Excel 中的防護機制與安全性

Excel 可讓您保護工作,無論是防止其他人在沒有密碼的情況下開啟活頁簿,授與活頁簿唯讀存取權,或甚至只是保護工作表,以免不慎刪除任何公式。在本主題中,您可運用的主要選項,透過各種方式保護和發佈您的 Excel 檔案。

警告: 

  • 如果您忘記密碼或遺失密碼,Microsoft 無法為您擷取密碼。

  • 請不要認為只要使用密碼保護活頁簿或工作表,就能萬無一失。發佈可能含有敏感性個人資訊 (例如信用卡號碼、社會安全號碼、員工識別碼等等) 的 Excel 活頁簿之前,請務必仔細考量。

  • 工作表層級的保護並非做為安全性功能的用途。此功能只是用來防止使用者修改工作表內的鎖定儲存格。

以下是可用來保護 Excel 資料的各種不同選項:

  • 檔案層級:這是指鎖定 Excel 檔案的功能,做法是指定密碼,讓使用者無法開啟或修改檔案。您有以下兩個選項可供選擇:

    • 檔案加密:當您選擇此選項時,您可以指定密碼並鎖定 Excel 檔案。這可防止其他使用者開啟檔案。如需詳細資訊,請參閱保護 Excel 檔案

    • 設定開啟或修改檔案所需的密碼:您指定開啟或修改檔案所需的密碼。當您需要為不同的使用者授與唯讀或編輯存取權時,請使用此選項。如需詳細資訊,請參閱保護 Excel 檔案

    • 標示為完稿:如果要將 Excel 檔案標示為完稿版本,而且想要防止其他使用者做出任何其他變更,請使用此選項。如需詳細資訊,請參閱新增或移除文件、活頁簿或簡報的保護 (機器翻譯)。

    • 限制存取:如果貴組織有使用資訊版權管理 (IRM) 設定的權限,您可以將任何可用的 IRM 權限套用到您的文件。如需詳細資訊,請參閱新增或移除文件、活頁簿或簡報的保護 (機器翻譯)。

    • 數位簽章:您可以在 Excel 檔案中新增數位簽章。如需詳細資訊,請參閱在 Office 檔案中新增或移除數位簽章

      附註: 若要新增數位簽章,您需要來自憑證授權單位 (CA) 的有效憑證。

  • 活頁簿層級:您可以指定密碼來鎖定活頁簿的結構。鎖定活頁簿結構可防止其他使用者新增、移動、刪除、隱藏和重新命名工作表。如需有關如何保護活頁簿的詳細資訊,請參閱保護活頁簿

  • 工作表層級:透過工作表保護,您可以控制使用者在工作表內可使用的功能。您可以指定使用者可在工作表內執行的確切功能,藉此確保工作表中的所有重要資料不會受到任何影響。舉例來說,您可能希望使用者只新增列和欄,或是只排序和使用 [自動篩選]。啟用工作表保護後,您就可以保護其他項目,例如儲存格、範圍、公式和 ActiveX 或表單控制項。如需有關如何保護工作表的詳細資訊,請參閱保護工作表

我應該使用哪種層級的保護?

  • 若要控制使用者對 Excel 檔案應擁有的存取層級,請使用檔案層級保護。假設您將小組成員的每週狀態報表儲存為 Excel 檔案。您不希望讓小組之外的任何人開啟檔案。您有以下兩個選項可供選擇:

    • 如果您不想讓其他人開啟您的檔案:您可以加密 Excel 檔案,這是最常用的技巧。基本上,這表示您可以使用密碼鎖定檔案,除了您以外,任何人都無法開啟檔案。

    • 如果您想為不同的使用者啟用唯讀或編輯存取權:也許您想讓小組中的主管能夠編輯每週狀態報表,但小組成員只應具有唯讀存取權。您可以指定兩個密碼來保護 Excel 檔案:一個用來開啟,另一個用來修改。您隨後可以根據組員應獲得的存取權,與組員分享適用的密碼。

  • 若要控制使用者應如何在活頁簿結構內使用工作表,請使用活頁簿層級保護。假設您的狀態報表活頁簿有多個工作表,而每個工作表都是以小組成員命名。您想要確保每個小組成員都能新增資料到各自的工作表,但無法修改活頁簿中的任何工作表 (包括新增新的工作表,或是在活頁簿內移動工作表)。

  • 若要控制使用者在個別工作表內的使用方式,請使用工作表層級保護。假設狀態報表活頁簿中的每個工作表都含有所有工作表通用的資料 (例如標頭列或特定的報表版面配置),而您不想讓其他人變更這類資料。您可以指定使用者只能在工作表中執行特定功能,藉此保護工作表。舉例來說,您可以讓使用者能夠輸入資料,但禁止使用者刪除列或欄,或只能插入超連結或排序資料。

您可以根據自己或貴組織的需求,針對 Excel 資料使用一或多種保護層級。您可以使用所有可用的選項或一組選項,這完全取決於您想為 Excel 資料設定的安全性層級。舉例來說,您可選擇加密共用的 Excel 檔案,並且啟用活頁簿和工作表保護,同時只在個人活頁簿上使用工作表保護,避免自己不小心刪除任何公式。

需要更多協助嗎?

您可以隨時詢問 Excel 技術社群中的專家、在 Answers 社群取得支援,或是在 Excel User Voice 上建議新功能或增強功能。

請參閱

保護 Excel 檔案

保護活頁簿

保護工作表

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