表

表單和報表通常包含表格式資訊,例如包含客戶名稱的資料行,或是包含客戶所有欄位的列。 您可以將這些控制群組成一個版面配置,輕鬆地當作一個單元來操作,包括標籤。

[排列] 索引標籤上 [控制項版面配置] 群組中的命令

因為您可以從不同區段(例如區段頁首或頁尾中的標籤)選取控制項,所以有相當大的彈性。 您可以輕鬆地:

  • 移動版面配置或調整其大小。 例如,向左或向右移動欄。

  • 設定版面配置的格式。 例如,將客戶名稱欄設為粗體,讓它醒目醒目。

  • 新增欄(欄位)至版面配置。

  • 從版面配置中刪除欄(欄位)。

  • 合併或分割儲存格

在 [版面配置檢視] 移動資料行

版面配置會儲存在您的設計中,讓它們保持可用。 下列影片說明版面配置在表單和報表中的運作方式。

您的瀏覽器不支援視訊。 請安裝 Microsoft Silverlight、Adobe Flash Player 或 Internet Explorer 9。

可快速流覽資料的分割表單

使用分割表單建立結合資料工作表視圖和表單檢視的表單。 您可以設定屬性,告訴 Access 將資料工作表放在頂端、底部、左側或右側。

分割表單

附註: 在 web 資料庫中無法使用分割表單。

表單和報表中的內嵌宏

使用內嵌宏來避免需要撰寫程式碼。 嵌入的宏會儲存在屬性中,而且是它所屬物件的一部分。 您可以變更內嵌宏的設計,而不必擔心可能會使用宏的其他控制項,每個嵌入宏都是獨立的。 內嵌的宏是受信任的,因為它們會自動防止執行可能不安全的作業。

指定內嵌巨集至 On Dbl Click 事件

新的資料類型和控制項

Access 2010中的新功能,計算欄位可讓您儲存計算的結果。

  • 多重值欄位

  • 附件資料類型

  • 增強的備忘功能欄位

  • [日期/時間] 欄位的內建行事曆控制項

導出欄位

您可以建立一個欄位,以顯示從同一個資料表中的其他資料計算得出的值。 您可以使用 [運算式建立器] 來建立計算,因此您可以受益于 IntelliSense 並輕鬆存取運算式值的說明。

來自其他資料表的資料無法做為該導出資料的來源。 導出欄位不支援某些運算式。

多重值欄位

多重值欄位可為每筆記錄儲存一個以上的值。 假設您必須將工作指派給其中一個員工或合同工,但您想要將它指派給多個人員。 在大部分的資料庫管理系統和 Office Access 2007之前的 Access 版本中,您必須建立多對多關聯才能正確執行此動作。

附註: Access 會建立隱藏的資料表,以維護每個多重值欄位的必要多對多關聯性欄位。

當您使用的 SharePoint 清單包含 Windows SharePoint Services中使用的多重值欄位類型之一時,特別適合使用多重值欄位。 Access 2010 與這些資料類型相容。

多重值欄位

檔案的附件欄位

[附件] 資料類型能讓您輕鬆地將所有類型的檔和二進位檔案儲存在資料庫中,而不需要資料庫大小的任何不必要的增長。 如果可能的話,Access 會自動壓縮附件,以將空間使用量降至最低。 您想要在您的資料庫中附加 Word 檔至記錄或儲存一系列的數位圖片嗎? 使用附件可讓這些工作變得更容易。 您甚至可以將多個附件新增到單一記錄中。

[附件] 對話方塊

附註: 您可以在 web 資料庫中使用附件欄位,但每個網頁數據表最多隻能有一個附件欄位。

備忘錄欄位現在會儲存 rtf 文字並支援歷程記錄

[Rtf 備忘] 欄位表示您不會再將記錄中的純文字限制為純文字。 您可以使用選項(例如粗體、斜體、不同的字型和色彩以及其他常見的格式設定選項)來設定文字格式,並將文字儲存在您的資料庫中。 Rtf 格式的文字會以 HTML 格式儲存在 Memo 欄位中,與 Windows SharePoint Services中的 rtf 資料類型相容。 您可以將新的TextFormat屬性設定為RichText明文,然後在文字方塊控制項和資料工作表視圖中正確地設定資訊格式。

[備忘] 欄位對於儲存大量資訊很有用。 您可以設定 [只追加] 屬性,將所有變更的歷程記錄保留在 Memo 欄位中。 然後,您就可以查看這些變更的歷程記錄。 此功能也支援 Windows SharePoint Services 中的追蹤功能,因此您也可以使用 Access 來查看 SharePoint 清單內容歷程記錄。

領料日期的行事曆

使用 [日期/時間] 資料類型的欄位和控制項,會自動取得內建互動式行事曆的支援。 [行事曆] 按鈕會自動出現在日期的右側。 想要知道此星期五即將推出的日期嗎? 按一下按鈕,系統會自動顯示行事曆,讓您找到並選擇日期。 您可以透過使用屬性,選擇關閉欄位或控制項的行事曆。

改良的資料簡報

新的資料簡報功能可協助您更快速地建立資料庫物件,然後更輕鬆地分析資料。

增強排序與篩選工具

假設您必須快速找到一個相符的值或排序資料行。 [自動篩選] 功能補充了已強大的篩選功能,因此您可以快速將焦點放在所需的資料上。 您可以輕鬆地從資料行中的唯一值中進行選取,這對您無法撤回所需名稱的情況很有用,或者您可以使用普通語言的內容功能表選項來排序值,例如 [從最舊到最新] 或 [從最小到最大排序]。

自動篩選

您可以在功能表命令中輕鬆看到最常見的篩選選項,或者,您也可以使用 [快速篩選],根據您輸入的資料來限制資訊。 快速篩選選項會根據資料類型自動變更,讓您看到的是文字、日期和數位資訊的合理選擇。

日期篩選功能表

資料工作表中的合計與交替背景色彩

[資料工作表] 視圖提供 [合計] 列,您可以在其中顯示總和、計數、平均值、最大值、最小值、標準差或變化。 新增 [合計] 列之後,請指向欄儲存格中的箭號,然後選取您想要的計算。

資料工作表中的合計列

資料工作表、報表及連續表單支援列的交替背景色彩,您可以獨立地設定預設的背景色彩。 您可以輕鬆地在每隔一列加上網底,而且您可以選擇任何一種色彩。

使用交替變換列色彩的資料工作表

條件式格式設定

Access 2010 新增設定格式化的條件功能,可讓您實現 Excel 中可用的格式設定樣式。 例如,您現在可以新增資料條來使數位欄變得更容易閱讀,如下圖所示:

在 Access 報表中設定格式化的條件

附註: 在 web 資料庫中無法使用設定格式化的條件。

增強安全性

增強的安全性功能及與 Windows SharePoint Services 的強大整合可協助您更有效率地管理,並讓您的資訊追蹤應用程式比以往更安全。 透過將您的追蹤應用程式資料儲存在 Windows SharePoint Services的清單中,您可以審核修訂歷程記錄、復原刪除的資訊,以及設定資料存取許可權。

Office Access 2007 引進了新的安全模型,並在 Access 2010中進行轉寄並改良。 整合的信任決定會與 Microsoft Office 信任中心整合。 [信任位置] 可讓您輕鬆信任安全資料夾中的所有資料庫。 您可以載入已停用程式碼或宏的 Office Access 2007 應用程式,以提供更安全、沙箱(也就是不安全的命令無法執行)的體驗。 受信任的宏是以沙箱模式執行。

使用 InfoPath 表單和 Outlook 收集資料

[資料收集] 功能可協助您使用 Outlook 和(可選擇的 InfoPath)收集意見反應。 您可以自動產生 InfoPath 表單或 HTML 表單,並將其內嵌在電子郵件的本文中。 接著,您可以從您的 Outlook 連絡人傳送表單給收件者,或是將其儲存在 Access 資料庫欄位中的收件者名稱。

使用電子郵件訊息來收集資料

您可以選擇是否要收集新資訊或更新現有的資訊。 [收件者] 接著完成表單並將它返回。 Outlook 會辨識傳入的表單,並自動儲存 Access 資料庫中的資料,無需重新輸入。

匯出為 PDF 和 XPS

在 Access 2010中,您可以將資料匯出為 PDF (可移植檔案格式)或 XPS (XML 紙張規格)檔案格式,以供您先安裝 [發佈成 PDF 或 XPS] 增益集。 將表單、報表或資料工作表匯出成 .pdf 或 .xps 檔案,可讓您在易於發佈的表單中捕獲資訊,以保留您的所有格式設定特性,但不需要其他人在電腦上安裝 Access,就能列印或檢查您的輸出。

  • 可攜式文件格式    PDF 是一種固定版面配置的電子檔案格式,可保留檔案格式設定及協助檔案共用。 PDF 格式可確保在線上查看或列印檔案時,它會完全保留您想要的格式,而且檔案中的資料無法輕易複製或變更。 如果要以商業印刷方式輸出文件,PDF 格式也相當實用。

  • XML 紙張規格    XPS 是一種電子檔案格式,可保留檔案格式設定及協助檔案共用。 XPS 格式可確保在線上查看或列印檔案時,它會完全保留您想要的格式,而且檔案中的資料無法輕易複製或變更。

更輕鬆地使用外部資料

您現在可以將 Web 服務連線為外部資料源。 您需要由 Web 服務管理員提供的 Web 服務定義檔。 安裝定義檔之後,您可以將 Web 服務資料連結為連結資料表。

新功能可讓您更輕鬆地匯入及匯出資料。 您可以儲存匯入或匯出作業,然後在下次您想要執行相同的工作時重複使用儲存的作業。 [匯入試算表嚮導] 可讓您覆寫 Access 所選擇的資料類型,而且您可以匯入、匯出及連結至 Office Excel 2007 最少檔案格式的檔案。

更好的問題疑難排解方法

Microsoft Office 診斷程式是一系列的診斷測試,可協助您發現電腦當機的原因。 診斷測試可以直接解決一些問題,而且可以找出您可以解決其他問題的方法。 Microsoft Office Diagnostics 取代下列 Microsoft Office 2003 功能: [偵測與修復] 和 [Microsoft Office 應用程式恢復]。

改良的拼寫檢查

以下是拼寫檢查的一些新功能。

  • 拼寫檢查器在整個 Office 程式中的運作方式會更加一致。 此變更的範例包括下列各項:

    • 許多拼寫檢查選項現在都是全域性的。 如果您在其中一個 Office 程式中變更其中一個選項,該選項也會針對所有其他 Office 程式進行變更。

    • 除了共用相同的自訂字典之外,所有程式都可以使用相同的對話方塊來管理它們。 如需詳細資訊,請參閱使用自訂字典將單字新增至拼寫檢查器一文。

  • 拼寫檢查包括 [改革後的法文字典]。 在 Microsoft Office 2003 中,這是您必須單獨安裝的增益集。

  • 第一次使用語言時會自動建立排除字典。 您可以使用排除詞典來強制拼寫檢查來標示您想要避免使用的文字。 排除字典對於避免令您討厭或不符合您的樣式指南的文字很有用。 如需詳細資訊,請參閱使用排除字典指定單字的習慣拼寫一文。

附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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